ما هو سجل المخاطر في إدارة المشاريع

ما هو سجل المخاطر في إدارة المشاريع؟
هل سبق لك أن كنت تعمل في مشروع ما ووجدت أن شيئًا غير متوقع قد حدث، مما أفسد خططك الموضوعة بعناية؟ سواء كان ذلك تأخيرًا في استلام المواد، أو تغييرًا في المتطلبات التنظيمية، أو مرض أحد أعضاء الفريق الرئيسيين، يمكن أن تظهر المخاطر في أي وقت ويكون لها تأثير كبير على نجاح مشروعك. وهنا يأتي دور سجل المخاطر.
إذا كنت ترغب في التعرف على القيمة النقدية المتوقعة في سياق برنامج إدارة المشاريع، يمكنك النقر على الرابط لمراجعة المورد الذي أنشأناه لك.
ما هو سجل المخاطر؟
يمكننا تعريف سجل المخاطر على أنه أداة تُستخدم في إدارة المشروع لتحديد المخاطر المحتملة على المشروع وتقييمها وترتيب أولوياتها. من خلال تتبع المخاطر المحتملة في موقع مركزي واحد، يمكن لمديري المشاريع معالجتها بشكل استباقي وتقليل تأثيرها على الجدول الزمني للمشروع وميزانيته. باختصار، يساعد سجل المخاطر مديري المشاريع على البقاء على اطلاع على المخاطر، مما يضمن استعدادهم للتعامل مع أي تحديات تواجههم.
استخدام سجل المخاطر
هناك عدة أوقات رئيسية يكون فيها من المهم بشكل خاص استخدام سجل المخاطر في إدارة المشروع. بعضها كالتالي.
مرحلة التخطيط
يمكن أن يساعد سجل المخاطر مديري المشاريع على تحديد المخاطر المحتملة في وقت مبكر، مما يسمح لهم بتخفيفها أو تجنبها قبل أن تصبح مشاكل كبيرة.
أثناء تنفيذ المشروع
مع تقدم المشروع، قد تنشأ مخاطر جديدة. يتيح سجل المخاطر لمديري المشروع تقييم هذه المخاطر ومعالجتها عند ظهورها باستمرار.
أثناء مراجعة المشروع وتقييمه
بعد اكتمال المشروع، من المهم مراجعة وتقييم أي مخاطر حدثت وكيفية إدارتها. يمكن أن يساعد سجل المخاطر في هذه العملية من خلال توفير سجل شامل لجميع المخاطر وكيفية معالجتها.
يمكن أن تنشأ أنواع عديدة من المخاطر أثناء سير المشروع. وفيما يلي بعض سيناريوهات المخاطر الشائعة:
التأخير في الجدول الزمني
تُعد التأخيرات في الجدول الزمني من المخاطر الشائعة عندما يستغرق المشروع وقتًا أطول من المتوقع للانتهاء منه. وقد يرجع ذلك إلى تحديات غير متوقعة أو تأخيرات في الحصول على الموافقات ذات الصلة أو غيرها من المشكلات الأخرى.
تجاوز الميزانية
الخطر الآخر السائد هو تجاوز الميزانية بسبب التكاليف غير المتوقعة أو الظروف غير المتوقعة. قد تنجم تجاوزات الميزانية عن عوامل مثل الحصول على مواد بتكلفة أعلى مما كان متوقعاً أو الحاجة إلى الاستعانة بموارد إضافية لإكمال المشروع.
زحف النطاق
يحدث ذلك عندما يتجاوز المشروع نطاقه المخطط له، وغالبًا ما يكون ذلك بسبب التغييرات في احتياجات العملاء أو التحديات غير المتوقعة التي تنشأ أثناء المشروع. يمكن أن يؤدي زحف النطاق إلى مشاكل في الجدولة.
مخاطر الائتمان
تواجه الشركات في صناعة البيع بالتجزئة مجموعة متنوعة من المخاطر الخارجية، أحدها مخاطر ائتمان العميل. قد يكون لهذه المخاطر تأثير كبير على أرباح الشركة. يمكن للمؤسسات الحد من هذه المخاطر من خلال إجراء تحليل لمخاطر ائتمان العملاء لتحديد العملاء ذوي المخاطر العالية والتوقف عن تمديد الفواتير.
مخاطر العقود للمستثمرين
عند تأسيس شركة في الخارج، يواجه المستثمرون مخاطر خارجية مثل تقلبات أسعار العملات. للتخفيف من هذه المخاطر، قد يبرم المستثمرون عقوداً بالدولار الأمريكي لتأمين مصالحهم.
