مراقبة المشروع: العملية، الأنواع، الأدوات والتقنيات

لنفترض أنه تم تكليفك بقيادة مشروع ما. ستبدأ أولاً بتحديد الهدف ووضع خطة. ثم ستوزع العمل على أعضاء فريقك. ولكن عندما تكون خطتك جيدة ولكن بدون إشراف منتظم، هل يمكنك معرفة ما إذا كانت الخطة تُنفَّذ بشكل صحيح؟
وهنا تبرز أهمية مراقبة المشروع. تساعد مراقبة المشروع وتقييمه في تقييم نجاح المشروع أو فشله. وبالتالي، فإن كونك محترفًا مدربًا في مراقبة المشروع قد يفتح لك فرصًا هائلة. دعنا نتعمق في فهم المزيد عن مراقبة المشروع من خلال هذه المقالة. إذا كنت تستعد للحصول على شهادة إدارة المشروع، فراجع تفاصيل دورة PMP التي تتحدث عن أدوات وتقنيات مراقبة المشروع بالتفصيل.
قد يكون الحصول على شهادة تدريب إدارة المشاريع هو خطوتك الأولى نحو أن تصبح مدير مشروع.
ما هو مراقبة المشروع؟
باعتبارنا مدير مشروع، فإن مسؤوليتنا هي ضمان إكمال المشروع في الوقت المحدد والتكلفة وتلبية الجودة المطلوبة، ولتحقيق ذلك يتم إجراء مراجعات متكررة وعمليات تدقيق وعقد اجتماعات لمراقبة تقدم المشروع. من الناحية المهنية، فإن مراقبة المشروع هي تسجيل منهجي لجميع الأنشطة والمهام في المشروع لأصحاب المصلحة والمنفذين والمستفيدين.
تسجل هذه العملية العقبات والفجوات التي يواجهها المشروع وتوفر التحكم الكامل لتحسين كفاءته. وتتضمن خطوات لتحديد العقبات أو الفجوات وحلها لزيادة كفاءة المشروع. وتُعرف أيضًا باسم مراقبة المشروع والتحكم فيه. بمجرد بدء المشروع، تبدأ عملية مراقبة المشروع أيضًا.
أهمية مراقبة المشروع
تلعب مراقبة المشروع دورًا حيويًا في تحقيق النتائج المرجوة من الخطة. لذلك، يجب على رئيس المشروع الانتباه عن كثب إلى جميع خطوات مراقبة المشروع وإجراء التعديلات إذا لزم الأمر. عادةً، يتضمن المشروع العديد من المهام التي تمتد لفترة طويلة؛ فقط بعد الانتهاء من المهمة الأولى يمكننا الانتقال إلى المهمة التالية. لذا، تضمن مراقبة المشروع تنفيذ المهام بشكل صحيح وحل أي شكوك أو عقبات في الوقت المناسب.
تتمثل فوائد مراقبة المشروع في:

• التأكد من أن الميزانية المخصصة يتم إنفاقها بشكل صحيح ويمكن تعديلها إذا لزم الأمر.
• التأكد من تنفيذ المهمة المحددة والمواعيد النهائية.
• يمكن تخصيص القوى العاملة حسب المتطلبات لتجنب عوامل الخطر
• يقدمون ردود فعل حول فعالية السياسات والبرامج لتحديد مجالات التحسين
• تشجيع المساءلة فيما يتعلق بالمهمة الموكلة إلى أعضاء الفريق.
• تحويل القوى العاملة إلى مهمة معينة إذا تطلب الأمر ذلك.
• تعزيز التواصل بين أعضاء الفريق لتحسين الجودة وتقليص الوقت.
  غرض مراقبة المشروع في إدارة المشاريع
  يتكون كل مشروع من عدة خطوات مثل بدء المشروع وتجميع المتطلبات وتصميم المشروع وتنفيذه واختباره وإطلاقه وأخيرًا إطلاق الدعم وإغلاق المشروع. بصفتنا مديري مشروع، نراقب عن كثب جميع الخطوات في مراقبة المشروع ونعدلها إذا لزم الأمر ونتأكد من اكتمال كل مرحلة بشكل صحيح قبل الانتقال إلى المرحلة التالية.
