كيفية تحديد مخاطر المشروع في إدارة المشاريع؟

في حين أن تحديد المخاطر في أي مشروع أمر ضروري، إلا أنه قد يكون صعبًا. في نهاية المطاف، ما هي الأمور الضرورية للتأكد من سير المشروع على ما يرام؟ يبدأ الأمر بمعرفة ما قد يحدث خطأ في مشروعك المحدد، من التحديات الداخلية إلى التهديدات الخارجية. يتضمن النهج المنظم توثيق المخاطر بتنسيق متسق، وتوظيف مجموعة متنوعة من أدوات وتقنيات التعريف، وإشراك أصحاب المصلحة للحصول على منظور شامل، وكل ذلك يمكن إتقانه من خلال التدريب الشامل على إدارة المشاريع والحصول على شهادة. سيساعدك هذا في تحديد المخاطر داخل المشروع، حتى تلك التي قد لا تكون واضحة. إنه شيء تستمر في القيام به طوال المشروع لضمان بقاء كل شيء على المسار الصحيح.
ما هي مخاطر المشروع؟
المخاطر في المشروع هي أحداث أو ظروف غير مؤكدة، وإذا حدثت، يمكن أن تؤثر بشكل إيجابي أو سلبي على أهداف المشروع. وتغطي هذه الأحداث، التي تمت مناقشتها على نطاق أوسع في دورة إدارة المشروعات عبر الإنترنت، العديد من الجوانب التي يمكن أن تغير توقيت المشروع أو أمواله أو جودته أو ما يفترض أن يفعله. يتضمن تحديد المخاطر في المشاريع معرفة ما قد يحدث خطأ أو صوابًا مما قد يؤثر على المشروع. عندما تتمكن من اكتشاف المخاطر في وقت مبكر، يمكن لمديري المشاريع والفرق التخطيط مقدمًا والاستعداد لأي شيء. إن معرفة مخاطر المشروع جيدًا أمر مهم لإدارتها وضمان استراتيجيات أفضل للاستعداد والاستجابة من جانب الفريق.
متى يتم تحديد المخاطر في المشروع؟
إن تحديد المخاطر في أي مشروع أمر ضروري، ويجب أن يبدأ ذلك منذ البداية ويستمر حتى الانتهاء من المشروع. إن تحديد المخاطر في وقت مبكر، حتى عند التخطيط للمشروع، يتيح لك التوصل إلى استراتيجية لإدارتها واتخاذ الإجراءات في وقت مبكر. ومع تقدم المشروع، قد تظهر مخاطر جديدة، وقد تتغير المخاطر التي وجدتها من قبل أو لا تشكل مشكلة بعد الآن.
لذا، فإن اكتشاف المخاطر ليس شيئًا تفعله مرة واحدة بل هو شيء تفعله طوال الوقت. تحتاج إلى المراجعة والتحديث بانتظام للتأكد من أن خطة إدارة المخاطر تعمل بشكل جيد وتتناسب مع متطلبات المشروع. تضمن جلسات تحديد المخاطر المجدولة بانتظام، بما يتماشى مع معالم المشروع أو التغييرات المهمة، إدارة المخاطر بشكل فعال وأن المشروع يظل على المسار الصحيح نحو أهدافه.
كيفية التعرف فعليا على مخاطر المشروع؟
إن تحديد مخاطر المشروع يعد خطوة أساسية لضمان نجاح أي مشروع. دعونا الآن نلقي نظرة على الخطوات اللازمة لتحديد المخاطر داخل المشروع.
كتب إلكترونية مجانية في الإدارة
1. تحديد مخاطر المشروع
كما ذكرنا سابقًا، يشمل تحديد مخاطر المشروع تحديد أي حدث أو حالة محتملة يمكن أن تؤثر بشكل إيجابي أو سلبي على أهداف المشروع. ويسلط هذا التعريف الضوء على الطبيعة المزدوجة للمخاطر، حيث تشمل التهديدات والفرص، مما يغير بشكل أساسي نطاق المشروع وجدوله الزمني وتكلفته وجودته إذا تحقق.
عدم اليقين: إن المخاطر مرتبطة بطبيعتها بعدم اليقين. ومن الأهمية بمكان أن نفهم أن المخاطر هي أحداث أو ظروف مستقبلية محتملة قد لا تحدث بالضرورة. ويتضمن تحديد المخاطر التنبؤ بهذه الشكوك والاستعداد لها لتقليل التأثيرات السلبية والاستفادة من التأثيرات الإيجابية.
