كيف هو سير عمل فريق مشروعك؟ هل هي عملية سلسة ومباشرة ، أم أنها عملية تعطلت بالكامل بسبب عدم الكفاءة؟ حسنًا ، من المحتمل أن تستخدم جميع تدفقات العمل – بغض النظر عن مكانك – عقلية التحسين المستمر.
لقد قطعت مهمة إدارة سير العمل شوطا طويلا. اليوم ، ظهرت تكتيكات مثل الأتمتة والتعلم الآلي والعمل الذكي في المقدمة ، وتستخدم الآن جنبًا إلى جنب مع استراتيجيات إدارة سير العمل.
تعد إدارة سير العمل بنجاح هو المفتاح لزيادة الإنتاجية وتحسين نجاح المشروع. إذن ، كيف هي الأمور في عالم إدارة سير العمل؟ يمكن أن يساعدك فهم الإحصائيات الحالية في إنشاء بعض المعايير الخاصة بك بينما ترى أيضًا كيف تتحرك الصناعة ضمن هذا المفهوم. فيما يلي مجموعة من الإحصائيات التي يجب أن تكون على دراية بها بينما تستمر في تحسين استراتيجيات إدارة سير العمل.
أصبح تبديل المهام مشكلة
وفقًا لتقرير McKinsey ، يمكن أن تفقد الشركات 40 بالمائة من إنتاجيتها بسبب التبديل المستمر بين المهام. في المجتمع اليوم ، يتم الاحتفال بتعدد المهام. يحاول الكثير منا التفكير في طرق يمكننا من خلالها إنجاز أشياء متعددة في وقت واحد. لسوء الحظ ، لا تعمل أدمغتنا دائمًا بالقدرة المثلى عندما يتعين تقسيم التركيز بين الإجراءات المختلفة.
يجب أن يكون هدفك هو مساعدة أعضاء الفريق على تحسين وقتهم بدلاً من تشجيعهم على التنقل بين مهام متعددة في وقت واحد. في مرحلة ما ، سيؤدي تخصيص المهام إلى تناقص العوائد ، وتدرك العديد من الشركات ذلك بعد فوات الأوان في هذه العملية. خذ الوقت الكافي لمراقبة يوم عمل عضو فريقك ولاحظ ما إذا كانت أعباء العمل الكبيرة والتبديل المستمر للمهام يساهمان في بعض مشكلات سير العمل لديك.
موقع المستند وتنظيمه مشكلة متنامية
في تقرير آخر متعلق بإدارة سير العمل ، سلط ماكينزي الضوء على مقدار الوقت الذي يستغرقه الأفراد بشكل عام لتحديد موقع الوثائق. وفقًا لهم ، يتم إنفاق 20 بالمائة من أسبوع عمل المحترف في البحث عن معلومات داخلية. يكشف هذا الإحصاء كيف يمكن أن يمثل تحديد مكان التوثيق استنزافًا كبيرًا لوقت فريقك.
يجب أن يكون هناك موقع محدد حيث يمكن لأعضاء فريقك العثور على جميع تحديثات المهام والوثائق ومعلومات تسجيل الدخول. بالإضافة إلى ذلك ، تحتاج إلى إنشاء خطة واستراتيجية لتنظيم التوثيق بين أعضاء الفريق والسماح بالوصول إلى محترفين محددين قد يكونون خارج فريقك المباشر.
منذ متى كان عليك الانتظار حتى يوافق شخص ما على الوصول إلى مستند Google أو كنت بحاجة إلى زميل لإرسال بريد إلكتروني لك برابط إلى مستند Dropbox؟ إن وجود خطة لذلك سيمنع حدوث انسداد في سير العمل ويمنح الأفراد إمكانية الوصول إلى الوثائق بسرعة.
عدم الكفاءة تكلف إيرادات الشركات
تخسر الشركات ما بين 20 إلى 30 في المائة من الإيرادات كل عام بسبب الكفاءات. خذ لحظة للتفكير فيما حققته العام الماضي في الإيرادات. الآن ، أضف 20 أو 30 بالمائة من هذا الرقم إليها. هذا على الأرجح ما كان يمكن أن تحصل عليه في العام السابق إذا أوقفت العمليات التي لم تكن تعمل.
لإضافة استراتيجيات إدارة سير العمل بنجاح إلى إدارة مشروعك ، عليك أن تفهم ما يجب تحسينه وكذلك ما يجب قطعه. تتطلب هذه الاستراتيجية بعض جمع البيانات والملاحظات الملتزمة.
