ما هي إدارة المشاريع؟ التعريف، الأنواع، المراحل والنطاق

إن إدارة المشاريع أمر حيوي لجميع أنواع الشركات. يجب على أي شركة أو منظمة أن تدير مشروعها بشكل جيد ودقيق ومنهجي حتى تنجح في تحقيق أهدافها. قد يعني المشروع الفاشل هبوطًا كارثيًا في النتائج النهائية. لذلك، فإن كل شركة، في الوقت الحاضر، في حاجة ماسة إلى فرق إدارة مشاريع تفهم دورها جيدًا وقادرة على تنفيذه بشكل مرضٍ. خذ دورات إدارة المشاريع واكتسب المزيد من التعلم والمعرفة على طريقك لتصبح مدير مشروع رائعًا.
لفهم ما هو المشروع وإدارة المشاريع بشكل أفضل، تابع قراءة مدونتنا. لقد قدمنا دليلاً شاملاً لإدارة المشاريع وأنواع إدارة المشاريع ومراحل إدارة المشاريع وأمثلة مختلفة.
ما هي إدارة المشاريع؟
تعريف إدارة المشروع هو تحقيق النتائج المرجوة للجهود المبذولة لإنشاء منتجات وخدمات وعمليات مستهدفة. وهي تتضمن مراحل مفصلة لإدارة المشروع: البدء والتخطيط والتنفيذ. ولكل مرحلة أهداف تتطلب حزمة كاملة من المنهجية ومجموعات المهارات والمعرفة والخبرة لتلبية معايير القبول. وهذا ليس نشاطًا مستمرًا أو عملًا روتينيًا للمنظمة. كل مشروع موجه نحو الهدف ومستقل. وهو مرتبط بالوقت وله نتائج محددة مسبقًا. وهذا ما يجعله مختلفًا عن مجرد “إدارة”.
من يستخدم إدارة المشاريع؟
إن إدارة المشاريع متطلب ملح لأي منظمة تسعى إلى إنشاء أو تجديد أو إعادة تشغيل منتج أو خدمة. وبشكل فردي أيضًا، قد يحتاج الشخص إلى التعامل مع المهام الشخصية كمشروع. وعلى أي حال، يتميز المشروع بثلاثة مكونات رئيسية: المدة والجودة والموارد. ومدير المشروع هو الذي يستخدم مهاراته للتخطيط للمشروع وتنفيذه وتسليمه.
يجب على مدير المشروع أن يشرف على المشروع من خلال تحديد نطاق المشروع، والالتزام بالمسار الصحيح، ومراقبة الميزانية المخصصة بدقة، وإدارة الموارد البشرية، وتوثيق كل خطوة من خطوات المشروع، ومعالجة المشكلات، وأخيرًا، إجراء فحص الجودة قبل التسليم. لضمان تزويدهم بأفضل الممارسات والمنهجيات، يسعى العديد من مديري المشاريع إلى الحصول على شهادات مهنية. يمكن أن تكون قائمة شهادات PMI بمثابة دليل مفيد لأولئك الذين يهدفون إلى التفوق في هذا المجال.
هناك حاجة إلى إنجاز مجموعة كاملة من الوظائف بشكل جيد، مع اختلاف المشاريع. إنها مهنة تتطلب تحديات.
متى نستخدم إدارة المشاريع؟
إن إدارة المشروع تتم عندما يتم الانتهاء من مجموعة معينة من العناصر التي حددها العميل. وهذا يعني التعرف على المخاطر وإدارتها، وتشغيل الموارد، وإعداد الميزانية، وإقامة اتصالات واضحة مع الفرق التشغيلية. إن معظم المشاريع مدفوعة بالمواعيد النهائية ومقيدة بالميزانية. ولهذا، يجب الالتزام بمجموعة من القواعد. أضف إلى ذلك متطلبات العميل المحددة التي تتمثل في الأداء الوظيفي والجودة. وقد يكون النطاق غائبًا في بداية المشروع.
قد يحتاج العميل إلى شيء ما ولكنه يريد شيئًا آخر تمامًا. لذا، قد يغير العميل رأيه في منتصف الطريق. لكن الميزانية ستظل ثابتة، والمهام متنوعة ومتعددة الأبعاد. في ظل هذه الظروف، لا يمكن لأداة إدارة المشروع التعامل إلا مع العمل بالكامل داخل المشروع.
