غالبًا ما تكون المشاريع اليوم صعبة للغاية، وتنتشر عبر مناطق جغرافية ومناطق زمنية مختلفة، وتتطلب متطلبات متقلبة وغير متوقعة. ومع تقدم التكنولوجيا، وتصاعد المنافسة، واستمرار توقعات العملاء في الارتفاع، أصبحت إدارة المشاريع أكثر تعقيدًا من أي وقت مضى.
ونتيجة لذلك، يتعين علينا كمديري مشروعات أن نؤدي مهام متعددة، وأن نوفق بينها جميعًا بسهولة! ويتعين علينا اتباع خطة إدارة مشروعات منهجية ومنظمة جيدًا لضمان تحقيق الأهداف والغايات في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية. وللاطلاع على العمليات ومزامنة جميع العناصر المعنية، ألجأ إلى إحدى أفضل الممارسات الرئيسية في كتاب القواعد: إدارة تكامل المشروعات.
تعرف على المزيد حول وصف المشروع.
ما هي إدارة تكامل المشاريع؟
“تتضمن إدارة تكامل المشروع العمليات والأنشطة اللازمة لتحديد وتعريف ودمج وتوحيد وتنسيق العمليات المختلفة وأنشطة إدارة المشروع ضمن مجموعات عملية إدارة المشروع.” – دليل مجموعة المعرفة لإدارة المشروع (PMBOK 6)
بعبارة أخرى، تعد إدارة تكامل المشروع نهجًا منظمًا يضمن مزامنة جميع العمليات داخل المشروع وتنفيذها بكفاءة، وبقاء الموارد على المسار الصحيح لتحقيق أهداف المشروع. يساعدنا ذلك في تحقيق التوازن بين توقعات أصحاب المصلحة واحتياجات العملاء مع تحسين المهام والموارد، وتوجيه المشروع نحو النجاح.
سوف يستفيد مديرو المشاريع الذين يتعين عليهم تنسيق عمل الفرق متعددة الوظائف وفقًا للاعتماديات وإدارة الجداول الزمنية وتتبع الموارد من هذا النهج الموحد.
لماذا تعتبر إدارة تكامل المشاريع مهمة؟
بصفتي مدير مشروع، يتعين عليّ الإشراف على العديد من مكونات المشروع، مثل النطاق والجداول الزمنية والتكاليف والموارد. أنا مسؤول عن تجنب المخاطر وتسهيل التواصل السلس. يجب ضمان الجودة، ويجب إرضاء العملاء وأصحاب المصلحة!
وباستخدام استراتيجية إدارة التكامل الصحيحة، يمكن تتبع كل هذه العناصر المتنوعة وموازنتها مع بعضها البعض لتحقيق النتائج المرجوة. على سبيل المثال، قد يتغير نطاق المشروع فجأة، مما يستلزم تصحيح المسار مما يؤدي إلى تأخير الجدول الزمني، فضلاً عن تجاوز التكاليف. وفي غياب استراتيجية التكامل، قد تخرج الأمور عن السيطرة بسرعة كبيرة.
إليك ما يمكن تحقيقه من خلال إدارة التكامل:
- يمكن تنظيم العمليات والمهام وإدراجها في قائمة.
- يمكن تخصيص المسؤوليات لأعضاء الفريق.
- يتم إدارة الموارد المشتركة وجداولها المتداخلة.
- تعزيز كفاءة العمل ضمن الفريق.
يمكن لخطة التكامل المصممة جيدًا أن تضمن أن جميع مكونات المشروع منظمة لتحسين الكفاءة، وبالتالي تعزيز الإنتاجية، ويمكنك معرفة كل شيء عنها في دورة PMP الخاصة بنا عبر الإنترنت.
اكتشف دورات إدارة المشاريع الرائدة في SPOTO:
7 عمليات في إدارة تكامل المشروع
وللحصول على هذه الفوائد، يتعين على مديري المشاريع اتباع سبع عمليات لتنسيق المهام والتحكم فيها. دعني أخبرك ما هي هذه العمليات.- إنشاء ميثاق المشروع
- وضع خطة لإدارة المشروع
- إدارة تنفيذ المشروع
- إدارة المعرفة الخاصة بالمشروع
- مراقبة وضبط أعمال المشروع.
