في عالم إدارة المشاريع، يتجاوز النجاح إلى حد كبير تحقيق الأهداف المحددة. فهو يتعلق بمهارة إدارة البيئة المتنوعة لأصحاب المصلحة الذين تؤثر رغباتهم ونفوذهم ومشاركتهم بشكل كبير على مسار أي مشروع.
أعتقد شخصياً أن المشاريع لم تعد تعمل بمعزل عن المجتمع المترابط اليوم. فهي تزدهر في مجتمع متطور من الناس والمجموعات والكيانات، حيث لكل منها مجموعة خاصة من وجهات النظر والتوقعات والالتزامات. إن الاعتراف بالتنوع والاستفادة منه ليس ميزة اقتصادية فحسب؛ بل إنه يشكل الأساس لتميز المشاريع.
ولمساعدتك على التنقل عبر هذه التضاريس المعقدة، قمت بإنشاء خطة لإدارة أصحاب المصلحة في المشروع تخدم غرضين: أولاً، تحدد وتفهم بعناية المجموعة المتنوعة من أصحاب المصلحة المرتبطين بمشروعنا، وثانياً، تضع استراتيجيات استباقية لإشراك أصحاب المصلحة هؤلاء والاتصال بهم والتحكم بهم أثناء مراحل المشروع.
دعني آخذك عبر هذه المقالة، حيث ستكتشف هيكلًا منظمًا يصف أنواع أصحاب المصلحة في المشروع، والأدوار، وطرق الاتصال، وتقنيات التفاعل.
إن أحد التحديات الحرجة التي يواجهها مديرو المشاريع لضمان نجاح المشروع هو إدارة توقعات أصحاب المصلحة. إن نجاح المشروع مضمون تقريبًا عندما يتمكن مدير المشروع من دفع الإجماع والتأثير على مجتمع أصحاب المصلحة نحو هدف مشترك. ولكن لسوء الحظ، فإن العكس صحيح أيضًا. تقدم لك هذه المقالة تعريفًا بمن هو صاحب المصلحة في المشروع، وما هي إدارة أصحاب المصلحة، ولماذا تعد بالغة الأهمية، وكيفية القيام بذلك.
من هو صاحب المصلحة في المشروع؟
يمكنك تقسيم أصحاب المصلحة في المشروع إلى مجموعتين عريضتين. المجموعة الأولى هي الأشخاص الذين سيتأثرون بنتيجة المشروع، على سبيل المثال، العملاء والمستخدمون. ونتيجة لنتيجة المشروع، ستتغير طريقة عملهم أو سلوكهم، وبالتالي، فهم أصحاب مصلحة أساسيون للمشروع.
ومع ذلك، ستكون هناك مجموعة أخرى قادرة على التأثير على نتائج المشروع من خلال قراراتها. وقد تكون هذه المجموعة هي المديرين التنفيذيين للمنظمات المنفذة ورعاة المشروع الذين يقررون مدى توفر الموارد لمشاريعك أو حتى عملاؤك الذين يمكنهم تزويدك بالملاحظات التي تحدد اتجاه مشروعك. وهؤلاء الأشخاص أو الكيانات هم أيضًا أصحاب المصلحة في مشروعك.
وبعيدًا عن التصنيف الواسع المذكور أعلاه، فإن الاهتمام بنتائج المشروع يحدد مدى أهمية صاحب المصلحة في نجاح المشروع. وفيما يلي تعريف موجز لمن هو صاحب المصلحة في المشروع.
أي شخص أو كيان يتأثر بنتائج المشروع أو يمكنه التأثير عليها ويهتم بهذه النتائج، هو أحد أصحاب المصلحة في المشروع. يقدم معهد إدارة المشاريع (PMI) التعريف التالي لأصحاب المصلحة في إدارة المشاريع.
الأفراد والمنظمات الذين يشاركون بشكل فعال في المشروع، أو الذين قد تتأثر مصالحهم بشكل إيجابي أو سلبي نتيجة تنفيذ المشروع أو إكماله بنجاح.
لماذا أصحاب المصلحة في المشروع مهمون؟
إلى جانب القدرة على التأثير على النتائج، فإن أصحاب المصلحة في المشروع ضروريون لعدة أسباب.
