مسؤول جدولة المشاريع: الوصف الوظيفي والمسؤوليات والمهارات والمؤهلات الوظيفية

مسؤول جدولة المشاريع: الوصف الوظيفي والمسؤوليات والمهارات والمؤهلات الوظيفية
أخصائيو جدولة المشاريع هم خبراء محترفون يلعبون دورًا أساسيًا في فريق المشروع من خلال إنشاء وتتبع الجدول الزمني للمشروع. غالباً ما يرتبط مسؤول جدولة المشاريع بالمشاريع المرتبطة بشكل أساسي بالهندسة والبناء.
ويتمثل دور مسؤول جدولة المشاريع بشكل أساسي في تقديم الدعم لمديري المشاريع من حيث الجدولة وتنسيق المهام ومواكبة المواعيد النهائية للمهام المخصصة. وهم مجهزون لاكتشاف الصعوبات المحتملة في الجدول الزمني وتقديم المساعدة في التدابير التصحيحية. لا يتعاون موظفو جدولة المشاريع مع مديري المشاريع فحسب، بل يعملون مباشرةً مع غيرهم من المتخصصين في الفريق لدمج المهام الحاسمة في العديد من المشاريع أيضاً. ويتضمن دورهم العمل كجهة تواصل داخل فريق المشروع، مما يضمن إخطار جميع الكيانات بأي تعديلات في الجدول الزمني المحدد من خلال حوار شفاف.
يتم تخصيص عدد من المسؤوليات لموظفي جدولة المشاريع في فريق المشروع. تتمثل إحدى المسؤوليات الرئيسية لمنظمي الجداول الزمنية المحترفين في إنشاء نظام إدارة جدولة وظيفي وتنفيذه والحفاظ عليه. فهم مسؤولون عن تتبع المواعيد النهائية والجداول الزمنية للمشروع واكتشاف التأخيرات المحتملة في الجدول الزمني للمشروع. وبناءً على ذلك، يُتوقع من مديري الجداول الزمنية للمشروع تطوير وتمكين الاستجابات الفورية لأي خلل في الجدول الزمني للمشروع. يتعاون مديرو الوقت المحترفون مع أعضاء الشركة وكذلك مع الشركاء الخارجيين لإدارة الأطر الزمنية للمشروع وضمان إنجاز الهدف.
هناك مهارات حاسمة يجب أن يمتلكها كل مسؤول جدولة مشروع أو مدير وقت محترف لأداء أدواره ومهامه بفعالية. وتشمل بعض هذه القدرات مهارات الجدولة القوية في إدارة المشاريع، وبرنامج Primavera p6، والتحكم في المشروع. من المهارات الشخصية الأخرى التي يجب أن يمتلكها مجدول المشروع ما يلي؛ إجادة الرياضيات، ومعرفة دعم العملاء، والتوجه المكثف للتفاصيل. لا شك أن المهارات الصلبة اللازمة لجدولة المشاريع والتي تنطوي على الكفاءة في استخدام أدوات إدارة المشاريع مثل Primavera p6 ضرورية لمختلف الصناعات، خاصة في مجال البناء والهندسة، حيث يتم استخدام جدولة المشاريع بشكل كبير. تعد إدارة المشروع والتحكم في المشروع أمرًا حيويًا نسبيًا لكل مشروع من أجل التخطيط الفعال ووضع الاستراتيجيات والمحافظة على الأطر الزمنية للمشروع وتحسينها.
النقاط الرئيسية
تعريف الدور: مسؤول جدولة المشروع هو المسؤول عن إنشاء جداول المشروع ومراقبتها وتحديثها.
المسؤوليات الرئيسية: تشمل إدارة الجدول الزمني والتنسيق مع مديري المشاريع والتكيف مع تغييرات المشروع.
المهارات الأساسية: إدارة الوقت بفعالية، ومهارات تنظيمية قوية، وإجادة استخدام برامج الجدولة.
المؤهلات: يتطلب عادةً خلفية في إدارة المشاريع، وشهادات ذات صلة، ومعرفة خاصة بالمجال.
ما هو مسؤول جدولة المشاريع؟
منظم الجداول الزمنية للمشروع هو مدير محترف للوقت مهمته الأساسية هي اقتراح وإنشاء وإدارة الجداول الزمنية لمشروع معين مع التعاون الوثيق مع أعضاء الفريق المحترفين الآخرين. يتم تصنيف مهنة المجدول على أنها مهنة مطلوبة غالباً في مجال البناء والهندسة وتطوير البرمجيات. تشمل بعض الوظائف الأكثر شيوعًا لمديري الوقت المحترفين تتبع تطور المشروع، وتحديد المهام الأساسية، والتوصية بالتدابير العلاجية، ومراجعة التوقعات لتعكس التقدم المحرز حتى الآن. يُطلب من مديري المشاريع الطموحين امتلاك صفات مثل قدرات التواصل اللفظي والكتابي الممتازة، والقدرات الممتازة في التفكير والتحليل، والتركيز الشديد على التفاصيل، ومهارات إدارة الوقت والتنظيم، والقدرة على العمل بشكل جيد في بيئة الفريق، والقدرة على ممارسة القيادة إذا لزم الأمر. هذه هي بعض الصفات التي تعتبر ضرورية لوظيفة جدولة المشاريع.
