مصفوفة تقييم مخاطر PMP

مصفوفة تقييم مخاطر PMP: كيفية إنشاء مصفوفة الاحتمالية والتأثير في إدارة المشاريع
في المشهد السريع والمتغير باستمرار لإدارة المشاريع، تعتبر المخاطر جزءًا لا مفر منه في أي مشروع. ويُعد تحديد هذه المخاطر وإدارتها أمرًا ضروريًا لضمان إنجاز المشاريع بنجاح. ويُعد تقييم احتمالية المخاطر وتأثيرها، إلى جانب مصفوفة الاحتمالية والتأثير، أدوات قوية تمكّن مديري المشاريع من فهم التهديدات المحتملة وترتيب أولوياتها والتخفيف من حدتها بفعالية. سنتعمق في مفاهيم احتمالية المخاطر وتقييم الأثر ومصفوفة الاحتمالية والأثر في هذه المدونة.
الوجبات الرئيسية
فهم مصفوفة تقييم المخاطر: مصفوفة الاحتمالية والتأثير ضرورية لتحديد أولويات مخاطر المشروع بناءً على احتمالية وقوعها وتأثيرها المحتمل.
إنشاء المصفوفة: تعرف على إرشادات خطوة بخطوة حول تطوير مصفوفة فعالة لتقييم المخاطر مصممة خصيصاً لتلبية احتياجات مشروعك.
استراتيجيات تخفيف المخاطر: استكشف التقنيات والأمثلة المختلفة لاستراتيجيات تخفيف المخاطر لتقليل تأثير المخاطر المحددة.
تقييم الفعالية: فهم أهمية التقييم المستمر لفعالية استراتيجيات تخفيف المخاطر لضمان نجاح المشروع.
تعزيز مهارات إدارة المشاريع: تحسين قدراتك في إدارة المشروع من خلال إتقان إنشاء واستخدام مصفوفة الاحتمالية والتأثير.
فهم احتمالية المخاطر
ما هي احتمالية المخاطر؟
في مجال إدارة المشاريع، تشير احتمالية المخاطر إلى احتمال وقوع حدث خطر معين خلال مسار المشروع. وبما أنه لا يوجد مشروع خالٍ تمامًا من أوجه عدم اليقين، فإن التقييم الدقيق لاحتمالية المخاطر أمر بالغ الأهمية للتركيز على أكثرها صلةً بالمخاطر وأكثرها ضررًا. يجب عليك تعلم احتمالية المخاطر من دورة إدارة مخاطر المشروع لتجهيز نفسك.
العوامل المؤثرة على احتمالية المخاطر
تؤثر عدة عوامل على تقييم احتمالية المخاطر. وتشمل هذه العوامل البيانات والاتجاهات التاريخية من المشاريع المماثلة، وحكم الخبراء من أعضاء الفريق ذوي الخبرة، وتعقيد المشروع نفسه، والعوامل الخارجية مثل الظروف الاقتصادية والاستقرار السياسي والتأثيرات البيئية.
التقييم الكمي مقابل التقييم النوعي للاحتمالات
هناك طريقتان رئيسيتان لتقييم احتمالية المخاطر. الأول هو التقييم الكمي، والذي يتضمن تعيين احتمالات عددية للمخاطر بناءً على البيانات التاريخية والتحليل الإحصائي. والثاني هو التقييم النوعي، حيث يتم تصنيف المخاطر إلى احتمالية منخفضة أو متوسطة أو عالية بناءً على حكم الخبراء والتقييم الذاتي.
تقييم أثر المخاطر
ما هو تأثير المخاطر؟
يشير تأثير المخاطر إلى العواقب أو الآثار المحتملة التي قد تنجم عن وقوع حدث خطر معين. إن فهم التأثيرات المحتملة أمر بالغ الأهمية للتخفيف الفعال من المخاطر وتخصيص الموارد.
تقييم تأثير المخاطر
لتقييم تأثير المخاطر بشكل شامل، يجب على مديري المشاريع النظر في أبعاد مختلفة، بما في ذلك:
–
الأثر المالي
التكاليف المحتملة والخسائر المالية المرتبطة بحدث المخاطرة.
–
تأثير الجدول الزمني
التأخيرات الزمنية المحتملة والاضطرابات المحتملة في الجدول الزمني للمشروع.
