مدير المشروع: الوصف الوظيفي، والأدوار، والأنواع، وعوامل الكسب، وعوامل الربح

مدير المشروع: الوصف الوظيفي، والأدوار، والأنواع، وعوامل الكسب، وعوامل الربح
مديرو المشاريع هم خبراء محترفون يتعاملون مع أنواع معينة من المشاريع. إنهم هم الذين يوجهون مجموعة متكاملة خلال إجراءات المشروع بأكملها، والتي تتكون عادةً من وضع الاستراتيجيات وتخصيص الأموال ووضع الخطط وتتبع مقترح المشروع. لا شك أن مديري المشاريع مهمون بلا شك لكل سوق، حيث أنهم يوفرون ضمانًا لفعالية خطة المشروع. فهم يقدمون تحديثات منتظمة عن حالة المشروع ويضمنون التزام تنفيذه بالنفقات والجدول الزمني المحدد.
هناك الكثير من أدوار مدير المشروع التي يجب أن يقوم بها مدير المشروع لضمان إنجاز كل إدارة مشروع بشكل فعال. فمدير المشروع مكلف في المقام الأول بالإشراف على سير المشروع، وتعزيز العمل الجماعي، وتسهيل التنفيذ، وأداء الإدارة التنفيذية، وضمان إنجاز المشروع. تشمل المهام المحددة الأخرى لمدير المشروع تقديم المساعدة في أهداف المشروع ومنجزاته، وتخصيص الأموال اللازمة للمشروع، وضمان مراقبة جودة القيادة.
يُطلب من المحترفين امتلاك عدد من الصفات من أجل التأهل لوظيفة مدير مشروع. وتشمل بعض هذه السمات قدرات فائقة في التواصل، وقدرات القيادة وحل المشكلات، والكفاءة في استخدام برامج إدارة المشاريع، والمهارات في التفاوض على الاتفاقيات، وحتى الخبرة في حل النزاعات. بالإضافة إلى ذلك، عادةً ما يرتبط مديرو المشاريع بمؤهلات مثل PMP أو محترف إدارة المشاريع، أو CAPM أو شريك معتمد في إدارة المشاريع، أو غيرها من الشهادات المعادلة لتأكيد قدراتهم الإدارية. وعادةً ما يتم تعويض مديري المشاريع بمبلغ 75,000 دولار سنوياً. هذه بعض معلومات مدير المشروع التي تساعد المرشحين على الاستعداد والتأهل لوظيفة مدير مشروع.
ما هو مدير المشروع؟
يتساءل الكثير من المتخصصين “ما هو مدير المشروع؟ والإجابة على ذلك بسيطة. مدير المشروع هو خبير يقوم بتنظيم الخطط وإدارة المشاريع مع الالتزام بقيود معينة مثل تخصيص الأموال والجداول الزمنية. يتتبع مديرو المشاريع مخرجات الفريق بأكمله، ويحددون تطلعات المشروع، ويتشاورون مع أصحاب المصلحة، ويتابعون المشروع حتى اكتماله.
مديرو المشاريع مسؤولون عن ضمان إنجاز المشروع وفقاً للجدول الزمني وضمن النفقات المخطط لها وبما يرضي جميع الأطراف المعنية. وهم يشرفون على عمل المجموعات بأكملها مع تقديم التوجيه والمساعدة لأعضاء الفريق من أجل ضمان عمل الفرق وفقًا لذلك وبشكل تدريجي. يضع مديرو المشاريع أهداف المشروع، ويصوغون استراتيجية لتحقيق تلك الأهداف، ويتابعون تطور المشاريع. يتشاورون مع المتعاونين بما في ذلك العملاء والعملاء والأطراف المعنية الأخرى، للتأكد من تلبية متطلباتهم وتوقعاتهم. علاوةً على ذلك، فإن مديري المشاريع مسؤولون عن تتبع التطوير، وإجراء التغييرات اللازمة على المقترح، والتأكد من تنفيذ جميع المهام على أعلى مستوى.
ما هي أدوار مدير المشروع؟
فيما يلي بعض أدوار مدير المشروع.
وصف نطاق المشروع: من بين وظائف مدير المشروع تحديد نطاق المشروع. وعادة ما يستلزم ذلك تحديد الأهداف والغايات، بالإضافة إلى الواجبات والمخرجات الدقيقة اللازمة لتنفيذها. يجب تحديد نطاق المشروع بدقة للتأكد من أن جميع الزملاء يعملون على تحقيق نفس الأهداف وأن المشروع يسير في مساره الصحيح.
الحفاظ على جدول زمني: يعد الحفاظ على جدول زمني وظيفة أساسية لمديري المشاريع. وعادةً ما يستلزم ذلك وضع جدول زمني لإنهاء أعمال معينة والتأكد من إنهاء كل نشاط في الوقت المحدد. ويحتاج مدير المشروع إلى مراقبة تقدم المشروع وتعديل الجدول الزمني حسب الحاجة لضمان فعالية المشروع واكتماله في الوقت المحدد له.