سرقة البيانات
تُعد سرقة البيانات من المخاطر الجسيمة التي تواجهها الشركات لأن البيانات هي أكثر أصولها قيمة بشكل عام. يمكن للشركات الحد من هذه المخاطر من خلال تنفيذ ضوابط لتلقي الاتصالات، مثل التحقق من رسائل البريد الإلكتروني بحثاً عن أي نشاط مشبوه.
مخاطر السوق
تُعد مخاطر السوق من المخاطر الشائعة التي تواجهها العديد من المؤسسات، وخاصة القطاع العقاري. يمكن للشركات الحد من هذه المخاطر من خلال إبرام عقود مبكرة وطويلة الأجل مع المستثمرين لضمان مستقبلهم بغض النظر عن ظروف السوق.
ما الذي يتضمنه سجل المخاطر؟
لا توجد قائمة قياسية للأشياء التي يجب تضمينها في سجل المخاطر. ومع ذلك، فقد شاركنا بعض المكونات المشتركة المدرجة في معظم نماذج سجل المخاطر. فيما يلي قائمة بالأشياء التي يتم تضمينها عادةً في نموذج سجل المخاطر.
تحديد المخاطر
يعد تحديد المخاطر مرحلة حاسمة في استراتيجية إدارة المخاطر في أي مشروع. ويستلزم تحديد المخاطر المحتملة التي تؤثر على الجدول الزمني للمشروع أو ميزانيته أو جودته.
عندما يتم تحديد المخاطر أثناء مرحلة التخطيط، يمكن لمديري المشاريع اتخاذ إجراءات استباقية للتخفيف من حدة المخاطر أو القضاء عليها قبل أن تصبح صعوبات خطيرة. هناك طرق مختلفة لتحديد المخاطر، بما في ذلك:
العصف الذهني
اجمع فريق المشروع بأكمله في جلسة عصف ذهني لمناقشة المخاطر المحتملة. يمكن أن ينتج عن ذلك مجموعة واسعة من الأفكار والسماح للجميع بتقديم ملاحظات حول المخاطر المحتملة.
تحليل SWOT
فحص نقاط قوة المشروع ونقاط ضعفه وفرصه وتهديداته للكشف عن المخاطر الداخلية والخارجية.
فحص وثائق المشروع
افحص خطط المشروع والعقود والوثائق الأخرى بعناية للكشف عن أي مخاطر ربما تم تجاهلها.
إجراء مقابلات مع أصحاب المصلحة
تحدث مع أصحاب المصلحة مثل العملاء والموردين والأطراف الثالثة الأخرى للحصول على آرائهم حول المخاطر المحتملة.
وصف المخاطر
بعد الانتهاء من إجراء تحديد المخاطر، يجب تضمين ملخص موجز موجز في سجل المخاطر. يجب أن يتضمن هذا الملخص الذي يسمى أيضًا وصف المخاطر، تقييمًا رفيع المستوى للمخاطر، وشرحًا لسبب كونها مشكلة محتملة، وأي معلومات أخرى ذات صلة.
يجب أن يكون بيان المخاطر موجزًا، يتكون عادةً من 80 إلى 100 حرف، وأن يمثل الجوانب المهمة للمخاطر وتأثيرها المحتمل بوضوح ودقة.
الغرض من وصف المخاطر هو تقديم ملخص واضح ومختصر للمخاطر يسهل فهمه والرجوع إليه.
فئة المخاطر
تصنف فئة المخاطر في سجل المخاطر تقييم المخاطر بناءً على طبيعتها أو تأثيرها المحتمل. يمكن أن تكون فئة المخاطر مرتبطة بالعمليات أو الميزانية أو الجدول الزمني وما إلى ذلك. يمكن أن تساعد فئات المخاطر مديري المشروع بعدة طرق، بما في ذلك:
يسمح تصنيف المخاطر لمديري المشروع بتحديد أولويات المخاطر التي يجب التعامل معها أولاً، اعتماداً على التأثير المحتمل على المشروع. إذا كانت المخاطر ذات احتمالية عالية وتأثير كبير، فستكون أكثر إلحاحًا من المخاطر ذات الاحتمالية المنخفضة والتأثير المنخفض.
يمكن لمدراء المشاريع الكشف عن الاتجاهات أو الأنماط التي قد لا تكون واضحة من خلال تصنيف المخاطر. على سبيل المثال، إذا كانت العديد من المخاطر تندرج تحت نفس الفئة، فقد يشير ذلك إلى الحاجة إلى معالجة مشكلة أوسع أو تنفيذ ضوابط أكثر شمولاً.