- يمكن لأصحاب المصلحة المهتمين بشكل إيجابي بنتيجة المشروع مساعدتك في التخفيف من المخاطر والاستجابة للتحديات بشكل فعال.
- يتمتع أصحاب المصلحة عادةً بمعرفة وخبرة عميقة في المجال. ونتيجة لذلك، يمكنهم تقديم رؤى قيمة تفيد بشكل كبير تنفيذ المشروع ونتائجه.
- نظراً لخبرتهم ومهاراتهم ومناصبهم، فإنهم قادرون على تقديم دعم كبير لتحديد المخاطر المحتملة والتخفيف منها.
- غالبًا ما يتحكم أصحاب المصلحة في الميزانيات والموارد. ونتيجة لذلك، يمكنهم التأثير على مدى توفر الأموال والأشخاص والأصول الأخرى المطلوبة للمشروع.
- يمكنهم تحديد أي عواقب إضافية لنتيجة المشروع وقد تؤثر على التنفيذ الإضافي.
- من ناحية أخرى، قد يتأثر أصحاب المصلحة المحددون أيضًا. إذا لم يكن هذا التأثير مفيدًا لهم، فقد يعارضون تنفيذ المشروع أو نتائجه وقد يغيرون مسار التنفيذ.
نظرًا لقدرة أصحاب المصلحة على تحديد نجاح المشروع، فإن دورهم حيوي وبالتالي يتطلب جهودًا إدارية نشطة من مديري المشروع. قد يكون الالتحاق بدورة تدريبية عبر الإنترنت لإدارة المشاريع، والتي تساعدك على فهم طبيعة ونطاق أصحاب المصلحة في سياق إدارة المشاريع، فكرة جيدة لنمو حياتك المهنية.
أنواع أصحاب المصلحة في إدارة المشاريع
يمكن أن يتواجد أصحاب المصلحة داخل منظمة المشروع وخارجها. لذلك، فإن تصنيف أصحاب المصلحة في إدارة المشروع أمر ضروري لمديري المشاريع لتطوير استراتيجيات وخطط أفضل لإدارة أصحاب المصلحة.
- أصحاب المصلحة الداخليين في إدارة المشاريع
يمكن أن يشمل أصحاب المصلحة الداخليون مجموعات مختلفة من الأشخاص داخل المنظمة وفريق المشروع مثل:
- أعضاء فريق المشروع: يشمل أصحاب المصلحة في إدارة المشروع مدير المشروع وأعضاء الفريق المسؤولين عن تسليمات المشروع.
- الإدارة: تشمل هذه المجموعة من أصحاب المصلحة راعي المشروع، الذي يتحكم في ميزانية المشروع، وغيرهم من كبار المديرين التنفيذيين الذين يمكنهم التأثير على أبعاد مختلفة، بما في ذلك توفر الموارد والأهداف وأغراض المشروع.
- المساهمين: سيكون لمساهمي الشركة مصلحة في النتائج المالية للمشروع والتأثير اللاحق لتلك النتائج على نمو الشركة.
- الموظفون: قد تتأثر مجموعة الموظفين الإجمالية بنتيجة المشروع أو قد تؤثر عليها، اعتمادًا على نوع المشروع.
- أصحاب المصلحة الخارجيين في إدارة المشاريع
هناك العديد من أنواع أصحاب المصلحة الخارجيين في المشروع، بدءًا من العملاء والهيئات التنظيمية والمنافسين؛ وينبغي لمدير المشروع أن يكون على دراية بهم وبوظائفهم.
- العملاء: العملاء في مشروعك هم أصحاب المصلحة الأكثر أهمية لأسباب واضحة. في كثير من الحالات، يعتمد نجاح مشروعك على قبولهم. ولكن حتى لو لم يكن الأمر كذلك، فإن نتائج مشروعك ستؤثر عليهم بشكل أكبر.
- الموردون: قد يعتمد تنفيذ المشروع ونتائجه على الموارد والمهارات المتاحة لدى الموردين. وبالتالي، فهم يعتبرون أيضًا أصحاب مصلحة في المشاريع.