- التحكم المتكامل في التغيير
- إغلاق المشروع
- إنشاء ميثاق المشروع
يبدأ كل مشروع بإنشاء ميثاق المشروع أو وثيقة المشروع. ستذكر هذه الوثيقة جميع أصحاب المصلحة الرئيسيين المعنيين ونقاط الاتصال الضرورية. إنها وثيقة رسمية تغطي أهداف المشروع والجداول الزمنية والميزانية والمنتجات النهائية والعمليات. وبالتالي، فإن هذه الخطة المكتوبة ستكون بمثابة العمود الفقري للمديرين لقيادة المشروع من البداية إلى النهاية. - وضع خطة لإدارة المشروع
الخطوة التالية في هذه العملية هي إنشاء خطة رئيسية، وتحديد النتائج التي يمكن تحقيقها من المشروع، والمعايير المهمة، والجداول الزمنية، وغير ذلك من المعلومات الضرورية لتقييم النجاح. وهذه هي أيضًا المرحلة التي يقسم فيها مديرو المشاريع وقادة الفرق المشروع إلى مراحل أو خطوات أصغر، مما يمنحه هيكل تقسيم العمل، وبالتالي يجعله موردًا أساسيًا لاتخاذ القرار وإدارة المخاطر للسيطرة على المشروع. - إدارة تنفيذ المشروع
في عملية تنفيذ المشروع، ينفذ الفريق خطة المشروع من خلال اتباع الوظائف وأداء المهام لتحقيق النتائج في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية. هنا، يشارك المديرون في إدارة المهام وتنفيذ اجتماعات أصحاب المصلحة والتواصل والتنسيق وتحليل التحديثات والتقارير وإدارة الموارد، وبالتالي المساهمة في التكامل الناجح لوظائف المشروع. الهدف من تنفيذ المشروع هو أن يكون كل مورد في خطة المشروع ووصف الخدمة فعالاً ومنتجًا، والعمل الجماعي هو الأهم. - إدارة المعرفة الخاصة بالمشروع
في هذه العملية، يستخدم المديرون المعلومات الموجودة ويكتسبون معلومات جديدة أو إضافية لتحقيق أهداف العمل المحددة. وتضمن هذه العملية في التكامل أن كل عضو في الفريق يعرف ما يحتاج إلى معرفته ومتى يحتاج إلى معرفته.
ستعمل الخبرات المكتسبة حديثًا أثناء تنفيذ المشروع على توسيع الثروة الفكرية للشركة، كما أنها تزيد من قيمة تبادل المعرفة وتحفز الابتكار داخل المنظمة. - مراقبة ومراقبة عمل المشروع
تحاول إدارة تكامل المشروع التأكد من وجود الانسجام في جميع مجالات المشروع مثل الاتصالات والوقت والنطاق والميزانية والجودة والموظفين والمخاطر والمشتريات وأصحاب المصلحة. يجب مراقبة عمل المشروع وتوجيهه بعناية لضمان الامتثال لخطة إدارة المشروع. يقوم المديرون بانتظام بإجراء تحليل القيمة المكتسبة لتحديد الميزانية والجدول الزمني للمشروع. إذا تمت مراقبة هذه الأمور والامتثال لميثاق المشروع، فسيظل المشروع قيد التشغيل. - التحكم المتكامل في التغيير
لا يوجد شيء أكثر إزعاجًا من تغييرات المشروع. لذلك، يجب على المديرين التأكد من كبح أي طلب تغيير من حيث الميزانية والمدة والموارد وما إلى ذلك قدر الإمكان. يجب على مجلس التحكم في التغييرات تقييم التغييرات لتحديد البدائل والحلول. يجب عليهم أيضًا تقييم كيف يمكن لتغيير واحد أن يؤثر على مشروعك. يعد دمج التغييرات مع الأنشطة الجارية للمشروع أمرًا أساسيًا لتقديم نتائج إيجابية للعملاء. - إغلاق المشروع
بمجرد اكتمال عمل المشروع وقبول النتائج نهائيًا من قبل العميل، يحين وقت اختتام المشروع. هناك دائمًا العديد من الأشياء التي يجب القيام بها لإكمال مرحلة أو مشروع. يقوم قادة الفريق والمديرون أولاً بإجراء مراجعة رسمية للمشروع بأكمله. سيحدد هذا نجاحات المشروع والمشكلات والدروس المستفادة لتحسين الفرص المستقبلية. يوفر إكمال المشروع مرجعًا لتنفيذ المشاريع اللاحقة وترشيد نظام إدارة المشاريع المتكامل.
أفضل المدن التي تقدم فيها SPOTO دورة تدريبية للحصول على شهادة إدارة المشاريع عبر الإنترنت
قم بتطوير مهاراتك في إدارة المشاريع من خلال دورة شهادة إدارة المشاريع الرشيقة لدينا. احتضن التغيير وحقق نتائج غير مسبوقة!
الدور الإضافي لمدير المشروع في إدارة التكامل
إن مديري المشاريع لديهم بالفعل الكثير من المهام، ولكن إدارة تكامل المشاريع يجب أن تكون دائمًا على رأس الأولويات. ولكي نتمكن من استخلاص أفضل النتائج، يتعين علينا أن نمتلك المهارات الفنية والمهنية المناسبة، وأن نكون على دراية جيدة بإدارة الأفراد.
