ما هو نشاط المشروع في إدارة المشاريع؟

تتضمن إدارة المشاريع نهجًا منهجيًا للتخطيط وتنفيذ ومراقبة المهام والأنشطة المطلوبة لتحقيق أهداف وغايات المشروع المحددة. لإكمال مشروع بنجاح، من الضروري فهم المكونات والمراحل المختلفة المشاركة في دورة حياة المشروع. أحد الجوانب الرئيسية لإدارة المشاريع هي أنشطة المشروع، والتي تشير إلى المهام والإجراءات المحددة التي يجب إكمالها من أجل تحقيق أهداف المشروع.
يمكن أن تختلف أنشطة المشروع حسب طبيعة المشروع ونطاقه، والإدارة الفعّالة لهذه الأنشطة أمر بالغ الأهمية لضمان نتائج ناجحة للمشروع. في هذه المقالة، سوف نستكشف ماهية أنشطة المشروع وأهميتها في إدارة المشروع وكيفية التخطيط لها وإدارتها طوال دورة حياة المشروع. بالنظر إلى أفضل دورة تدريبية عبر الإنترنت لإدارة المشاريع، فإن تعريف أنشطة المشروع يتضمن تقسيم نطاق المشروع إلى مهام أو أنشطة أصغر يمكن إدارتها. انضم إلى هذه الدورة التدريبية عبر الإنترنت واحصل على تدريب من خبراء الصناعة وقُد فرق المشروع إلى النجاح.
ما هي أنشطة المشروع؟
تتعلق أنشطة المشروع بتنفيذ مهام وإجراءات وعمليات محددة تتم داخل المشروع لتحقيق أهداف معينة. وقد تتضمن أنشطة المشروع بعض الإجراءات التي قد تساهم في إتمام المشروع بنجاح مثل التصميم والتطوير والاختبار والتخطيط والمراقبة والتنفيذ.
إن الإدارة الفعّالة لأنشطة المشروع أمر بالغ الأهمية لنجاح المشروع. ويتعين على مديري المشروع التخطيط لأنشطة المشروع وتنفيذها ومراقبتها بعناية لضمان إكمالها في الوقت المحدد، وفي حدود الميزانية، وبمعايير الجودة المطلوبة. ويتعين عليهم أيضًا التأكد من تسلسل الأنشطة وتنسيقها بشكل صحيح لتجنب التأخير أو إعادة العمل أو التعارضات.
كيفية تعريف أنشطة المشروع؟
يوضح مخطط إدارة المشروع أن أنشطة المشروع هي الإجراءات المحددة المطلوبة لتحقيق نجاح المشروع. وهي تتكون من مهام ومهام فرعية، والتي تشكل معًا مرحلة من مراحل المشروع. يمكن أن يختلف حجم أنشطة المشروع بشكل كبير، من شيء بسيط مثل إرسال بريد إلكتروني إلى مهام أكبر بكثير مثل بناء نموذج أولي أو إجراء اختبار للمستخدم. وبغض النظر عن حجمها، فإن كل نشاط يتطلب اهتمامًا وتخطيطًا دقيقين.
لتحديد أنشطة المشروع، ستقوم بتقسيمها إلى مهام فردية وتعريفات نطاق. بمجرد تحديد المهام، سيتم ترتيبها ومراجعتها من قبل أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين. أخيرًا، سيتتبع مدير المشروع تقدم كل نشاط أثناء بدء المشروع وخلال المشروع.
أمثلة على أنشطة المشروع
1. الأقسام
القسم هو أحد الأمثلة على عملية تخطيط تسويق المحتوى. في هذا، يتم إنشاء الفكرة أولاً وعرضها على الفريق. إذا أعجبت الفكرة الفريق، فسوف ينتقل إلى الخطوة التالية قسم الإنتاج. من قسم الإنتاج، سينتقل الإجراء إلى عملية “قيد المراجعة” ثم إلى قسم التحقق من النشاط الكامل. يتألف القسم من أربع مراحل: “الفكرة”، “التطوير”، “قيد المراجعة”، و”الموافقة عليها”؛ بهذا الترتيب، يتم نقل المهام.