- المنافسون: قد تؤثر أفعال المنافسين على تنفيذ مشروعك ونتائجه. وينطبق هذا التأثير بشكل خاص إذا كان المشروع يتضمن إطلاق ميزة أو خدمة جديدة في السوق.
- الجهات التنظيمية والهيئات الحكومية والمجتمعات المحلية: قد تتضمن بعض المشاريع مراعاة اللوائح والامتثال لقوانين أو إرشادات حكومية أخرى. كما تؤثر بعض المشاريع على المواطنين وقد تحتاج إلى مراعاة المجتمعات المحلية للتأثيرات ثنائية الاتجاه.
تعرف على أفضل دورات إدارة المشاريع الرائجة في SPOTO:
أمثلة لأصحاب المصلحة في المشروع - مدير المشروع: من البداية إلى الإغلاق، مدير المشروع هو صاحب المصلحة الأكثر أهمية في جميع مراحل المشروع لأنهم قادة المشروع.
- أعضاء الفريق: أعضاء الفريق هم أصحاب مصلحة متساوون، إن لم يكونوا أكثر أهمية، لنجاح المشروع. فهم مسؤولون في النهاية عن التنفيذ والنتيجة ويمكنهم التأثير بشكل كبير على نجاح المشروع.
- المديرون: يعتبر المديرون الوظيفيون من أصحاب المصلحة أيضًا، حيث يعملون على ضمان توفر المهارات والخبرة في موضوع المشروع لأعضاء فريق المشروع.
- مديرو الموارد: أنت بحاجة إلى الموارد المناسبة في الوقت المناسب لتنفيذ المشروع لضمان عدم تأثر المشروع.
- المسؤولون التنفيذيون: يقرر المسؤولون التنفيذيون أولويات المشروع وقد يؤثرون على ميزانيات المشروع. وبالتالي، فهم أصحاب مصلحة أساسيون في المشروع.
- الإدارة العليا: تؤثر الإدارة العليا أيضًا، مثل المديرين التنفيذيين، على الأولويات والميزانيات. بالإضافة إلى ذلك، يمكنهم أيضًا تقديم الخبرة في موضوع معين. وبالتالي، يمكنهم أن يكونوا أصحاب مصلحة قيمين.
- أصحاب الشركة: قد يكون لديهم السيطرة النهائية على موارد المشروع والميزانيات والنتائج.
- المستثمرون: يهتم المستثمرون بنتيجة المشروع وكيفية تأثير ذلك على عائد الاستثمار (RoI).
- الرعاة: الرعاة هم ممثلو الإدارة، وبالتالي، فهم أحد أصحاب المصلحة الرئيسيين في المشروع. وبالتالي، فهم يؤثرون على الميزانية والأولويات. ومع ذلك، فهم أيضًا أبطال المشاريع. وبالتالي، يمكنهم إحداث تأثير إيجابي وهم مستثمرون في نتائج المشروع تقريبًا مثل مديري المشاريع وأعضاء الفريق.
- الممولون: مثل المستثمرين، سوف يكونون مهتمين بالحصول على عائد على الاستثمار بناءً على نتائج المشروع.
- الموردون: يؤثر الموردون أيضًا على مدى توفر الموارد. بالإضافة إلى ذلك، قد يكونون أيضًا قلقين بشأن نتيجة المشروع والفرص المتاحة لهم نتيجة لذلك. على سبيل المثال، قد يعني المشروع الناجح المزيد من الطلبات لموردين معينين في المستقبل.
- المستشارون: عادة ما يكون المستشارون خبراء في العمليات أو المجالات. ويمكنهم التأثير على تنفيذ المشروع ونجاحه من خلال نصائحهم.
- العملاء: هم أحد أهم أصحاب المصلحة في أي مشروع، حيث إن نتائج المشروع ستؤثر بشكل كبير على هذه المجموعة. وفي الوقت نفسه، يعتمد نجاح أو فشل المشروع في العديد من المشاريع على قبولهم له.
