ما هي إدارة أداء المشروع؟

تحتاج المشاريع التي تبدأ إلى المتابعة للتأكد من أنها تظل متوافقة مع أهداف العمل واحتياجات السوق والخطوط الأساسية المنصوص عليها. كل هذا التقييم والمراقبة والتحكم هو ما يشكل في المقام الأول الوظيفة المهمة لإدارة أداء المشروع لمدير المشروع. في هذه المقالة، نهدف إلى إرساء فهم أساسي لما تعنيه إدارة الأداء في إدارة المشاريع، وما تشمله، وما هو أسلوب عملها، وكيف يحققها مديرو المشاريع، وأهدافها، وفوائدها، والمزيد.
ما هي إدارة أداء المشروع؟
إن إدارة أداء المشروع هي عملية تتبع وتقييم جدوى المشروعات المستمرة ورغبتها في الاستمرار فيها، فضلاً عن مراقبة كفاءتها وتوافقها مع الأهداف والغايات التنظيمية المحددة. وتتجاوز عملية إدارة الأداء مجرد تتبع المهام/الأنشطة، وتتضمن الإشراف على المشروع بالكامل من البداية إلى النهاية. وتتضمن مكونات إدارة الأداء في هذا السياق إدارة الميزانيات والجداول الزمنية والموارد والاتصالات والمشتريات، وما إلى ذلك، للمشروع مع الإشراف على أنظمة المنظمة.
إن إدارة الأداء لأي مشروع هي في الأساس تطبيق العمليات والامتثال في المشروع الذي تم إنشاؤه بالإضافة إلى تلك التي تم وضعها بالفعل على مستوى المنظمة. عند تقييم استراتيجيات إدارة الأداء للتخطيط أو وضع استراتيجية لإدارة الأداء في الوقت الفعلي، يحتاج مديرو المشاريع إلى مراعاة عدة عوامل، مثل:
نوع المشروع قيد الدراسة
أعضاء الفريق المشاركين في المشروع
عمليات التنظيم والتسلسل الهرمي ونموذج الحوكمة
متطلبات مخصصة (من العميل / المنظمة في حالات معينة)
إن الحصول على شهادة إدارة المشاريع من شأنه أن يوفر لك ميزة تنافسية في صناعة اليوم ويساعدك أيضًا على تعلم تقنيات إدارة أداء المشاريع الفعالة في أي صناعة.
كيف تستفيد الشركات من إدارة أداء المشاريع؟
في بيئة اليوم المتقلبة التي تضطر فيها المشاريع إلى العمل، لا يستطيع أي مدير مشروع أن يقلل من أهمية إدارة الأداء في المشروع. ويرجع هذا إلى عدة أسباب، يمكن ملاحظتها على النحو التالي:
ظروف السوق المتغيرة باستمرار وسلوكيات المستهلكين
التكنولوجيا المتنامية والمنصات القابلة للتسويق
المنافسة شرسة بين الصناعات
مخاطر المشروع الفريدة والأكثر تحديًا
التغيرات في اتجاهات التوظيف وطرق العمل
بسبب أحد أو أكثر من العوامل المذكورة أعلاه، يحتاج مديرو المشاريع إلى الاحتفاظ بسجل نشط لإدارة الأداء والذي يعد أيضًا نذيرًا بفوائد أخرى مثل:
يبقي على فحص نشط لمسار المشروع للتأكد من أنه لا ينحرف بعيدًا عن تغييرات المنظمة
يساعد في تحديد مدى التحكم في تغيير المشروع ضمن الحدود المقبولة
ضمان التخصيص والإدارة الفعالة للموارد في المشروع
يتيح مجالًا للتعديل في حالة الانحرافات مع التوجيه للحد من التأثيرات
تعزيز نموذج حوكمة المنظمة
تحسين التواصل وطرق العمل بين فرق المشروع مع التركيز المستمر على العملاء والأهداف
تحسين أداء مدير المشروع
خلق ثقافة تنافسية بين الفرق وداخلها
تعزيز التدابير الخاصة بالأداء العام للفريق والنجاح
يساعد في تعزيز أنشطة المشروع وربطها بمؤشرات الأداء الرئيسية/الأهداف
تحسين الشفافية في الفريق من خلال اتخاذ إجراءات تصحيحية عند الضرورة
احصل على شهادة من خلال دورات التدريب للشركات PMP وتعلم الصورة الأكبر خارج إدارة المشاريع تعرف على تقنيات إدارة الأداء وكيفية تحويل المشاريع بنجاح من الفكرة والتنفيذ والإغلاق إلى تحقيق الفائدة، كل ذلك ضمن نظام قوي لإدارة الأداء.