متابعة حالة المشروع: تتمثل إحدى واجبات مديري المشاريع في متابعة تطور المشروع. ويستلزم ذلك تتبع التطور، والتعرف على المخاطر والحد منها، وتحديد المشاكل الناشئة وحلها. يجب أن يضمن مدير المشروع أن يكون جميع الزملاء على علم بالتقدم المحرز فيه وأن يعملوا على تحقيق نفس الأهداف لضمان إتمام المشروع بنجاح أيضًا.
التعاون مع الأطراف المعنية: تشمل الجهات الأخرى المشاركة في إدارة المشاريع المتعاونين والزملاء والبائعين. يجب إبقاء جميع الأطراف على اطلاع من قبل مدير المشروع على حالة المشروع وإبلاغهم دينياً بأي تعديلات أو مشاكل تحدث أثناء سير المشروع. بالإضافة إلى ذلك، من مهام مدير المشروع التأكد من تسوية أي نزاعات أو خلافات بسرعة وفعالية داخل الفريق.
تقييم المخاطر: يجب أن يقوم مدير المشروع بتحديد المخاطر المحتملة بما في ذلك المخاطر المتعلقة بالمشروع. وهي من أهم واجبات مديري المشاريع. يجب عليهم تقييم احتمالية حدوث هذه المخاطر والآثار المحتملة لها، ومن ثم وضع بعض الاستراتيجيات للحد منها أو التعامل معها. ويحتاج مدير المشروع إلى التأكد من أن جميع أعضاء الفريق على دراية بالمخاطر والإجراءات المعمول بها للتخفيف من حدتها من أجل تحقيق نتيجة آمنة وفعالة للمشروع.
إدارة موارد المشروع: من واجب مدير المشروع التعامل مع موارد المشروع المطلوبة والتي يمكن الوصول إليها. وينطوي ذلك على التحكم في الإنفاق، وتخصيص الموارد لأنشطة معينة، والتأكد من أن المشروع مجهز بالموظفين والأدوات اللازمة لإنجازه في الوقت المحدد. وبالإضافة إلى ذلك، يجب على مدير المشروع مراقبة استهلاك الموارد وإجراء أي تعديلات على الخطط للحفاظ على المشروع في مساره وميزانيته.
قيادة ضمان الجودة: يجب أن يضمن مديرو المشاريع أن أهداف المشروع تفي بمعايير الجودة المطلوبة. ويتضمن ذلك عادةً وضع منهجيات وعمليات ضمان الجودة وتطبيقها. يجب على مدير المشروع التأكد من مستوى العمل الذي ينتجه فريق العمل والموردين واتخاذ الإجراءات التصحيحية حسب الحاجة من أجل التأكد من تحقيق أهداف جودة المشروع.
يتساءل المرشحون: “لماذا تعتبر هذه الأدوار من أدوار مدير المشروع؟ تكمن الإجابة على ذلك في الوصف الوظيفي لمدير المشروع. فمدراء المشاريع ملزمون بقيادة المشروع والإشراف عليه ومراقبة رحلة المشروع بدءًا من مرحلة التصور والتنفيذ، مرورًا بمرحلة التنفيذ، وانتهاءً بمرحلة التقييم. وتعتمد نتيجة مشروع معين على جودة العملية المطبقة، وعلى الموارد المستخدمة، وحتى على قدرات الأعضاء المحيطين بالمشروع، والتي ترتد جميعها إلى كيفية قيام مدير المشروع بسد هذه الفجوات. فمدير المشروع له تأثير كبير على نجاح أو فشل مثل هذه المشاريع.
1. تحديد نطاق المشروع.
تتمثل إحدى المهام الرئيسية لمدير المشروع في تحديد نطاق مشروع معين. وعادة ما يتم تحديد نطاق المشروع في المرحلة الأولى من دورة المشروع، وهي مرحلة التخطيط. توصف إدارة النطاق بالنسبة لمديري المشاريع بأنها طريقة تحديد وتسجيل جميع أهداف المشروع وأهدافه ونواتجه وأطره الزمنية وميزانياته.
من الضروري لجميع مديري المشاريع أن يكونوا قادرين على إجراء تنظيم النطاق وتحديد نطاق المشروع الذي يتم التعامل معه بدقة. يعد تحديد نطاق المشروع عملية مهمة لإدارة المشروع على المدى الطويل. فهو يتيح إسقاط الوقت والموظفين والموارد المالية اللازمة لإكمال المشروع. يعد النطاق عنصراً أساسياً في إدارة المشروع، حيث أنه يحدد المبادئ التوجيهية لتحويل أو تعديل عناصر محددة في سير المشروع.
تتمثل إحدى فوائد تحديد نطاق المشروع في تجنب التعديلات غير الضرورية في دورة حياة المشروع. ويترتب على ذلك القدرة على تفادي مشاكل المشروع مثل التغيير المتتالي للمتطلبات، وتغيير اتجاه المشروع في منتصف المشروع، وإعادة النظر في مناقشة الميزانية، وعدم إكمال المشروع في الموعد النهائي.