كيف تصبح مجدول مشروع
يتضمن أن تصبح مجدول مشروع مزيجاً من التعليم والخبرة وتطوير المهارات. فيما يلي الخطوات الرئيسية:
–
الحصول على التعليم المناسب
ابدأ بالحصول على درجة البكالوريوس في إدارة المشاريع أو الهندسة أو إدارة الأعمال أو أي مجال ذي صلة. توفر هذه البرامج أساساً قوياً في مبادئ وممارسات إدارة المشاريع.
–
اكتساب خبرة في إدارة المشاريع
اعمل في أدوار إدارة المشاريع لاكتساب خبرة عملية. ابحث عن فرص للمساعدة في جدولة المهام، واستخدام برامج إدارة المشاريع، وفهم دورات حياة المشروع.
–
تطوير المهارات الأساسية
ركز على تطوير المهارات الأساسية مثل:
–
المهارات التحليلية:
القدرة على تحليل بيانات المشروع والجداول الزمنية.
–
الاهتمام بالتفاصيل:
ضمان جدولة جميع عناصر المشروع بدقة.
–
مهارات التواصل:
التواصل الفعال مع أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة.
–
إدارة الوقت:
تحديد أولويات المهام وإدارة الوقت بكفاءة.
–
–
الحصول على شهادة معتمدة
ضع في اعتبارك الحصول على شهادات مثل شهادة محترف الجدولة من معهد إدارة المشاريع (PMI-SP) أو شهادة محترف إدارة المشاريع (PMP) من معهد إدارة المشاريع (PMI). هذه الشهادات تثبت صحة معرفتك ومهاراتك في جدولة المشاريع.
–
استخدام برامج إدارة المشاريع
إن إتقان استخدام برامج إدارة المشاريع مثل Microsoft Project أو Primavera P6 أو غيرها من أدوات الجدولة أمر بالغ الأهمية. تساعد هذه الأدوات في إنشاء جداول المشاريع وإدارتها وتتبعها.
–
التواصل ومواصلة التعلّم
انضم إلى منظمات مهنية مثل PMI، واحضر مؤتمرات الصناعة، وشارك في المنتديات عبر الإنترنت. ابق على اطلاع على أحدث الاتجاهات والتطورات في جدولة المشاريع.
–
التقدم لوظائف جدولة المشاريع
بمجرد حصولك على التعليم والخبرة والشهادات اللازمة، ابدأ بالتقدم لوظائف جدولة المشاريع. صمم سيرتك الذاتية لإبراز خبرتك ومهاراتك في الجدولة.
ما هي مسؤوليات مسؤول جدولة المشاريع؟
فيما يلي بعض مسؤوليات مسؤول جدولة المشاريع.
–
تحديد المهام والأنشطة والمهام المرتبطة بها من خلال التشاور مع مديري المشاريع والمتخصصين الفنيين: يعد تحديد مهام المشروع بمساعدة الجهات ذات الصلة من بين المهام الرئيسية لمنظم جدولة المشاريع. وهو أمر ضروري لجدولة المشروع من أجل تحديد الإجراءات الدقيقة التي يجب تنفيذها لإنجاز أهداف المشروع. ويجب أن يتم التخطيط والتنسيق بعناية لضمان إسناد كل عمل إلى أكثر أعضاء الفريق كفاءةً وإنجازه في حدود ميزانية المشروع والموعد النهائي المحدد له. يعد بناء حوار فعال مع الشركاء المهنيين الآخرين طريقة رائعة لاكتشاف المخاوف أو العوائق المحتملة ومعالجتها قبل أن تصبح مشاكل كبيرة.
–
تتبع المواعيد النهائية والجداول الزمنية للمشروع: تتمثل إحدى المسؤوليات الأساسية لمنظم الجداول الزمنية للمشروع في مراقبة الجدول الزمني للمشروع. ويشمل ذلك وضع الجداول الزمنية للمشروع ومراجعتها، وتتبع التطور في مخرجات المشروع، واستهداف الأخطار والمشاكل المحتملة في الجدول الزمني. يجب أن يكون لدى منظّمي الجداول الزمنية للمشروع فهم كامل لنطاق المشروع وإطاره الزمني ونتائجه، بالإضافة إلى القدرة على التعامل مع أعضاء فريق المشروع والشركاء المعنيين بفعالية للتأكد من أن جميع أعضاء المشروع على علم بالجداول الزمنية للمشروع وتواريخ انتهائه. وهم مسؤولون في المقام الأول عن جمع البيانات الخاصة بالمشروع وتحليلها وإعداد التقارير للمساعدة في اتخاذ القرار مع التأكد من بقاء المشروع على المسار الصحيح لتحقيق أهدافه.
–
إنشاء وتنفيذ واستدامة نظام قابل للتطبيق لإدارة الجداول الزمنية: يعد وجود نظام موثوق لإدارة الجداول الزمنية للمشروع وظيفة مهمة أخرى لمدير المشروع. ويتطلب ذلك إنشاء عملية تخدم بفعالية المتطلبات المحددة للمشروع مع كونها قابلة للتكيف ومرنة وسهلة الاستخدام في نفس الوقت. وبناءً على ذلك، يحتاج منظم الجداول الزمنية للمشروع إلى وضع جداول زمنية دقيقة وشاملة تضمن مشاركة كل عضو من أعضاء الفريق. يجب أن يكون منظمو الجداول الزمنية للمشروع قادرين على تتبع التقدم المحرز فيما يتعلق بالجدول الزمني، والتعرف على المخاطر والمشاكل المحتملة، وإجراء التعديلات المطلوبة للحفاظ على تطور المشروع.