بعض الأدوار الإضافية التي يلعبها مديرو المشاريع في الإدارة المتكاملة هي: - تكامل المشروع والعملية
تتم إدارة المشاريع عادةً من خلال سلسلة من عمليات إدارة المشاريع وتكون مترابطة دائمًا. يجب على المديرين تتبع الموارد والمهام التي تتحرك بالتوازي مع هذه العمليات وتتوافق مع أهداف المشروع. يستخدم أصحاب المشاريع مؤشرات أداء رئيسية محددة (KPIs) لقياس أداء العملية. بالإضافة إلى ذلك، لديهم القدرة البديهية على تحديد المخاطر في مرحلة مبكرة والتعامل معها حسب الحاجة. من خلال الوصول إلى بيانات موثوقة، يمكنهم التعامل مع الإدارة المتكاملة بطريقة أفضل. - إدارة الأفراد
يجب أن يكون مديرو المشاريع جيدين جدًا في إدارة الأشخاص والحفاظ على العلاقات، وهذا يلعب دورًا كبيرًا في التعامل الفعال مع الفرق. يتمثل دور مدير المشروع في جعل الموارد تفهم أدوارها ومسؤولياتها وأهدافها والمواعيد النهائية. يجب أيضًا تحديد نقاط التكامل والاعتماديات الأساسية بين الموارد حتى يمكن أن يسير سير العمل بسلاسة. يتم تشجيع تبادل المعلومات بين الموارد، ويجب إبقاء خطوط الاتصال مفتوحة في جميع الأوقات. - إدارة أصحاب المصلحة
من الجوانب المهمة التي يجب على مديري المشاريع أن يضعوها في الاعتبار ضرورة الحفاظ على علاقة صحية مع أصحاب المصلحة. ويشمل ذلك فهم توقعاتهم وتطوير الاستراتيجيات المناسبة لتحقيقها. يجب أن يكون مدير المشروع قادرًا على التعامل بنجاح مع تأثيرات أصحاب المصلحة وكذلك تضارب المصالح. ويمكنهم القيام بذلك من خلال إشراك أصحاب المصلحة في القرارات الرئيسية للمشروع.
كيفية النجاح في إدارة تكامل المشروع
وفقًا لتجربتي، فإن النجاح في إدارة تكامل المشروعات ليس بالأمر السهل؛ فهو يتطلب الخبرة ويتطلب مدير مشروع يتمتع بالقدرة على تحقيق النتائج حتى في أكثر المشروعات تعقيدًا. ولهذا السبب يجب أن يتمتع مديرو المشروعات بمزيج من المهارات الناعمة والصعبة بما في ذلك التخطيط والتواصل وإدارة العلاقات والقيادة ومهارات التفكير النقدي وتحليل البيانات والميزانية وإدارة التغيير وإدارة المخاطر وما إلى ذلك.
إن إنشاء قنوات اتصال مفتوحة مع الفريق أمر مهم لضمان مشاركة المعلومات في الوقت المناسب. ويجب إجراء تقييمات التأثير المناسبة بشكل دوري لتحديد نقاط التكامل أو التبعيات. كما يمكن أن يؤدي استخدام برامج أو أدوات الإدارة المتكاملة إلى زيادة فرص نجاح المشروع.
إدارة تكامل المشروعات في PMBOK 6 وPMBOK 7
لقد خضع دليل إدارة المشروعات (PMBOK)، الصادر عن معهد إدارة المشروعات (PMI)®، والذي أصبح الآن في طبعته السابعة، لتحول في التركيز من العمليات إلى الأداء. وفي حين كانت إدارة التكامل هي الأولى من بين مجالات المعرفة العشرة الرئيسية في إطار PMBOK 6، فإن PMBOK 7 يركز على 8 مجالات للأداء، مع التكامل بين المكونات كعنصر أساسي منسوج في كل من هذه المجالات.
يعرف PMBOK 6 إدارة التكامل على أنها “العمليات والأنشطة التي تهدف إلى تحديد وتعريف ودمج وتوحيد وتنسيق العمليات المختلفة وأنشطة إدارة المشاريع ضمن مجموعات عمليات إدارة المشاريع”.
في المقابل، يذكر PMBOK 7 أن “إدارة المنتج تنطوي على دمج الأشخاص والبيانات والعمليات وأنظمة الأعمال لإنشاء منتج أو خدمة وصيانتها وتطويرها طوال دورة حياتها”.