إن معرفة التقنيات تمكن مدير المشروع من التعامل بكفاءة والتغلب على عدم اليقين والجديد وإمكانية فشل المشروع.
لضمان إدارة ناجحة للمشروع، يمكن للمرء أن يتسلح بدورة PRINCE2 التي تستهدف بشكل أساسي تعزيز الإنتاجية. وهي واحدة من أكثر منهجيات إدارة المشاريع شيوعًا على مستوى العالم.
أنواع منهجيات إدارة المشاريع
كل مشروع فريد من نوعه ويتطلب منهجية لتنفيذه. يختلف نطاق إدارة المشروع من مشروع إلى آخر. لا يتعلق الأمر بالوصول إلى استنتاجه فحسب. يجب على مدير المشروع أن يتعامل مع المشروع من خلال طريقة. هذه مجموعة من الممارسات والتقنيات والإجراءات والقواعد المجربة التي يطبقها الأشخاص العاملون لتنفيذ مشروع بنجاح. بعض تقنيات إدارة المشاريع المستخدمة كثيرًا مناسبة بشكل خاص لصناعة أو مخطط عمل محدد.
1. منهجية سكروم
يتم تطبيق هذا النوع من إدارة المشاريع عندما تنظر المنظمة إلى تطوير المنتج. وهو مصطلح من لعبة الرجبي عندما يتم استئناف اللعبة بعد ارتكاب خطأ. لا يمكن إنشاء منتج يستحق السوق إلا من خلال عمل فريق منسق، وتؤكد منهجية إدارة المشاريع هذه على دور الفريق المخول. تم تطوير عملية Scrum بواسطة Easel Corporation في عام 1993 لاستخدامها صراحةً في عمليات تطوير البرامج. تحتاج هذه العمليات إلى مزيج من الممارسات والأدوار المختبرة ليتم تنفيذها بنجاح.
المنهجية مرنة، لكن شرطها الأساسي هو أن يعمل أعضاء الفريق في تماسك، ضمن السياق المعتمد والمقبول. يقسم سكرم المشروع إلى كتل صغيرة ومؤقتة. هذه الكتل قصيرة وتعمل في إطار زمني يتراوح عادة بين أسبوعين إلى أربعة أسابيع. يتم التعامل مع كل كتلة ككيان مستقل له نهاية موجهة نحو النتائج، وهو عبارة عن تنويعة من المنتج النهائي الذي سيتم تسليمه للعميل.
يجب على المنظمة التي تعمل بهذه المنهجية أن تكون بارعة للغاية في تطوير المنتجات في دورات قصيرة، حيث يتعين عليها تلبية المواعيد النهائية للعملاء دون المساس بجودة المنتج. إنها منهجية سهلة وشائعة لإدارة المشاريع بسبب وقت التنفيذ السريع الذي تعد به.
2. منهجية الشلال
تشير طريقة الشلال لإدارة المشاريع إلى العمل على مشروع في خط مستقيم. وهي مقسمة إلى مراحل. ولا يمكن أن تبدأ كل مرحلة إلا بعد اكتمال المرحلة الأخيرة. يعد نظام الشلال الأكثر تقليدية بين جميع المنهجيات ولكنه أيضًا أبسطها. يتم تعيين الأدوار والمسؤوليات لأعضاء الفريق، ومن المتوقع منهم العمل على تحقيق هدف نهائي. لا توجد تغييرات أثناء العمل. لا يُنصح بإجراء أي اختبار في نهاية المرحلة أو تعديل التصحيح.
لا يعمل سوى عدد محدود من الفرق على دمج مهامها قصيرة الأجل في المشروع الكامل. إن إدارة المشاريع بطريقة الشلال هي الأنسب للمشاريع ذات الخطط الممتدة والممتدة والجدول الزمني الواحد. إن استراتيجية إدارة المشاريع هذه غير مرنة نسبيًا مقارنة بأسلوب سكروم نظرًا لأنها مخططة بشكل خطي ولا يوصى بها بشدة للمشاريع القائمة على المعرفة. ولكنها مناسبة جدًا لتدفقات العمل المتكررة.