–
التعاون مع أعضاء فريق الشركة والشركاء الخارجيين لتنظيم الجداول الزمنية للمشروع: من بين المهام الحاسمة لمنظم الجداول الزمنية للمشروع العمل مع أعضاء الفريق والشركاء الخارجيين من أجل ترتيب الجداول الزمنية للمشروع. ويستلزم ذلك التعاون الوثيق مع مديري المشاريع والخبراء التقنيين وغيرهم من أصحاب المصلحة لتحديد مواصفات المشروع والمواعيد النهائية. يتيح العمل عن كثب مع الشركاء المعنيين لمنظمي الجداول الزمنية للمشروع التأكد من أن جميع أعضاء الفريق على دراية بواجباتهم ومسؤولياتهم وأن جداول الجميع تتكامل مع الجدول الزمني للمشروع. يجب أن يكون مسؤول جدولة المشروع قادرًا على تحديد الأولويات وإدارة التوقعات والتواصل بوضوح مع أعضاء الفريق والشركاء للتأكد من أن الجميع على دراية بأهداف المشروع وغاياته.
–
الكشف عن التعقيدات المحتملة في الجدول الزمني للمشروع وتوفير الاستجابة السريعة: يتحمل مسؤولو جدولة المشروع مسؤولية اكتشاف المشاكل المحتملة في الجدول الزمني الحالي للمشروع، بالإضافة إلى إيجاد طرق لحلها. وذلك للتقليل من أي آثار ضارة على المشروع في لحظة حدوثها. تنطوي هذه المسؤولية على مراقبة الجدول الزمني للمشروع وتحديد أي تأخيرات أو مشاكل محتملة من شأنها أن تؤثر على الإطار الزمني للمشروع. يحتاج مسؤول جدولة المشروع إلى دراسة الموقف واختيار خطة العمل المناسبة للتعامل مع المشكلة. تتضمن بعض الطرق لحل مثل هذه المشاكل إعادة ترتيب المهام، أو تغيير تخصيص الموارد، أو التحدث مع أصحاب المصلحة لتسوية التعقيدات.
–
اقتراح استراتيجيات للحفاظ على المشاريع في الوقت المحدد وفي حدود الموارد المالية المخصصة: من بين مهام مسؤول جدولة المشاريع أن يقدم لمديري المشاريع والشركاء الآخرين نصائح ثاقبة حول كيفية إدارة موارد المشروع بكفاءة وضمان إنهاء المشروع في الموعد المحدد وضمن الميزانية ودرجة الجودة المطلوبة. وعادةً ما ينطوي ذلك على اكتساب وعي شامل بأهداف المشروع وغاياته والقيود المالية، بالإضافة إلى الأطراف العديدة المعنية. يجب على القائمين على جدولة المشروع بعد ذلك اقتراح طرق لإدارة موارد المشروع بكفاءة باستخدام المعلومات المقدمة. تتمثل بعض طرق معالجتها من خلال تحديد الحلول المحتملة لتوفير التكاليف، وتعظيم استخدام الموارد، وتحديد أولويات مهام المشروع. يساعد القيام بهذه الطرق على ضمان الوفاء بالمواعيد النهائية الحاسمة.
–
تقييم الإنتاجية وإنشاء تقارير عن حالة المشاريع:
يتم تكليف مديري الوقت المحترفين بتزويد مديري المشاريع وأعضاء الفريق الآخرين بمعلومات دقيقة وفي الوقت المناسب عن حالة المشاريع. يستلزم تقييم إنتاجية المشروع جمع المعلومات عن تقدم المشروع وتحليل تلك المعلومات وإعداد التقارير التي تقدم تصورات عن كيفية أداء فريق المشروع. وعادةً ما يتضمن التقرير الذي يتعين على مجدول المشروع إعداده تحديثات حول كيفية تقدم المشاريع فيما يتعلق بمؤشرات الأداء الرئيسية أو مؤشرات الأداء الرئيسية، وأي مشاكل أو مخاطر محتملة، واقتراحات لتعزيز الكفاءة وضمان نجاح المشروع. يجب أن يكون لدى مسؤول الجدولة الزمنية للمشروع وعي قوي بالجدول الزمني للمشروع، والمعالم الرئيسية والمخرجات، ويجب أن يكون قادرًا على اكتشاف المشاكل المحتملة التي تعيق الإنتاجية. هذه القدرات ضرورية من أجل مراقبة تقدم المشروع. كما يجب أن يكون بارعًا في استخدام أدوات وبرامج إدارة المشروع أيضًا، مثل مخططات جانت ولوحات معلومات المشروع لإنتاج التقارير المرئية ذات الصلة.
–
تعديل الجداول الزمنية للمشروع لتعكس التحديثات والتعديلات:
من المهام الهامة الأخرى لمنظمي الجداول الزمنية للمشروع تعديل الإطار الزمني للمشروع من أجل مواكبة التحديثات المفاجئة في دورة المشروع. إنها مهمة مسؤول جدولة المشروع لضمان استمرار المشروع في مساره وتحقيق أهدافه على الرغم من التغييرات أو التعديلات غير المتوقعة. وتتطلب هذه المسؤولية تقييم خطة المشروع ومراجعة الجدول الزمني ليعكس المعلومات الجديدة، مثل التعديلات على النطاق، أو التغييرات في توافر الموارد، أو الأحداث غير المتوقعة. يجب أن يكون لدى مسؤول الجدولة وعي شامل باحتياجات المشروع وأهدافه وجدوله الزمني والقيود المالية ويجب أن يكون على دراية باستخدام أدوات إدارة المشروع في نفس الوقت. ويساعد تعديل الجداول الزمنية للمشروع وإبلاغ جميع أعضاء المشروع بهذه التعديلات بشكل دقيق على ضمان إنجاز المشروع في الوقت المحدد، وفي حدود الميزانية، وبالدرجة المطلوبة من الجودة.