قد تتطلب فئات المخاطر المختلفة أنواعاً مختلفة من الاستجابات. من خلال تصنيف المخاطر، يمكن لمدراء المشاريع أن يضعوا بسهولة أكبر خطط استجابة مستهدفة للمخاطر مناسبة للمخاطر المحددة.
احتمالية المخاطر
يقيس احتمال المخاطر مدى احتمال حدوث خطر معين. وغالباً ما يتم تحديد احتمالية المخاطر باستخدام مقياس في سجل المخاطر، مثل مرتفع أو متوسط أو منخفض.
يعتبر تقييم احتمال المخاطر خطوة مهمة في عملية إدارة المخاطر لأنه يساعد مديري المشاريع على تحديد أولويات المخاطر وتحديد مقدار الموارد التي يجب تخصيصها لتخطيط الاستجابة للمخاطر.
هناك طرق مختلفة لتحديد احتمالية المخاطر، بما في ذلك:
حكم الخبراء
ينطوي حكم الخبراء على التحدث مع الخبراء أو المتخصصين في هذا المجال للحصول على وجهات نظرهم حول احتمالية حدوث الخطر.
مصفوفة الاحتمالية والتأثير
يتضمن ذلك رسم المخاطر على مصفوفة بناءً على احتمالية حدوثها وعواقبها المحتملة. يتم إعطاء الأولوية للمخاطر ذات الاحتمالية العالية والعواقب الوخيمة على المخاطر ذات الاحتمالية المنخفضة والعواقب الطفيفة.
البيانات التاريخية
يتضمن ذلك تحليل البيانات السابقة لتحديد احتمالية حدوث المخاطر بناءً على حالات مماثلة في الماضي.
ومن خلال تقييم احتمالية حدوث المخاطر، يمكن لمدراء المشاريع تحديد المخاطر التي من المرجح حدوثها وترتيب أولويات جهود الاستجابة لها وفقاً لذلك.
تحليل المخاطر
تُعرف عملية اكتشاف وتقييم المخاطر المحتملة على منظمة أو مشروع أو نشاط ما باسم تحليل المخاطر. وهي تستلزم التفكير في ما يمكن أن يحدث من مخاطر، ومدى احتمال حدوثها، والعواقب المحتملة. يهدف تحليل المخاطر إلى تقييم مخاطر الأعمال وتحديد أولوياتها بناءً على احتمالية حدوثها وتأثيرها.
يمكن التعامل مع تحليل المخاطر بطرق مختلفة، بما في ذلك الأساليب النوعية التي تعتمد على حكم الخبراء والأحكام الذاتية والأساليب الكمية التي تستخدم النماذج الإحصائية والرياضية لتقييم احتمالية المخاطر وآثارها.
تخفيف المخاطر
تُعرف عملية اكتشاف وتقييم المخاطر المحتملة على منظمة أو مشروع أو نشاط ما باسم تحليل المخاطر. وهي تنطوي على التفكير في ما يمكن أن يحدث من أخطاء، ومدى احتمال حدوثها، والعواقب المحتملة. يهدف تحليل المخاطر إلى تقييم مخاطر الأعمال وتحديد أولوياتها بناءً على احتمالية حدوثها وتأثيرها.
التجنب: ينطوي ذلك على التخلص من المخاطر من خلال عدم القيام بالنشاط أو المشروع الذي يعرض المؤسسة للمخاطر.
التحويل: ينطوي هذا على نقل المخاطر إلى طرف ثالث، مثل استخدام التأمين أو الاستعانة بمصادر خارجية للنشاط إلى بائع خارجي.
الحد من المخاطر: يتضمن ذلك اتخاذ خطوات لتقليل احتمالية أو تأثير المخاطر، مثل تنفيذ تدابير السلامة أو وضع خطط طوارئ.
القبول: في بعض الحالات، قد يكون من الضروري قبول الخطر والتخطيط لكيفية الاستجابة في حالة حدوثه.
تتطلب الإدارة الفعالة للمخاطر نهجًا منهجيًا يتضمن تحديد المخاطر وتحليلها ووضع استراتيجيات التخفيف من حدتها وتنفيذها. من المهم مراجعة خطة إدارة المخاطر وتحديثها بانتظام، حيث تتغير الظروف والمخاطر مع مرور الوقت.