  يمكن أن يؤدي هذا إلى تحسين فعالية المشروع وضمان تحسين أداء الخطة من خلال إزالة الفجوات والعقبات في كل مرحلة مما يضمن إكمال المشروع في الوقت المحدد والميزانية وضمن النطاق المحدد. يلعب تتبع وقت إدارة المشروع جنبًا إلى جنب مع النطاق والتكلفة دورًا حيويًا في تحقيق نتيجة المشروع.
  أنواع مراقبة المشاريع
  وفيما يلي أنواع مختلفة من مراقبة المشروع:

1. مراقبة العملية
   تُعرف أيضًا بمراقبة النشاط. من ناحية أخرى، تهدف مراقبة العمليات بشكل أساسي إلى تتبع الموارد والمدخلات مع فهم كيفية تسليم المخرجات والنتائج.
2. مراقبة المستفيدين
   تتمثل مهمة مراقبة المستفيدين في ضمان تلبية الخطة لاحتياجات العملاء من خلال عوامل مثل المساءلة والتحقق والتمكين والتعلم البيئي المتعلق بالمشروع. يمكن أن يساعد هذا في مجالات التحسين وفقًا لمشروعهم.
3. مراقبة الامتثال
   يتم استخدام مراقبة الامتثال للتحقق مما إذا كان المشروع يتوافق مع عمليات التدقيق المنتظمة ويلبي جميع المتطلبات التنظيمية والتشريعية، وإنشاء بروتوكول قوي لإعداد التقارير حول الامتثال والمتابعة، والمنح، والقوانين المحلية، والمعايير الأخلاقية، والعقد وفقًا للمشروع.
4. المراقبة المالية
   تُستخدم المراقبة المالية لتتبع الكفاءة المالية للمشروع لضمان تحويل الأموال بشكل مناسب من البداية إلى النهاية. بالإضافة إلى ذلك، فهي تساعد في تحليل النفقات غير المرغوب فيها في الميزانية المخصصة.
5. مراقبة النتائج
   تساعد مراقبة النتائج في تقييم فعالية وتأثير نتائج المشروع. فهي تسير على الطريق الصحيح لتحقيق النتيجة المتوقعة بناءً على ردود الفعل من أصحاب المصلحة. كما تساعد في تحديد المشكلة وتعديل الموارد أو الاستراتيجية وفقًا للهدف. كما تساعد في جمع البيانات المتعلقة بالتأثير والآثار الإجمالية للمشروع.
6. مراقبة السياق
   أسميها نفس الشيء بمراقبة الوضع، لأنها تساعدنا على تحديد وقياس المخاطر أو الافتراضات أو أي مواقف غير متوقعة قد تنشأ في السياق السياسي والمالي والسياسي.
7. المراقبة التنظيمية
   هذا الموضوع واضح بذاته، فهو يتتبع التطوير المؤسسي، والتواصل، والتعاون، والاستدامة، وبناء القدرات داخل المنظمة.
   عملية مراقبة المشروع
   لتحقيق نتيجة ناجحة وكفؤة، يجب علينا التأكد من أن مراقبة المشروع مستمرة من مرحلة البداية إلى مرحلة النهاية. وعادة ما يتولى المشرف هذه العملية. ويجب مشاركة معلومات مراقبة المشروع مع قادة الفريق وزملاء العمل في الفريق والمساهمين حتى يتمكنوا أيضًا من الحصول على رؤية واضحة حول المشروع الجاري ومساعدتهم في إنشاء تدفق ثنائي الاتجاه لمراقبة المشروع من أجل منتج منظم جيدًا. دعونا نفهم عملية مراقبة المشروع.

• البدء: في هذه المرحلة يتم وضع الخطوط العريضة للمشروع والخطوات والعملية التي قد ينطوي عليها.
• التخطيط: في هذه المرحلة يتم تحديد نطاق وتفاصيل العملية التي يجب القيام بها في التنفيذ.
• التنفيذ: ويتضمن إكمال كافة الأنشطة المحددة في الجزء التخطيطي.
• الإغلاق: تتضمن هذه المرحلة استكمال خطة المشروع وإبلاغ أصحاب المصلحة
• المراقبة والمتابعة: تتضمن هذه المرحلة التأكد من أن المشروع يسير على المسار الصحيح وأن جميع المهام تم إكمالها بالطريقة المحددة.