2. المعالم الرئيسية
في هذا المشروع يوجد إجمالي 16 مهمة، تندرج تحت بعض الأقسام المحددة وتُعرف هذه الأقسام باسم المعالم. وهذا يعني أيضًا أنه إذا كنت تريد إكمال أول معلم، فيجب عليك إكمال جميع المهام الثلاث الموجودة في “مرحلة التخطيط” للمعلم. هذه المعالم هي نشاط المشروع. في هذا المثال، تتضمن كل معلم بعض المهام وبمجرد إكمال هذه المهام، يمكنك الانتقال إلى المرحلة التالية. أيضًا، لكل معلم تاريخ نهاية وتاريخ بداية، ويجب إكمال النشاط في الموعد النهائي المحدد.
3. المهام الفرعية
يُعد قائد البرنامج أداة متعددة الاستخدامات تجمع بين برامج إدارة المهام وبرامج إدارة علاقات العملاء وتخطيط البرامج لتعزيز قدراتك التنظيمية. ومن بين ميزاته العديدة، يسمح لك قائد البرنامج بإضافة مهام فرعية إلى مهامك الأساسية، مما يسهل تقسيم المشاريع المعقدة إلى خطوات قابلة للإدارة.
لنفترض أن هدفك الأساسي هو تطوير إعلان تلفزيوني. في هذه الحالة، ستحتاج إلى إكمال العديد من المهام الفرعية، مثل العثور على وكالة وإنشاء ميزانية. فقط من خلال إكمال هذه المهام الفرعية يمكنك تحقيق هدفك الأساسي. بعبارة أخرى، المهام الفرعية هي الإجراءات الضرورية التي تمكنك من تحقيق هدفك الأساسي.
لضمان إتمام أي مهمة بنجاح، من الضروري تحديد جميع الإجراءات المطلوبة لإنجازها. بمجرد التخطيط لجميع الإجراءات الضرورية، حان الوقت لتنظيمها في تسلسل منطقي. بهذه الطريقة، يمكنك التأكد من إتمام كل خطوة بالترتيب الصحيح.
إن تتبع وإدارة تقدمك أمر ضروري أيضًا. يمكنك استخدام مخططات الشبكة أو مخططات جانت التعاونية لمراقبة تقدم مشروعك. تستخدم هذه المخططات أشرطة أفقية لإظهار مدة كل نشاط، مما يجعل من الأسهل تصور تقدمك. في النهاية، يعتمد اختيار الأداة على الرؤية الاستراتيجية لمشروعك.
كيفية التخطيط وجدولة أنشطة المشروع؟
1. قم بتعيين الأنشطة
الخطوة الأولى في هذا الصدد هي تحديد عدد المهام والإجراءات المطلوبة. ويتم تيسير ذلك من خلال بيان مخرجات المشروع، والذي يوفر المدخلات لهذه العملية. وبمجرد تحديد جميع الأنشطة والإجراءات الضرورية، يمكن دمجها في جدول المشروع.
لتبسيط هذه العملية للمشاريع المستقبلية، يُنصح بحفظ جدول المشروع كقالب قبل تكليف المهمة. يُنصح بإجراء اجتماع مع أصحاب المصلحة لتحديد المعالم ووضعها بدقة. إن تحديد المعالم القابلة للتحقيق يمكن أن يساعد الفريق على الشعور بأنهم يحرزون تقدمًا في المشروع.
2. تحديد العلاقات
لإنشاء خطة مشروع مناسبة وإقامة روابط بين الأنشطة والإجراءات، من الضروري الرجوع إلى قائمة الأنشطة والمعالم وبيان النتائج المتوقعة للمشروع. وتتضمن الخطوة الثانية تحديد التبعيات بين الأنشطة والإجراءات.
يمكن تصنيف هذه التبعيات على أنها داخلية أو خارجية. على سبيل المثال، إذا كان بدء المهمة 2 مشروطًا بإكمال المهمة 1، فإن المهمة 2 تعتمد داخليًا على المهمة 1. وعلى النقيض من ذلك، إذا كانت المهمة تتطلب موارد خارجية أو مدخلات من شخص خارجي، فإنها تعتمد خارجيًا.
على سبيل المثال، إذا كان من الضروري التقاط صور جوية لمبنى العميل، ولكن الطائرة بدون طيار لم تصل بعد، فلا يمكن تنفيذ المهمة. ويؤكد وجود هذه التبعيات على أهمية كل مهمة ودورها في المشروع الإجمالي.