تشمل بعض القيود عند تحديد نطاق المشروع عدم كفاية المعرفة، والتعديلات على المواصفات، والموارد المحدودة، والتضارب بين أصحاب المصلحة، وبعض العوامل الخارجية الأخرى. لا يملك مديرو المشاريع في كثير من الأحيان جميع المعلومات المطلوبة لتحديد نطاق المشروع، خاصة في بداية المشروع. وهذا يحد من النطاق نفسه في بداية المشروع ويكون أكثر عرضة للتغييرات في غير أوانها. وتؤدي التغييرات إلى مراجعة نطاق المشروع، مما يؤثر على التعديلات في المتطلبات الأساسية أيضًا.
بالإضافة إلى ذلك، يكون نطاق المشروع مقيدًا في بعض الأحيان بالوقت والمال والموظفين المتاحين. يميل مديرو المشاريع إلى مواجهة النزاعات بين أصحاب المصلحة بسبب وجود آراء مختلفة فيما يتعلق بنطاق المشروع. فظروف السوق أو القيود القانونية أو القضايا السياسية، على سبيل المثال، لها تأثير على نطاق المشروع أيضاً. لا يملك مديرو المشاريع كل السيطرة على هذه الجوانب، مما يجعل من الصعب توفير النطاق المطلوب.
2. الحفاظ على الجدول الزمني.
يعد الحفاظ على الجدول الزمني وظيفة حيوية لجميع مديري المشاريع. الجدول الزمني هو شكل من أشكال أداة المراقبة التي تشير إلى حدوث ومدة نشاط معين في وقت محدد. يعد إعداد جدول زمني في التعامل مع المشاريع واستخدامه باستمرار طوال دورة حياة المشروع استراتيجية مفيدة لمديري المشاريع.
من الضروري الاحتفاظ بجدول زمني لكل نشاط داخل كل دورة في المشروع لإنهاء المشروع في الوقت المحدد. يعد الوفاء بالمواعيد النهائية مطلبًا بالغ الأهمية عندما يتعلق الأمر بإدارة المشروع. وبناءً على ذلك، يجب أن يتم وضع جداول زمنية واقعية بشكل صحيح من قبل مديري المشاريع الأكفاء، وإبلاغ فرقهم باستمرار.
يتسم مديرو المشاريع الأكفاء بالبراعة في القيام بالأمور التالية لتخصيص الوقت لكل نشاط من أنشطة المشروع بنجاح، وهي وصف النشاط، وتنظيم تسلسل الأحداث، وحساب مدة كل نشاط، وإنشاء جدول زمني، والحفاظ عليه.
هناك بعض الفوائد التي يمكن أن يوفرها الاحتفاظ بجدول زمني لمديري المشاريع.
يساعد الاحتفاظ بجدول زمني مديري المشروع على تحديد مواعيد نهائية ومعالم واضحة. يمنح الجدول الزمني فريق المشروع تواريخ ومعالم محددة للسعي لتحقيقها. يمكن لمديري المشروع التحكم في الجدول الزمني للمشروع والتأكد من تنفيذ الأنشطة في الوقت المحدد من خلال الاحتفاظ بجدول زمني.
تعمل الإدارة السليمة للوقت على تحسين المساءلة من خلال إعطاء أعضاء الفريق مهام واضحة وتواريخ استحقاق واضحة. يكون كل فرد في الفريق على دراية بمسؤولياته ويكون مسؤولاً عن مساهماته في المشروع. يساعد استخدام الجدول الزمني مديري المشروع على توزيع الموظفين والأموال والمعدات بشكل أكثر كفاءة. وبناءً على ذلك، يسهّل الجدول الزمني على أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة والمشاركين الآخرين في المشروع التواصل مع بعضهم البعض ويقلل من ضغوط الشركة أيضًا.
ومع ذلك، هناك قيود معينة عند الحفاظ على جدول زمني لإدارة المشاريع. وتتمثل هذه القيود في الأحداث غير المتوقعة والتقديرات الزمنية غير الدقيقة ومعارضة التغيير. يصبح الحفاظ على الجدول الزمني محدودًا عندما تنشأ أحداث غير متوقعة، مثل التأخيرات أو المشاكل غير المتوقعة. ويؤثر ذلك على الجدول الزمني للمشروع ويجعل من الصعب على مديري المشاريع الحفاظ على الجدول الزمني.
بالإضافة إلى ذلك، فإن التقدير غير الدقيق يخلق قيودًا على مديري المشاريع. يحدث ذلك عندما يعتمد الجدول الزمني على تقديرات زمنية غير صحيحة لمهام أو مراحل معينة من المشروع. ويتبع التأخير والتوقعات المتضخمة من هذه الأخطاء. تؤدي معارضة التغيير إلى قيود أيضًا. لا يزال أعضاء الفريق أو أصحاب المصلحة مترددين في تغيير الجداول الزمنية، حتى لو كانت التعديلات على الجدول الزمني مطلوبة لإبقاء المشروع على المسار الصحيح، حيث من المحتمل أن تنشأ تعارضات وتأخيرات.
3. متابعة تطور المشروع.
يلتزم مديرو المشاريع بمراقبة تطور المشروع. إن مراقبة مسار المشروع هو ما يقضي فيه العديد من مديري المشاريع معظم وقتهم. إنها الطريقة التي تحدد تطور بعض المشاريع وتضمن أن كل شيء يتم إنجازه كما هو مخطط له. عادةً ما يتم إنشاء مراقبة تقدم المشروع باستخدام عدة أنظمة، مثل تقارير الحالة والاجتماعات والتحديثات غير الرسمية.