  تعد إحدى أفضل الطرق للتعرف على عملية مراقبة المشروع وتنفيذ الاستراتيجيات هي التسجيل في شهادة إدارة المشاريع الاحترافية (PMP).
  تعمق في دورات إدارة المشاريع الأكثر شعبية في SPOTO:
  كيفية إنشاء خطة مراقبة المشروع؟ [خطوة بخطوة]
  بعد تعلم مراقبة المشروع، ستتعلم كيفية وضع خطة لمراقبة المشروع. فيما يلي دليل خطوة بخطوة لوضع خطة مراقبة مشروع قوية.
  الخطوة 1. تحديد الهدف
  قبل وضع أي خطة، يجب عليك تحديد هدف المشروع. تحتاج إلى معرفة غرض المشروع، وهدف أصحاب المصلحة، ولماذا يريدون هذا المشروع، ومن هم أعضاء فريقك.
  الخطوة 2. إنشاء مخطط
  إن إنشاء خطة لمراقبة المشروع يشبه وضع مخطط لمبنى. عليك أن تأخذ في الاعتبار جميع العوامل مثل الميزانية والقوى العاملة والوقت وما يتوقعه أصحاب المصلحة منك. من المهم عدم المبالغة في تقدير توقعاتك وتوقعات فريقك. فالمبالغة في التقدير ستضر بالمشروع وكذلك بالشركة.
  الخطوة 3. جمع البيانات ورسم الخرائط
  الآن بعد أن حصلت على كل المعلومات، يمكنك البدء في إنشاء مخطط للمشروع. قم بتلخيص كل المعلومات في شكل أهداف وميزانية ووقت ونتائج ونطاق. يمكنك أيضًا تضمين بحثك في صفحة أخرى.
  الخطوة 4. شاركها مع فريقك
  قبل إرسال هذه الخطة إلى أصحاب المصلحة، من الضروري مشاركتها مع أعضاء فريقك. اجلس مع فريقك واشرح لهم المشروع بالكامل وخطتك.
  إن فجوات التواصل بينك وبين زملائك في الفريق قد تضر بالمشروع. أخبرهم بالمعايير التي تتوقع منهم الالتزام بها. يمكنك أن تطلب رأيهم وتدمجه إذا كان ذلك يجعل الخطة أكثر فعالية.
  الخطوة 5. الانتهاء من وضع الخطة
  بعد مناقشة الخطة مع فريقك، تصبح جاهزًا للاتفاق على خطة. قد ترغب في مراجعة الخطة مرة أخرى، حيث ستكون هذه هي الخطة التي ستعرضها على أصحاب المصلحة. يمكنك أيضًا إضافة المشكلات التي تظهر أثناء الخطة وما هي التدابير التي أعددتها لمواجهتها. من الناحية المثالية، تريد تعيين المهام لفريقك في هذه المرحلة حيث سيساعد ذلك أصحاب المصلحة على التواصل مع أعضاء الفريق في حالة وجود أي استفسارات تتعلق بمهمة معينة.
  الخطوة 6. احصل على مساعدة من مخطط جانت
  يمكن أن يساعدك مخطط جانت في تتبع حالة المهمة بالتفصيل. يمكنك إنشاء هذا باستخدام Microsoft Excel. قم بتحديث الورقة يوميًا.
  الخطوة 7. وضع الخطة موضع التنفيذ
  بمجرد الانتهاء من جزء التخطيط واستعداده لإرساله إلى أصحاب المصلحة وأعضاء فريقك، ابدأ في تنفيذ الخطة. تتبع التقدم يوميًا وقم بتمييزه عند اكتماله.
  الخطوة 8. تحليل ما بعد المشروع
  يحدث هذا بعد اكتمال المشروع. هنا، الهدف الرئيسي هو معرفة كيفية سير الخطة والمشكلات التي واجهتها طوال العملية. أولاً، يجب عليك تحليل هذه الخطة مع خطتك الأولية لمعرفة كيف انتهت. بعد ذلك، خذ الدروس المهمة من هذا المشروع حتى يمكن تجنب جميع أوجه القصور في المشروع التالي.
