حساب التحكم في إدارة المشاريع: مثال وكيفية القياس

إن إدارة المشاريع فن، ومن يتعلمون إتقان الأدوات الدقيقة للتواصل والتعاون وإشراك أصحاب المصلحة لا يمكنهم إلا إنجاز الأمور وتحقيق النتائج المرجوة. وفي السعي لتحقيق النتائج المرجوة، غالبًا ما تخرج المواقف عن نطاق سيطرة مدير المشروع، مما يخلق حالة من الفوضى وعدم اليقين للمشروع. ونظرًا لهذا، يسعى مدير المشروع إلى التخطيط لنتائج المشروع من خلال إنشاء خط أساس للنطاق وتحليل متطلبات المستخدم والمواصفات إلى مكونات عمل قابلة للإدارة. وقد لا يكون هذا وحده كافيًا. والمستوى الأدنى من هذا هو أن مدير المشروع يربط حساب التحكم في PMP بأنشطة العمل لإنشاء آلية لمراقبة تقدم المشروع والتحكم في الاختلافات. تتيح لنا مقالة اليوم فهم الغرض من مثل هذه العناصر المؤقتة للمشروع وكيف تساعد مدير المشروع على الخروج من مواقف المشروع الحرجة.
من يحدد حسابات المراقبة؟
قبل الخوض في من ينشئ حسابات التحكم، دعونا أولاً نفهم ما هو حساب التحكم في إدارة المشاريع، والعملية التي يتم إنشاؤها بها، وكيف تعمل العملية. حساب التحكم هو أحد مكونات هيكل تقسيم العمل (WBS) المؤقت المستخدم كنقطة تحكم في التكاليف أو المحاسبة. تصبح مكونات هيكل تقسيم العمل أو حسابات التحكم PMP نقاط التحكم لجميع حزم العمل الموجودة أسفلها في المشروع. نظرًا لأن كل هذا التحليل للمهام لصياغة هيكل تقسيم العمل يحدث في عملية “إنشاء هيكل تقسيم العمل” لإدارة المشاريع، يتم تعريف حسابات التحكم أيضًا كجزء من هذه العملية. وبالتالي، فإن منشئ هيكل تقسيم العمل، أي مدير المشروع والراعي وفريق المشروع، يحدد حسابات التحكم في المشروع.
افهم إدارة تكاليف المشروع بالتفصيل ووضح كيف تسهل حسابات التحكم محاسبة إدارة المشروع من خلال التعلم التفاعلي القائم على السيناريوهات في الوقت الفعلي سجل في دورة شهادة PMP عبر الإنترنت الأكثر شهرة في SPOTO اليوم.
ما هو الغرض من حسابات الرقابة؟
الغرض من ملف حسابات التحكم pdf، كما هو محدد في PMBOK، هو تحديد أن ملف حسابات التحكم pmp يعتبر بمثابة نقطة تحكم إدارية يتم فيها دمج قيود المشروع وقياس أداء المشروع. بالنسبة لمدير المشروع الذي يتطلع إلى إعداد عمليات إدارة مشروعات سليمة، فإنه يفي بالأغراض التالية:
يعمل كأداة لتنظيم المعاملات من نوع
يعمل كدفتر أستاذ عام لتوثيق وتلخيص المعاملات من نوع معين
تصبح حسابات التحكم بمثابة نقاط قياس للتكلفة والنطاق والجدول الزمني، وبالتالي تساعد في تتبع تقدم المشروع وأدائه وإدارة الانحرافات عن الأنشطة المخطط لها
المساعدة في إدارة توقعات أصحاب المصلحة وإنشاء هيكل عملية هرمي للمنتجات النهائية والعناصر المرتبطة بها.
تخيل أنك تتسوق شهريًا لشراء البقالة من أحد المتاجر الكبرى، وحتى قبل أن تصل إلى هناك، تخطط لفئة معينة من العناصر وتخصص ميزانية وفقًا لاحتياجاتك. يحقق حساب التحكم في PMP هذا الغرض، أي التخطيط وإدارة فئات النفقات، وتتبع التباينات، وتنفيذ عمليات المطابقة المطلوبة لتصحيح الحسابات من الأخطاء. خذ دورات تدريبية في إدارة المشاريع لبناء فهم أساسي لشهادة PMP وممارسات إدارة المشاريع.
دمج حسابات الرقابة
يساعد حساب التحكم في PMP، والذي يُختصر باسم CA، في بناء هيكل استراتيجي من خلال إنشاء نقطة تقاطع لقيود المشروع، أي النطاق والوقت والتكلفة، لتتجمع معًا. يتم وضع حسابات التحكم في هيكل تقسيم العمل عند نقاط تساعد في تلبية قياس المشروع وتحديد معايير تتبع القيود. تساعد في التوفيق بين الفجوات أو الثغرات عند نقاط التقاطع لتقليل التباينات وتمكين المحاذاة الاستراتيجية. من المهم جدًا ملاحظة أن حساب التحكم يمكن أن يحتوي على حزم عمل متعددة تحته، بينما ستكون حزمة العمل تحت حساب تحكم واحد فقط. يساعد هذا في إنشاء هيكل حيث تتم مراقبة العناصر من أسفل المشروع ونشاط البناء وعمليات التحكم القائمة على التعيين.
يعد تدريب PMP الأفضل من SPOTO جاهزًا لمواجهة التحديات واستقرار العمليات كمدير مشروع ذي خبرة احصل على تدريب من قبل الخبراء لتصبح قائدًا في مجال عملك.