أولوية المخاطر
الأولوية هي ترتيب المخاطر التي تم تحديدها بناءً على احتمالية وقوعها وتأثيرها المحتمل. تعتبر أولوية المخاطر عنصراً مهماً في سجل المخاطر لأنها تساعد في تصنيف المخاطر بناءً على أهميتها النسبية. يسمح تحديد أولوية المخاطر للشركات بالتركيز على المخاطر الأكثر احتمالاً للظهور والأكثر تأثيراً محتملاً. يتم تحديد أولوية المخاطر بطرق مختلفة، بما في ذلك تطبيق مصفوفة المخاطر، وهي طريقة شائعة.
في طريقة مصفوفة المخاطر، يتم استخدام شبكة لرسم فرصة وتأثير كل خطر على مقياس، حيث تشير الدرجات الأعلى إلى أولوية أعلى للمخاطر. يمكن حساب أولوية المخاطر بناءً على موقع الخطر على الشبكة.
توجه أولوية المخاطر مديري المشروع في اتخاذ القرارات وإدارة الموارد. يجب إعطاء الأولوية للمخاطر ذات الأولوية العالية في جهود التخفيف من المخاطر وتخصيص الميزانية. يمكن تتبع المخاطر ذات الأولوية المنخفضة والسيطرة عليها ولكنها قد تتطلب اهتماماً أو موارد إضافية.
مالك المخاطر
الشخص أو المجموعة داخل المؤسسة التي تدير مخاطر معينة هو مالك المخاطر. وعادةً ما يكون مالك المخاطر مسؤولاً عن تحديد المخاطر وتقييمها. يقوم مالك المخاطر أيضًا بإنشاء وتنفيذ خطط التخفيف من المخاطر لإدارتها بفعالية.
يعد إنشاء ملكية مخاطر محددة أمرًا بالغ الأهمية لأنه يضمن قيام شخص ما أو مجموعة ما بإدارة المخاطر. ويعزز تفويض ملكية المخاطر سرعة تحديد المخاطر والتخفيف من حدتها والتنسيق الفعال لأنشطة إدارة المخاطر.
يمكن تفويض ملكية المخاطر على عدة مستويات داخل المؤسسة. فعلى سبيل المثال، قد يكون أحد كبار المدراء، على سبيل المثال، هو مالك المخاطر للمخاطر الاستراتيجية التي تؤثر على العمل بأكمله. ومع ذلك، يمكن أن يكون مدير المشروع بمثابة مالك المخاطر للمخاطر المتعلقة بمشروع معين.
يجب إنشاء ملكية المخاطر وإبلاغها في جميع أنحاء المؤسسة لإدارة المخاطر.
حالة المخاطر
تعتبر حالة المخاطر لمخاطر معينة مؤشرًا لحالتها الحالية في سجل المخاطر. يتم استخدام حالة المخاطر في كثير من الأحيان لمراقبة نجاح مبادرات إدارة المخاطر واكتشاف أي تغييرات في احتمالية المخاطر أو تأثيرها. وهناك العديد من الطرق لقياس حالة المخاطر في سجل المخاطر، ولكن الفئات الرئيسية تشمل ما يلي
مفتوح: يشير هذا إلى أن الخطر لا يزال قيد الإدارة النشطة.
مغلق: عندما يتم وضع علامة “مغلق” على أن الخطر مغلق، فهذا يعني أنه تمت إدارته بفعالية أو أنه لم يعد ذا صلة.
معلق: هذا يعني أن الخطر لا تتم إدارته بشكل استباقي في الوقت الحالي ولكن قد تتم إدارته في المستقبل.
يجب تحديث حالة المخاطر في سجل المخاطر بشكل متكرر لتعكس الوضع الحالي.
عملية إدارة المخاطر
فيما يلي العملية الكاملة لإدارة أنواع مختلفة من المخاطر بفعالية.
تحديد المخاطر
الخطوة الأولى في إدارة المخاطر هي تحديد المخاطر، والتي تتضمن تحديد المخاطر المحتملة التي تؤثر على المشروع أو المنظمة أو النشاط. هناك العديد من الطرق لتحديد المخاطر، بما في ذلك مراجعة البيانات التاريخية، والنظر في العوامل الخارجية مثل قوى السوق والظروف الجوية، واستخدام تقنيات مثل العصف الذهني وتحليل الأسباب الجذرية.
تعيين ملكية المخاطر
تشير ملكية المخاطر إلى الفرد أو المجموعة داخل المؤسسة المسؤولة عن إدارة مخاطر معينة. من المهم تعيين ملكية المخاطر لضمان إدارة المخاطر بفعالية وأن يكون هناك شخص أو مجموعة محددة مسؤولة عن معالجتها.