- المستخدمون النهائيون: في قطاع الأعمال إلى الأعمال (B2B)، قد يختلف المستخدمون النهائيون والعملاء، بينما في قطاع الأعمال إلى المستهلك (B2C)، من المرجح أن يكونوا متماثلين. وبصرف النظر عن هذا الاختلاف، فإن المستخدمين النهائيين هم أصحاب مصلحة أساسيون، حيث أن نتيجة مشروعك ستؤثر عليهم بشكل كبير. وخاصة في قطاع الأعمال إلى المستهلك، فإن كيفية إدراكهم لنتيجة مشروعك قد تحدد نجاح أو فشل المشروع.
أدوار أصحاب المصلحة في المشروع
يلعب أصحاب المصلحة في المشروع أدوارًا أساسية في جميع مراحل المشروع، من التصور إلى التنفيذ والتشغيل المستمر. وتعتبر مشاركتهم وجهودهم أمرًا بالغ الأهمية لتحقيق إنجازات المشروع والأداء على المدى الطويل.
هذا ما أعتقد أنه الدور الذي يلعبه صاحب المصلحة الموثوق به في المشروع عبر المراحل العديدة للمشروع.
- تحديد المشروع
يقدم أصحاب المصلحة مساهمات كبيرة طوال مراحل تصور المشروع وتنفيذه.
- المبادرون والرعاة: يقدم أصحاب المصلحة في المشروع الرؤية الأولية والأهداف والموارد اللازمة لبدء المبادرة.
- العملاء أو المستخدمون النهائيون: تعتبر وجهات نظرهم واحتياجاتهم أمرًا بالغ الأهمية في إنشاء أهداف المشروع لتتناسب مع المتطلبات والرغبات الفعلية.
- خبراء الموضوع (SMEs): يقدمون المعرفة المتخصصة للمساعدة في توضيح نطاق المشروع مع ضمان الجدوى التكنولوجية والعملية.
- نشر الخدمة
طوال مرحلة التنفيذ، يلعب أصحاب المصلحة في المشروع دورًا أساسيًا في دفع المشروع نحو نشر فعال.
- مديري المشاريع والزملاء: العمل مع أصحاب المصلحة لترجمة احتياجاتهم إلى خطط ونتائج عملية.
- الرعاة والمستثمرون: يقدم هؤلاء أصحاب المصلحة الأموال والمساعدة والتوجيه الاستراتيجي اللازم للتغلب على العقبات ودعم التنفيذ السلس للمشاريع.
- الهيئات التنظيمية أو خبراء الامتثال: يلعبون دورًا مهمًا في ضمان امتثال المشروع للمتطلبات القانونية والتنظيمية وتجنب أي عقبات.
- تشغيل الخدمة ومراقبتها
بعد النشر، يظل أصحاب المصلحة مشاركين في مراقبة أداء الخدمة وضمان نجاحها على المدى الطويل.
- المستخدمون النهائيون والعملاء: تعتبر مدخلاتهم وأنماط الاستخدام ومعرفتهم أمرًا بالغ الأهمية في تحسين الخدمة بمجرد نشرها، مما يسمح بالتحسين المستمر.
- فرق ضمان الجودة والاختبار: تقوم هذه الجهات بمراقبة أداء الخدمات بشكل مستمر، والعثور على المشكلات وتصحيحها لضمان جودة الخدمة.
- موظفو الصيانة والدعم: يعملون على الحفاظ على العمليات السلسة من خلال الاستجابة السريعة للصعوبات الفنية أو مخاوف المستخدمين، وضمان الخدمة دون انقطاع.
كيفية تحديد أصحاب المصلحة في المشروع؟
تبدأ إدارة أصحاب المصلحة في المشروع بشكل فعال بتحديد أصحاب المصلحة المناسبين. ومن السهل تحديد أصحاب المصلحة المحددين، كما يتضح من القائمة أعلاه. ومع ذلك، فإن تحديد أصحاب المصلحة المناسبين في إدارة المشروع يتطلب جهدًا. وفيما يلي بعض الإجراءات التي يمكنك اتخاذها للقيام بذلك: - راجع ميثاق المشروع الخاص بك. قد يسرد مخطط المشروع أصحاب المصلحة الأساسيين. بالإضافة إلى ذلك، قد تساعدك أهداف المشروع والقيود المفروضة عليه في تحديد أصحاب المصلحة الضمنيين في مشروعك حتى لو لم يسردهم الميثاق بشكل مباشر.