3. منهجيات Lean وSix Sigma
هذه منهجية لإدارة المشاريع تهدف إلى القضاء على إهدار الموارد والحد من العيوب الفنية، وبالتالي تحسين الأداء النهائي للفريق العامل على المشروع. وهي تجمع بين منهجية لين واستراتيجية سيكس سيجما. كانت المنهجية الأولى من بنات أفكار شركة صناعة السيارات اليابانية تويوتا، بهدف جعل عملية الإنتاج خالية من الأنشطة غير المضافة للقيمة. وهي تشير إلى ثمانية أنواع من النفايات تحت اختصار DOWNTIME أي العيوب، والإفراط في الإنتاج، والانتظار، والمواهب غير المستغلة، والنقل، والمخزون، والحركة، والمعالجة الإضافية.
إن لين يتعلق بأي طريقة أو مقياس أو أداة تساعد في تحديد هذا الهدر والقضاء عليه. وكان سيكس سيجما من عمل شركة الاتصالات موتورولا. واستناداً إلى نموذج كايزن الياباني، تسعى الاستراتيجية إلى تحسين عمليات التصنيع من خلال تحديد العيوب في تقنيات الإنتاج وإزالتها. وعلى هذا فإن الاثنين معاً يوجهان نحو تحسين العمليات التشغيلية للشركة، وهو ما قد يؤدي إلى خفض تكاليف الإنتاج وزيادة الإيرادات.
إن الحصول على تدريب PMP (محترف إدارة المشاريع) قد يمنحك ميزة على الأشخاص الذين لديهم معرفة ضئيلة أو معدومة بإدارة المشاريع. من ناحية أخرى، سيمنحك هذا التدريب/الشهادة معرفة بأفضل ممارسات الصناعة والخبرة اللازمة للتعامل مع التنفيذ السلس.
معوقات إدارة المشاريع
تُعرف الحدود التي يجب أن يعمل المشروع ضمنها باسم قيود المشروع. والقيود الستة المهمة للمشروع هي الوقت والتكلفة والنطاق والجودة والموارد والمخاطر. ويتعين على المديرين موازنة هذه القيود لتحقيق إنجاز ناجح للمشروع.
1. النطاق: تصف كلمة “نطاق المشروع” حجم المشروع من حيث مستوى التفاصيل والجودة والمخرجات. يحدد نطاق المشروع الوقت والمال اللازمين لتنفيذه؛ وبالتالي، يعتمد الوقت والمال عليه. تتطلب كل مرحلة من مراحل المشروع أن تكون على دراية بالتوسع في نطاق المشروع وأن تبذل جهدًا متضافرًا لوقفه. يمكنك تجنب التوسع في نطاق المشروع من خلال إنشاء خطط دقيقة للمشروع والحصول على موافقة أصحاب المصلحة قبل بدء الإنتاج.
2. الوقت: إن إدارة الوقت أمر بالغ الأهمية لنجاح المشروع، ولكل مرحلة من مراحل المشروع متطلبات زمنية مختلفة. وإذا حاولت إطالة الإطار الزمني للمشروع، فسوف تواجه مواعيد نهائية ممتدة، أو تغييرات في جدول الفريق، أو وقت تحضير أقل. وقد تؤدي عوامل الوقت التالية في مشروعك إلى فرض قيود:
الجدول الزمني الإجمالي للمشروع
ساعات عمل المشروع
مراحل المشروع المختلفة
3. الجودة: يتم قياس جودة مخرجات المشروع من خلال مدى تلبيتها لتوقعاتك الأولية. ولأن جودة المشروع هي المنتج النهائي لمشروعك، فإن كل قيد من قيود المشروع يؤثر عليه. ومع ذلك، فإن جودة المشروع يمكن أن تكون أيضًا قيدًا في حد ذاتها لأن بعض العوامل يمكن أن تؤثر على جودة المشروع والتي لا ترتبط بالضرورة بالميزانية أو الجدول الزمني أو الموارد أو المخاطر أو النطاق. فيما يلي بعض الأمثلة:
انقطاع الاتصالات
عدم كفاية القدرة على التصميم أو التطوير
هناك الكثير من التغييرات في المشروع.
4. التكلفة: تشمل قيود التكلفة الميزانية الإجمالية للمشروع وأي قيمة مالية ضرورية لمشروعك. قد تشمل تدابير خفض التكلفة تكلفة المشروع، ورواتب أعضاء الفريق، وتكاليف المعدات، وسعر المرافق، ونفقات التغيير غير المتوقعة، وما إلى ذلك.