كيف تعمل إدارة أداء المشروع؟
والآن بعد أن فهمت ما هي إدارة الأداء وما هي فوائدها، فإن السؤال التالي الذي قد يخطر ببالك هو كيف تعمل أو كيف يمكن لمديري المشاريع إنشاء إطار إدارة الأداء في المنظمة؟
يتضمن البدء بإدارة الأداء إنشاء إطار لتقييم أداء المشروع يتضمن اتخاذ خطوات معينة، وهي:
إنشاء هيكل هرمي واضح عبر المنظمة
إضافة التدابير والمعايير إلى نموذج الحوكمة الحالي (لتجنب إعادة اختراع العجلة)
تجميع البيانات وتتبع المشاريع لتشكيل نقطة محورية واحدة
استخدام أداة برمجية تجارية أو محلية لإنشاء سير عمل للاتصال ثنائي الاتجاه
تعزيز توحيد التقارير وتوحيد مؤشرات الأداء الرئيسية والمقاييس في جميع أنحاء المؤسسة
إنشاء لوحات معلومات وتقارير لتتبع الأداء والاختلافات والمخاطر
تمكين التواصل مع أصحاب المصلحة ورضاهم من خلال توفير لوحات معلومات/تقارير الخدمة الذاتية
باختصار، يتضمن إنشاء عملية إدارة الأداء معالجة جميع نقاط الاتصال في دورة التخطيط والتنفيذ والتحقق والعمل (PDCA) لإنشاء حلقة ردود فعل وتعزيز عملية الحوكمة لتعزيز كل من إدارة أداء المشروع بالإضافة إلى إدارة أداء المنظمة.
على الرغم من أن المنظمات قد تتناولها من خلال تسميات مختلفة، فإن أي دورة حياة لإدارة الأداء يجب أن تتضمن المراحل الخمس للتخطيط والمراقبة والتعلم وردود الفعل والمكافأة لتكون كاملة وتساهم في التقييمات والنتائج الناجحة.
انضم إلى أفضل دورات إدارة المشاريع الرائجة في SPOTO
أهداف إدارة أداء المشروع
تُعد إدارة أداء المشروع أحد التخصصات المهمة التي تساعد مديري المشروعات على مواكبة تقدم المشروع وتتبع الاختلافات عن ما تم التخطيط له أو خط الأساس لقياس نجاح المشروع. يساعد وجود خطة إدارة أداء المشروع المحددة جيدًا والمنظمة في تحديد الأهداف التي يهدف مديرو المشروع إلى تحقيقها من خلال تنفيذ استراتيجيات إدارة الأداء أو الأهداف المحددة. تتضمن بعض الأهداف الشائعة ما يلي:
يزيد من الوعي بالصورة الأكبر في تنفيذ المشاريع
تعزيز جهود المحفظة في ربط أنشطة المشروع بأهداف المنظمة العامة
خلق ثقافة الشفافية والمنافسة القائمة على النتائج
تحديد مقاييس تقييم أداء الأعضاء الأفراد والفرق
تحديد الإجراءات اللازمة لتقييم مدى إنجاز أهداف المشروع وأغراضه
إن تعزيز المشاركة عبر المؤسسة يؤثر بشكل إيجابي على مقاييس النجاح ومؤشرات الأداء الرئيسية
تقليل الهدر وإعادة العمل والتكاليف الغارقة التي يمكن تجنبها
مراحل إدارة أداء المشروع
تتضمن إدارة أداء المشروع إنشاء خطة تتقيد بنموذج الحوكمة المحدد للمنظمة ولكنها لا تتداخل مع استراتيجيات إدارة الأداء الخاصة بها. ويتضمن ذلك اتخاذ سلسلة من الخطوات أو المراحل، وهي:
المرحلة 1: فهم الحالة التجارية
إن فهم حالة عمل المشروع أو احتياجات العمل وراء اختيار المشروع هو الخطوة الأولى والأهم التي تضع الأساس لتحديد معيار القياس الناجح. كما يساعد هذا الفهم والمعرفة في إنشاء مؤشرات أداء محددة وقابلة للقياس ومصممة خصيصًا لتلبية احتياجات المشروع وفقًا لإجراءات التشغيل القياسية للمنظمة.