توقيت خطط حسابات التحكم
خطة حساب التحكم (CAP) تشبه خطة المشروع ولكن فقط على مستوى مكون هيكل تقسيم العمل، أي أنها عبارة عن تقسيم فرعي لقيود المشروع النطاق والجدول الزمني والتكلفة على مستوى حساب التحكم. تساعد خطة حساب التحكم في نقل العناصر من مستوى أدنى إلى مستوى الخطة والعكس صحيح. إن فهم هيكل تقسيم العمل ومكوناته هو المفتاح لتحديد مكان وضع عناصر حساب التحكم لإنشاء الإطار المناسب لمراقبة عمليات المشروع وتقدمه والتحكم فيها.
قد تتضمن خطة حساب التحكم واحدة أو أكثر من النتائج المرتبطة بها، ولكن من حيث التوقيت، يجب أن يكون لها على الأقل نفس المدة لقياس ومراجعة اتجاه نتائج حساب التحكم. يُنصح عمومًا بتجنب التوقيتات القصيرة في الخطط لتتبع مؤشر إدارة المشروعات لحساب التحكم لأن قابلية القياس تصبح فاترة. ومع ذلك، قد يعتمد الطول أو التوقيت المناسب للقياس على نوع المشروع وإطار حوكمة المنظمة وطول المشروع وما إلى ذلك.
كيفية قياس حساب التحكم؟
يتم تنفيذ حسابات الرقابة مع فكرة الإجابة على سؤال إدارة المشروع الذي تبلغ قيمته مليون دولار، أي كيفية قياس حسابات الرقابة؟
لقياس حسابات التحكم، المعروفة أيضًا باسم حسابات التكلفة، من الضروري أولاً تحديدها بشكل صحيح، أي ربطها بمعرف فريد. بمجرد إضافة المعرفات، يمكن قياس حسابات التحكم على مستوى خطة المشروع أو مستوى المهمة الفردية أو مستوى خطة حساب التحكم وفقًا لمتطلبات المؤسسة/الإطار التنظيمي.
تُستخدم حسابات التكلفة أيضًا لربط مسؤولية التعيين بفريق الأداء أو تقديم الطعام ويمكن استخدامها لتقييم أدائهم وتحسينه.
لتحديد منطق القياس المناسب لحسابات التحكم، من المهم وضعها بشكل صحيح في التسلسل الهرمي لهيكل تقسيم العمل على مستوى أعلى من المهام أو الأنشطة الفردية وفوق المستوى الأدنى لتحلل العناصر.
أمثلة على حسابات الرقابة
في تجربتي، يمكن استخدام خطة إدارة حسابات التحكم PMP كإجراء قوي لإدارة المشروع لربط الالتزام بالفريق أو المنظمة المشاركة وتقديم مثال جيد للتحكم المحاسبي. تتضمن بعض سيناريوهات المشروع الرئيسية التي توضح أمثلة خطة إدارة حسابات التحكم ما يلي:
تتضمن أنشطة ضمان الجودة المستقلة إنشاء حساب تحكم للخدمات المقدمة من وكالات خارجية أو مستقلة لتتبع الأرقام الفعلية مقابل نطاق العمل والجداول الزمنية المقدرة والميزانيات المخطط لها.
إعداد مخطط لمشروع بناء يعد إعداد المخطط أو نموذج التصميم أمرًا ضروريًا، حيث لا يمكن البدء في العمل المخطط له إلا بعد الانتهاء من التصميم/المخطط. في مثل هذه الحالات، يُنصح بتنظيم الأنشطة ذات الصلة للمراقبة والتحكم.
حسابات المدينين والدائنين يساعد الاحتفاظ بحسابات التحكم في PMP على مستوى المستحقات والمدفوعات على إدارة تدفق النقد/التسويات على مستوى المدينين والدائنين، والحفاظ على قدر كاف من التحكم والشفافية.
بالإضافة إلى ذلك، يمكن إنشاء حسابات التحكم للحفاظ على وإدارة رواتب المنظمة والأصول الثابتة وما إلى ذلك، وفقًا لاحتياجات المنظمة وممارساتها المحاسبية.
خاتمة
إن حسابات التحكم في PMP هي أداة مهمة لإدارة المشاريع تم تأسيسها لإنشاء عملية هيكل تقسيم العمل لبناء التوافق وإنشاء هيكل هرمي للمنتجات التي يمكن تتبعها وإدارتها خلال دورة حياة المشروع. إن دمج حسابات التحكم في هيكل تقسيم العمل يمكن أن يعزز نموذج حوكمة المشروع من خلال إنشاء مجموعات فرعية من عناصر المشروع التي يمكن إدارتها بتركيز موحد. تساعد حسابات التحكم في إنشاء نقاط تقاطع للقضاء على احتمالات المخاطر وقياس أداء الأنشطة المخطط لها والمشروع بشكل عام.
كما أن إنشاء أنظمة حسابات التحكم على مستوى هيكل تقسيم العمل يسهل أيضًا تحليل عمليات رد المبالغ المدفوعة إلى حسابات المشروع وتسوية أي قيود مفقودة/تفاضلية وفقًا لممارسات المحاسبة. وفي الختام، تعد حسابات التحكم آلية قوية يسعى من خلالها مديرو المشاريع إلى تحقيق المساءلة والشفافية وتسهيل استخدام الموارد التنظيمية لتلبية احتياجات المشروع وتقييم التقدم من وقت لآخر.