5. المخاطر: تعتبر جميع الأحداث غير المتوقعة التي تؤثر على مشروعك مخاطر. ورغم أن معظم مخاطر المشروع خاطئة، إلا أن بعضها قد يكون جيدًا. على سبيل المثال، قد يتم الكشف عن تقنية جديدة بينما لا يزال مشروعك في طور التطوير. قد تستخدم هذه التقنية لإكمال مشروعك بشكل أسرع، ولكنها قد تؤدي أيضًا إلى زيادة المنافسة في السوق وخفض قيمة منتجك النهائي. يمكنك استخدام تكتيكات تحليل المخاطر وإدارتها لإبقاء مخاطر المشروع تحت السيطرة. قد تواجه المخاطر التالية:
الموارد المتوترة
أخطاء في التشغيل
الأداء غير الكافي
زحف النطاق
زيادة الاسعار
قيود الوقت
6. الموارد: نظرًا لأن هذه المشاريع تحتاج إلى المال، فإن الموارد مرتبطة ارتباطًا وثيقًا بحدود التكلفة في مشروعك. وبدون تخصيص الموارد الكافية، قد تتأثر جودة المشروع، كما قد تتأثر زيادات الميزانية وتأخيرات الإطار الزمني. ضع في اعتبارك الموارد التالية:
الناس
معدات
مرافق
برمجة
ولمنع هذا القيد من التأثير سلبًا على مجالات المشروع الأخرى، استخدم خطة إدارة الموارد لضمان توفر الموارد اللازمة لكل مكون من مكونات المشروع.
مراحل دورة حياة إدارة المشروع
يتم تقسيم المشروع بشكل عام إلى مراحل لتسهيل الإدارة. هذه المراحل هي:
1. البدء
إنها الإشارة الخضراء لبدء المشروع. سيخضع المشروع لدراسة جدوى لتوجيه غرضه وقراره. يتبع ذلك وثيقة بدء المشروع التي تحدد أهداف المشروع ونطاقه وحجمه وميزانيته وتنظيم الموارد البشرية والقيود والمخاطر المحتملة وأصحاب المصلحة وإطار عمل لإعداد التقارير وأخيرًا معايير التقييم والإغلاق.
2. التخطيط
لا يمكن لأي مشروع أن يحقق النجاح إلا إذا تم التخطيط له بعناية. ويتطلب التخطيط تحديد الأهداف ووضعها. وهناك طريقتان للتعامل مع هذه المرحلة: طريقة SMART (محددة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق وواقعية ومحددة في الوقت المناسب). وطريقة CLEAR (تعاونية ومحدودة وعاطفية وقابلة للتقدير وقابلة للإحالة). إن تحديد نطاق المشروع بشكل جيد ووضع خطة مشروع مدروسة ومطورة بشكل جيد وجدول تقسيم العمل هي أجزاء لا مفر منها من تخطيط المشروع. ولهذا، يجب أن يكون مدير المشروع مجهزًا تجهيزًا جيدًا للقيام بما يلي:
فهم الجداول الزمنية والتكاليف المعنية وتحديد الموارد اللازمة للتنفيذ.
تحديد الأدوار والمسؤوليات للمشروع.
تحديد معايير الجودة.
تعيين معالم للإشارة إلى بداية ونهاية المراحل.
ضمان وتنفيذ تدابير الأداء.
إنشاء نقاط تفتيش للتقدم.
تحديد المخاطر وتخصيص الموارد لحل المشكلات غير المتوقعة.
وتتطلب هذه المرحلة أيضًا تنفيذ خطة اتصال (للأطراف المعنية الخارجية) وخطة لإدارة المخاطر.
3. التنفيذ
تضمن هذه المرحلة تنفيذ خطة المشروع على النحو المتصور. يجب تنفيذ كل نشاط تم التخطيط له بأمانة لتحقيق النتائج المرجوة من المشروع.
4. المراقبة والتحكم
يرتبط هذا الأمر بالتنفيذ. فهو يتعامل مع القضايا اليومية، ويقيس ويقيم تقدم المشروع. وقد يستخدم مدير المشروع مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) لتتبع التقدم. والمؤشرات الملموسة هي الجدول الزمني والميزانية والمهام المكتملة ومعالجة القضايا.