  كيفية تنفيذ مراقبة المشروع؟
  تتم مراقبة المشروع بعد تنفيذ الخطة. تحتاج إلى اتخاذ بعض الخطوات لتتبع المشروع. أولاً، تحتاج إلى تقاسم عبء العمل وفقًا لقدرة زملائك في الفريق. تحتاج إلى معرفة المشكلة التي قد تواجهها فيما يتعلق بالميزانية والوقت. ثالثًا، تحتاج إلى تقاسم عبء العمل وفقًا لقدرة زملائك في الفريق.

1. متابعة المشروع
   لمراقبة المشروع، تحتاج إلى تتبع المهام. سيساعدك هذا في تسجيل جميع الأنشطة التي يقوم بها فريقك. أولاً، يجب عليك تحديد المهمة التي يجب القيام بها وما يمكن إنهاؤه لاحقًا. بعد ذلك، عليك فهم أين يتم إنفاق الميزانية. حدد من يمكنه العمل بكفاءة أكبر وما إذا كانت مهمة معينة تحتاج إلى مزيد من الوقت والميزانية أكثر مما كان متوقعًا في البداية.
2. التواصل مع فريقك
   إنها أداة أساسية لمراقبة المشروع. يجب أن يعرف كل عضو في الفريق المهام الموكلة إليه. تواصل مع فريقك بشكل متكرر للتحقق من تقدم المهام. احصل على تحديثات منتظمة حول تقدم المهام الموكلة إليك. قد ترغب في إنشاء ضمانات لفريقك للحصول على مساحة للتنفس والقيام بالمهمة بشكل صحيح.
3. تشريح المشروع بعد وفاته
   يجب عليك التفكير في خطتك وتقنيات مراقبة المشروع والاستلهام منها. انظر إلى كيفية سير المشروع، وما هي المهام التي استغرقت قدرًا أقل من الإشراف، وما هي المهام التي تطلبت مزيدًا من الاهتمام.
   كيفية مراقبة المشاريع؟
   الآن، لنفترض أننا ندخل مرحلة التنفيذ في مشروع حيث لدينا مدخلات مثل خط الأساس للنطاق والجدول الزمني والتكلفة. ومن خلال الاحتفاظ بهذه المدخلات، يمكن مراقبة المشروع وفقًا للخطة باستخدام مخططات الاحتراق أو الاحتراق النهائي إلى جانب مخطط جانت.
4. تأكيد خط الأساس للمشروع
   خط الأساس للمشروع هو المرجع الثابت للمشروع، ويتم مقارنته بتقدم المشروع مقابل الخطة الأصلية. يجب أن يوافق أصحاب المصلحة على خط الأساس للمشروع قبل بدء المشروع، حيث تعمل هذه البيانات المعتمدة كأساس للمقارنة المعروفة أيضًا باسم تأكيد خط الأساس.
5. مراقبة العمل والتحكم فيه
   تهدف عملية مراقبة العمل والتحكم فيه (WMC) إلى توفير فهم للمشروع الحالي واتخاذ التدابير التصحيحية عندما يكون هناك انحراف عن نطاق المشروع.
6. تكامل التحكم في التغيير
   تقوم ميزة Change Control Integration بمراجعة الطلب داخل المشروع وتنفيذ التغييرات المطلوبة. هناك أنواع مختلفة من طلبات التغيير مثل الإجراء الوقائي، والإجراء التصحيحي، وإصلاح العيوب والتحديثات. وهذا يساعد عادةً مديري المشروع على التحكم بشكل منظم في التغييرات في المشروع.
7. التحقق من النطاق
   إن تحديد النطاق هو الخطوة الأولى في تطوير المشروع، ويتم الموافقة عليه من قبل جميع المساهمين، وبعد ذلك لا يخضع لأي تغييرات إلا من خلال عملية التحكم في تغيير النطاق. إنها عملية تقييم ما إذا كان تطوير المنتج يلبي المتطلبات/المواصفات وفقًا للنطاق في كل مرحلة من مراحل المشروع حتى اكتمال تطوير المنتج.
8. الجدول الزمني والتحكم في التكاليف
   يعتمد الأساس لأي مشروع على هذين العاملين، حيث تعتمد خطة المشروع على الميزانية وتوافر الموارد، وتربط بينهما لتطوير المشروع تبعًا لذلك.
