أهم 6 خصائص للمشروع لضمان النجاح

على مر السنين، ازداد عدد المقالات الثاقبة عبر الإنترنت، والتي تتعمق في الفروق الدقيقة لإدارة المشاريع الفعّالة. ومع ذلك، في الممارسة العملية، يجسد كل مشروع بطبيعته سمات أساسية معينة تتجلى على المستوى السطحي. تتجمع العديد من العناصر لتشكيل خصائص المشروع. وبالتالي، فمن المعقول أن نواجه باستمرار قراءات حول هذا الموضوع ومع ذلك نجد فجوات في الفهم الأساسي.
ومن ثم، فإن النهج الأكثر عملية يستلزم التعلم من المحترفين المخضرمين الذين يمتلكون رؤى مباشرة حول مختلف خصائص المشروع. وعلى هذا الأساس، أقدم لكم ستة جوانب “لا ينبغي تفويتها” للمشروع والتي تغطي بشكل شامل كل بند تقريبًا في قائمة السمات. وتعمل هذه الرؤى كدليل لا يقدر بثمن، حيث توفر منظورًا شاملاً وتزود مديري المشاريع الطموحين بالمعرفة اللازمة للتنقل بين تعقيدات تنفيذ المشروع بنجاح.
ما هي خصائص المشروع؟
لا تكون المشاريع فريدة من نوعها أبدًا. وبالتالي، فإن خصائص المشروع تختلف من حالة إلى أخرى. ومع ذلك، إذا كنت تبحث عن بعض الخصائص المشتركة لمشروع جيد، فمن المرجح أن تصادف المعايير التالية:
أهداف
عمر
المخاطر وعدم اليقين
التفرد
المرونة
يكلف
إن ترتيب هذه الأمور على المستوى الأساسي يمكن أن يضمن تحقيق الهدف في الوقت المناسب. كما أنه يضمن الاستخدام الأمثل للموارد والحد الأدنى من تكاليف المشروع، ويمكنك تقليل عدم اليقين المتضمن.
في الوقت الحاضر، أصبحت العديد من الدورات التدريبية الشهيرة في إدارة المشاريع متاحة للبيع عبر الإنترنت. يمكنك متابعة مهنة حسب الطلب في هذا المجال من خلال الحصول على التعليم المطلوب من محترفي إدارة المشاريع المدربين.
عند التسجيل للحصول على إحدى هذه الشهادات المعترف بها عالميًا، ستتعلم كيفية الاستفادة من خصائص المشروع وتصبح جزءًا من شبكة قوية. في النهاية، ستدرك أهمية تفسير خصائص المشروع في إدارة المشاريع.
لماذا تعتبر خصائص المشروع مهمة؟
إن فهم الخصائص الأساسية للمشروع يمكّن المديرين من تخصيص نهجهم نحو تحقيق الأهداف. وهذه بعض الأسباب التي تجعلك أنت أيضًا تعطي الأولوية لتحديد سمات أي برنامج:
يساعد في اختيار نهج إدارة المشروع المناسب
بفضل الفريق المناسب ومجموعة الأدوات المناسبة، تستطيع الشركة تحديد مجموعة الخصائص الصحيحة بنجاح. وهذا بدوره يساعد في اختيار مسار العمل الصحيح.
يسمح بإدارة المخاطر بشكل متفوق
إن المشاكل المحتملة سوف تظل قائمة مهما كانت جودة تخطيط مديري المشروع لتنفيذه. ومع ذلك، فإن المخاطر سوف تقل بشكل ملحوظ إذا كان المديرون قادرين على شرح خصائص المشروع دون الكثير من الاحتكاك.
يساعد على تقليل تعقيد المشروع
عندما يدرك صناع القرار جميع الخصائص الست للمشروع، فإنهم يستطيعون تحديد مدى تعقيد الوقت المطلوب. وهذا يساعدهم على توظيف الخبرات والمهارات المطلوبة لتلبية الأجندات بنجاح.
يجعل أهداف المشروع واضحة تمامًا
عندما يتم توثيق خصائص المشروع بشكل جيد، فإن ذلك يجعل عمل مديري المشروع أسهل بعشر مرات. حيث يمكنهم بسهولة تحديد نطاق المشروع وتخصيص الموارد اللازمة وفقًا للاحتياجات المحددة.