اسأل نفسك: أين تحدث الاختناقات؟ يمكنك بعد ذلك تقسيم عملية مشروعك إلى خطوات. بمجرد القيام بذلك ، قد يكون من الأسهل معرفة مكان حدوث التعطل وعدم الكفاءة.
على سبيل المثال ، لنفترض أن فريقك قريب من نهاية الجدول الزمني للمشروع وأن الناتج النهائي للمشروع مليء بأخطاء مختلفة. قد تلاحظ أنك بحاجة إلى إضافة عملية أكثر شمولاً لمراقبة الجودة والتقييم. بالإضافة إلى ذلك ، قد تقرر أنه يمكنك قطع اجتماعات محددة ، بحيث لا يضطر أعضاء الفريق إلى التسرع في إنهاء الأمور. يتعلق الأمر بتحديد أماكن عدم الكفاءة وإما الاستغناء عنها أو تحسينها.
يمكن للذكاء الاصطناعي والأتمتة توفير الوقت وتعزيز الإنتاجية
يمكن للتكنولوجيا والنهج الاستراتيجي الصحيح إحداث تغيير كبير في عمليات إدارة سير العمل. وفقًا لتقرير Mckinsey حول التشغيل الآلي في مكان العمل ، يمكن لـ 60 بالمائة من المهن توفير 30 بالمائة من وقتهم من خلال دمج الأتمتة. لحسن الحظ ، نحن نعيش في عالم توجد فيه مجموعة متنوعة من الأدوات التي يمكن أن تساعد في الأتمتة. من منشورات الوسائط الاجتماعية إلى الموافقات على الأعمال الورقية ، يمكن جعل المهام أبسط بكثير باستخدام أتمتة سير العمل.
تحتاج إلى قضاء بعض الوقت في رؤية المهام التي تتطلب لمسة إنسانية مخصصة والمهام التي يمكن أتمتتها باستخدام التكنولوجيا. على سبيل المثال ، انظر إلى مشروعك الأخير ، هل كانت هناك مهام روتينية يمكن برمجتها لتكون آلية؟ هل يتم إرسال تحديثات المهام والإخطارات تلقائيًا إلى أعضاء الفريق؟ هل يمكنك أتمتة معالجة مستندات المشروع والعميل؟ ابدأ في النظر إلى ما يمكنك خلعه من لوحة أعضاء فريقك ومعرفة ما إذا كانت هناك طريقة لأتمتة ذلك.
رقمنة عملياتك حيثما كان ذلك ممكنًا
أجرت شركة البرمجيات ، بلانفيو ، دراسة على أكثر من 500 شركة. ووجدوا أن 43 في المائة من الشركات تعتبر الكثير من الأعمال الورقية هي السبب الأكبر لإضاعة الوقت. على الرغم من حلول عام 2021 ، لا تزال العديد من الشركات تستخدم الورق في مجموعة متنوعة من عمليات العمل. في النهاية ، يستفيد فريقك من رقمنة أكبر عدد ممكن من العمليات.
ليس من الصعب معرفة كيف يمكن أن تصبح العمليات أقل كفاءة عند استخدام الورق. هناك مشكلة التخزين والموقع والتأكد من أن المهنيين الذين قد لا يكونون في المكتب يمكنهم الوصول إلى الوثائق. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن لرقمنة الجوانب المختلفة لسير العمل أن تضمن نقل المعلومات بسرعة وأمان وكفاءة بين المحترفين.
يجب أن تسير إدارة سير العمل جنبًا إلى جنب مع إدارة المشروع
لكي تنجح مشاريعك ، عليك أن تجعل إدارة سير العمل الفعالة مثالية تسعى من أجلها. يمكن أن تكون أوجه عدم الكفاءة هي العامل الأساسي لإكمال المشروع بنجاح. لذلك ، من الأهمية بمكان أن تقوم بإعداد أوقات لمراقبة عمليات مشروعك لمعرفة المكان الذي يمكنك فيه تنظيم المستندات بشكل أفضل ، ورقمنة سير العمل ، وإضافة الأتمتة ، ومنع التبديل المستمر للمهام.
إذا تمكنت من السيطرة على هذه العناصر ، فمن المحتمل أن ترى تحسنًا في معدلات نجاح مشروعك. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك أيضًا رؤية إحصائيات أخرى مثل رضا الموظفين والمشاركة ، كما ترى زيادة طفيفة ، حيث ستتاح للموظفين فرصة أفضل لإظهار ما يمكنهم القيام به في هذه البيئة. يفوز فريقك بالكامل عندما تنجح استراتيجيات إدارة سير العمل.