- استشر راعي المشروع. نظرًا لخبرته ومعرفته، قد يساعدك راعي المشروع في تحديد عدد قليل من أصحاب المصلحة الذين قد يكونون حيويين لمشاريعك.
- راجع أصول العملية التنظيمية (OPA) والعوامل البيئية للمؤسسة (EEF) للحصول على إرشادات حول من يمكن أن يكون أصحاب المصلحة.
- التعاون وتبادل الأفكار مع فريق المشروع لتحديد أصحاب المصلحة المحتملين، وإجراء المقابلات مع خبراء الموضوع في مجال المشروع. وتبادل الأفكار حول أسئلة مثل من هو المتوقع أن يكسب أو يخسر من المشروع ومن قد يؤثر على الأولويات وتوافر الموارد وأي موافقات على المضي قدمًا في المشروع.
- يمكن أن تساعدك الدروس المستفادة من المشاريع السابقة لمنظمتك والتحدث إلى مديري المشاريع الآخرين الذين ربما تعاملوا مع مشاريع مماثلة أيضًا في اكتشاف أصحاب المصلحة الأساسيين.
كيفية إدارة أصحاب المصلحة في مشروعك؟
من الضروري أن تقوم بإدارتهم بفعالية طوال المشروع بمجرد تحديد أصحاب المصلحة في المشروع. لذلك، من الأهمية بمكان أن تفهم ما هي إدارة أصحاب المصلحة في المشروع وما يستلزمه ذلك. تعمل أطر إدارة المشاريع مثل PMBOK وPRINCE2 على توسيع نطاق إدارة أصحاب المصلحة في المشروع كجانب أساسي من مسؤوليات مدير المشروع. إن الحصول على تدريب PMP معتمد عبر الإنترنت أو دورة تدريبية على شهادة إدارة المشاريع PRINCE2 من شأنه أن يعدك بشكل أكبر في هذا المجال. ومع ذلك، فيما يلي قائمة إرشادية بالإجراءات التي يمكنك اتخاذها للرجوع إليها. - تحليل أصحاب المصلحة من خلال معايير مختلفة لقياس تأثيرهم على نتائج المشروع وتصنيفهم وتحديد أولوياتهم. هناك العديد من الأطر والأدوات المتاحة لتصنيف أصحاب المصلحة. تعد شبكات القوة والمصلحة أو شبكات النفوذ والمصلحة من بين تلك الأطر والأدوات الأساسية. ستساعدك هذه الأدوات على فهم كيفية التعامل مع أصحاب المصلحة.
- إنشاء خطة للتواصل مع أصحاب المصلحة وإشراكهم. يمكن تمثيل الخطة باستخدام مصفوفة RACI أو أي شكل آخر منها. تحدد هذه المصفوفة أدوار ومسؤوليات أصحاب المصلحة في المشروع. ومع ذلك، ستمكنك الخطة من ضمان التواصل مع أصحاب المصلحة بشكل مناسب ومراقبة مشاركتهم ونهجهم تجاه المشروع.
- تأكد من أن أصحاب المصلحة يعرفون أهداف المشروع والافتراضات الرئيسية والمخاطر. افهم متطلباتهم وتوقعاتهم من المشروع واعمل على وضع استراتيجية لموازنة هذه التوقعات مع خطط المشروع. أثناء القيام بذلك، تأكد من تبني وجهة نظر أصحاب المصلحة.
- التواصل المستمر مع أصحاب المصلحة لتقييم الاحتياجات أو التوقعات المتغيرة بشكل استباقي وإدارة مثل هذه التحديات. تأكد من معرفتهم بتقدم المشروع وأي مشكلات ومخاطر يواجهها الفريق.
- قم بقياس ردود أفعالهم ومواقفهم من خلال التواصل المستمر وقم بتعديل استراتيجية إدارة أصحاب المصلحة بشكل مناسب.
