أهمية إدارة إنتاجية المشروع

ترتبط الإنتاجية في إدارة المشاريع ارتباطًا وثيقًا بالكفاءة والفعالية. تعني الكفاءة القيام بأي عمل على أفضل وجه دون إهدار الطاقة أو الوقت. في الوقت نفسه، تعني الفعالية تقديم الناتج المتوقع. بصفتك مدير مشروع، من الضروري التأكد من أن فريقك منتج. تعد إنتاجية المشروع في إدارة المشاريع أمرًا ضروريًا لضمان حصول العميل على أفضل النتائج.
إذا كنت ترغب في التفوق في إدارة المشاريع، فيمكنك الالتحاق ببرنامج تدريب وشهادة إدارة المشاريع. هذه الدورة المعتمدة مثالية لأي مدير مشروع طموح. في هذه المقالة، سنناقش أدوات الإنتاجية لإدارة المشاريع وأنواعها وأمثلة عليها.
ما هي الإنتاجية في إدارة المشاريع؟
يتم تعريف إنتاجية المشروع على أنها العلاقة بين نتائج المشروع والتكلفة أو الوقت اللازم. تقيس الإنتاجية مدى كفاءة الشركة أو الموظفين في تحويل المدخلات، مثل رأس المال والعمالة، إلى مخرجات، مثل الخدمات والسلع.
مديرو المشاريع مسؤولون عن أداء فرقهم. وباعتبارك مدير مشروع، فإن التأكد من أن كل عضو في الفريق يتمتع بأقصى قدر من الإنتاجية أمر ضروري.
من المؤكد أن الفريق الذي يتم إدارته جيدًا سيزيد من الإنتاجية. وستؤدي زيادة الإنتاجية إلى جعل المشروع أكثر تنظيمًا وهيكلة. وهذا يساعد مديري المشاريع وفرقهم على تحسين جودة عملهم من خلال ضمان السيطرة على جميع الجوانب الأخرى للمشروع.
إن الإنتاجية في إدارة المشاريع تعمل على تعظيم مكاسب العمل. ويمكن أن يكون ذلك إما بشكل مباشر من خلال تحسين الجودة والإنتاجية أو بشكل غير مباشر من خلال اكتساب مواهب مختلفة، ورفع مهاراتها، وتوظيفها في المستقبل.
مكونات الإنتاجية
هناك أربعة مكونات رئيسية للإنتاجية على النحو التالي:
1. الإستراتيجية نميل غالبًا إلى تحديد أهداف غير واقعية لأنفسنا. لتجنب ذلك، من الضروري التخطيط لكل يوم بشكل استراتيجي. اكتب كل المهام التي تحتاج إلى إنجازها، مما يمنحك رؤية أكثر وضوحًا لما تحتاج إلى القيام به.
2. التركيز مع كثرة المهام التي تقع على عاتقك، من السهل أن تفقد تركيزك. من الضروري التركيز على مهمة واحدة في كل مرة. تأكد من عدم التلاعب بالمهام بل التركيز على مهمة واحدة في كل مرة.
3. الاختيار المثمر لا يتوافر لدينا سوى قدر معين من الوقت يوميًا. لذا، يتعين عليك أن تتوصل إلى كيفية استغلال هذا الوقت بحكمة. اختر المهام التي تحتاج إلى اهتمام فوري والمهام التي يمكن التعامل معها لاحقًا.
4. الاتساق مفتاح البقاء منتجًا هو اتباع وتيرة ثابتة. الهدف ليس إنهاء المهمة في أسرع وقت ممكن. بل يجب أن تكون متسقًا مع العمل.
أهمية الإنتاجية في إدارة المشاريع
من أجل إتمام أي مشروع بنجاح، تعد الإنتاجية أحد أهم العوامل. يدرك مديرو المشاريع أن إنتاجية أعضاء الفريق ستساعد الشركة على تحقيق أهدافها التنظيمية. وفيما يلي كيفية أن تكون الإنتاجية بمثابة وقود فعال لدفع النمو التنظيمي.
الالتزام بالجدول الزمني: من المعروف أن الإنتاجية تؤدي إلى إنهاء المهام في الوقت المحدد لها، مما يضمن الالتزام بالمواعيد النهائية بأي ثمن. من التخطيط إلى التنفيذ، تضمن الإنتاجية إنجاز كل مهمة في الإطار الزمني المحدد لها، مما يؤدي إلى إدارة أفضل للوقت وتحقيق نتائج أفضل.
الاستخدام الأمثل للموارد: يعد تخصيص الموارد مفتاحًا لإنجاز المشاريع بفعالية. وبما أن جميع الموظفين يتبعون نهجًا إنتاجيًا تجاه عملهم، فإن هذا يبسط تخصيص الموارد، مما يمكن المؤسسات من تحقيق الأهداف المحددة مع توفير التكاليف المترتبة على الاستعانة بمصادر خارجية للموارد.