المرحلة الثانية: تحديد أهداف المشروع
إن تحديد أهداف محددة للمشروع، والتي ترتبط بدورها بالاستراتيجيات التنظيمية الشاملة ومؤشرات الأداء الرئيسية، يساعد في الحفاظ على الشفافية ويبرر أيضًا جدوى المشروع ورغبته في المشهد العام. يساعد وجود أهداف منظمة للمشروع في تسهيل الحوكمة والتمويل والاتصال وسير العمل في المنظمة، وبالتالي تمكين تقييمات الأداء المناسبة والشفافية.
المرحلة 3: إنشاء نقاط البيانات لقياس النتائج
يمكن أن يكون هناك أنواع متعددة من أنظمة إدارة الأداء التي يمكن لمديري المشاريع أو البرامج أو المحافظ استخدامها لأداء إدارة الأداء عبر المؤسسة، ولكن لا يمكن لأي منها أن يكون فعالاً إذا لم يكن مدعومًا بنقاط بيانات موضوعية. يساعد إنشاء نقاط البيانات وتحديد المعايير الموضوعية في التخلص من الأهداف أو البيانات المفتوحة ويجلب التبعيات المطلوبة بالإضافة إلى الوضوح بشأن الوسائل أو التدابير لتحقيق الأهداف.
المرحلة 4: تحديد المعالم والمواعيد النهائية وعناصر العمل
إن المراجعات المنتظمة للمشروعات التي يتم تحديدها من خلال المعالم والمواعيد النهائية ومراجعة عناصر العمل المفتوحة لا تساعد المشاريع على المضي قدمًا بشكل مناسب فحسب، بل تضمن أيضًا تحفيز أعضاء الفريق من خلال إنجازات أصغر للوصول إلى أهداف أو مواعيد نهائية أكبر وتلبيتها. إن وجود معايير دخول وخروج واضحة للمشاريع على المستوى التشغيلي يزيد من الرؤية والتتبع الفعّال ويساعد في تجنب الاختناقات من خلال معالجة العناصر أثناء حدوثها بدلاً من التراجع أو التوقف عندها.
المرحلة 5: نقاط التفتيش في منتصف الطريق
إن خلق ثقافة المراجعة المستمرة لتقدم المشروع يساعد في تجنب المفاجآت التي تؤثر على خطوط الأساس أو المعالم الرئيسية للمشروع، وخاصة في ظل وجود الكثير من عدم اليقين والتحديات الاجتماعية والاقتصادية والمخاطر التكنولوجية والمرتبطة بها والتي تعمل بها المشاريع. وتضمن نقاط التفتيش والمراجعات المنتظمة عدم انحراف أي شيء إلى أبعد مما ينبغي مما يؤدي إلى توسع النطاق أو إثارة قضايا جديدة للتقدم الإجمالي.
المرحلة 6: تقييم التقرير النهائي
ولكي تكون المشاريع فعّالة واقتصادية، فلابد أن تبدأ بنهاية محددة في الاعتبار، وهذا هو الهدف الأساسي لقياس أو إدارة أداء المشروع. وتعمل تقييمات التقرير النهائي التي يتم مشاركتها مع القيادة وأصحاب المصلحة بمثابة اتصال رسمي بإغلاق المشروع ونقل المشروع إلى مرحلة تحقيق الفوائد التي طال انتظارها. وهذا يغطي أيضًا الجزء المهم من اللغز لإدارة أداء المشروع من خلال تقييم ما تم التخطيط له مقابل ما تم إنجازه وما تبقى لاستخلاص استنتاج منطقي بشأن المشروع.
ستساعدك شهادة Prince2 على فهم جميع مراحل إدارة الأداء، وكيفية إعداد كل مرحلة بنجاح، والتعاون في المشاريع والمبادرات الناجحة.
كيفية قياس أداء إدارة المشروع؟
تُعد إدارة أداء المشروعات أحد التخصصات المهمة التي تسعى إلى مساعدة مديري المشروعات والبرامج على إدارة المشروعات بفعالية. ولكي تكون إدارة الأداء فعّالة، فمن المهم تقييمها وفقًا لمعيار واحد أو أكثر من المعايير التالية:
مقاييس التباين التباينات المخطط لها مقابل التباينات الفعلية
مقاييس المحفظة حول اكتمال المشاريع
بيانات العائد على الاستثمار
درجة صافي المروج
عدد تصعيدات المشروع
بيانات تخصيص الموارد
رغم أن القائمة قد لا تكون شاملة، فمن المهم قياس كفاءة العملية وفعالية إدارة الأداء ككل لضمان أنها تنظم المشهد المشروع للمنظمة نحو تحقيق الأهداف والاستراتيجيات والأهداف المحددة والحصول على الفوائد الناتجة.
