المدخلات والأدوات والتقنيات والمخرجات دليل كامل لـ PMP ITTO | SPOTO

الدليل الكامل لـ PMP ITTO 2024: تعلم المدخلات والأدوات والتقنيات والمخرجات
يرمز ITTO إلى المدخلات والأدوات والتقنيات والمخرجات. وهو إطار عمل يستخدم في إدارة المشاريع لفهم الروابط بين الموارد والمعلومات والخطط المستخدمة لإنشاء وتنفيذ خطة المشروع.
يشير إلى المدخلات والأدوات والتقنيات المستخدمة لإنتاج مخرجات كل عملية في دورة حياة إدارة المشروع. يساعد برنامج إدارة المشاريع ITTO على ضمان تحديد أنشطة المشروع ومهامه بوضوح وتوفر الموارد والأساليب اللازمة لإكمالها بنجاح.
من أجل راحتك، قمنا بشرح جميع المدخلات والتقنيات والأدوات والمخرجات الشائعة المستخدمة في إطار إدارة المشروع.
المدخلات الشائعة في إدارة المشاريع
تشير المدخلات في المدخلات – الأدوات – التقنيات – المخرجات (ITTO) في إدارة المشاريع إلى الموارد والمعلومات والوثائق اللازمة لإكمال نشاط أو مهمة معينة. تتضمن بعض المدخلات الشائعة المستخدمة في اختبار شهادة PMP ما يلي:
ميثاق المشروع
تحدد هذه الوثيقة النطاق والأهداف وأصحاب المصلحة في المشروع. وهي بمثابة نظرة عامة عالية المستوى للمشروع وتساعد على تحديد حدوده.
بيان النطاق
تحدد هذه الوثيقة حدود المشروع وتحدد المخرجات المحددة التي سيتم إنتاجها. وتساعد على ضمان بقاء المشروع على المسار الصحيح وتحقيق أهدافه.
الميزانية
هي المبلغ المخصص من المال الذي سيتم استخدامه لتمويل المشروع. من المهم فهم الميزانية بوضوح للتأكد من بقاء المشروع ضمن حدوده المالية.
الجدول الزمني
هو الجدول الزمني الذي يحدد تواريخ بداية المشروع ونهايته. وهو يساعد على ضمان بقاء المشروع على المسار الصحيح والوفاء بالمواعيد النهائية.
قائمة أصحاب المصلحة
هذه قائمة بالأفراد أو المجموعات التي تتأثر بالمشروع أو لها مصلحة خاصة فيه. من المهم تحديد أصحاب المصلحة والتفاعل معهم لضمان توافق المشروع مع احتياجاتهم وتوقعاتهم.
سجل المخاطر
تحدد هذه الوثيقة المخاطر المحتملة على المشروع وتحدد استراتيجيات التخفيف من حدتها. وتساعد مديري المشروع على إدارة المخاطر وضمان نجاح المشروع بشكل استباقي.
قائمة الموارد
هذه قائمة بالأشخاص والمعدات والمواد اللازمة لإكمال المشروع. من المهم أن تفهم بوضوح الموارد اللازمة لتخطيط وتنفيذ المشروع بفعالية.
طلب التغيير
هو طلب تعديل نطاق المشروع أو ميزانيته أو جدوله الزمني. من المهم أن يكون لديك عملية لإدارة طلبات التغيير لضمان بقاء المشروع على المسار الصحيح وتحقيق أهدافه.
تعتمد المدخلات المحددة المطلوبة على طبيعة المشروع وأهدافه. من المهم النظر بعناية في المدخلات اللازمة لكل مشروع لضمان نجاحه.
الأدوات الشائعة في PMP ITTO
تشير الأدوات في المدخلات – الأدوات – التقنيات – المخرجات (ITTO) في إدارة المشاريع إلى العمليات أو التقنيات أو البرامج المستخدمة لتحليل أو تخطيط أو تنفيذ نشاط أو مهمة معينة. بعض الأدوات الشائعة المستخدمة في ITTO هي كما يلي:
برنامج إدارة المشاريع
يساعد هذا البرنامج الحاسوبي مديري المشاريع على تخطيط المشاريع وتتبعها والتحكم فيها. وغالبًا ما يتضمن قوائم المهام، ومخططات جانت، وإدارة الموارد، وإدارة المخاطر. تعد برامج إدارة المشاريع أداة مفيدة يمكن أن تساعد في تنظيم وتنسيق عمل فريق المشروع وضمان بقاء المشروع على المسار الصحيح.