من الضروري تتبع تطور المشروع لأنه يضمن إنجاز المشروع في الوقت المحدد له والقدرة على تحقيق نتائج مثمرة.
يقوم مديرو المشاريع وفرقهم بمراقبة التقدم المحرز في المشروع من خلال وجود رؤية واضحة وتوقعات كبيرة لتحقيق النتيجة المرجوة أولاً. كما يجب على مديري المشاريع مراقبة التكاليف وأداء الفريق وتحليل كليهما والتصرف دائمًا بسرعة لإصلاح الوضع. وعليهم حل مثل هذه المشكلات والعمل بشكل استباقي لإكمال المشروع.
تشمل فوائد تتبع تطور المشروع تحسين السيطرة على المشروع نفسه، وتحسين التواصل بين أعضاء الفريق، والإدارة الفعالة للموارد. يستطيع مديرو المشاريع اكتساب المزيد من السيطرة على المشروع واكتشاف المخاوف المحتملة وتقديم الحلول على الفور من خلال مراقبة تقدم المشروع. يوفر تتبع المشروع زيادة التواصل، حيث يستطيع مديرو المشاريع إبلاغ أصحاب المصلحة وأعضاء الفريق بالتقدم المحرز والمشاكل بطريقة سريعة وفعالة. بالإضافة إلى ذلك، يكون مديرو المشاريع قادرين على إجراء إدارة فعالة للموارد من خلال استخدام الرصد حيث يخصصون الموارد بشكل أكثر فعالية ويضمنون لاحقًا استخدام الموارد بفعالية وكفاءة.
ومع ذلك، هناك عوامل تحد من متابعة تطور المشروع. وتشمل بعض هذه القيود الاستهلاك المفرط للوقت والاعتماد على البيانات. تستغرق مراقبة تقدم المشروع أحيانًا الكثير من الوقت، خاصةً بالنسبة للمشاريع الأكبر والأكثر تعقيدًا، مما يؤدي إلى إهدار الوقت بعيدًا عن الالتزامات والمهام الأكثر أهمية. وبالتالي، يصبح تركيز المشروع محدودًا جدًا في بعض الأحيان إذا تم التركيز بشكل كبير على البيانات والمقاييس. وهذا يجعل مدير المشروع ينسى العناصر الحاسمة الأخرى التي يمكن أن تؤثر على نجاح المشروع.
4. التفاعل مع الأطراف المعنية.
من أدوار مديري المشاريع التفاعل مع الأفراد المشاركين في المشروع. فالتفاعل مع الأعضاء المعنيين بالمشروع هو وسيلة لمديري المشاريع للتأكيد على قواعد وأهداف المشروع الذي يتم التعامل معه.
التواصل داخل الفريق والشركاء المعنيين ضروري لبناء ودعم عقلية الفريق النشط. فمدير المشروع قادر على إقامة علاقات عمل، والحفاظ على الحوار المفتوح والصادق، وإلهام من يحتاجون إليه من خلال التفاعل مع الفريق.
يستطيع مديرو المشاريع التفاعل مع الكيانات الأخرى في المشروع من خلال عقد اجتماعات في الوقت المناسب مع جدول أعمال محدد، مثل الوقوف اليومي لمدة 15 دقيقة مثل إطار عمل Scrum لبناء خط أساس للفريق. إنه نهج مفيد يؤدي إلى النجاح. بالإضافة إلى ذلك، يجب أن يكون مدير المشروع قادرًا على رؤية الرؤية الأكبر لأي مشروع وأن يكون لديه إحساس واضح بالمكان الذي يريد أن يصل إليه. يجب أن يتم توصيل رؤية مدير المشروع إلى الفريق بأكمله حتى يدركوا مدى أهمية مساهماتهم في تحقيق النتائج المرجوة.
تشمل فوائد التفاعل مع الشركاء الآخرين المشاركين في المشروع تحسين تعاون الفريق حيث يكون مدير المشروع قادرًا على تشجيع الجميع على العمل نحو هدف مشترك، ثم التأكد لاحقًا من أن الجميع يعمل على تحقيق هدف مشترك. بالإضافة إلى ذلك، يساعد التفاعل مع أصحاب المصلحة على زيادة مشاركتهم في المشروع، مما يزيد بدوره من مشاركة أصحاب المصلحة. من المرجح أن يدعم أصحاب المصلحة المشروع ويساعد على نجاحه إذا اعتقدوا أن أفكارهم ومخاوفهم يتم الاستماع إليها وأخذها في الاعتبار. يساعد التحدث مع المعنيين بالمشروع في رؤية المخاطر والمشاكل المحتملة قبل أن تصبح خطيرة، مما يمكّن مدير المشروع من اتخاذ الإجراءات المناسبة وتقليل المخاطر ومعالجتها على الفور.