–
التأثير على السمعة
التأثير على سمعة المشروع والعلامة التجارية للمؤسسة.
–
التأثير على السلامة والبيئة
الضرر المحتمل على الموظفين أو أصحاب المصلحة أو البيئة.
–
تأثير أصحاب المصلحة
التأثير على أصحاب المصلحة الرئيسيين ومصالحهم.
قياس الأثر الكمي
يتضمن التقييم الكمي للأثر تعيين قيم نقدية للتأثيرات المحتملة أو حساب التأخيرات الزمنية المحتملة الناجمة عن أحداث مخاطر محددة. بالإضافة إلى ذلك، يمكن لمدراء المشاريع قياس التأثيرات على السمعة أو أصحاب المصلحة من خلال إجراء استبيانات أو تقييمات لقياس التصورات والمشاعر.
مصفوفة الاحتمالية والتأثير
تُعد مصفوفة الاحتمالية والتأثير أداة مهمة في إدارة مخاطر المشروع. فهي تساعد مديري المشاريع على تقييم المخاطر وتحديد أولوياتها بناءً على احتمالية حدوثها وتأثيرها المحتمل على المشروع. فيما يلي نظرة مفصلة على مكوناتها واستخداماتها:
الاحتمالية
تشير الاحتمالية إلى احتمال وقوع حدث خطر ما. وعادةً ما يتم التعبير عنها بمصطلحات نوعية (على سبيل المثال، عالية، متوسطة، منخفضة) أو بنسب مئوية كمية.
التقييم:
عالية: فرصة وقوعه أكبر من 70%.
متوسط: فرصة حدوثه تتراوح بين 30% و70%.
منخفض: فرصة حدوثه أقل من 30%.
العوامل المؤثرة في الاحتمالية:
البيانات التاريخية وتجارب المشاريع السابقة.
حكم الخبراء والتحليل.
الظروف البيئية والتشغيلية.
بناء المصفوفة
الخطوات
تحديد المخاطر: وضع قائمة بجميع المخاطر المحتملة التي تم تحديدها خلال مرحلة تقييم المخاطر.
تحديد الاحتمالية والتأثير: تقييم كل خطر بناءً على احتمالية وقوعه وتأثيره.
رسم المخاطر على المصفوفة: استخدم شبكة 5 × 5 (أو ما شابه ذلك) لرسم المخاطر، مع وضع الاحتمالية على محور واحد والتأثير على المحور الآخر.
تحديد أولويات المخاطر: ركز على المخاطر ذات الاحتمالية العالية والتأثير الكبير للاهتمام الفوري.
–
قسّم احتمالية المخاطر وتأثيرها إلى فئات (على سبيل المثال، منخفضة ومتوسطة وعالية) لوضع مقياس واضح.
–
إنشاء شبكة مع وضع الاحتمالية على محور واحد والتأثير على المحور الآخر، مما يؤدي إلى تخطيط مصفوفة.
–
تعيين تصنيفات المخاطر للخلايا بناءً على تقاطع فئتي الاحتمالية والتأثير.
–
تتطلب المناطق عالية المخاطر (احتمالية عالية وتأثير كبير) اهتمامًا فوريًا وخطط استجابة مفصلة للمخاطر.
–
المناطق متوسطة المخاطر (متوسطة الاحتمالية والتأثير) تتطلب تخطيطاً استباقياً واستراتيجيات استباقية لتخفيف المخاطر.
–
المناطق منخفضة المخاطر (منخفضة الاحتمالية والأثر) يمكن مراقبتها بأقل إلحاحًا ولكن لا ينبغي تجاهلها تمامًا.
–
التجنب:
التقنية: القضاء على المخاطر بالكامل عن طريق تغيير خطط المشروع.
مثال على ذلك: اختيار تقنية مجربة على تقنية غير مجربة لتجنب الفشل التقني.
–
التخفيض:
التقنية: تنفيذ تدابير لتقليل احتمال أو تأثير الخطر.
مثال: توفير تدريب إضافي لأعضاء الفريق للحد من مخاطر الأخطاء.
–
التحويل:
التقنية: تحويل المخاطر إلى طرف ثالث.
مثال على ذلك: شراء التأمين أو الاستعانة بمصادر خارجية لمكونات المشروع المحفوفة بالمخاطر.