التأثير على الأهداف: تؤثر المخاطر بشكل مباشر على أهداف المشروع. سواء كان ذلك تأخيرًا في جدول المشروع، أو تجاوزًا للتكاليف، أو انخفاضًا في الجودة، فإن إدراك المخاطر يمكن أن يعرقل المشروع عن النتائج المقصودة. يساعد تحديد المخاطر في وقت مبكر في وضع استراتيجيات لحماية أهداف المشروع وتحقيقها.
2. اكتب المخاطر بتنسيق متسق
يضمن التنسيق المتسق لتوثيق المخاطر الوضوح وسهولة الفهم والرؤية القابلة للتنفيذ لاستراتيجيات التخفيف من المخاطر. يتضمن هذا التنسيق عادةً وصفًا للمخاطر واحتمالية حدوثها وتأثيرها واستراتيجيات التخفيف المحتملة.
أوصاف واضحة وموجزة: يجب وصف كل خطر بوضوح وموجز، مما يسمح لأعضاء الفريق وأصحاب المصلحة بفهم الخطر دون غموض. يجب أن يتضمن ذلك ماهية الخطر، ولماذا يشكل مصدر قلق، وكيف قد يؤثر على المشروع.
مقاييس المخاطر الموحدة: إن اعتماد مقاييس موحدة لتقييم احتمالية وتأثير المخاطر يعزز الفهم الموحد بين فريق المشروع. ويمكن أن يشمل ذلك مقياسًا رقميًا (على سبيل المثال، من 1 إلى 5) أو أوصافًا نوعية (على سبيل المثال، منخفضة، ومتوسطة، وعالية) لقياس معايير المخاطر، مما يسهل تحديد الأولويات والإدارة.
3. استخدم مجموعة متنوعة من أدوات وتقنيات تحديد المخاطر
إن الاستفادة من الأدوات والتقنيات المتنوعة لتحديد المخاطر في مشروع ما يمكن أن يؤدي إلى اكتشاف مجموعة أوسع من المخاطر المحتملة، والتي تتراوح من الواضحة إلى الدقيقة ومن العوامل الداخلية إلى الخارجية التي تؤثر على المشروع.
جلسات العصف الذهني: إن إجراء جلسات العصف الذهني مع فريق المشروع وأصحاب المصلحة من شأنه أن يؤدي إلى توليد مجموعة واسعة من المخاطر بناءً على وجهات نظر وخبرات مختلفة. ويشجع هذا النهج التعاوني التواصل المفتوح والتفكير الإبداعي عند تحديد مخاطر المشروع وإدارتها.
تحليل نقاط القوة والضعف والفرص والتهديدات (SWOT): يساعد استخدام تحليل نقاط القوة والضعف والفرص والتهديدات في تحديد العوامل الداخلية والخارجية التي قد تشكل مخاطر على المشروع. تسلط نقاط القوة والفرص الضوء على مجالات المخاطر الإيجابية المحتملة، في حين تركز نقاط الضعف والتهديدات على عوامل الخطر السلبية.
4. إشراك أصحاب المصلحة المناسبين لتحديد مخاطر المشروع
إن إشراك مجموعة متنوعة من أصحاب المصلحة في عملية تحديد المخاطر يضمن فهمًا شاملاً للمخاطر المحتملة من زوايا مختلفة، بما في ذلك العملاء وأعضاء فريق المشروع والموردين وشركاء المشروع الآخرين.
وجهات نظر متنوعة: إن إشراك أصحاب المصلحة من مختلف الخلفيات والأدوار في المشروع يوفر رؤية متعددة الأوجه للمخاطر المحتملة. ويمكن لكل مجموعة من أصحاب المصلحة تحديد المخاطر الخاصة بخبراتهم وتجاربهم، مما يؤدي إلى عملية تحديد المخاطر بشكل أكثر شمولاً.
المشاركة المستمرة: يجب أن تكون مشاركة أصحاب المصلحة في تحديد المخاطر مستمرة، وليس فقط منذ بداية المشروع. ومع تطور المشروع، قد تظهر مخاطر جديدة، ومن الأهمية بمكان أن تكون مشاركة أصحاب المصلحة المستمرة ضرورية لتحديد هذه المخاطر ومعالجتها على الفور.
5. انظر إلى ما هو أبعد من المخاطر الواضحة
في حين أن بعض المخاطر واضحة ويمكن التنبؤ بها، فإن البعض الآخر قد يكون أقل وضوحًا ويتطلب تحليلًا أعمق لتحديده. يتطلب النظر إلى ما هو أبعد من الواضح النظر في المخاطر الثانوية والتأثيرات طويلة الأجل والمخاطر المترابطة التي قد لا تكون واضحة على الفور.