وعلى العكس من ذلك، ينطوي التواصل مع الأشخاص الآخرين في المشروع على بعض القيود. وتشمل هذه القيود استهلاك الوقت والمعلومات الزائدة. يستغرق التواصل مع الأشخاص المعنيين وقتاً طويلاً في بعض الأحيان، خاصة بالنسبة للمشاريع الكبيرة التي تضم الكثير من أصحاب المصلحة. بالإضافة إلى ذلك، يؤدي الإفراط في التواصل مع جميع الأشخاص المعنيين إلى زيادة في المعلومات. يجب أن يكون مدير المشروع قادرًا على تصفية المعلومات وترتيب أولوياتها للتركيز على المشاكل والتحديات الأكثر أهمية.
5. تقييم المخاطر.
هناك دور آخر يتعين على مديري المشاريع القيام به في التعامل مع المشاريع وهو تقييم المخاطر. وهي عملية تنطوي على تحديد المخاطر المتوقعة للمشروع والتغيرات المتوقعة التي يمكن أن تحدث خلال دورة حياة المشروع. وتمتد التزامات وواجبات مدير المشروع إلى ما بعد مرحلة التخطيط للمشروع لتشمل الاستعداد للظروف الرهيبة والحوادث غير المتوقعة.
يعد تقييم المخاطر المحتملة في المشاريع والقدرة على الاستعداد لها أمرًا مهمًا للحد من الأخطار أو حتى تجنبها تمامًا. فكلما زاد حجم المشروع، زاد احتمال وجود عقبات وفخاخ لم تكن متوقعة في الأصل. يقوم مدير المشروع الجيد بتحديد وتقييم أي مخاطر محتملة بعناية وبديهة ومن ثم يكون قادرًا على إدارة هذه المخاطر.
من المهم لمديري المشاريع أن يضمنوا الحفاظ على التقدم المحرز في المشروع عندما يواجه المشروع أوجه قصور غير مسبوقة. يستطيع مديرو المشاريع تقييم المخاطر أو المخاطر من خلال تنفيذ تدابير احترازية مثل؛ التخطيط لموارد إضافية، وتنظيم الوقت في ظل الظروف الصعبة، ووضع خطة احتياطية لدعم توقعات العملاء.
تشمل بعض فوائد تقييم المخاطر القدرة على التعرف على المخاطر المحتملة، ومعالجة هذه المخاطر وفقًا لمدى إلحاحها وتأثيرها، وتجنب النفقات غير الضرورية. يساعد تقييم المخاطر مديري المشاريع من خلال تحديد المخاطر المحتملة التي لها تأثير سلبي على المشروع. ويسمح لهم باتخاذ إجراءات وقائية وتقليل المخاطر قبل أن تتحقق، مما يقلل من احتمالية فشل المشروع. يستطيع مديرو المشاريع ترتيب المخاطر وفقًا لأهميتها واحتمالية حدوثها وتأثيراتها المحتملة على المشروع من خلال التقييم السليم للمخاطر. بالإضافة إلى ذلك، فإن تقييم المخاطر أو المخاطر المحتملة في المشاريع يساعد مديري المشاريع على تجنب النفقات الإضافية والبقاء ضمن الميزانية.
من ناحية أخرى، تنطوي القيود المفروضة على تقييم المخاطر المحتملة في مشروع معين على وجود نطاق محدود للتقييم وجمع تقييمات المخاطر غير المؤكدة. لا تغطي تقييمات المخاطر التي يتم إجراؤها في بعض الأحيان جميع المخاطر المحتملة المرتبطة بالمشروع، لا سيما تلك غير المعروفة أو غير المتوقعة وقت التقييم، مما يؤدي إلى استبعاد المخاطر التي لها تأثير كبير على المشروع. علاوة على ذلك، فإن إدارة المخاطر محفوفة حتماً بالغموض، على الرغم من بذل قصارى الجهود لتقييم المخاطر. يجب على مديري المشروع أن يكونوا مستعدين عند حدوث سيناريوهات غير متوقعة وأن يتحلوا بالمرونة الكافية للتكيف حسب الحاجة لضمان نجاح المشروع.
6. إدارة موارد المشروع.
يلتزم مديرو المشاريع بالتعامل مع موارد المشروع بطريقة فعالة. إن التعامل مع موارد المشروع هي مسؤولية تشمل بشكل عام التنظيم، وتحديد الأطر الزمنية، والتوزيع لإنهاء المشروع. عادةً ما يستخدم مديرو المشاريع الذين يتولون هذه المهمة شخصيًا استراتيجيات إدارة الموارد بالإضافة إلى التقنيات لتحقيق نتائج استثنائية. تأتي موارد المشروع في أشكال مختلفة مثل الوقت والمكونات الخام والقوى العاملة والآلات والأدوات والموارد المالية والمعرفة والبيانات.
يعد توزيع الموارد أمرًا حيويًا عند إدارة المشاريع لأنه يمكّن مديري المشاريع من حساب تكاليف المشروع وتطوير التمويل الكافي للمشروع. من الضروري تحديد مواصفات الموارد خلال مراحل الإعداد والمراحل الأولية للمشروع لتنظيم الأصول المناسبة في اللحظات المناسبة. إن القدرة على التعامل مع موارد المشروع تسمح بإتمام خطة المشروع في الوقت المناسب.