–
القبول:
التقنية: الاعتراف بالمخاطر والاستعداد لإدارة تأثيرها.
مثال على ذلك: تخصيص أموال طوارئ لتجاوزات التكلفة المحتملة.
–
التخطيط للطوارئ:
التقنية: وضع إجراءات محددة لاتخاذها في حال تحقق الخطر.
مثال على ذلك: وضع خطة احتياطية لمهام المشروع الحرجة.
مثال على المصفوفة:
إنشاء مصفوفة الاحتمالية والتأثير
ما هي مصفوفة الاحتمالية والتأثير؟
مصفوفة الاحتمالية والتأثير، والمعروفة أيضًا باسم مصفوفة المخاطر أو مصفوفة تقييم المخاطر، هي أداة مرئية تساعد مديري المشاريع في تحديد أولويات المخاطر بناءً على احتمالية حدوثها وتأثيرها المحتمل. تسهل المصفوفة اتباع نهج منظم وقائم على البيانات لإدارة المخاطر.
إنشاء المصفوفة
لإنشاء مصفوفة الاحتمالية والتأثير، يتبع مدراء المشاريع الخطوات التالية:
استخدام مصفوفة الاحتمالية والتأثير
تحديد أولويات المخاطر
تمكّن مصفوفة الاحتمالية والتأثير مديري المشاريع من تحديد أولويات المخاطر بفعالية:
استراتيجيات تخفيف المخاطر
لإدارة المخاطر المحددة بفعالية، يجب على مديري المشروع تطوير استجابات مناسبة للمخاطر لكل خطر، بما في ذلك التدابير الوقائية لتقليل الاحتمالات والإجراءات التخفيفية لتقليل التأثير. يعد تخصيص الموارد الكافية والمسؤوليات المحددة بوضوح أمرًا بالغ الأهمية لنجاح إدارة المخاطر.
استراتيجيات تخفيف المخاطر ضرورية لتقليل تأثير المخاطر واحتمالية حدوثها. وهي تنطوي على تخطيط استراتيجي وإجراءات للحد من التهديدات المحتملة لنجاح المشروع.
التقنيات والأمثلة
تقييم فعالية استراتيجيات التخفيف من المخاطر
التقييم المنتظم لاستراتيجيات تخفيف المخاطر أمر بالغ الأهمية لضمان فعاليتها وتكيفها مع ظروف المشروع المتغيرة.
تحديث المصفوفة
الطبيعة الديناميكية للمخاطر
تتطور المشاريع بمرور الوقت، وقد تظهر المخاطر أو تتغير طوال دورة حياة المشروع. من الضروري إدراك الطبيعة الديناميكية للمخاطر وتوقع التغييرات المحتملة في مشهد المخاطر.
المراجعة المنتظمة وإعادة التقييم
لضمان أن تظل مصفوفة الاحتمالات والتأثيرات دقيقة وذات صلة، يجب على فرق المشروع جدولة مراجعات دورية للمخاطر. وسيساهم دمج البيانات الجديدة والملاحظات الواردة من أصحاب المصلحة والدروس المستفادة من المشاريع السابقة في الإدارة الفعالة للمخاطر.
الأفكار النهائية
تُعد احتمالية المخاطر وتقييم الأثر ومصفوفة الاحتمالية والأثر أدوات لا غنى عنها لمدراء المشاريع الذين يسعون إلى تعزيز نجاح المشروع وتقليل التهديدات المحتملة. من خلال الفهم الدقيق لاحتمالية المخاطر وعواقبها، يمكن لفرق المشروع اتخاذ قرارات مستنيرة وتنفيذ استراتيجيات التخفيف المناسبة.
يعد إنشاء مصفوفة احتمالية وتأثير قوية خطوة حاسمة في الإدارة الفعالة لمخاطر برنامج إدارة المخاطر PMP. يمكن أن يساعد تحديد المخاطر وترتيب أولوياتها مديري المشاريع على توقع التحديات المحتملة والتخفيف من آثارها.
لا يعزز هذا النهج الاستباقي من احتمالية نجاح المشروع فحسب، بل يضمن أيضًا تخصيص الموارد بكفاءة وثقة أصحاب المصلحة في اتجاه المشروع.