أهم خصائص المشروع
في هذا القسم، سوف تتعلم عن أهم خصائص المشروع وأمثلة في العالم الحقيقي:
أهداف
تتمتع جميع المشاريع بأهداف أو غايات محددة يتم تحديدها أثناء التخطيط لها. وترتبط هذه الأهداف بالوقت المقدر لإكمال المشروع، والإيرادات المستهدفة، وتحسين جودة العمل، وما إلى ذلك. ويتناسب نجاح المشروع بشكل مباشر مع تكرار تحقيق هذه الأهداف.
لذلك، عند حساب الخصائص الرئيسية للمشروع، لا ينبغي لك تجاهل جزء “الأهداف”. فهو يعطي حكمًا من وقت لآخر على ما إذا كان الفرد أو الفريق على المسار الصحيح.
فيما يلي مثال على هدف مشروع SMART:
“تهدف الإدارة إلى تحسين حركة المرور إلى صفحة مقصودة محددة بنسبة 25% خلال الشهرين المقبلين من خلال تنفيذ الاقتراحات المخصصة التي تقدمها أداة التسويق الجديدة.”
في السيناريو المذكور أعلاه، هناك الكثير من المعايير لمراقبة أداء المشروع على فترات منتظمة.
هل تتساءل أين يمكنك تعلم مهارات إدارة المشاريع بطريقة منظمة؟
اكتشف أفضل برنامج تدريبي للحصول على شهادة PRINCE2 والذي يتضمن 88 ساعة من وحدات التعلم ذاتية الوتيرة. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك تقييم مهاراتك طوال المنهج الدراسي دون دفع أي رسوم إضافية بمجرد التسجيل الآن.
عمر
على الرغم من النجاح غير المسبوق الذي حققته مجموعة من الخصائص التي تميز المشروع، فلا ينبغي تطبيق مجموعة محددة من القواعد إلى الأبد. فلابد أن يكون أي مشروع ناجح مرتبطًا بفترة زمنية محددة، ولابد أن تتحمل الفرق المشاركة مسؤوليات متنوعة للحفاظ على نفس مستوى الإنتاجية.
فيما يلي مثال يمكن تطبيقه على أرض الواقع من أجل فهم أفضل:
لنفترض أن وكالة التسويق الخاصة بك تلقت عرضًا لتشغيل حملات إعلانية لشركة تصنيع لمدة ستة أشهر. ومع ذلك، بعد تقسيم المهمة، يمكنك أن ترى أن هناك ثلاثة مجالات مميزة تحتاج إلى معالجتها بشكل منفصل بناءً على قائمة أولويات.
لذا، عليك تخصيص فريق للوحدات الثلاث المختلفة، وبعد ذلك سيعملون على الجزء الفرعي الأول خلال الأشهر الثلاثة الأولى. ويجب الوفاء بالمسؤوليات الثانية والثالثة خلال شهرين وشهر واحد على التوالي.
المخاطر وعدم اليقين
يعتمد تنفيذ المشروع بشكل كبير على التنبؤ. لذلك، يحتاج مديرو المشروعات دائمًا إلى الاهتمام بالعقبات المحتملة. ولهذا السبب، حتى قبل بدء العمل الحقيقي، يهدف مطورو المشاريع العظماء إلى تحديد المشروع بشكل مناسب. وأخيرًا، بناءً على البيانات المتاحة، يتم اتخاذ جميع التدابير ذات الصلة لتقليل عدم اليقين بشأن النتائج.
يرجى محاولة فهم العامل بالمثال التالي:
تقوم شركات الإنشاءات بشكل إلزامي بتقييم السيناريوهات التي قد تؤدي إلى تأخير المشروع أو تجاوز التكاليف قبل انطلاقها. بالنسبة لهم، قد تنشأ حالة من عدم اليقين من قضايا مثل اضطرابات سلسلة التوريد، وظروف التربة، ونقص العمالة، وما إلى ذلك. لذلك، يفضلون توظيف محترف لديه خبرة لا تقل عن 36 شهرًا في إدارة المخاطر المرتبطة والتعامل مع خصائص المشروع الحيوية.
يمكنك الارتقاء بشكل استراتيجي إلى هذا الدور من خلال إكمال تدريب PMP الذي يحظى بتقدير عالمي من SPOTO upGrad. فهو يوفر “خطة دراسة مضمونة لاجتياز الاختبار” وأكثر من 500 سؤال اختبار مميز وهو مزيج مثالي لاجتياز إطار اختبار PMP الموحد.