5. الإغلاق
هذه هي المرحلة التي يكتمل فيها المشروع ويصبح جاهزًا للتسليم. وهذا يعني ربط كل النهايات غير المكتملة وإغلاق المشروع. ويتضمن ذلك خطوات مختلفة:
يتم تسليم النتيجة المرجوة للعميل.
يتم الإفراج رسميًا عن الموظفين والموارد المخصصة والمعينة.
يتم حفظ كافة مستندات المشروع أو تسليمها للشخص المعني.
تم إغلاق العقود أخيرًا.
تم الانتهاء من كافة الأنشطة ضمن المشروع.
يتم إعداد تقرير نهائي عن المشروع.
بعد الإغلاق، يتم فحص كل خطوة من خطوات المشروع وتحليل نجاحاتها وإخفاقاتها. بهذه الطريقة يتم تنفيذ دورة حياة إدارة المشروع بالكامل وتسليمها بنجاح.
ارتق بمسيرتك المهنية مع دورة PRINCE2 Foundation وكن خبيرًا في إدارة المشاريع! أتقن فن إدارة المشاريع بسهولة.
أنواع مديري المشاريع
إن فرص النمو للشركات ليست متجانسة. فكل فرصة فريدة من نوعها، ويمكن لاستراتيجية فريدة مصممة خصيصًا أن تمتلك رأس المال اللازم للتعامل معها. وفي إطار هذه الاستراتيجية، سوف يكون لدى القطاع الخاص بالتنفيذيين مديري مشاريع يتمتعون بصفات قيادية وإدارية مختلفة لمتابعة تنفيذ الاستراتيجية. وسوف تحتاج المنظمة إلى جميع أنواع مديري المشاريع الأربعة للاستفادة من فرص النمو المتاحة. وهؤلاء المديرون هم:
1. المنفذ
سيسعى مدير المشروع هذا إلى اغتنام فرص النمو التي تحافظ على الحدود التي حددتها استراتيجية عمل المنظمة. وقد تم إنشاء هذه الفرص أو تسليط الضوء عليها من خلال استراتيجيات النمو التي صاغها فريق التفكير في المنظمة. وقد تبين أن هذه الفرص تشكل لاعباً آمناً وتعمل بشكل جيد ضمن الهيكل المحدد للاستراتيجية الحالية. وعلى هذا النحو، فإنه يستخدم التوقعات الكمية لمنح نفسه القوة.
2. النبي
إن النبي هو عكس المنفذ. هذا النوع من مديري المشاريع يميل إلى المخاطرة لأنه يعتمد بشكل أكبر على رؤيته لفرص النمو بدلاً من الأدلة الكمية. إنهم لا يؤمنون بزراعة الفرص ضمن الحدود الاستراتيجية التي حددتها الخطة الكبرى للمنظمة. قد يتحدى هذا النوع من مديري المشاريع الاستراتيجيات القائمة ويسعى إلى الفرص التي يجب الانتباه إليها لتكون ضمن المعايير المحددة.
3. خبير
ولن يلتزم مديرو المشاريع من هذا النوع باستراتيجية النمو المقررة للأعمال التجارية، بل سيلتزمون بالأدلة الكمية لإقناع المنظمة بحججهم التجارية. وسوف يحشدون أعضاء المنظمة لدعمهم في سعيهم إلى نمو الأعمال التجارية من خلال الاستشهاد بأرقام جيدة ومتينة وموثوقة. وسوف يقنعونهم بأن تغيير الاستراتيجية هو نداء الساعة وأن استراتيجية النمو المدعومة بشكل جيد قد تكون الحل، على الرغم من أنها خارج خطة العمل الحالية.
4. مقامر
إن المقامر هو ذلك النوع من مديري المشاريع الذين يمارسون المراهنات. فهو يقنع أعضاء المنظمة بدعمه في خططه الرامية إلى استغلال فرص النمو التي تقع ضمن الحدود المحددة سلفاً للمنظمة. ولكنه لا يملك أدلة كمية تساعده. وربما تكون احتمالات نجاح استراتيجيته أفضل؛ بل وربما يتكبد خسائر في المقابل. ومع ذلك، يتعين على هؤلاء المقامرين تحديث استراتيجية النمو العتيقة للاستفادة من الفرص التي تم تجاهلها.
قد تحتاج أي منظمة إلى جميع أنواع مديري المشاريع الأربعة اعتمادًا على فرص النمو التي يمكن تحديدها. إن وجود نوع واحد فقط من المديرين قد يؤخر نمو المنظمة. تشير بيئة العمل الحالية إلى حاجة مدير المشروع إلى دفع المنظمة التجارية إلى الأمام.