أدوات تقييم المخاطر
هي أدوات أو عمليات تُستخدم لتحديد وتحليل المخاطر المحتملة على المشروع. وقد تتضمن تقنيات مثل سجلات المخاطر ومصفوفات المخاطر وتقييمات المخاطر لمساعدة مدراء المشروع على تحديد المخاطر وترتيب أولوياتها وتخفيفها.
جداول البيانات
تتيح هذه البرامج الحاسوبية للمستخدمين تنظيم البيانات ومعالجتها في صفوف وأعمدة. وهي أدوات مفيدة لتحليل البيانات وإنشاء التقارير وتتبع التقدم المحرز. ومن الأمثلة على ذلك مصفوفة المسؤولية والإسناد ومصفوفة الاحتمالات والتأثيرات.
الرسوم البيانية
هي تمثيلات مرئية تساعد في التحليل من خلال تمثيل البيانات. ومن الأمثلة على المخططات: الرسم البياني المبعثر، ومخطط السبب والنتيجة، ومخططات التحكم، ومخطط باريتو، ومخطط التقارب.
أدوات مراقبة الجودة
هي الأدوات أو العمليات المستخدمة لضمان استيفاء المشروع لمعايير ومعايير الجودة المحددة. قد تشمل تقنيات مثل عمليات الفحص والاختبار وطرق ضمان الجودة لضمان استيفاء المنتج أو الخدمة النهائية للمعايير المطلوبة.
أدوات اتخاذ القرار
تساعد هذه الأدوات أو العمليات مديري المشاريع على اتخاذ قرارات مستنيرة، مثل تحليل التكلفة والعائد أو شجرة القرار. يمكن أن تكون مفيدة لتحليل البيانات والنظر في الخيارات المختلفة من أجل اتخاذ قرارات مستنيرة.
أدوات التواصل
هي الأدوات أو العمليات المستخدمة لتسهيل التواصل داخل فريق المشروع، مثل البريد الإلكتروني أو مؤتمرات الفيديو أو برامج إدارة المشروع. يمكن للأدوات المناسبة أن تساعد في ضمان بقاء أعضاء الفريق على اتصال واطلاع دائم.
تعتمد الأدوات المحددة المستخدمة في ITTO على طبيعة المشروع وأهدافه. من المهم اختيار الأدوات المناسبة التي تتناسب مع احتياجات المشروع وأهدافه. من خلال اختيار الأدوات المناسبة واستخدامها بفعالية، يمكن لمديري المشاريع ضمان حصولهم على الموارد والدعم اللازمين لإكمال المشروع بنجاح.
التقنيات الشائعة في PMP ITTO
تشير التقنيات في المدخلات – الأدوات – التقنيات – المخرجات (ITTO) في إدارة المشروع إلى الأساليب أو الأساليب المحددة المستخدمة لأداء نشاط أو مهمة معينة. فيما يلي بعض التقنيات الشائعة التي تظهر في اختبار PMP:
العصف الذهني
تتضمن هذه التقنية الجماعية لحل المشاكل توليد الأفكار أو الحلول من خلال المناقشة والتعاون الحر. وهي تقنية مفيدة لتوليد أفكار مختلفة بسرعة ويمكن استخدامها لتحديد الحلول الإبداعية للمشاكل.
تحليل أصحاب المصلحة
تحدد هذه التقنية أصحاب المصلحة وترتب أولوياتهم بناءً على مستوى اهتمامهم أو تأثيرهم على المشروع. وتساعد مديري المشاريع على فهم احتياجات أصحاب المصلحة وتوقعاتهم ووضع استراتيجيات للتعامل معهم.
حكم الخبراء
هو استخدام المعرفة أو الخبرة المتخصصة لاتخاذ قرارات مستنيرة أو حل المشاكل. وغالباً ما يتم استخدامه عندما تكون هناك حاجة لمزيد من البيانات أو عندما تتطلب المشكلة خبرة متخصصة.
تحليل السبب الجذري
يستخدم هذا الأسلوب لتحديد السبب الكامن وراء المشكلة أو المشكلة بدلاً من مجرد معالجة الأعراض. وهو أسلوب مفيد لتحديد السبب الجذري للمشكلة وتنفيذ الحلول التي تعالج المشكلة الأساسية.
تحليل SWOT
تحدد هذه التقنية نقاط القوة والضعف والفرص والتهديدات التي تواجه المشروع أو المنظمة. وهي مفيدة لتقييم الوضع الحالي وتحديد المخاطر والفرص المحتملة.