المخاطر الثانوية: إن تحديد المخاطر الأولية ما هو إلا الخطوة الأولى. ومن المهم أيضًا مراعاة المخاطر الثانوية، وهي المخاطر التي تنشأ كنتيجة مباشرة لتنفيذ الاستجابة للمخاطر. ومن الأمثلة على تحديد المخاطر بنجاح مراعاة الجوانب الأصغر التي قد يكون لها تأثيرات كبيرة على المشروع.
المخاطر المترابطة: تترابط العديد من المخاطر، حيث أن حدوث أحد المخاطر قد يؤدي إلى حدوث مخاطر أخرى. إن فهم هذه العلاقات أمر بالغ الأهمية في إنشاء خطة شاملة لإدارة المخاطر لا تعالج المخاطر المنعزلة فحسب، بل تعالج أيضًا ردود أفعالها المتسلسلة المحتملة.
6. قم برصد مخاطر مشروعك
إن تسجيل مخاطر المشروع وتوثيقها بشكل فعال أمر بالغ الأهمية لإدارة المخاطر. ولا يقتصر هذا على تحديد المخاطر في المشروع فحسب، بل يشمل أيضًا تسجيلها في سجل مخاطر أو قاعدة بيانات تتبع وصف المخاطر وتحليلها واستراتيجيات الاستجابة لها.
سجل المخاطر: يعد استخدام سجل المخاطر من أكثر الطرق فعالية لتحديد المخاطر في أي مشروع. ويُعد سجل المخاطر أداة أساسية لتسجيل جميع المخاطر التي تم تحديدها، بما في ذلك تقييمها وخطط التخفيف منها أو استغلالها. ويجب أن يكون سجل المخاطر وثيقة حية، يتم تحديثها بانتظام مع تحديد مخاطر جديدة ومع تغير مشهد المشروع.
إمكانية الوصول والتواصل: إن ضمان إمكانية الوصول إلى سجل المخاطر لجميع أعضاء فريق المشروع وأصحاب المصلحة يسهل الشفافية والفهم الجماعي لمخاطر المشروع. يساعد التواصل المنتظم بشأن التحديثات والتغييرات في ملف المخاطر في الحفاظ على انسجام الفريق واستعداده لأحداث المخاطر المحتملة.
إن عملية تحديد مخاطر المشروع بالغة الأهمية وتتطلب نهجًا منهجيًا وشاملًا. ومن خلال فهم طبيعة المخاطر، والاستفادة من أدوات تحديد المخاطر المختلفة، وإشراك أصحاب المصلحة، والنظر إلى ما هو أبعد من الواضح، والتقاط المخاطر بشكل فعال، يمكن لفرق المشروع الاستعداد بشكل أفضل للتخفيف من آثار عدم اليقين على نتائج المشروع. لكي تصبح مدير مشروع ناجحًا، قم بالتسجيل في دورة تدريبية PRINCE2 لتتعلم كيفية تحديد المخاطر.
خاتمة
وفي الختام، فإن تحديد المخاطر في أي مشروع يشكل عنصراً حيوياً من عناصر إدارة المشروع ولا يمكن إغفاله. إنها عملية متعددة الأوجه تتطلب الاهتمام بالتفاصيل والتفكير الاستباقي والتعاون بين جميع أصحاب المصلحة في المشروع. ويمكن لفرق المشروع أن تعزز بشكل كبير استراتيجيات إدارة المخاطر الخاصة بها من خلال تحديد مخاطر المشروع بوضوح، واستخدام تنسيقات متسقة للتوثيق، وتوظيف مجموعة متنوعة من أدوات وتقنيات التعريف، وإشراك مجموعة واسعة من أصحاب المصلحة، والنظر إلى ما هو أبعد من المخاطر الواضحة، والتقاط جميع المخاطر المحددة بدقة.
في الأساس، لا يعد تحديد المخاطر في أي مشروع بدقة وكفاءة مجرد إجراء وقائي؛ بل إنه ميزة استراتيجية تمكن فرق المشروع من التعامل مع تعقيدات المشاريع الحديثة بمرونة واستشراف للمستقبل. وعلى هذا فإن إتقان فن وعلم تحديد المخاطر، بمساعدة دورات مثل تدريب إدارة المشاريع من SPOTO، أمر لا غنى عنه لأي شخص يطمح إلى التفوق في إدارة المشاريع.