–
التأكد من إطلاع الشركاء المعنيين على الجداول الزمنية والمواعيد النهائية: يعد التأكد من أن جميع الكيانات المشاركة في المشروع على علم بالجدول الزمني والمواعيد النهائية وتوقعات المشروع من بين واجبات مسؤول جدولة المشروع. يساعد إبقاء الشركاء المعنيين على اطلاع دائم بالجداول الزمنية والمواعيد النهائية المضمنة في المشروع على ضمان إنجاز المشروع في الوقت المحدد بطريقة فعالة وكفؤة. يستدعي هذا النشاط التواصل المنتظم مع مديري المشروع وأعضاء الفريق والشركاء الخارجيين الآخرين. يجب أن يكون مجدول المشروع بارعاً في استخدام برامج وأدوات إدارة المشروع لإنشاء جداول المشروع ومشاركتها. وعلاوة على ذلك، يجب أن يتمتع بمهارات ممتازة في التعامل مع الآخرين ومهارات تواصل ممتازة لتقديم المعلومات بشكل صحيح والعمل بشكل جيد مع زملاء المشروع.
–
حفظ ملفات المشروع وتسجيل إجراءات جدولة المشروع:
من الأوصاف الوظيفية لجدول المشروع التأكد من أن جميع ملفات المشروع ووثائقه محفوظة ومسجلة بشكل صحيح. ومن خلال القيام بذلك يتم تعزيز كفاءة التواصل والتعاون واتخاذ القرارات طوال دورة حياة المشروع. يساهم مسؤول جدولة المشروع في إنجاز المشروع في الوقت المناسب وبجودة عالية وفعالية من حيث التكلفة من خلال الحفاظ على سجلات المشروع الدقيقة والتي يمكن الوصول إليها بسهولة. تستلزم هذه المسؤولية إنشاء سجلات دقيقة لجداول المشروع والجداول الزمنية والمنجزات في نفس الوقت والحفاظ عليها. وتساعد الكفاءة في استخدام برامج وأدوات إدارة المشاريع في إنشاء ملفات المشروع والحفاظ عليها وأرشفتها. يجب أن يكون منظمو جداول المشاريع قادرين على إدراك ومعالجة أي مخاطر أو مشاكل محتملة في وثائق المشروع.
المؤهلات والوصف الوظيفي لمجدول المشروع؟
هناك عدد من المهارات اللازمة لمنظم جدولة المشاريع. تُصنف مهارات الجدولة الخاصة بمنظم الجداول الزمنية للمشروع إلى قسمين، وهما المهارات الصلبة أو مهارات القمة والمهارات الشخصية. مهارات القمة هي القدرات التقنية الضرورية للشخص لأداء المسمى الوظيفي أو المنصب بنجاح. بعض المهارات الصلبة الأكثر شيوعًا المطلوبة من مديري الوقت المحترفين هي الكفاءة في إدارة المشاريع، والخبرة في Primavera p6، والتحكم في المشروع.
تُعد إدارة المشروع ضرورية لجداول المشاريع لأنها تساعد في إنشاء جداول المشاريع التجارية والحفاظ عليها ومراقبتها، وتعزز التعاون والتفاعل مع المقاولين من الباطن، وتساعد في تطوير الجدول الزمني للبرنامج الرئيسي مع تحديثه باستمرار. من ناحية أخرى، يُعتبر برنامج Primavera p6 من المهارات الصعبة لمنظم الجداول الزمنية للمشروع حيث أنه يدمج المدخلات التنظيمية لإنتاج جدول زمني كثيف الموارد، ويبني نظامًا لتتبع وجدولة المشاريع عبر مؤسسة بأكملها، وينشئ ويحافظ على خطوط أساس وجداول زمنية لمشروع معين كثيفة الموارد. علاوةً على ذلك، يعتبر التحكم في المشروع مهارة ضرورية نسبيًا في جدولة المشروع لأنه قادر على تطوير وتكييف تدابير التحكم في المشروع لتلبية احتياجات تعاقدية معينة. يسمح التحكم في المشروع لمنظمي جدولة المشاريع بإنشاء سياسات جديدة للتحكم في المشروع للمؤسسة.
تشمل المهارات الشخصية النموذجية المطلوبة من منظمي جداول المشاريع التوجه الحاد نحو التفاصيل، والقدرة على إجراء العمليات الحسابية، وخدمة دعم العملاء بشكل رائع. بعض الصفات الشخصية الأخرى التي من الأفضل أن يتمتع بها مديرو الوقت المحترفون هي القدرات التخطيطية والتحليلية الممتازة، وقدرات التواصل الكتابية والشفوية القوية، والقدرة على العمل بشكل جيد في بيئة قائمة على الفريق، وقيم العمل المثالية. تُعتبر هذه السمات مفيدة في أن تصبح مديراً فعّالاً لجدولة المشاريع.
ما هي مؤهلات مسؤول جدولة المشاريع؟
فيما يلي قائمة بمؤهلات مسؤول جدولة المشاريع.