مراقبة المخاطر
مالك المخاطر مسؤول عن مراقبة المخاطر وقيادة أي إجراءات استجابة قد تكون مطلوبة. تتضمن مراقبة المخاطر مراجعة سجل المخاطر بانتظام لتتبع حالة المخاطر وتحديد أي تغييرات في احتمالية المخاطر أو تأثيرها.
حل المخاطر
بمجرد تخفيف حدة المخاطر أو أنها لم تعد قابلة للتطبيق، يمكن إغلاقها في سجل المخاطر. يساعد حل المخاطر على ضمان تخصيص الموارد بشكل كافٍ للمخاطر التي تم حلها وأن عملية إدارة المخاطر تركز على المخاطر الأكثر إلحاحًا.
خطوات إنشاء سجل المخاطر
بمجرد أن تعرف أنواع المخاطر الشائعة والأشياء التي يجب تضمينها في سجل المخاطر، فقد حان الوقت لإنشاء سجل المخاطر. لقد قمنا بإدراج جميع الخطوات اللازمة لسجل المخاطر.
تحديد المخاطر
الخطوة الأولى في إنشاء سجل المخاطر هي تحديد جميع المخاطر المحتملة التي قد تؤثر على المشروع. يجب أن تشمل هذه العملية فريق المشروع بأكمله وكذلك أصحاب المصلحة. قم بالعصف الذهني لجميع المخاطر المحتملة، بغض النظر عن مدى صغر حجمها، لأنه من الأفضل أن تكون مستعدًا بشكل زائد عن الحد بدلاً من أن تكون غير مستعد عندما يتعلق الأمر بإدارة المخاطر.
وصف المخاطر
بمجرد تحديد جميع المخاطر المحتملة، يجب وصفها بدقة في سجل المخاطر. يجب أن تتضمن هذه العملية تفاصيل محددة حول المخاطر، مثل ما يمكن أن تسببه والعواقب المحتملة. يجب تجنب الأوصاف الغامضة.
النظر في التأثير
يجب أن يتضمن سجل المخاطر أيضًا تقييمًا للتأثير المحتمل لكل خطر على المشروع والعمل. وسيساعد هذا التحليل في تحديد أولويات المخاطر بناءً على شدتها واحتمالية حدوثها.
وضع خطة ذات أولوية
يجب تحديد أولويات المخاطر بناءً على تأثيرها واحتمالية حدوثها. يمكن إجراء الترتيب باستخدام إشارة المرور (أحمر، أخضر، أخضر، أصفر) أو نظام ترتيب من 1 إلى 5.
النظر في كيفية التعامل مع كل خطر
يجب أن يتضمن سجل المخاطر أيضًا خطة عمل لكيفية إدارة كل خطر في حالة حدوثه. يجب أن تكون هذه الخطط مدروسة جيدًا وموجزة.
تحديد مديري المخاطر
يجب تعيين مدير مخاطر لكل خطر يكون مسؤولاً عن ضمان تنفيذ خطة العمل في حالة حدوث الخطر. وهذا يضيف عنصر المساءلة إلى عملية إدارة المخاطر.
نموذج سجل المخاطر
قد يكون لدى المؤسسات المختلفة نماذج ومعلومات مختلفة عن بعضها البعض. يجب إنشاء سجل المخاطر وفقاً للاحتياجات والأهداف المحددة للمؤسسة أو المشروع. فيما يلي نموذج سجل المخاطر المستخدم في إدارة المخاطر.
الخاتمة
باختصار، يعد سجل المخاطر أداة مهمة أثناء إدارة مخاطر أي مشروع. فهو يسمح لمديري المشروع بتحديد وتقييم وترتيب أولويات المخاطر التي يمكن أن تؤثر على نتائج المشروع. وبمساعدة سجل المخاطر، يمكن لمديري المشاريع اتخاذ تدابير استباقية للتخفيف من حدة هذه المخاطر.
إلى جانب كونه أداة قيّمة لمديري المشاريع، يمكن أن يكون سجل المخاطر أيضًا موردًا قيّمًا لأصحاب المصلحة لأنه يمكن أن يعزز الشفافية والمساءلة في عملية إدارة المخاطر. وبالتالي، يجب على مدير المشروع معرفة سجل المخاطر لأنه يمكن أن يزيد من فرص نجاح المشروع.
إذا أعجبتك قراءة هذا المقال، اقرأ عن عملية إدارة مخاطر المشروع والأدوات والقوالب الخاصة بها.