تنطوي إدارة موارد المشروع على خمس خطوات أساسية تبدأ من مرحلة إعداد المشروع إلى مرحلة إغلاق المشروع. وتشمل هذه المراحل تحليل الموارد، وتخطيط الموارد، وجدولة الموارد، وتخصيص الموارد، وتتبع الموارد. يشير تحليل الموارد إلى طريقة لتقييم الموارد الحالية المتاحة لتحديد الموارد اللازمة لتنفيذ المشروع أو خطة العمل، في حين أن تخطيط الموارد يحدد الموارد اللازمة للمشروع وكيفية الحصول عليها. أما جدولة الموارد فهي مواءمة خطة الموارد مع الجدول الزمني العام للمشروع وبالتالي إنشاء سلسلة توريد موثوقة، في حين أن تخصيص الموارد هو تحديد الموارد المناسبة في الوقت المناسب لإكمال مهام المشروع. وعلاوة على ذلك، فإن تتبع الموارد هو استخدام الجداول الزمنية ومخططات عبء العمل وغيرها من أدوات إدارة الموارد لمراقبة تقدم أداء الفريق.
هناك فوائد يمكن أن يوفرها تخصيص الموارد في عملية إدارة المشروع. تتمثل إحدى هذه الفوائد في أن مديري المشاريع قادرون على التأكد من استخدام الموارد بفعالية، مما يؤدي إلى القضاء على الهدر وتعظيم قيمة المشروع، مما يساعد لاحقًا على إبقاء المشروع في حدود الميزانية وزيادة الربحية. بالإضافة إلى ذلك، فإن مديري المشاريع قادرون على خفض تكاليف المواد والعمالة والنفقات الأخرى من خلال إدارة الموارد بشكل صحيح. بالإضافة إلى ذلك، تحقق الإدارة السليمة للموارد مكاسب في الإنتاجية مما يقلل من الأطر الزمنية للمشروع ويعزز أداء المشروع بشكل عام.
ومع ذلك، هناك بعض الأمور التي تحد من استخدام إدارة الموارد. بعض هذه الأمور تشمل وجود قيود زمنية ومشاكل في التواصل. غالبًا ما تستغرق إدارة الموارد بكفاءة الكثير من الوقت، خاصةً عندما يكون المشروع معقدًا أو عندما يكون هناك العديد من الموارد المعنية. ويشكل ذلك أحياناً تحدياً لمديري المشاريع الذين يحتاجون إلى الجمع بين إدارة الموارد ومهام المشروع الأخرى. يعد التواصل الجيد مع الشركاء المعنيين، بما في ذلك الموردين والمقاولين وأعضاء الفريق، أمرًا حيويًا لإدارة الموارد بفعالية. ومع ذلك، عندما تكون الأطراف المعنية متفرقة في جميع أنحاء العالم أو تتحدث لغات مختلفة، تصبح إدارة الموارد صعبة.
7. قيادة ضمان الجودة.
تقع على عاتق مدير المشروع مسؤولية قيادة ضمان الجودة طوال دورة المشروع.
وضمان الجودة هو أسلوب يهدف إلى ضمان التزام النتائج النهائية للمشروع بالمواصفات المحددة مسبقاً. ويؤكد بشكل عام على الإجراءات المتبعة طوال دورة المشروع لدعم المعايير وتوفير إمدادات عالية الجودة.
يعد ضمان الجودة عنصرًا حاسمًا في إدارة المشاريع لأنه يساعد مديري المشاريع على الالتزام بمجموعة من مواصفات المشروع وتحقيق نتائج ممتازة من خلال اعتماد ضمان الجودة خلال مدة المشروع.
يستطيع مديرو المشاريع قيادة عملية ضمان الجودة في المشروع من خلال استخدام إجراءات معينة لضمان الجودة. على سبيل المثال، يتم تنفيذ ضمان الجودة في إدارة المشروع من خلال طلب تقارير حالة أسبوعية من كل عضو من أعضاء الفريق. حيث يسهل ذلك على مديري المشاريع التأكد من اكتمال أهداف المشروع وأن التسليم النهائي يفي بمستوى الجودة المطلوب من خلال القيام بذلك. في العديد من الصناعات المختلفة، بما في ذلك تكنولوجيا المعلومات والتصنيع والبناء، يستخدم العديد من مديري المشاريع إجراءات ضمان الجودة.
تشمل بعض فوائد قيادة ضمان الجودة تعزيز فعالية المشروع وتطوير معنويات الفريق والتحسين المستمر لعملية المشروع. يختار العديد من مديري المشاريع فرض معايير ضمان الجودة في جميع المجالات، حيث تدرك الفرق متطلبات توليد مخرجات عالية الجودة من خلال القيام بذلك. تسمح تقنيات ضمان الجودة لفرق المشروع بالتركيز على إنتاج مخرجات المشروع الخالية من الأخطاء أو العيوب، مما يساعد على ضمان رضا العملاء. وبالتالي، يكون أعضاء الفريق أكثر اندفاعًا لتحقيق النتائج المرجوة عندما ترتفع معنوياتهم. فهم على دراية بمتطلبات ضمان الجودة لكل مرحلة من مراحل المشروع. بالإضافة إلى ذلك، يستطيع مديرو المشاريع التركيز على إجراء تعديلات على عملياتهم باستخدام منهجيات ضمان الجودة.