مزايا إدارة توقعات أصحاب المصلحة
هناك العديد من المزايا لإدارة توقعات أصحاب المصلحة بشكل فعال. دعونا نلقي نظرة على بعض المزايا الأساسية. - عندما تدير توقعات أصحاب المصلحة بفعالية، فإنك تخلق بيئة من التعاون القيم الذي يمكن أن يساعدك في الكشف عن الجوانب الخفية للمشروع، بما في ذلك التحديات والمخاطر المحتملة وطرق التعامل معها. بالإضافة إلى ذلك، تكتسب رؤى لاتخاذ قرارات أفضل بشأن المشروع من خلال معرفة وخبرة أصحاب المصلحة.
- مع أصحاب المصلحة المنخرطين، فإنك تحصل على عدد أقل من المفاجآت مع تقدم المشروع. بالإضافة إلى ذلك، فإن أصحاب المصلحة هؤلاء سيساعدونك في إزالة العوائق التي تعترض المشروع، بما في ذلك تلك المتعلقة بالموارد. وأخيرًا، تعمل إدارة التوقعات على تحسين مشاركة أصحاب المصلحة.
- قد يحصل فريقك على مرشد أو مرشد يمكنه مساعدة الفريق في اكتساب مهارات ومعارف أفضل.
أصحاب المصلحة مقابل أصحاب المصلحة الرئيسيين في المشروع
في مجال إدارة المشاريع، ينقسم أصحاب المصلحة إلى نوعين، ولكل نوع درجات مختلفة من التأثير والمشاركة في المشروع.
أصحاب المصلحة: الأشخاص أو المنظمات أو المجموعات التي قد تؤثر بشكل مباشر أو غير مباشر على المشروع يُشار إليهم باسم أصحاب المصلحة. ويشمل ذلك العملاء والموردين والهيئات الحكومية والموظفين والمساهمين وأعضاء المجتمع. وقد تتداخل مخاوفهم ومصالحهم ومساهماتهم مع المشروع، لكنهم قد لا يلعبون دورًا أساسيًا في إنجازه أو إجراءات اتخاذ القرار.
أصحاب المصلحة الرئيسيون: من ناحية أخرى، يشكل أصحاب المصلحة الرئيسيون في أي مشروع مجموعة فرعية من مجتمع أصحاب المصلحة الأوسع، ويتألفون من أشخاص أو مجموعات يعتبر تأثيرهم أو مشاركتهم أو مواردهم ضرورية لإنجاز المشروع. ويتمتع هؤلاء أصحاب المصلحة بسلطة كبيرة أو مشاركة فورية في نتائج المشروع، وكثيراً ما يلعبون أدواراً مهمة في اتخاذ القرار وتوزيع الموارد والتخطيط الاستراتيجي.
من الضروري في إدارة أصحاب المصلحة في المشروع التمييز بين أصحاب المصلحة وأصحاب المصلحة الرئيسيين في المشروع. وفي حين أن أصحاب المصلحة لديهم مجموعة واسعة من الأهداف والانتماءات، فإن أصحاب المصلحة البارزين في المشروع لديهم سلطة أو نفوذ كبير على اتجاه المشروع. إن تحديد أصحاب المصلحة الرئيسيين وإدارتهم بنجاح أمر مهم لأن دعمهم أو موافقتهم أو رفضهم يمكن أن يؤثر بشكل كبير على نتيجة المشروع.
يؤكد مديرو المشاريع في كثير من الأحيان على تقنيات المشاركة والتفاعل التي تستهدف بشكل خاص أصحاب المصلحة المهمين في المشروع، بهدف مواءمة أهدافهم وإدارة المتطلبات وتأمين دعمهم المستمر. من ناحية أخرى، يعد مراعاة مجموعة أصحاب المصلحة الأوسع أمرًا حيويًا، حيث يمكن أن تؤثر ملاحظاتهم ومخاوفهم وتأثيراتهم الإضافية على نتيجة المشروع وقبوله العام في البيئة الأكبر.