استخدام البرمجيات لتنفيذ إدارة الأداء
ترتبط إدارة الأداء ارتباطًا وثيقًا بنموذج حوكمة المنظمة، وما لم تدعمها أداة، فمن الصعب جدًا إنجازها لأنها تتضمن الحصول على نظرة شاملة للطريقة التي يتم بها التخطيط للمهام وتنفيذها ومراقبتها وإغلاقها. إن إدارة هذه الجوانب دون دعم أداة برمجية غير ممكنة عمليًا ولا ينصح بها، نظرًا لأهمية هذا التخصص. يساعد استخدام أو تنفيذ إدارة الأداء عبر أداة المنظمة من خلال:
تجميع كافة المعلومات المتعلقة بالمشاريع،
ضمان الشفافية وربط الاستراتيجيات بالمشاريع والعكس،
مساعدة تدفق المعلومات إلى الأسفل، وضمان التواصل الكامل،
دعم أهداف المحفظة وتنفيذ المبادرات المخطط لها،
توفير بيانات في الوقت الفعلي تتعلق بالمشاريع مما يساعد على مراقبة الاختلافات بشكل فعال،
السماح للقيادة بالتركيز على التحسينات واتخاذ القرارات الحاسمة دون القلق بشأن تفاصيل عناصر التتبع
تقديم الحسابات والتقارير على مدار الوقت لمراقبة التقدم،
ضمان مناقشات أكثر إنتاجية وتفاعلية على كافة المستويات
بعض برامج إدارة أداء المشاريع الشائعة هي:
مشروع مايكروسوفت
جيرا
سمارت شيت
أسانا
وريك
الاثنين.كوم
توفر العديد من الأدوات قوالب إدارة أداء جاهزة للاستخدام أو حتى أمثلة لإدارة الأداء جاهزة للاستخدام للمؤسسات لتحديثها بالبيانات الأساسية والبدء في مراقبة المشاريع وتتبع التقدم وإعداد تقارير إحصائيات الأداء باستخدام إمكانيات وتكوينات متقدمة. إلى جانب الأدوات والبرامج لإدارة أداء المشاريع، فإن الالتحاق بدورات SPOTO المتعلقة بإدارة المشاريع سيساعدك في الحصول على اعتمادات معترف بها عالميًا.
خاتمة
إن إدارة الأداء تراقب المشاريع التي تصلح للمساهمة في تعزيز إيرادات المنظمة وتوفير التكاليف من خلال ضمان عدم توجيه التمويل القيم للمنظمة نحو مشاريع تؤدي إلى تكاليف باهظة أو لا تتوافق مع الأهداف الاستراتيجية. ولكي تكون فعّالة، يجب ربط تدابير إدارة المشاريع بمؤشرات الأداء الرئيسية للمنظمة وإطار الحوكمة الأوسع.
تعمل إدارة الأداء بمثابة آلية وسيطة وتحكيمية لضمان اختيار المشاريع بعناية وتخطيطها بدقة وتنفيذها بحكمة وإغلاقها في الوقت المناسب لتحقيق الفائدة الحقيقية من تنفيذها والمساهمة في تحقيق رضا القيادة العليا والعملاء وأصحاب المصلحة.
الأسئلة الشائعة
1. ما هي أنواع إدارة الأداء الثلاثة؟
تشمل الأشكال الثلاثة الشائعة لإدارة الأداء المستخدمة على المستوى التنظيمي ما يلي:
طريقة بطاقة الأداء المتوازن
الإدارة بالأهداف
خطط الأعمال الموجهة بالميزانية
2. ما هي مكونات إدارة أداء المشروع؟
تتضمن إدارة أداء المشروع مكونات تتعلق بدورة حياة المشروع والتي تشمل التخطيط والمراجعة وآلية التغذية الراجعة وخطط التحسين والتقييمات. كل هذه المكونات هي جزء من دورة PDCA التي تستند إليها عملية إدارة أداء المشروع.
3. ما هي الجوانب الستة لأداء المشروع؟
تتضمن المتغيرات أو الجوانب الستة لأداء المشروع، والمعروفة أيضًا باسم أهداف الأداء، ما يلي:
نِطَاق،
يكلف،
جودة،
الجدول الزمني،
مخاطرة،
فوائد.