الجودة المضمونة: تعد مستويات الإنتاجية الأعلى سببًا بارزًا وراء تقديم مشروع عالي الجودة. ونظرًا لأن الإنتاجية توفر مساحة لمزيد من الوقت والموارد، يصبح من الأسهل توجيه هذه الموارد إلى مهام أخرى مثل فحص الجودة، وضمان الدقة في جميع المهام المطلوبة.
تحفيز الفريق: بالإضافة إلى جلب الشعور بالإنجاز، فإن التسليم في الوقت المناسب والمنتجات عالية الجودة تجلب دائمًا عملاء سعداء مما يؤدي إلى بيئة عمل إيجابية للفرق والدافع لتقديم نتائج أكثر استثنائية.
كيفية زيادة إنتاجية المشروع؟
لقد تحدثنا عن أهمية الإنتاجية في إدارة المشاريع، والآن سنتحدث بالتفصيل عن كيفية زيادة إنتاجية المشروع:
تحديد أهداف واقعية
يعد تحديد الأهداف أحد أهم العوامل. حدد أهدافًا يمكن فهمها وتحقيقها من قبل الفريق بأكمله. قد يؤدي عدم تحديد أهداف محددة جيدًا إلى فشل المشروع.
بالنسبة لإدارة المشروع، من الضروري تحديد أهداف واضحة وقابلة للقياس. إن تحديد هذه الأهداف من شأنه أن يزيد من إنتاجية الفريق بشكل كبير.
تطوير خطة مفصلة للمشروع
إذا كنت تريد إنجاز مشروع معين بمساعدة فريق، فإن إنشاء خطة تفصيلية للمشروع يتفق عليها الجميع أمر بالغ الأهمية. ستساعدك الخطة التفصيلية للمشروع على تجنب أي حوادث كبيرة.
إذا كان لدى فريقك خطة مفصلة، فيمكنهم أيضًا تحديد أهداف شخصية لأنفسهم حول كيفية رغبتهم في إكمال المهمة الموكلة إليهم.
مراقبة تقدم المشروع
لتتبع تقدم المشروع، يقوم مديرو المشاريع بإنشاء مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) مثل:
الجدول الزمني للمشروع
الميزانية المخصصة والمستخدمة
توقعات الجودة
يساعد فحص مؤشرات الأداء الرئيسية هذه بانتظام في تتبع تقدم المشروع. وبهذه الطريقة، يمكنك العثور على الأخطاء وإجراء التغييرات اللازمة.
توفير الأدوات المناسبة
إن توفير أدوات إنتاجية المشروع من شأنه أن يساعد بالتأكيد في تحسين أداء أي فريق. إن استخدام الأدوات المناسبة يمكن أن يساعد في الحفاظ على تنظيم الموظفين وزيادة الكفاءة. اطلع على شهادة إدارة المشروعات الاحترافية (PMP) واجتز امتحان إدارة المشروعات الاحترافية بنجاح من المرة الأولى وفهم أدوات إنتاجية المشروعات الفعّالة بشكل أفضل.
تبسيط الاتصالات
إن تبسيط عملية التواصل أمر فعال للغاية لأنه يوفر الوقت ويساعد الموظفين على تطوير علاقات فعّالة فيما بينهم. يمكنك ممارسة تبسيط عملية التواصل من خلال توضيح الأدوار واستخدام عبارات التأكيد ووضع قواعد لقنوات الاتصال.
تحسين تخصيص الموارد
تخصيص الموارد هو الطريقة التي يتم بها تخصيص الأصول وإدارتها لدعم أهداف التخطيط الاستراتيجي للشركة. مع التخصيص الأمثل للموارد، سيكون هناك زيادة في الإنتاجية.
خلق بيئة عمل صحية
إن وجود بيئة عمل صحية يساعد على زيادة إنتاجية المشروع للفريق. فمع وجود عقلية سعيدة، يصبح الموظفون أكثر ميلاً إلى التفكير الإبداعي ودعم بعضهم البعض وتحمل المخاطر المدروسة والبقاء منظمين.
تفويض وتمكين أعضاء الفريق
أحد أهم الأمور في إدارة المشاريع هو تفويض العمل. يجب على مدير المشروع تحديد نقاط القوة لدى كل عضو في الفريق وتفويض العمل وفقًا لذلك. يساعد هذا في تعزيز الروح المعنوية وتمكين الموظفين.
تشجيع التعاون بين الفريق
التعاون الجماعي هو نهج لإدارة المشاريع يركز على التفكير الإبداعي والعمل الجماعي والمشاركة المتساوية لجميع أعضاء الفريق. إن تشجيع التعاون الجماعي يضمن إكمال العمل بكفاءة أكبر.