–
درجة البكالوريوس في إدارة المشاريع أو ما يعادلها في موضوع مماثل: يجب على الطامحين لشغل وظيفة جدولة المشاريع أن يكونوا حاصلين على درجة البكالوريوس في إدارة المشاريع أو ما يعادلها. ويُعد الحصول على شهادة في التعليم المتعلق بالمشاريع إحدى الطرق التي تضمن امتلاك الشخص للمعرفة والقدرات الأساسية لإدارة المشاريع بنجاح، والتي تتضمن عادةً التواصل والتخطيط والجدولة وإدارة المخاطر. يُفضّل المتقدمون الحاصلون على درجة البكالوريوس في إدارة المشاريع أو ما يعادلها من الشهادات الأخرى على من لا يملكون هذه الشهادة.
–
خبرة لا تقل عن سنتين في مجال جدولة المشاريع في مجال مماثل: من المؤهلات المطلوبة في جدولة المشاريع أن يكون لدى المتقدم خبرة سابقة في جدولة المشاريع لا تقل عن 24 شهراً أو سنتين. يشير ذلك إلى أنه يجب أن يكون لدى المتقدم معرفة بتطوير جداول المشاريع والإشراف عليها لمهام في بيئة حقيقية بمستوى مماثل من الصعوبة والحجم لتلك التي سيعملون عليها. مخططات جانت، وتحليل المسار الحرج، وإدارة المشاريع الرشيقة هي بعض الأمثلة على أدوات وعمليات إدارة المشاريع النموذجية التي يجب أن يكون المتقدمون لجدولة المشاريع على دراية بها.
–
المعرفة المتقدمة بأدوات تخطيط المشاريع مثل Microsoft Projects، وMicrosoft Projects، وMondi.com، وPrimavera P6: عادةً ما يستخدم مجدولو المشاريع أدوات جدولة المشاريع الموثوقة للعمل بنجاح في وظائفهم. وبناءً على ذلك، يجب أن يكون المتقدمون الذين يرغبون في الحصول على وظيفة مجدول مشاريع على دراية ببرامج مثل Microsoft Projects و Monday.com و Primavera P6. مايكروسوفت بروجكتس هو أحد أكثر حلول إدارة المشاريع شيوعًا، والذي يتطلب فهمًا متقدمًا. Monday.com هو أداة لإدارة المشاريع التي أصبحت محبوبة أكثر فأكثر بسبب بساطتها وقدرتها على التكيف. Primavera P6 هي أداة محددة لإدارة المشاريع تُستخدم في قطاعي الهندسة والبناء. هذه الأدوات ليست سوى بعض من الأدوات البرمجية التي يستخدمها منظم الجداول الزمنية للمشروع لتطوير جداول المشروع ومراقبة التقدم المحرز وإخطار شركاء المشروع المعنيين.
–
الحصول على شهادة من معهد إدارة المشاريع (PMI) كمحترف جدولة PMI-SP أو محترف جدولة PMI:
من الضروري أن يحصل المتقدمون للعمل في جدولة المشاريع على مؤهلات من معهد إدارة المشاريع أو معهد إدارة المشاريع. إحدى شهادات الاعتماد المقدمة في معهد إدارة المشاريع ذات الصلة بجدولة المشاريع هي شهادة PMI-SP أو محترف جدولة معهد إدارة المشاريع. ويحظى المتقدمون الذين يمتلكون مثل هذا المؤهل بميزة أكبر في التعيين مقارنةً بمن لا يمتلكون هذا المؤهل. تُظهر الشهادة الاحترافية في جدولة المشاريع أن الفرد قد تجاوز مجموعة متطلبة من المتطلبات الخاصة بخبرة وفهم إدارة الوقت. لقد أثبتوا أنهم بارعون في استخدام أدوات وتقنيات إدارة المشاريع، وتطوير جداول المشروع والحفاظ عليها، والتفاعل بفعالية مع أعضاء الفريق المعنيين. يتساءل بعض المتخصصين: “ما هو معهد إدارة المشاريع؟ PMI هي كلمة مختصرة لمعهد إدارة المشاريع. وهي منظمة معترف بها دوليًا تقدم أوراق اعتماد معترف بها عالميًا مثل CAPM وPMP وPMI-SP. يُظهر الحصول على شهادة من معهد إدارة المشاريع أو أي منشأة معتمدة من معهد إدارة المشاريع كفاءة الشخص في إدارة المشاريع والمجالات ذات الصلة، ولهذا السبب غالباً ما تكون هناك حاجة إلى شهادة PMI-SP لمنصب مدير جدولة المشاريع.
–
الكفاءة في برامج جداول البيانات ومعالجة النصوص: يحتاج منظمو جداول المشاريع الطموحون إلى امتلاك مهارات بارعة في برامج معالجة النصوص وجداول البيانات.
وعادةً ما يستخدم منظمو جداول المشاريع برامج جداول البيانات ومعالجة النصوص من أجل الحفاظ على جداول المشروع ونقل معلومات المشروع إلى شركاء المشروع المعنيين.
تتيح هذه البرمجيات لمنظمي الجداول الزمنية وضع جداول المشروع والحفاظ عليها، ومراقبة التطوير، وإجراء تحليل البيانات، وتنظيم بيانات المشروع وعرضها بكفاءة باستخدام الصيغ والمخططات والرسوم البيانية. علاوة على ذلك، يستفيد مجدولو المشروع من أدوات جداول البيانات ومعالجة النصوص لإعداد تقارير المشروع والتفاعل مع أعضاء الفريق وتسجيل إجراءات المشروع بشكل استراتيجي بطريقة أسرع وأسهل.