ومع ذلك، هناك قيود على قيادة ضمان الجودة في إدارة المشاريع. تتضمن بعض هذه القيود عادةً نقص الأموال، ونقص التدريب المناسب، والمراقبة غير الفعالة. ويحد نقص الأموال أو الموظفين أو التكنولوجيا اللازمة لتنفيذ مهام ضمان الجودة بكفاءة من تطبيق ضمان الجودة. بالإضافة إلى ذلك، تعوق فعالية أنشطة ضمان الجودة في بعض الأحيان بسبب افتقار فريق المشروع إلى التدريب على إجراءات وأساليب ضمان الجودة، مما يوقف إجراءات ضمان الجودة. وعلاوة على ذلك، غالبًا ما ينتج التبني غير الفعال أو الجزئي لممارسات ضمان الجودة عن عدم كفاية تتبع ومراقبة أنشطة ضمان الجودة.
ما المهارات التي يحتاجها مديرو المشاريع؟
فيما يلي بعض المهارات المطلوبة في مديري المشاريع
التواصل الناجح: إحدى المهارات المهمة المطلوبة لمديري المشاريع هي القدرة على التواصل الفعال. ذلك لأن مديري المشاريع يقضون معظم وقتهم في التواصل. تشير الأبحاث التي أجراها بودكاست إدارة المشاريع للجماهير إلى أن معظم مديري المشاريع يستهلكون ما يقرب من 90% من وقتهم في شكل من أشكال التواصل. وبناءً على ذلك، يحتاج مديرو المشاريع إلى امتلاك مهارة بارعة في التواصل من أجل إنهاء المشاريع والتعامل معها بنجاح. يحتاج مديرو المشاريع إلى تجنب إنشاء مهارات تواصل خاطئة داخل الفريق لأنها تؤدي إلى عدم إكمال المشروع في الوقت المحدد. هناك حاجة لمديري المشاريع لجعل تحسين مهارات التواصل لديهم أولوية قصوى عند حدوث مثل هذه الحالات. وعادةً ما يستلزم تعزيز مهارات الفرد في التواصل القدرة على التواصل مع الأشخاص، وبناء علاقات هادفة مع زملاء العمل، وتوصيل الأهداف والغايات بشكل صحيح إلى الفريق. إن التفكير في ما يجب قوله ومعرفة كيفية التعبير عنه قبل التحدث هو الخطوة الأولى في تطوير مهارة التواصل لدى المرء.
التفاوض: مهارة أخرى مهمة لمديري المشاريع هي قدرتهم على التفاوض. يتطلب التعامل مع المشروع عادةً التفاوض، بدءاً من إدارة الموارد، مروراً بالتواصل مع العملاء، وصولاً إلى الوساطة في النزاعات. يستطيع مديرو المشاريع الفعالون الحفاظ على رضا الأطراف المعنية وتعاونهم المستمر نحو هدف مشترك من خلال التفاوض الناجح. تسمح مهارات مديري المشاريع في التفاوض لمديري المشاريع بإدارة المناقشات الحتمية التي غالباً ما تؤدي إلى جدالات خطيرة إذا لم يتم التعامل معها بدقة، مثل الميزانيات وزحف النطاق والموارد والأطر الزمنية. هناك العديد من تقنيات التفاوض التي يمكن لمديري المشاريع استخدامها اعتمادًا على الظروف التي تواجههم. ومع ذلك، فإن القدرة على التفاوض بنجاح من خلال استراتيجيات التفاوض المختلفة هي مهارة حاسمة لمديري المشاريع، مهما كان النهج الذي يستخدمونه.
جدولة وإدارة الوقت: تعتبر جدولة وإدارة الوقت من المهارات الأساسية التي يجب أن يمتلكها كل مدير مشروع. تتعلق مهارات الجدولة بقدرة الشخص على تحديد الأنشطة في الوقت الأنسب. نسبيًا، تعني إدارة الوقت القدرة على إنجاز مهام معينة في الوقت المحدد المخصص لها. وتدخل هذه المهارات في خطة المشروع التي يتحدد من خلالها نجاح المشاريع أو فشلها. إن وجود خطة واضحة للمشروع هو الخطوة الأولى لتحقيق مهارة فعالة في إدارة الوقت.
القيادة مهارة القيادة مهمة تمامًا عند التعامل مع المشاريع المختلفة. فالقيادة مهارة أساسية لكل قائد مشروع، لأنها تسمح له بالمساعدة في النهوض بالمشروع وتحقيق نتيجة ناجحة. تتضمن مهارات القيادة في إدارة المشاريع عادةً التدريب والتوجيه وإلهام زملاء العمل. يعمل قادة المشاريع العظماء على تعزيز مكان عمل مثمر من خلال الانخراط بانتظام مع فرقهم ومساعدة موظفيهم في اكتساب مهارات إدارة المشاريع المهمة. يحتاج مديرو المشاريع إلى تعلم كيفية إسناد العمل، وإعطاء النقد المفيد، وتحديد الأهداف، وتقييم الأداء الفردي والجماعي لجعل كل عضو في الفريق يشعر بقيمته. ويحتاجون إلى الاعتراف بإنجازات أعضاء الفريق، حتى يدركوا مدى احترام عملهم.