3. تقدير الموارد
في هذه الخطوة، يتركز التركيز الأساسي على تقسيم الموارد المطلوبة لإكمال المهام والأنشطة التي تم الانتهاء منها. بمجرد تحديد الأنشطة والمهام والتبعيات، تكون الخطوة التالية هي الحصول على الموارد اللازمة لتنفيذ الإجراءات.
من المهم إنشاء قائمة شاملة بكل الموارد الداخلية والخارجية التي ستكون مطلوبة بناءً على نطاق المشروع وأنشطته. يُنصح بطلب المشورة من الخبراء مثل استخدام التدريب المعتمد من PRINCE2 أثناء عملية إعداد قائمة الموارد، كما يجب أيضًا النظر في التحليل البديل لتتبع الميزانية.
ما هي أساسيات المشروع الرئيسي؟
يعد التخطيط لأنشطة المشروع وتحديد جدولها جانبًا أساسيًا من جوانب إدارة المشروع. فيما يلي بعض الخطوات لمساعدتك في التخطيط لأنشطة المشروع وتحديد جدولها عند القيام بإعداد PMP عبر الإنترنت بشكل فعال:
تحديد نطاق المشروع وأهدافه: الخطوة الأولى هي تحديد نطاق المشروع وأهدافه. سيساعدك هذا في تحديد المهام والأنشطة المطلوبة لتحقيق أهداف المشروع.
تقسيم المشروع إلى مهام قابلة للإدارة: تقسيم المشروع إلى مهام أصغر قابلة للإدارة يمكن إنجازها في إطار زمني محدد. تعيين كل مهمة لعضو مسؤول في الفريق.
تقدير الوقت والموارد المطلوبة: قم بتقدير مقدار الوقت والموارد اللازمة لإكمال كل مهمة. استخدم البيانات التاريخية أو آراء الخبراء أو معايير الصناعة لتقدير مدة كل مهمة.
تحديد الترابطات بين المهام: حدد المهام التي يجب إكمالها قبل أن تبدأ المهام الأخرى. سيساعدك هذا في إنشاء تسلسل منطقي للمهام من شأنه أن يقلل من التأخير ويضمن إكمال المشروع في الوقت المحدد.
قم بتطوير جدول زمني للمشروع: بمجرد تحديد المهام وتقدير الوقت والموارد اللازمة وتحديد تبعيات المهام، يمكنك تطوير جدول زمني للمشروع. استخدم مخطط جانت أو برنامج إدارة المشروع لإنشاء تمثيل مرئي لجدول المشروع.
مراجعة وتعديل جدول المشروع: قم بمراجعة جدول المشروع بانتظام للتأكد من أنه يسير على المسار الصحيح. قم بتعديل الجدول حسب الحاجة لاستيعاب التغييرات في نطاق المشروع أو الجدول الزمني أو توفر الموارد.
التواصل بشأن جدول المشروع: قم بمشاركة جدول المشروع مع جميع أصحاب المصلحة، بما في ذلك أعضاء الفريق والعملاء والموردين. سيساعد هذا في ضمان أن الجميع على نفس الصفحة ويعرفون ما هو متوقع منهم.
الفرق بين الأنشطة المتعلقة بالمشروع وغير المتعلقة بالمشروع
طرق التخطيط للأنشطة الشائعة
هناك ثلاث طرق شائعة لتحديد نطاق المشروع، وهي كما يلي:
1. طريقة الشلال
تُعد هذه الطريقة واحدة من أكثر الطرق التقليدية لإدارة المشاريع. وهي طريقة خطية وتتضمن إكمال مراحل أخرى مختلفة من المشروع. والمراحل الأكثر شيوعًا هي:
بدء المشروع
تخطيط
التنفيذ أو التنفيذ
المراقبة أو التحكم
إنهاء
تعتبر هذه الطريقة مثالية للمشاريع التي لها متطلبات واضحة حيث تكون التغييرات مستهلكة للوقت ومكلفة للتنفيذ.
2. طريقة سكروم
هذه الطريقة مرنة ومنفتحة على التغذية الراجعة والتكيف المستمر. وهذا أحد الأسباب التي تجعل هذه الطريقة مثالية للمشاريع التي تحتاج إلى تغييرات. تعتمد طريقة scrum على العدو السريع؛ العدو السريع هو الفترة الزمنية المحددة التي يتعين على الفريق خلالها إكمال مهمة محددة. في نهاية العدو السريع، يطلع الفريق بعد ذلك على تقدمهم لتصحيح مجالات التحسين.