التفرد
في حين تحاول أغلب المصادر شرح خصائص المشروع، فإن هذه الاستشهادات تعمل في كثير من الأحيان على تعميم البرامج. وهذا خطأ فادح، لأن المشاريع لها سمات فريدة.
لا يوجد مشروعان متماثلان تمامًا، حتى لو كانت المنظمات الأم التي اتخذت المبادرات متشابهة. لقياس التفرد، ينظر مديرو المشاريع في المقام الأول إلى ميزات المشروع ومجال تطبيقه.
وهنا مثال سريع:
قام العديد من محللي لعبة الكريكيت في جميع أنحاء العالم، بهدف جذب جمهور عالمي، بتصميم منصات مثل Cricket World وCricwaves وCricket365 وما إلى ذلك. على الرغم من أن كل هذه المواقع الإلكترونية تقوم بنفس العمل في الأساس، أي تقديم تحليلات شاملة للأداء وتقديم ملفات تعريف غير تقليدية للاعبين، إلا أنها لا تزال مختلفة بشكل كبير من حيث التخصصات. يعزز هذا العامل تجربة المستخدم لجميع المشجعين.
المرونة
يجب أن يستوعب المشروع الناجح التغييرات التي تطرأ عليه أثناء التنفيذ. وتضفي هذه التغييرات نضارة على المشروع وتساعد في تلبية احتياجات المستخدم بشكل أكثر ديناميكية.
هل تعمل حاليًا في شركة مرموقة كمدير مشروع؟
إذا كانت الإجابة بنعم، وإذا واجهت تحديات بطريقة ما في إضفاء لمسة جديدة على إدارة المشاريع، ففكر في استكشاف شهادات إدارة المشاريع من SPOTO. هذه ليست مجرد محاضرات مسجلة مسبقًا تناقش خصائص المشروع على مستوى سطحي، بل هي شهادات معترف بها توفر لك جلسات مخصصة لتوضيح الشكوك.
يكلف
التكلفة ومدة الحياة هما خاصيتان أساسيتان للمشروع تسيران جنبًا إلى جنب. إذا كان من الضروري تقليص مدة الحياة، فإن تكلفة المشروع ترتفع. والسبب في ذلك ببساطة هو الحاجة إلى المزيد من الموارد لتحقيق الأهداف بشكل أسرع.
أدوات وتقنيات إدارة خصائص المشروع
تساعد أدوات وتقنيات إدارة المشاريع في توفير الوقت والمال. كما أنها توفر الأتمتة المستقبل الذي نحلم به جميعًا، بغض النظر عن القطاع.
فيما يلي بعض التقنيات الشائعة التي ستواجهها أثناء التدقيق في إدارة المشاريع في الجدول الزمني الحديث:
مخططات جانت
هيكل تقسيم العمل
لوحات كانبان
لوحات معلومات احترافية
مصفوفة المخاطر
إدارة المشاريع الرشيقة
PERT، الخ.
عند إتقان كل هذه المواضيع، يمكن لمدير المشروع أن يوجهه إلى العمل بشكل مستقل ومباشر بكفاءة. والأهم من ذلك، أنها تخفف من العمل الشاق المطلوب لكل نشاط.
خاتمة
لم يكن البدء في مهنة مرموقة كمحترف إدارة مشاريع أكثر سهولة من أي وقت مضى، وذلك بفضل توافر المرشدين الذين يتمتعون بخبرة واسعة في الصناعة. يوصى بشدة ببدء رحلتك من خلال التعرف على الخصائص الأساسية للمشروع من خلال الموارد عبر الإنترنت. بعد ذلك، يمكنك الانتقال إلى دور في القطاع الذي تريده، والاستفادة من معرفتك المكتسبة حديثًا. لتعزيز خبرتك بشكل أكبر، فكر في رفع مستوى المهارات من خلال منصة مرموقة مثل SPOTO upGrad.
تعدك الرحلة معنا بأن تكون مثيرة حقًا، حيث توفر لك الفرصة لإتقان جميع مجموعات المهارات اللازمة دون عناء. وبفضل إرشادات المحترفين المخضرمين والوصول إلى الموارد التعليمية من الدرجة الأولى، يمكنك التنقل عبر تعقيدات إدارة المشاريع بثقة وكفاءة، مما يمهد الطريق لمسار مهني ناجح ومُرضٍ.