–
قدرة متقدمة على تقييم تقدم المشروع وتيسير التدخل:
يحتاج المتقدمون الذين يطمحون لشغل وظيفة مسؤول جدولة الوظائف إلى مهارات متقدمة في مراجعة تقدم المشروع وتيسير التدخل. وهي مهارة مهمة لإدارة مخاطر المشروع بفعالية وضمان نجاح المشروع. يجب أن يكون مجدولي المشاريع الطموحين قادرين على تقييم تقدم المشروع فيما يتعلق بالجدول الزمني المخطط له وتحديد العقبات المحتملة التي تؤثر على ميزانية المشروع أو الإطار الزمني للمشروع. وهذا يعني أنه يجب أن يكونوا قادرين على توصيل نتائجهم إلى شركاء المشروع من خلال تحليل بيانات المشروع ورؤية الاتجاهات. يجب أن يعالج مسؤول الجدولة الزمنية للمشروع أي تحديات يواجهها المطورون من خلال التدخلات مثل تحديد أولويات العمل أو تعديلات الجدول الزمني أو تخصيص الموارد. يحتاج مديرو الوقت المحترفون إلى التعاون مع الأعضاء الآخرين في فريق المشروع، والتواصل بوضوح مع الشركاء المعنيين، واتخاذ القرارات التي تسمح للمشروع بالمضي قدمًا.
–
مهارات التواصل الكتابية والشفوية الجيدة ضرورية لإبلاغ أصحاب المصلحة بالأطر الزمنية للمشروع والتعديلات: من المؤهلات الأساسية الأخرى لمنظمي جداول المشاريع الطموحين أن يتمتعوا بقدرات جيدة من حيث التواصل الشفهي والكتابي. عادةً ما يتم تكليف منظمي الجداول الزمنية للمشروع بإبلاغ أعضاء المشروع بالأطر الزمنية للمشروع، والمعالم الرئيسية، وأي تعديلات أو تأخيرات محتملة الحدوث. وتتطلب مثل هذه السيناريوهات طريقة فعالة للتواصل من مجدول المشروع، سواء في شكل شفهي أو كتابي. تعتبر مهارة التواصل الكتابي الفعال ضرورية لغرض تطوير الجداول الزمنية للمشروع وتتبع التقدم المحرز ومشاركة التقارير مع أصحاب المصلحة، في حين أن قدرات التواصل اللفظي مطلوبة لمناقشة الأطر الزمنية للمشروع والعمل مع أعضاء الفريق وتزويد الإدارة وأصحاب المصلحة الآخرين بتحديثات حالة المشروع. يمكن لمنظمي الجداول الزمنية للمشروع الذين يتمتعون بهذه المهارات بناء الثقة والتحكم في التوقعات وضمان مشاركة الفريق مما يساعد في تحقيق أهداف المشروع وغاياته.
–
قدرات جيدة في إدارة الوقت والتنظيم:
يجب أن يمتلك المحترفون الذين يطمحون لشغل منصب منظم الجداول الزمنية للمشروع قدرات فائقة في إدارة الوقت والتنظيم. من الأدوار الحيوية لمنظمي جداول المشاريع أن يتمتعوا بمهارات تنظيمية وإدارة الوقت حيث أنهم مسؤولون عن وضع جداول المشروع ومراقبة التطوير والتأكد من انتهاء المشروع ضمن الإطار الزمني المخصص له. يجب أن يكون الطامح في جدولة المشاريع جيدًا جدًا في إدارة وقته من أجل تحديد أولويات الأنشطة، والإشراف على عدة مشاريع في وقت واحد، والوفاء بالمواعيد النهائية. كما يجب أن يتمتعوا بمهارات تنظيمية رائعة في الوقت نفسه من أجل وضع خطط شاملة للمشروع، ومراقبة التقدم المحرز، والتعرف على المخاطر أو المشكلات المحتملة. من المرجح أن يضمن منظمو جداول المشاريع الذين يمتلكون قدرات إدارة الوقت والقدرات التنظيمية تنظيمية أكثر فعالية في تنظيم الجداول الزمنية للمشروع، وتخصيص موارد المشروع، وضمان إنجاز المشروع بنجاح.
–
الفهم الشامل لنطاق المشاريع في هذا المجال: من الأفضل أن يكون لدى المتقدمين لوظيفة مسؤول جدولة المشاريع فهم شامل لطبيعة وتأثير الصناعة التي سيعملون فيها. يجب أن يكون مجدول المشروع على دراية تامة بمجموعة متنوعة من المشاريع الموجودة في القطاع الذي سيعملون فيه. هو وضع جداول المشاريع وإدارة الجداول الزمنية للمشروع بشكل فعال. يجب أن يكون مجدولو المشاريع على دراية بمجموعة متنوعة من استراتيجيات وأدوات وإجراءات إدارة المشاريع. يجب أن يكون لديهم وعي شامل بالعناصر التي تنفرد بها الأعمال، مثل قيود سلسلة التوريد، والتغيرات الموسمية، والمتطلبات التنظيمية، والتي لها تأثير على الجداول الزمنية للمشروع. إن منظمي جداول المشاريع الطموحين الذين لديهم فهم متعمق للقطاع الذي سيتعاونون معه قادرون على وضع جداول زمنية واقعية للمشروع، والتنبؤ بالمخاطر والمشاكل المحتملة، والتوصل إلى طرق عملية للتخفيف من حدة المخاطر التي تساعد على ضمان نجاح المشروع.