إن الشخص الهادئ الذي لا يرغب في المخاطرة قد يحافظ على الوضع الراهن لسنوات ولكنه قد يقتل النمو في سعيه إلى السلامة. أما الشخص العدواني للغاية فقد يخاطر بكل شيء وينتهي به الأمر إلى تكبد خسائر لا يمكن تعويضها. لذا فإن الأمر يعتمد على الحاجة إلى الوقت لتحديد نوع مدير المشروع المطلوب في ظل الظروف.
أفضل المدن التي تقدم فيها SPOTO دورة تدريبية للحصول على شهادة إدارة المشاريع عبر الإنترنت
ما هي الـ 7Cs لإدارة المشاريع؟
هناك سبعة عناصر أساسية لإنجاح أي مشروع. ولابد من مراعاة هذه العناصر بشكل نشط أثناء عملية اتخاذ القرار. وهي:
1. العملاء
يتم التخطيط للمشروع مع وضع العملاء في الاعتبار. وبالتالي، فهم حجر الأساس للمشروع بأكمله. ولا يمكن تنفيذ ذلك إلا بمشاركة العميل. لذا، يجب على العميل المشاركة بنشاط في التخطيط ومراقبة كل مرحلة من مراحل المشروع. فهو يحدد احتياجات المشروع ويتحقق مما إذا كانت جميع المتطلبات قد تم الوفاء بها في وقت تسليم المشروع.
2. المنافسون
إن المنافسين هم اللاعبون الرئيسيون في التنفيذ الناجح للمشروع. وكثيراً ما يُنظَر إلى المنافس باعتباره صاحب مصلحة في المشروع. وإذا طرحت شركة منافسة منتجاً في السوق، فإن استقبالها واستجابتها له قد يغيران مسار المشروع. وفي بعض الأحيان قد يتم التخلي عن المشروع.
من المتوقع أن يبذل مديرو المشاريع جهودًا جادة للحصول على معلومات داخلية حول المشاريع المنافسة في الشركات المنافسة. وهناك جانب آخر من دور المنافس وهو التعلم من الدروس التي تم إنشاؤها نتيجة لاستراتيجياتهم التجارية. وقد تكون هذه الدروس إيجابية أو سلبية ولكنها تعمل كإرشادات لمديري المشاريع.
3. القدرات
هذه هي المهارات التي يجب أن يتمتع بها مدير المشروع للتخطيط للمشروع وتنفيذه وإغلاقه بنجاح. تنجم أهداف المشروع عن استراتيجيات العمل التي تحول الرؤية المجردة إلى حقيقة. لا يمكن أن تتحقق الحقيقة إلا إذا كان إطار عمل قدرة إدارة المشروع يوجه مدير المشروع إلى الاجتماع والتعامل مع مشروع معين.
4. التكلفة
إن إدارة تكاليف المشروع أمر ضروري للحفاظ على النفقات ضمن الميزانية المقررة. وتتلخص العملية برمتها في تقدير وتخصيص والتحكم في تكاليف المشروع. ويتم ذلك حتى لا يحدث في أي وقت أو مرحلة تجاوز للميزانية. ومع تقدم المشروع، يتم توثيق النفقات، ويتم طلب الموافقة. وعند الانتهاء، تتم مقارنة التكاليف المتوقعة والفعلية للرجوع إليها في المستقبل. ويمكن لكل مشروع أن يعمل بميزانية مفصلة.
5. القنوات
هذه هي قنوات الاتصال. هناك العديد من القنوات المطلوبة أو التي يجب وضعها في مكانها والتي تعتبر ضرورية لإدارة المشروع. سيتم تحديد ذلك في وقت تخصيص الموارد. مع كل عضو جديد ينضم إلى الفريق، ستكون هناك قناة جديدة. سيحدث تدفق المعلومات والتبادل والتقارير حول تقدم المشروع من خلال هذه القنوات. ستضمن هذه القنوات التواصل الفعال والعمل السلس للفريق بأكمله.