تقييم المخاطر
هذه هي عملية تحديد وتحليل وترتيب أولويات المخاطر المحتملة على المشروع. وهي تساعد مديري المشروع على إدارة المخاطر بشكل استباقي وضمان نجاح المشروع.
تحليل المنتج (مراقبة الجودة)
هي عملية التأكد من أن المشروع يفي بمعايير ومعايير الجودة المحددة. وهي جزء مهم من عملية إدارة المشروع. وهي تتضمن تقنيات مختلفة، مثل عمليات الفحص والاختبار والمراجعة، لضمان استيفاء المنتج أو الخدمة النهائية للمعايير المطلوبة.
أدوات وتقنيات المنهجية الرشيقة
المنهجيات الرشيقة هي مناهج مرنة وتكرارية لإدارة المشاريع التي تركز على القدرة على التكيف والتحسين المستمر. وهي تنطوي على التواصل المتكرر والتعاون والتغذية الراجعة لضمان تلبية المشروع لاحتياجات أصحاب المصلحة.
من المهم اختيار التقنيات المناسبة بناءً على احتياجات وأهداف المشروع. من المهم أيضًا مراعاة مهارات وموارد فريق المشروع عند اختيار التقنيات، حيث قد يتطلب بعضها تدريبًا أو خبرة متخصصة. باستخدام تقنيات مختلفة، يمكن لمديري المشاريع التأكد من أن لديهم الأدوات والأساليب اللازمة لإكمال المشروع بنجاح.
المخرجات الشائعة في إدارة المشاريع
تشير المخرجات في المدخلات-الأدوات-التقنيات-المخرجات (ITTO) في إدارة المشاريع إلى النتائج أو المخرجات الناتجة عن نشاط أو عملية أو مهمة معينة. فيما يلي بعض المخرجات الشائعة في ITTO:
مخططات جانت
تتضمن هذه التقنية الجماعية لحل المشاكل توليد الأفكار أو الحلول من خلال المناقشة والتعاون الحر. وهي تقنية مفيدة لتوليد أفكار مختلفة بسرعة ويمكن استخدامها لتحديد الحلول الإبداعية للمشاكل.
هيكل تقسيم العمل (WBS)
يقسم هذا التمثيل الهرمي لنطاق المشروع العمل إلى أجزاء أصغر يمكن التحكم فيها. يساعد مديري المشروع على فهم نطاق المشروع وتخطيط العمل وتنسيقه.
منجزات المشروع
هي استخدام المعرفة أو الخبرة المتخصصة لاتخاذ قرارات مستنيرة أو حل المشاكل. وغالبًا ما يتم استخدامه عندما تكون هناك حاجة إلى مزيد من البيانات أو عندما تتطلب المشكلة خبرة متخصصة.
تقارير الحالة
وهي عبارة عن تحديثات حول تقدم المشروع، بما في ذلك أي مشاكل أو مخاطر تواجهه. وهي تساعد مديري المشروع على تتبع التقدم المحرز في المشروع وتحديد أي مشاكل محتملة تحتاج إلى معالجة.
التغييرات المعتمدة
هي التغييرات التي تمت الموافقة عليها وتتضمن طلبات تعديل نطاق المشروع أو ميزانيته أو جدوله الزمني. من الضروري وجود عملية لإدارة طلبات التغيير والموافقة عليها أو رفضها.
الدروس المستفادة
تحدد هذه الوثائق نجاحات المشروع والتحديات التي واجهها وتقترح طرقاً لتحسين المشاريع المستقبلية. وهي تساعد مدراء المشاريع على التعلم من تجاربهم وتطبيق تلك الدروس على المشاريع المستقبلية.
التقرير النهائي
هذه وثيقة تلخص نتائج المشروع وتتضمن أي توصيات للعمل المستقبلي. وهو يساعد أصحاب المصلحة على فهم نتائج المشروع وكيفية تأثيره على المؤسسة.
المشروع المكتمل
هذا هو المنتج النهائي أو النتيجة النهائية للمشروع، مثل منتج أو خدمة جديدة. إنه الهدف النهائي للمشروع ويجب تحديده بوضوح في البداية لتوجيه العمل وقياس نجاحه.
تعتمد المخرجات المحددة المطلوبة على طبيعة المشروع وأهدافه. من المهم تحديد المخرجات بوضوح في بداية المشروع حتى يمكن استخدامها لتخطيط المشروع وقياس أدائه.