نصائح لإدارة أصحاب المصلحة في المشروع بشكل فعال
ربما تكون إدارة جميع أصحاب المصلحة في مشروعك هي الجانب الأكثر أهمية. ستكون إدارة أصحاب المصلحة في المشروع بشكل فعال بمثابة مشروع فرعي مستمر ضمن مشروعك الأساسي، ولا يمكنك ارتكاب أخطاء هنا. لمساعدتك في ذلك، اسمح لي بمشاركة بعض المؤشرات حول كيفية التعامل مع أصحاب المصلحة بكفاءة أثناء مراحل المشروع:
- إشراك أصحاب المصلحة في جميع مراحل المشروع
حدد أصحاب المصلحة وأنواعهم المختلفة في وقت مبكر، ثم قم بتطوير خطة لإدارة أصحاب المصلحة في المشروع. تفاعل معهم بانتظام باستخدام الاستطلاعات والمقابلات. إذا كان أصحاب المصلحة من الخارج، فقم بإدراجهم في متتبع المشروع الخاص بك حتى يتمكنوا من رؤية التطوير في الوقت الفعلي. يجب أن يكونوا قادرين على تقديم مدخلات حول نتائج المشروع أيضًا. - يجب أن يتفق جميع أصحاب المصلحة على النتائج المتوقعة
يتعين على جميع أصحاب المصلحة في المشروع أن يكونوا على علم بكل ما يتعلق بالمشروع منذ البداية. ولتجنب حالة عدم اليقين في المراحل النهائية من المشروع، من الأهمية بمكان تحديد أدوار وواجبات الأشخاص بدقة قدر الإمكان. وهذه هي الاستراتيجية الأكثر فعالية لتجنب فشل المشروع وانقطاعه وتجاوز الإنفاق. - تحديد الأنظمة التي تتحكم في التغيير
تنتشر طلبات التغيير في المشاريع الكبيرة والمعقدة. وقد يلزم إعادة النظر في العديد من المتطلبات المحددة في المراحل المبكرة من المشروع لاحقًا. ومن المهم أن يكون لديك إجراء محدد مسبقًا للتعامل مع طلبات التعديل. وإلا، فقد تؤثر مخاوف توسع النطاق على كفاءتك وكفاء فريقك. - التفاعل الفعال أمر ضروري
في إدارة أصحاب المصلحة في المشروع، يعد التواصل القيم والهام أمرًا ضروريًا لإنجاز المشروع. كما أن انتظام التواصل أمر حيوي، ويجب اختياره بناءً على مشاركة وحماس كل صاحب مصلحة. يعد الاحتفاظ بسجل لأصحاب المصلحة منذ البداية أحد الطرق العديدة المجربة والمختبرة لإنشاء جدول ونوع من التفاعل لكل صاحب مصلحة. - حاول أن تنظر إلى الأمور من وجهة نظرهم
إن جزء من إدارة أصحاب المصلحة يتلخص في تصور المشكلة من وجهة نظرهم. ويتعين عليك أن تعرف ما اتفق عليه كل صاحب مصلحة وموقفه. وسوف تكون مجهزًا بشكل أفضل لإدارتهم وتلبية احتياجاتهم إذا كنت على اتصال بتصوراتهم لكيفية تأثير المشروع عليهم.
يمكن أن تكون إدارة أصحاب المصلحة الفعالة بسيطة
إن إدارة أصحاب المصلحة بشكل فعال تبني أساسًا قويًا لنجاح المشروع. قد يكون تحديد أصحاب المصلحة أمرًا صعبًا نظرًا للتنوع. قد يكونون داخليين في مؤسستك أو خارجيين. قد يكون بعضهم واضحًا، مثل رعاة المشروع أو العملاء. لكن البعض الآخر، مثل الوكالات الحكومية أو المجموعات الاجتماعية، قد لا يكون من السهل التعرف عليهم. ولكن بمجرد تحديدهم، قم بتوليد شعور بالغرض المشترك ومعايير النجاح المشتركة. بعد ذلك، قم ببناء خطة اتصال حول هذه التوقعات والتواصل معهم طوال دورة حياة المشروع. إن الالتحاق بأي من دورات شهادة KnowledgehHut لإدارة المشاريع سيعدك لإدارة أصحاب المصلحة في مشروعك بشكل فعال ويزيد بشكل كبير من فرص نجاح مشروعك.