3. الطريقة الهجينة
إن الأسلوب الهجين هو مزيج من أسلوب الشلال وأسلوب سكروم؛ وهو مصمم للاستفادة من أفضل ما في كل جانب ودمجهما معًا. وعادةً ما تستخدم هذه الطريقة في المشاريع الكبيرة التي تحتاج إلى مستوى عالٍ من المرونة. ويبدأ بمرحلة التخطيط للشلال وبمجرد أن يصبح الهيكل جاهزًا، يتحول الفريق إلى أسلوب سكروم لإكمال المهمة.
خلال مرحلة تخطيط المشروع، من الضروري تحديد جميع الأنشطة والإجراءات المرتبطة بها بوضوح لضمان إتمام المشروع بنجاح. وبمجرد تحديد هذه الأنشطة والإجراءات، يجب ترتيبها بشكل مناسب.
يتيح هذا التسلسل إمكانية تتبع المشروع وإدارته بكفاءة، عادةً من خلال مخطط شبكة الأنشطة أو مخطط جانت التعاوني. تمثل هذه المساعدات البصرية جميع الأنشطة والإجراءات باستخدام أشرطة أفقية للإشارة إلى طولها ومدتها. يمكنك معرفة المزيد عن مثل هذه الأمثلة في أفضل دورة تدريبية عبر الإنترنت لإدارة المشاريع من SPOTO، حيث ستتعرف على تفاصيل إدارة المشاريع والعديد من الأشياء الأخرى.
خاتمة
أنشطة المشروع هي المهام والإجراءات المحددة التي يجب إكمالها من أجل تحقيق أهداف المشروع. وهي عنصر أساسي في إدارة المشروع وتتطلب التخطيط والتنسيق والمراقبة الفعالة طوال دورة حياة المشروع. من خلال فهم طبيعة ونطاق أنشطة المشروع، يمكن لمديري المشاريع وضع خطط وجداول زمنية شاملة للمشروع تضمن إكمال أهداف المشروع في الوقت المناسب. بشكل عام، يعد الفهم الواضح لأنشطة المشروع وإدارتها أمرًا بالغ الأهمية لنجاح تنفيذ المشروع وتحقيق أهداف المشروع.
الأسئلة الشائعة
1. ما هي الأنشطة الخمسة المشتركة للمشروع؟
قد تختلف الأنشطة المحددة للمشروع التي يجب إكمالها وفقًا لطبيعة المشروع ونطاقه. ومع ذلك، إليك خمسة أنشطة مشتركة للمشروع تشارك فيها عادةً معظم المشاريع:
بدء المشروع
تخطيط المشروع
تنفيذ المشروع
مراقبة المشروع والتحكم فيه
إغلاق المشروع
ومن خلال تنفيذ هذه الأنشطة المشتركة للمشروع بشكل فعال، يمكن لمديري المشاريع زيادة فرص تسليم المشاريع في الوقت المحدد، وفي حدود الميزانية، وبما يرضي أصحاب المصلحة.
2. حدد بإيجاز خصائص أنشطة المشروع
أنشطة المشروع هي مهام وإجراءات محددة يجب إكمالها لتحقيق أهداف المشروع. وفيما يلي بعض خصائص أنشطة المشروع:
مرتبطة بفترة زمنية: أنشطة المشروع لها تواريخ بداية ونهاية محددة، ويجب إكمالها في إطار زمني معين لتحقيق أهداف المشروع.
مترابطة: أنشطة المشروع مترابطة، بمعنى أن إكمال نشاط واحد قد يعتمد على إكمال نشاط آخر.
فريدة من نوعها: أنشطة المشروع فريدة من نوعها، وهذا يعني أنها ليست متكررة وتتطلب تخطيطًا وتنفيذًا ومراقبة محددة.
قابلة للقياس: يجب أن تكون أنشطة المشروع قابلة للقياس، وهذا يعني أنه يجب أن يكون هناك مخرجات أو نتائج محددة مرتبطة بكل نشاط.
3. ما هي أمثلة أنشطة المشروع؟
يمكن أن تختلف أنشطة المشروع بشكل كبير اعتمادًا على نوع المشروع ونطاقه، ولكن فيما يلي بعض الأمثلة الشائعة:
أنشطة التخطيط
أنشطة التصميم
أنشطة التنمية
أنشطة الاختبار