مجموعات العمليات في إدارة المشاريع
في المدخلات-الأدوات-المخرجات (ITTO) في إدارة المشاريع، تشير مجموعات العمليات إلى مراحل أو مراحل المشروع. ويحدد دليل مجموعة معارف إدارة المشاريع (PMBOK Guide®) خمس مجموعات عمليات في إدارة المشاريع: البدء والتخطيط والتنفيذ والمراقبة والتحكم والإغلاق.
مجموعة عملية البدء
قد تتضمن المدخلات مستندات مثل ميثاق المشروع وقائمة أصحاب المصلحة في مجموعة عملية البدء. قد تتضمن الأدوات تقنيات مثل حكم الخبراء أو تحليل أصحاب المصلحة. تشمل التقنيات المستخدمة في مجموعة العمليات هذه العصف الذهني أو تحليل الأسباب الجذرية لتحديد نطاق المشروع وأهدافه، وتشمل المخرجات ميثاق المشروع وقائمة أصحاب المصلحة.
مجموعة عملية التخطيط
في هذه المجموعة، قد تتضمن المدخلات ميثاق المشروع وهيكل تقسيم العمل. وتشمل الأدوات برامج إدارة المشروع أو أدوات اتخاذ القرار. تشمل التقنيات المستخدمة في مجموعة العمليات هذه أدوات تقييم المخاطر أو أدوات تخطيط الجودة لتحديد نطاق المشروع وأهدافه، وتطوير خطة إدارة الجودة، وتشمل المخرجات خطة المشروع وسجل المخاطر.
مجموعة العمليات التنفيذية
في مجموعة العمليات هذه، قد تشمل المدخلات خطة المشروع والموارد، وقد تشمل الأدوات برمجيات إدارة المشروع أو أدوات التواصل. تشمل التقنيات المستخدمة في مجموعة العمليات هذه المنهجيات الرشيقة أو التعاون لتنسيق عمل فريق المشروع، وتشمل المخرجات المخرجات النواتج أو التقارير المؤقتة.
مجموعة عمليات المراقبة والتحكم
في مجموعة العمليات هذه، قد تشمل المدخلات خطة المشروع وبيانات الأداء، وقد تشمل الأدوات برمجيات إدارة المشروع أو أدوات مراقبة الجودة. تشمل التقنيات المستخدمة في مجموعة العمليات هذه تقييم المخاطر أو مراقبة الجودة لتتبع تقدم المشروع وتحديد ومعالجة أي مشاكل. وقد تشمل المخرجات خطط المشروع المحدّثة أو سجلات المخاطر.
مجموعة عمليات الإغلاق
قد تتضمن المدخلات في مجموعة العمليات هذه النواتج النهائية ومعايير القبول، وقد تتضمن الأدوات أدوات الاتصال أو أنظمة إدارة الوثائق. وتشمل التقنيات المستخدمة في مجموعة العمليات هذه اختبار القبول أو مراجعة الدروس المستفادة لإكمال المشروع وتوثيق النتائج. وقد تتضمن المخرجات التقرير النهائي ووثيقة إغلاق المشروع.
توفر مجموعات العمليات هذه إطار عمل لتنظيم وإدارة عمل المشروع بشكل منهجي وفعال. وباستخدام المدخلات والأدوات والتقنيات والمخرجات المناسبة لكل مجموعة عمليات، يمكن لمدراء المشاريع التأكد من أن لديهم الموارد والمناهج اللازمة لإكمال المشروع بنجاح.
أمثلة لتوضيح ITTO في العمل
لراحتك، قمنا بمشاركة بعض الأمثلة التي يمكن أن تساعد في فهم ITTO في PMP بطريقة أفضل.
مثال 1
تخيل أنك مدير مشروع مكلف بتنظيم معتكف للشركة.
المدخلات
ميثاق المشروع: تحدد هذه الوثيقة نطاق المشروع وأهدافه وأصحاب المصلحة في المشروع، بالإضافة إلى سلطة ومسؤولية مدير المشروع.
الميزانية: هذا هو المبلغ المالي المخصص للخلوة.
متطلبات المكان: تشمل سعة المكان ووسائل الراحة والموقع.
قائمة المشاركين: هذه قائمة بالموظفين الذين سيحضرون المعتكف.
الأدوات والتقنيات
البحث (المقابلات ومجموعات التركيز): يتضمن ذلك جمع المعلومات حول الأماكن المحتملة التي تلبي المتطلبات والميزانية.
أداة اتخاذ القرار: يمكنك استخدام مصفوفة قرارات لتقييم إيجابيات وسلبيات كل مكان محتمل واختيار المكان الذي يلبي احتياجات الشركة على أفضل وجه.