لقد أشرنا في هذه المقالة إلى إدارة التكامل كما هو موضح في PMBOK 6، والذي لا يزال يشكل مرجعًا قيمًا لممارسات إدارة المشاريع وكذلك امتحان PMP لعام 2024. تعرف على جميع المفاهيم في تدريب PMP من SPOTO.
الفرق بين إدارة المشاريع وتكامل المشاريع
لفهم إدارة تكامل المشروع بشكل أفضل، دعني أشرح الاختلافات بين إدارة المشروع وتكامل المشروع، في هذا القسم:
خاتمة
تعمل إدارة تكامل المشروعات كالغراء الذي يربط المشروع ببعضه البعض، وينظم المهام ويضمن التنسيق السلس من البداية إلى النهاية. تعمل الخطوات السبع كخريطة طريق من إنشاء خطة المشروع إلى إغلاق المشروع، لتوجيه النجاح. ويحتاج مديرو المشاريع، الذين يلعبون أدوارًا إضافية في إدارة الأشخاص وإرضاء أصحاب المصلحة، إلى مهارات فنية وتواصل جيد لتحقيق النجاح. ومع تطور إدارة المشاريع من PMBOK 6 إلى PMBOK 7، تظل إدارة التكامل أمرًا بالغ الأهمية. في مشاريعي، أسعى دائمًا إلى تنسيق المهام المتعددة بسلاسة، معتقدًا أن إدارة التكامل، مثل أحجية الصور المقطوعة، تخلق كلًا متماسكًا. ويضمن محاذاة العمليات والمعرفة مع الأشخاص والموارد نتائج مواتية للمشروع.
الأسئلة الشائعة - ما هي مستويات التكامل الأربعة في إدارة المشاريع؟
المستويات الأربعة للتكامل في إدارة المشاريع:
- مستوى العملية: هذا هو المستوى الأساسي الذي نتبع فيه الأطر الراسخة مثل دليل PMBOK® مع مجموعات العمليات التسع الخاصة به لضمان التنسيق السلس للمهام ضمن المشروع.
- مستوى أصحاب المصلحة: يركز هذا المستوى على دمج المشروع بشكل فعال مع احتياجات وتوقعات أصحاب المصلحة المختلفين. ويشمل ذلك التواصل والمشاركة وإدارة أدوارهم.
- المستوى التنظيمي: هنا يتماشى المشروع مع الأهداف والاستراتيجية التنظيمية الأوسع نطاقًا. ويشمل ذلك تخصيص الموارد ومواءمة مخرجات المشروع مع احتياجات المنظمة وإدارة الصراعات المحتملة.
- المستوى المعرفي: يتطلب هذا المستوى المتقدم فهمًا عميقًا لجميع عناصر المشروع والقدرة على التكيف والاستجابة للمواقف غير المتوقعة. ويتضمن التفكير النقدي وحل المشكلات واستخدام المعرفة لتحسين التكامل عبر جميع المستويات.
- ما هو مثال لإدارة تكامل المشروع؟
تخيل أنك تقوم بإطلاق موقع ويب جديد. ستتضمن إدارة التكامل ما يلي:
- مستوى العملية: استخدام منهجيات إدارة المشاريع الراسخة مثل Agile أو Waterfall للتخطيط والتنفيذ ومراقبة التطوير.
- مستوى أصحاب المصلحة: إبقاء أصحاب المصلحة على اطلاع من خلال التحديثات المنتظمة، ومعالجة مخاوفهم، وضمان أن الموقع يلبي احتياجاتهم.
- المستوى التنظيمي: مواءمة الموقع الإلكتروني مع العلامة التجارية للشركة واستراتيجية التسويق، واستخدام الموارد الحالية بكفاءة، والنظر في أي تأثير محتمل على المشاريع الجارية الأخرى.
- المستوى المعرفي: التكيف مع التحديات غير المتوقعة مثل مشكلات الخادم، أو تأخيرات المحتوى، أو اتجاهات السوق المتغيرة لضمان إطلاق ناجح.
- ما هي العمليات الثلاث المشاركة في إدارة تكامل المشروع؟
3 عمليات تشارك في إدارة تكامل المشروع:
- تطوير ميثاق المشروع: تحديد غرض المشروع ونطاقه وأصحاب المصلحة والموارد المطلوبة.
- تطوير خطة إدارة المشروع: إنشاء خريطة طريق للمشروع، وتحديد المهام والجداول الزمنية والميزانيات واستراتيجيات الاتصال.
- إدارة المعرفة الخاصة بالمشروع: جمع معلومات المشروع وتخزينها وتوزيعها بشكل فعال على جميع أصحاب المصلحة.
وتضمن هذه العمليات تدفق المعلومات بشكل صحيح، والتوافق بين عناصر المشروع، واتخاذ القرارات الفعالة طوال دورة حياة المشروع.