6. التواصل
يتطلب فريق الموارد العاملة في المشروع منهم البقاء على اتصال دائم مع بعضهم البعض. يجب أن يكون هناك تدفق مستمر للأفكار وتبادل المعلومات والتحديثات حول المعالم التي تم تحقيقها. يجب توصيل الوعي بالأهداف والتوقعات إلى كل فرد من أعضاء الفريق. تشمل أنواع الاتصال اللفظي وغير اللفظي والمكتوب. داخل المنظمة، عادةً ما يتم استخدام الاتصال اللفظي والمكتوب لإدارة المشروع.
7. التنسيق
يتعلق الأمر بإدارة المشروع بأكمله. فالأنشطة اليومية، والتواصل بين الأقسام، وتقييم الأداء، وتعيين المهام، ومراحل الجدولة، وأخيرًا، تخطيط الميزانية؛ كلها تندرج تحت بند التنسيق. ويحرص مدير المشروع على مزامنة الفريق بأكمله بحيث لا تخرج أي خطوة عن مسار التخطيط. وهذا يضمن الالتزام بالجداول الزمنية بأمانة، وأن المشروع يتقدم بشكل جيد ضمن الميزانية المحددة.
مثال على إدارة المشاريع
يمكن الاستشهاد بأمثلة على ذلك لتوضيح مفهوم إدارة المشاريع. يمكن أن تكون المشاريع متعلقة بتطوير البرمجيات، أو بناء جسر، أو مبنى. يمكن أن تكون تطبيقًا عبر الإنترنت للرعاية الصحية أو منصة عبر الإنترنت للتجارة الإلكترونية، أو جهود إغاثة لمنطقة تضررت من كارثة طبيعية، أو استراتيجية عمل لإطلاق منتج جديد في السوق.
أهمية إدارة المشاريع في عالم الأعمال اليوم
عندما تتم إدارة المشروع بطريقة منهجية، فإنه يصبح أداة قوية لنمو الأعمال. يتم تقسيم المشروع إلى أجزاء، ويتم العمل على كل مرحلة ومرحلة بأدق التفاصيل. بدءًا من الميزانية إلى توظيف الموارد، إلى تقييم المخاطر، والتواصل، والجداول الزمنية، وما إلى ذلك، يتم التخطيط لها. يسهل هذا التخطيط التفصيلي على أعضاء الفريق تنفيذ أهدافهم الفردية مع توفير الوقت في الأخطاء وسوء التواصل.
يمكن تعديل مسار المشروع حسب أخبار السوق دون حدوث الكثير من الانحرافات. ومع التخطيط لكل شيء، بما في ذلك العثرات المحتملة، فمن المرجح أن يتم إكمال المشروع بالشكل المطلوب. وأكثر من أي وقت مضى، تحتاج الشركات اليوم إلى ممارسات إدارة المشاريع.
الأدوار الوظيفية في إدارة المشاريع
1. مدير المشروع
أ. الدور: مدير المشروع مسؤول عن مشروع أو أكثر من مشاريع المنظمة. وفيما يلي بعض الأدوار التي يلعبها مدير المشروع في المشروع:
تخطيط وتطوير المشاريع
إنشاء فريق وقيادته
تحديد أهداف المشروع والجداول الزمنية ومراقبتها.
التعامل مع الأصول المالية
تقييم أداء المشروع والفريق
ب. الراتب: تتراوح رواتب مديري المشاريع من 55000 دولار إلى 175000 دولار، وفقًا لمعهد إدارة المشاريع. ويحصل معظم المديرين المبتدئين والمتوسطين على رواتب تتراوح بين 65000 دولار و91000 دولار سنويًا. وبطبيعة الحال، يحصل كبار مديري المشاريع على أعلى راتب سنوي.
2. مدير مشروع أول
أ. الدور: يتولى مدير المشروع الكبير تطوير وتبسيط وتنمية الروابط الأساسية مع أصحاب المصلحة في المشروع مع تعزيز عقلية موجهة نحو المستقبل والدفاع عن قيم المنظمة. بعض أدوار مدير المشروع الكبير هي:
إشراك أصحاب المصلحة الرئيسيين لتحديد أهداف المشروع والسلع المهمة التي يتعين تسليمها.
إنشاء مواصفات المشروع، والاتفاق على العناصر الأساسية لخطة المشروع، مثل نطاقه، وأنشطته الرئيسية، والمنتجات النهائية، واحتياجات الموارد، والمعالم، ومواعيد الاستحقاق.
استخدم خطط المشروع والجداول الزمنية لتتبعها