مهارات التواصل: يجب عليك التواصل بفعالية مع المكان والمشاركين لضمان تنظيم وسلاسة كل شيء.
المخرجات
جدول أعمال المعتكف: هذا هو جدول زمني للأنشطة والفعاليات التي ستتم خلال الخلوة.
تقييم المعتكف: تقيّم هذه الوثيقة نجاح المعتكف وتوفر ملاحظات للتخطيط المستقبلي.
في هذا المثال، يتم استخدام المدخلات (ميثاق المشروع، والميزانية، ومتطلبات المكان، وقائمة المشاركين) جنبًا إلى جنب مع الأدوات والتقنيات (البحث، وأداة صنع القرار، ومهارات التواصل) لإنتاج المخرجات (جدول أعمال المعتكف، وتقييم المعتكف).
مثال 2
المدخلات: قائمة بالعناصر التي يجب شراؤها لحفل عشاء (مثل المكونات والديكورات وأدوات المائدة).
الأداة: تطبيق قائمة تسوق أو جدول بيانات لتنظيم العناصر وتتبع التقدم المحرز.
التقنية: أسلوب وضع الميزانية لضمان شراء العناصر في حدود الميزانية المخصصة.
المخرجات: حفلة عشاء ناجحة مع شراء جميع العناصر الضرورية وتجهيزها.
في هذا المثال، المدخلات في هذا المثال هي قائمة العناصر التي يجب شراؤها لحفل العشاء. أما الأداة فهي تطبيق قائمة التسوق أو جدول البيانات المستخدم لتنظيم العناصر وتتبعها. الأسلوب هو نهج الميزانية المستخدم لضمان شراء العناصر في حدود الميزانية المخصصة. والنتيجة هي إقامة حفل عشاء ناجح مع توفر جميع العناصر الضرورية.
مثال 3
تخيل أنك مدير مشروع في شركة إنشاءات مكلف ببناء مبنى مكتبي جديد.
المدخلات
ميثاق المشروع: تحدد هذه الوثيقة نطاق المشروع وأهدافه وأصحاب المصلحة في المشروع، بالإضافة إلى سلطة ومسؤولية مدير المشروع.
الميزانية: وهي المبلغ المالي المخصص لتشييد المبنى.
مخططات التصميم: هذه هي الرسومات والمواصفات الخاصة بالمبنى، بما في ذلك التصميم والمواد والتشطيبات.
التصاريح: هذه هي الوثائق القانونية التي تسمح بالبناء.
الأدوات والتقنيات
برنامج إدارة البناء: تساعد هذه الأداة في تخطيط وجدولة وتتبع عملية البناء.
تقييم المخاطر: يتضمن ذلك تحديد وتقييم المخاطر المحتملة على المشروع، مثل الطقس أو الحوادث أو التأخيرات.
عملية إدارة التغيير: هي مجموعة من الإجراءات لطلب وتقييم التغييرات في المشروع.
المخرجات
مبنى المكاتب: هذا المبنى المكتمل يفي بمخططات التصميم والميزانية.
طلبات التغيير: تحدد هذه الوثائق التغييرات على المشروع التي وافق عليها مدير المشروع والعميل.
تقارير الحالة: هي الوثائق التي تقدم تحديثات حول التقدم المحرز في البناء وأي مشاكل ظهرت.
في هذا المثال، يتم استخدام المدخلات (ميثاق المشروع، والميزانية، وخطط التصميم، والتصاريح) جنباً إلى جنب مع الأدوات والتقنيات (برنامج إدارة الإنشاءات، وتقييم المخاطر، وعملية إدارة التغيير) لإنتاج المخرجات (مبنى المكاتب، وطلبات التغيير، وتقارير الحالة).
الملخص
خلاصة القول، يعتبر مفهوم ITTO مفهومًا مهمًا في إدارة المشروع لأنه يساعد مديري المشاريع على فهم المدخلات والأدوات والتقنيات المطلوبة لإنتاج المخرجات المطلوبة لكل عملية في دورة حياة إدارة المشروع. كما أنه يساعد مديري المشاريع على تحديد وحل المشاكل التي قد تنشأ أثناء المشروع والتكيف مع التغيرات في بيئة المشروع.
من خلال فهم العلاقات بين المدخلات والأدوات والتقنيات والمخرجات، يمكن لمديري المشاريع التأكد من أن لديهم الموارد والمعلومات والخطط اللازمة لإكمال المشروع بنجاح.