–
القدرة على العمل بشكل جيد في بيئة الفريق وممارسة القيادة عندما يُطلب منه ذلك: من المهم بالنسبة للمتقدمين لجدولة المشاريع أن يكونوا بارعين في العمل بشكل جيد في فريق وممارسة القيادة عند الضرورة. من المهارات الأساسية لمنظمي جدولة المشاريع أن يكونوا قادرين على القيادة عند الضرورة والعمل بشكل جيد في جو الفريق حيث يتعاون منظمو جدولة المشاريع في كثير من الأحيان مع مجموعة من المهنيين، بما في ذلك مديري المشاريع والمهندسين والمقاولين والعملاء. يجب على المتقدمين لشغل وظائف جدولة المشاريع أن يكونوا قادرين على العمل بشكل جيد مع الآخرين، والتعبير عن أنفسهم بوضوح، وتسوية أي نزاعات من المحتمل أن تنشأ داخل الفريق. هناك حالات يُطلب منهم فيها إظهار القيادة عند الضرورة، مثل حل النزاعات أو اتخاذ القرارات الصعبة أو توجيه الفريق خلال مراحل المشروع الصعبة. يمكن لمنظمي جداول المشاريع الطموحين الذين لديهم القدرة على العمل بأريحية مع الفريق والقيادة في نفس الوقت تطوير الثقة وتعزيز ثقافة إيجابية في مكان العمل وضمان نجاح المشروع.
لماذا تحتاج المشاريع إلى مجدولي مشاريع؟
تحتاج مشاريع المشاريع إلى وجود مجدول مشروع موثوق به في منصبه. هذا صحيح في معظم مجالات الصناعات، لا سيما في الهندسة والبناء وتطوير البرمجيات، حيث يلعب مجدولو المشاريع وظيفة مهمة في نجاح مشاريع المشاريع. إحدى الوظائف المفيدة التي يقوم بها منظمو جداول المشاريع هي تحديد أولويات المهام، حيث يقومون بإنشاء إطار عمل لتقسيم الوظائف وتقسيم المشروع بأكمله إلى وظائف أبسط. ويستخدمه مديرو المشاريع فيما بعد لتقييم مدى أهمية الوظائف وترتيبها حسب الأولوية بمجرد تعيينها.
يعمل مجدول المشروع كمستودع مركزي لجميع معلومات المشروع. لا يقتصر دور مجدول المشروع على إنشاء الجداول الزمنية وجدولة الأنشطة في دورة المشروع فحسب، بل يقوم بتوحيد جميع البيانات المتعلقة بالمشروع في مكان واحد في نفس الوقت، مما يسمح لمدير المشروع والشركاء الآخرين بالتواصل بسهولة. يقوم برنامج جدولة المشروع في المقام الأول بتعيين الجدول الزمني للجدول الزمني للمشروع، والذي يحمل وصفاً شاملاً لكل مهمة والمهارات المطلوبة لها. وهو يدعم مديري المشاريع في العثور على الموارد المناسبة بسرعة، وتقييم أداء الموارد، واتخاذ الإجراءات التصحيحية في حال وجود أي مخالفات باستخدام معلومات في الوقت الفعلي عن تقدم المشروع.
يسأل الكثير من المتخصصين في إدارة المشاريع “ما هي جدولة المشروع؟ جدولة المشروع هي عملية إدراج المهام والمنتجات والمواعيد النهائية التي تشكل مشروعًا معينًا. يتكون الجدول الزمني للمشروع عادةً من تواريخ بدء النشاط وإنجازه وطول الفترة الزمنية والمواد. تعتبر جدولة المشروع مهمة للشركات التي تقدم خدمات احترافية من خلال أطر زمنية محددة بكفاءة.
ما هي التحديات الشائعة التي يواجهها مجدول المشروع؟
فيما يلي التحديات الشائعة التي يواجهها مجدول المشروع.
–
حساب مدة المهام: واحدة من أكثر المشاكل شيوعًا التي تواجه مجدولي المشاريع هي تحديد مدة كل مهمة في دورة المشروع. فغالباً ما يواجه مجدولي المشروع تحديات في تحديد مدة المهمة، حيث أن معظمهم يقلل من تقدير المدة التي ستستغرقها المهمة مما يؤدي إلى جدول زمني لا يكاد يأخذ في الحسبان الظروف المثالية.
يتأثر طول المهمة بعدد من المتغيرات، بما في ذلك صعوبة النشاط، والموارد المتاحة، وأي مخاطر أو مشاكل محتملة. يصبح من الصعب على منظمي الجداول الزمنية للمشروع تحديد طول المهمة بدقة، خاصةً إذا كانت تتضمن إجراءات أو أدوات جديدة أو غير مجربة. تتمثل بعض الطرق لمعالجة مثل هذه المشكلات في وضع وقت إنجاز مستهدف لكل مهمة بالإضافة إلى تحديد وقت طارئ لكل نشاط كوقت مؤقت.