9. تقارير الأداء
   يعتمد تقرير الأداء على كيفية عمل الشركة في عملياتها وما إذا كانت قد حققت أهدافها وغاياتها. يمكن استخدام تقرير الأداء هذا بشكل روتيني للتأكد من تحسين بعض العوامل مثل التقدم والوضع المالي والاتجاه. كما أنه يدعم تحسين الشركة فيما يتعلق بالأداء التاريخي.
10. مراقبة الجودة
    مراقبة الجودة هي مراجعة جودة العوامل الداخلة في إنتاج منتج ما وتحسينها إن لزم الأمر، وهو ما يختلف من شركة إلى أخرى، ومراقبة الجودة لها طرق مختلفة لأداء مراقبة الجودة من فحص المنتجات المصنعة ومقارنة المنتجات واختبارها.
    أفضل المدن التي تقدم فيها SPOTO دورة تدريبية للحصول على شهادة إدارة المشاريع عبر الإنترنت
    تقنيات مراقبة المشروع
    يمكنك استخدام العديد من التقنيات لمراقبة المشروع، ومنها:
11. هياكل تقسيم العمل
    ينظم هيكل تقسيم العمل المشروع بطريقة هرمية (كما هو موضح في الشكل أدناه) حيث يتم توزيع المشروع إلى أقسام أصغر وتقديمه في تمثيل مرئي لفهم أفضل، وأفضل جزء هو أنه يمكن عرض ملف الميزانية بنفس الطريقة. إنها طريقة يمكن من خلالها ترتيب العمل إلى أجزاء أصغر. يمكنك استخدامه لتقسيم أكثر من مجرد المهام ولكن أيضًا الميزانيات.
12. مخطط جانت
    إنها طريقة أخرى لتمثيل البيانات بصريًا. ومع ذلك، فهي توفر المزيد من التطبيقات لرئيس المشروع. إن الجمع بين أداة مخطط جانت يجعل التقنية بأكملها أسهل. يمكنك جدولة مشاريع متعددة باستخدام مخططات جانت. باستخدام مخططات جانت، يمكن لرئيس المشروع تعيين المهام للأفراد والسماح بإرسال الإشعارات إليهم وإبقائهم على المسار الصحيح.
13. بيرت
    إنها اختصار لـ Program Evaluation and Review Technique (تقنية تقييم ومراجعة البرنامج). وهي أداة تخطيط تستخدم لتقييم مقدار الوقت الذي سيستغرقه التنسيق العملي للمخرجات مع أعضاء الفريق، ويمكن من خلال PERT تقدير ثلاثة أوقات مختلفة، 1. أقصر وقت لإنهاء مهمة، 2. الوقت الأكثر احتمالية لإنجاز مهمة و3. أطول فترة إذا لم تسير الأمور كما هو مخطط لها. تساعد PERT في تحديد الأنشطة الحرجة في المشروع وإكمالها حسب الجدول الزمني.
14. طريقة المسار الحرج (CPM)
    هنا، يتطلب منك CPM إنشاء نموذج يحتوي على جميع المهام والوقت المخصص لإكمالها وما هي المعالم الرئيسية للمشروع. باستخدام المعلومات، يمكنك معرفة المهام التي يمكن البدء فيها في أقرب وقت ويمكن إكمالها دون التأثير على الجدول الزمني الإجمالي للمشروع.
    أدوات مراقبة المشاريع لعام 2025
    وفيما يلي بعض الأدوات لمراقبة المشروع:
15. اجتماع المشروع
    وهذا يعني الاجتماع بفريقك لمناقشة حالة المهام. ويساعد ذلك في تحديد الجدول الزمني للمهمة. ويمكنك أيضًا إضافة مهام إضافية أو إجراء تعديلات.
16. برنامج مراقبة المشروع
    إليكم قائمة بأفضل برامج إدارة المشاريع حسب مجلة فوربس.

• ClickUp: الأفضل لفرق التطوير السريع
• Monday.com: الأفضل للشركات الناشئة ذات الميزانية المحدودة
• Asana: الأفضل لأدوات التعاون
• Zoho Projects: الأفضل للتكاملات
• Smartsheet: الأفضل لأتمتة سير العمل
• Notion: الأفضل لمنشئي المحتوى
• Airtable: الأفضل للشركات التي تعتمد على البيانات
• العمل الجماعي: الأفضل لمقدمي الخدمات الذين يتعاملون مع العملاء
• Wrike: الأفضل من حيث ميزات الذكاء الاصطناعي
• Jira: الأفضل لفرق تطوير المنتجات
  قم بتحويل كفاءة فريقك من خلال دورات الإدارة الرشيقة. أتقن فن المرونة والعمل الجماعي وتحقيق نتائج غير مسبوقة.