كيفية قياس الإنتاجية في مكان العمل؟
يعد قياس الإنتاجية في مكان العمل أمرًا بالغ الأهمية بالنسبة للمؤسسات لتقييم الأداء وتحديد مجالات التحسين واتخاذ قرارات مستنيرة. يمكن حساب إنتاجية المشروع باستخدام صيغة الإنتاجية في إدارة المشروع.
الإنتاجية = القيمة الإجمالية للعمل (بالدولار) / إجمالي ساعات العمل (بالساعات)
أنواع مقاييس الإنتاجية
هناك أربعة أنواع رئيسية من مقاييس الإنتاجية. وسنتحدث عنها بالتفصيل هنا:
إنتاجية العمل
يمكن تعريف إنتاجية العمل بأنها إنتاج كل عامل أو كل ساعة. ويعتمد هذا النوع من الإنتاجية إلى حد كبير على التقدم التكنولوجي، واستراتيجيات الإدارة، ومدخلات القوى العاملة، وما إلى ذلك. ويمكن قياس نمو إنتاجية العمل من خلال أي تغيير في الناتج الاقتصادي لكل ساعة عمل على مدى فترة زمنية محددة.
إجمالي إنتاجية العوامل
تُظهِر الإنتاجية الكلية للعوامل إنتاجية الشركة من خلال تحديد مقدار إنتاجها وما تتطلبه للحصول على هذه النتيجة. ويمكن حسابها بقسمة الإنتاج الإجمالي على متوسط التكاليف.
يُستخدم لتحديد مستوى أداء أي شركة وكذلك كفاءتها. هناك العديد من العوامل التي تؤثر على إجمالي إنتاجية الشركة. كلما كانت الإدارة والموارد البشرية والتكنولوجيا أفضل، كانت النتيجة أفضل.
إنتاجية رأس المال
إن إنتاجية رأس المال هي مقياس مدى نجاح استخدام رأس المال المادي لتقديم الخدمات والسلع. وهي تقيس فعالية وكفاءة الاستثمارات الرأسمالية في توليد المخرجات التشغيلية.
إن ارتفاع رقم إنتاجية رأس المال يشير إلى الاستخدام السليم لرأس المال المادي لإنتاج السلع أو الخدمات. ومن ناحية أخرى، يشير انخفاض رقم إنتاجية رأس المال إلى الاستخدام غير الفعّال لرأس المال المادي.
إنتاجية المواد
تتم مقارنة الناتج بالمادة المستخدمة عند قياس الإنتاجية من حيث المواد. المواد الكيميائية أو الوقود أو الحرارة هي مواد تستخدم لإنتاج السلع أو الخدمات. إنها تعطي مقياسًا لكمية الناتج الناتج عن كل وحدة من المدخلات. ستدعمك شهادة PRINCE2 Foundation and Practitioner عبر الإنترنت في تعلمك حول مقاييس الإنتاجية الأخرى المختلفة.
أمثلة على الإنتاجية في إدارة المشاريع
إن مقياس إنتاجية العمل هو مقياس إنتاجية المشروع. ويتم ذلك بناءً على صيغة الإنتاجية، مع تتبع المعلمات عادةً في المشاريع. وفيما يلي بعض الأمثلة:
القيمة المكتسبة
باستخدام صيغة الإنتاجية المذكورة أعلاه، دعنا نفكر في مثال. على سبيل المثال، تبلغ القيمة المكتسبة للمشروع 350 ألف دولار و2000 ساعة عمل:
الإنتاجية = 350,000 دولار / 2000 = 175 دولار / ساعة
إن الإنتاجية سوف تقيس العمل فقط وليس الكفاءة، والتي تشمل كافة التكاليف.
سطر من الكود
يمكن أيضًا قياس الإنتاجية في إدارة المشاريع من خلال النظر إلى مقاييس إنتاجية المشروع، مثل أسطر التعليمات البرمجية. على سبيل المثال، أي مشروع برمجي ينتج 500000 سطر من التعليمات البرمجية في 2000 ساعة:
الإنتاجية = 500000 / 2000 = 250 سطرًا من التعليمات البرمجية / الساعة
خاتمة
تُعد الإنتاجية عنصرًا بالغ الأهمية لإتمام أي مشروع بنجاح. والنهج القياسي لتحديد الإنتاجية هو مقارنة النتيجة الإجمالية بمدخل واحد أو إجمالي المدخلات بمخرجات إجمالية على مدار الوقت. تلعب إدارة إنتاجية المشروع دورًا حاسمًا في إتمام المشروع.
إذا كنت ترغب في بناء حياتك المهنية في إدارة المشاريع، فإن تعلم وتنفيذ الإنتاجية الجيدة أمر ضروري. اطلع على دورة إدارة المشاريع عبر الإنترنت من SPOTO، وهي مثالية لأي مدير مشروع طموح. ستساعدك هذه الدورة على البدء في حياتك المهنية في إدارة المشاريع.