الكفاءة التقنية: يحتاج مديرو المشاريع إلى أن يكونوا مجهزين تقنيًا أيضًا. يحتاج مديرو المشاريع إلى التقدم المستمر من أجل قيادة مشروع ما بنجاح حتى اكتماله في العالم الحديث، وهو ما يستلزم في كثير من الأحيان معرفة كيفية استخدام أحدث التقنيات المتاحة. يجب أن يتمتع مديرو المشاريع الفعالون بالدراية التقنية اللازمة للمضي قدماً بالمشاريع حتى اكتمالها، بالإضافة إلى الصفات الشخصية المذكورة أعلاه. إن امتلاك الكفاءة التقنية يمكّن مديري المشاريع من التفاعل مع فرقهم بشكل أكثر فعالية. فهم قادرون على أن يكون لديهم وعي أفضل بالمخاطر الكامنة والعقبات المحتملة في المشروع إذا كانوا قادرين على “التحدث بلغة” الخبراء المتخصصين في مؤسستهم.
إدارة المخاطر: من المهارات المهمة الأخرى لمدير المشروع القدرة على التعامل مع المخاطر في المشروع. تُعرّف إدارة المخاطر بأنها طريقة اكتشاف وتقييم والتحكم في المخاطر التي تهدد موارد المنظمة وأرباحها. وغالباً ما تتأثر المخاطر بعدد من الأحداث مثل عدم القدرة على التنبؤ بالمخاطر النقدية، والمسؤوليات القانونية، والمشاكل التكنولوجية، والأخطاء الإدارية الاستراتيجية، والحوادث، والكوارث الطبيعية. يحتاج مديرو المشاريع إلى امتلاك المهارة الرئيسية لإدارة المخاطر، والتي تستلزم اكتشاف المخاطر المحتملة والاستعداد لها. فمدراء المشاريع الأكثر فاعلية قادرون على اكتشاف المخاطر في وقت مبكر ووضع استراتيجيات فعالة للتخفيف من حدة المخاطر في حال تحقق الخطر.
حل المشكلات والتفكير النقدي: إحدى المهارات الأساسية التي يجب أن يمتلكها مديرو المشاريع هي القدرة على حل المشاكل والتفكير النقدي. فأعظم مديري المشاريع لا يتسمون بردود الأفعال، بل هم استباقيون. فهم يطبقون قدراتهم في التفكير النقدي لتجاوز المهام الصعبة أو غير الواضحة بدلاً من رمي المشكلة جانباً. يُعد حل المشكلات والتفكير النقدي من مهارات مديري المشاريع التي يجب أن تتماشى معًا دائمًا، خاصةً عند التعامل مع المشاريع، حيث من المحتمل أن تظهر المخاطر والشكوك من وقت لآخر. فمدراء المشاريع قادرون على إدارة المواقف الصعبة للشركات مع تقديم النتائج في الموعد المحدد وفي حدود الميزانية من خلال التزام الحياد ومراجعة الحقائق بعناية وتقييم الخيارات دون تحيز.
ما هي السمات الشخصية الضرورية لمدراء المشاريع؟
هناك عدد من السمات الشخصية الضرورية لمديري المشاريع. وتشمل بعض هذه السمات التمتع بسلوك متفائل، والأمانة، ومهارات التواصل والاستماع الممتازة، والتنظيم، والقدرة على تقبل الانتقادات.
يجب أن يكون مدير المشروع الفعال هو أول من يوصل رسالة مفادها أن المشروع سينجح، حتى عندما تكون المخاطر كبيرة والعقبات هائلة. يجب على مديري المشاريع أن يبذلوا جهدًا مستمرًا للحفاظ على موقف إيجابي دائمًا، سواء في الاجتماعات مع مجموعة كبيرة من الأشخاص أو في المحادثات الفردية مع أعضاء الفريق. بالإضافة إلى ذلك، فإن الثقة بين أعضاء الفريق هي إحدى السمات الشخصية الحاسمة لمديري المشاريع، والتي تقوم على الصدق. يجب على مديري المشاريع أن يضعوا سياسة الصدق التام عند تحديد التوقعات في بداية المشروع وعند تقديم الملاحظات أو تحديثات الحالة أثناء سير المشروع للفريق ولأصحاب المصلحة.
من السمات الشخصية الأساسية الأخرى لمدير المشروع الناجح هي القدرة على الاستماع والتواصل. يجب أن يكون مديرو المشاريع قادرين على المساعدة في تحديد المشكلات والثغرات المحتملة التي لا يمكن ملاحظتها من خلال الاستماع إلى الأطراف الأخرى المشاركة في المشروع. فهم بحاجة إلى توصيل جداول المشروع والمهام وتحديثات الحالة إلى جميع أصحاب المصلحة، بغض النظر عن مستوى إلمامهم بالمشروع، لأن التواصل هو طريق ذو اتجاهين.
عادةً ما يكون مديرو المشاريع مشغولين بالعديد من المهام، ولهذا السبب يعتبر التنظيم سمة حيوية بالنسبة لهم. بذل الجهد في الثناء على