–
تخصيص الموارد: تشمل موارد المشروع المواد الخام والمعدات والأماكن والأموال وخاصة القوى العاملة. ومن مهام مجدول المشروع تخصيص الموارد المقابلة لأنشطة محددة في المشروع. وغالباً ما يكون من الصعب على منظمي جداول المشروع تخصيص الموارد المناسبة لكل مهمة من مهام المشروع عندما تكون هذه الموارد غير متوفرة أو غير كافية، مما يؤثر على مدة إنجاز المهام. من الصعب في بعض الأحيان تحقيق التوازن بين متطلبات العديد من المبادرات، والتأكد من استخدام الموارد بفعالية، وتجنب التضارب على الموارد في نفس الوقت. تتداخل التغييرات غير المتوقعة مع الأطر الزمنية والجداول الزمنية للمشروع أيضًا. ومع ذلك، فإن وجود نظام قوي لتخصيص الموارد من خلال موظفين موثوقين، فإن مسألة تخصيص الموارد قابلة للتعديل.
–
تحديد تاريخ التنفيذ: غالبًا ما يواجه منظمو الجداول الزمنية للمشروع مشاكل تتعلق بتاريخ التنفيذ لكل نشاط من أنشطة المشروع. إن توفر الموارد، والتأخير في إنجاز خطة المشروع، والتغيرات في النطاق ليست سوى عدد قليل من المتغيرات العديدة القادرة على التأثير على سرعة البدء في المشروع. يجب على القائمين على جدولة المشروع أن يأخذوا في الحسبان ترابط الأعمال وإتاحة الوقت الكافي لكل عمل، مع الأخذ في الاعتبار هذه المتغيرات المطروحة. يتم تحديد تواريخ تنفيذ المشروع في معظم الأحيان من قبل الإدارة أو الشركاء الخارجيين قبل إنشاء الجدول الزمني للمشروع.
يُطلب من القائمين على جدولة المشروع تقصير الوقت المخصص لمهام محددة للوصول إلى تاريخ الانتهاء المطلوب. يجب الكشف عن أي مخاطر مرتبطة بتنفيذ هذه التغييرات بشكل استباقي لراعي المشروع.
–
التعامل مع عدم اليقين: يواجه منظمو الجداول الزمنية للمشروع في بعض الأحيان تحديات فيما يتعلق بالمتغيرات غير المسبوقة. حيث تستغرق مهام المشروع وقتاً أطول من المتوقع بسبب ظروف غير متوقعة، مثل التعديلات التي تطرأ على بيئة العمل أو المشاكل المتعلقة بالتكنولوجيا الجديدة. ونتيجة لذلك، يصبح تعيين الموارد وتقدير الجداول الزمنية للمشروع بشكل فعال تحدياً لمنظمي الجداول الزمنية للمشروع. ومع ذلك، فإن اكتشاف المخاطر المحتملة في مرحلة مبكرة من المشروع يساعد واضعي الجداول الزمنية للمشروع على التعامل مع التعديلات قبل حدوثها وتقليل تأثيرها على الجدول الزمني عند حدوثها. بالإضافة إلى ذلك، من المفيد لمنظمي الجداول الزمنية للمشروع أن ينصحوا مديري المشاريع باستخدام مناهج مثل الإدارة الرشيقة للمشروع. ومن المعروف أن مثل هذا النهج الإداري يساعد المتخصصين في المشروع على التكيف مع الظروف المتغيرة وإكمال المشاريع الناجحة على الرغم من عدم اليقين.
–
إدارة التعديلات: يعد التعامل مع التغييرات في مشروع المشروع من بين التحديات التي يواجهها القائمون على جدولة المشروع. فالجدول الزمني للمشروع الذي تم وضعه عرضة للتعديلات في حال طرأت تغييرات على متطلبات المشروع أو المهام المطلوب إنجازها أو التعديلات على النطاق أو التكنولوجيا المستخدمة. يتم توجيه مديري المشاريع للسماح لأي تعديلات بالمرور عبر عملية منظمة لإدارة التغييرات في المشروع لتجنب المفاجآت غير السارة وتشجيع رعاة المشروع والعملاء على الموافقة على أي تغييرات في الجدول الزمني. يجب أن يكون لدى مديري الجداول الزمنية للمشروع إجراء محدد لإدارة التغييرات يتضمن تحديد التغييرات وتحليلها والموافقة عليها.
ويجب أن يراقبوا آثار التغييرات على الجدول الزمني للمشروع وميزانيته وتعديل خططهم حسب الضرورة لضمان نجاح المشروع.
–
تقييم المشاريع الهامة: هناك تحدٍ آخر معروف عندما يتعلق الأمر بجدولة المشاريع وهو التعامل مع المشاريع الكبيرة. هناك المزيد من التبعيات بين المهام ومجموعات العمل والأشخاص في مشروع كبير، مما يجعل تقديرها أكثر صعوبة مقارنة بالمشاريع الصغيرة. يخضع الجدول الزمني للمشروع، الذي يجب أن يوفر الوقت اللازم لمثل هذا التنسيق، نظرًا لمستوى التعقيد، لتعقيدات مختلفة. ومن بين الطرق التي يستطيع من خلالها واضعو الجداول الزمنية للمشروع معالجة مثل هذه المشاكل هي تقسيم المشروع إلى مكونات أصغر وأكثر قابلية للإدارة وتقدير الوقت والموارد اللازمة لكل مكون. يتضمن هذا الحل استخدام البيانات التاريخية والحكم المهني وأدوات إدارة المشروع. ويمكن لواضعي الجداول الزمنية للمشروع تحسين خططهم وتقديراتهم مع تقدم المشروع عن طريق ما يلي