  3 طرق لتتبع المشروع وإعادة التخطيط له
  فيما يلي ثلاث طرق لتتبع المشروع:
• إعطاء الأولوية للمهام الحرجة أولاً، فالوقت عامل حاسم، ويتطلب إعطاء الأولوية للمهام الحرجة أولاً.
• استخدام أدوات وتقنيات فعّالة. ستساعدك أدوات وتقنيات مراقبة المشروع على تتبع كافة الأنشطة بسهولة. لقد ناقشنا بالفعل الأدوات والتقنيات المستخدمة في التتبع بالتفصيل أعلاه.
• احصل على تحديثات منتظمة مع فريقك فيما يتعلق بحالة المهمة.
  في بعض الأحيان قد لا تنجح الخطة كما هو متوقع. وقد تواجه صعوبات وقد تحتاج إلى تغيير الخطة بالكامل. وفيما يلي ثلاث طرق يمكنك من خلالها إعادة التخطيط لمشروع:
• إجراء تعديلات في الموارد: في حين أنه قد لا يكون السبب الوحيد لفشل الخطة، فإن تغيير تخصيص الموارد يمكن أن يؤدي إلى إحياء الخطة إذا كانت الأسس الأساسية قوية.
• تغيير نطاق المشروع: يمكنك تغيير نطاق المشروع. تذكر أن تغيير النطاق لا ينبغي أن يغير الهدف الأساسي للمشروع.
• إبلاغ التغيير: بمجرد اتخاذ قرار بشأن خطة جديدة، أبلغ أصحاب المصلحة وأعضاء فريقك بالتغييرات.
  نصائح وأفضل الممارسات لمراقبة المشروع
  فيما يلي بعض أفضل النصائح وأفضل الممارسات لمراقبة المشروع:
• إجراء الأبحاث والاجتماعات لفهم المشروع.
• إنشاء وصف موجز للمشروع.
• وضع خطة للمشروع.
• حافظ على التواصل الواضح والمستمر مع فريقك.
• اطلب منهم ملاحظاتهم وأضفها إذا لزم الأمر.
• إعداد خطة للموارد.
• لا تخلق توقعات غير واقعية لنفسك أو للفريق.
• تأكد من توثيق كل شيء بشكل صحيح.
• يرجى مراجعة خطة المشروع وأخذ الدروس الرئيسية منها بعد اكتمالها.
  خاتمة
  أعتقد أننا نجحنا في تغطية جميع المواضيع المتعلقة بمراقبة المشروع في هذه المقالة. أوصيك أيضًا بالاطلاع على تدريبات إدارة المشروعات من SPOTO للحصول على المزيد من الأفكار. مراقبة المشروع هي العملية الأكثر أهمية والتي نحتاج جميعًا كمديري مشروعات إلى التدريب عليها والتفوق فيها. تساعد هذه العملية المشروع على المضي قدمًا نحو إكمال المشروع بنجاح من خلال آلية المراجعة المناسبة وخطط العمل الفعّالة مع التنفيذ.
  من خلال التدريب أو التدريب المناسب، ستحصل أيضًا على مهارات الإدارة الصحيحة من خلال فهم المفاهيم وتنفيذها. كما أوصيك بالحصول على شهادة PMP لأنها تمنحك الاعتراف باعتبارك مدير مشروع عالميًا.
  الأسئلة الشائعة

1. ما هي طرق المراقبة المناسبة؟
   ونتيجة لذلك، فإن المراقبة التنظيمية ومراقبة المشروع هي طرق ممتازة لمراقبة المشروع.
2. ما هي أهداف الرصد؟
   تتضمن بعض أهداف المراقبة الأساسية الكفاءة والملاءمة والسببية والتأثير والاستدامة والفعالية.
3. ما هي أشكال المراقبة الأربعة؟
   الأشكال الأربعة للمراقبة هي كما يلي

• مراقبة الامتثال
• الرقابة المالية
• مراقبة العملية
• مراقبة المستفيدين