غالبًا ما يعتقد أصحاب الصناعات أن إدارة المشاريع تشكل عبئًا غير ضروري على الميزانية. لا تجعل سوى 46% من المؤسسات إدارة المشاريع أولوية مهمة على الرغم من وجود الكثير من الأدلة المتاحة على أن عملية إدارة المشاريع تزيد من فرص تسليم المشروع في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية. ومع ذلك، فإن أولئك الذين يقللون من أهمية إدارة المشاريع لديهم سبب، حيث أن إدارة المشاريع مكلفة وتستهلك ما يصل إلى 20% من إجمالي ميزانية المشروع.
على الرغم من ذلك، هل تستطيع أي شركة أن تتحمل عدم وجود إدارة للمشروع؟ فبدونها، ما الذي سيربط العميل والفريق معًا؟ من سيتواصل ويشرف ويدير ويتولى التعامل مع الخلافات والكوارث التي قد تطرأ على المشروع ويسلمه في النهاية في الموعد المحدد مع الالتزام بمعايير الجودة؟
بالنسبة لأولئك المهتمين بتحسين مهاراتهم في هذا المجال، يمكن لقائمة شهادات معهد إدارة المشاريع أن توجه المهنيين نحو الشهادات الأكثر صلة. وجدت دراسة أجرتها شركة PwC لأكثر من 10640 مشروعًا أن 2.5٪ من الشركات أكملت 100٪ من مشاريعها بنجاح. سواء كانت باهظة الثمن أم لا، فإن إدارة المشاريع أمر ضروري وسيظل تأثيرها محسوسًا بشكل متزايد أكثر من أي وقت مضى. وماذا تبقى من إدارة المشاريع بدون فرق إدارة المشاريع؟
ما هو فريق إدارة المشروع؟
فريق المشروع أو مكتب إدارة المشاريع هو تجمع مكون من قائد مؤهل أو مدير مشروع، ومن الأفضل أن يكون شخصًا لديه شهادة إدارة المشاريع عبر الإنترنت، ومجموعة من الأفراد أو أعضاء الفريق الذين يعملون معًا في مشروع ما.
تكوين فرق إدارة المشاريع
تشمل إدارة مشروع الفريق الموظفين الأفراد والأعضاء الآخرين أو أصحاب المصلحة الذين قد يكونون أو لا يكونون مشاركين بشكل مباشر في المشروع ولكنهم يقومون ببعض الأعمال المتعلقة بالمشروع.
كما قد يكون أعضاء فريق المشروع من فرق مختلفة تتمتع بخبرة ومعرفة في موضوع معين للمساعدة في تنفيذ المشروع. وقد يختلف حجم وبنية فريق المشروع حسب حجم المشروع وتعقيده؛ ولا توجد قاعدة ثابتة. على سبيل المثال، قد يضم المشروع أعضاء يتراوح عددهم بين 5 إلى 500 أو أكثر.
كيفية تحديد من يجب أن يكون في فريق المشروع؟
يمكن لأعضاء فريق المشروع العمل بدوام كامل أو جزئي، كموظفين داخليين أو كمستشارين خارجيين، وتختلف أدوارهم وفقًا لطبيعة كل مشروع. لتحديد من يجب تضمينه في فريق المشروع، يمكن مراعاة المعايير التالية:
يجب أن يتم تضمين الفرد في فريق المشروع إذا كان الشخص مؤهلاً لواحد أو أكثر مما يلي:
- يمكن أن يساهم في تحقيق الأهداف العامة للمشروع بطريقة أو بأخرى
- العمل على المهام لاستكمال المخرجات
- تقديم الدعم بالخبرة أو المعرفة
- العمل مع المستخدمين لتحديد وتلبية احتياجات المشروع
- توثيق العمليات
ومع ذلك، تظل مشاركة مدير المشروع ثابتة وتتضمن الإشراف على الأداء اليومي والشامل للمشروع.
هيكل فريق إدارة المشروع
اعتمادًا على طبيعة المشروع، يمكن تنظيم فريق المشروع بطرق مختلفة. يمكن أن يكون للمشروعات الكبيرة والمعقدة فرق فرعية ويمكن هيكلتها حسب وظيفة المشروع، أو بناءً على المشروع، أو بناءً على المصفوفة، أو مزيج من هذه الأساليب.
- هيكل فريق المشروع القائم على الوظيفة: حيث يتم ترتيب الفرق والفرق الفرعية حسب وظائفها، حيث يقدم كل فريق فرعي تقاريره إلى المدير الوظيفي.
- هيكل الفريق القائم على المشروع: هذا هو الهيكل التقليدي حيث يتم أخذ أنشطة المشروع (المسماة بالبرامج أو المحافظ) في الاعتبار، ويتم تعيين الفرق المسؤولة عن هذه الأنشطة برئاسة مدير المشروع.
- هيكل الفريق المبني على المصفوفة: هنا، يكون المدير الوظيفي هو الرأس، وتتدفق السلطة إلى مدير المشروع، الذي تكون سلطته عائمة أفقياً.
عادةً ما يكون لدى المنظمات الديناميكية مثل هذه الهياكل للمشروع بحيث يكون لدى الأعضاء خيار الإبلاغ إلى مدير واحد أو أكثر ومن هنا جاء اسم فريق المشروع القائم على المصفوفة.
هنا، يكون مدير المشروع الذي تلقى بعض التدريب من دورة إعدادية لمحترفي إدارة المشاريع مسؤولاً عن ملكية المشروع، ويرأس فريق المشروع ويرفع تقاريره إلى مدير مشروع كبير. بالنسبة للمشاريع الكبيرة، سوف يتطور هيكل الفريق مما يفسح المجال للتعديل لمواكبة الطبيعة المتغيرة للمشاريع.
عند تشكيل الفريق، ينبغي أخذ الاعتبارات التالية في الاعتبار:
- إن وضع الأعضاء العاملين في أنشطة مشروع مماثلة في نفس الفريق يعزز التعاون ونقل المعرفة والمهارات لتحقيق أهدافهم.
- بما أن هيكل الفريق يؤثر على سلوك الأعضاء، فمن المهم بناء فريق مربح ومفيد يتضمن أقصى قدر من التعاون والتحفيز ومشاركة المعرفة.
أدوار ومسؤوليات أعضاء فريق إدارة المشروع
تختلف أدوار فريق إدارة المشروع وفقًا لطبيعة المشروع. قد يكون البعض جزءًا من الفريق الأساسي؛ وقد يكون البعض الآخر من أصحاب المصلحة المختلفين من مجموعات أخرى لها بعض المشاركة في المشروع. يعد تحديد الشخص المناسب للدور أمرًا مهمًا، وخاصة الأدوار التي تتضمن اتخاذ القرار وتنطوي على السلطة والسلطة.
بالإضافة إلى ذلك، قد يكون هناك، اعتمادًا على طبيعة المشروع، مطورين، ومختبرين، ومحللي أعمال، ورعاة، والمزيد.
وفيما يلي بعض الأدوار الهامة:
- مدير المشروع
المسؤول عن إدارة وتنفيذ المشروع والإشراف على الأنشطة المختلفة لمدير المشروع، وتشمل مسؤولياته ما يلي:
- وضع خطة المشروع
- إدارة المنتجات النهائية
- قيادة وإدارة الفريق
- تحديد المنهجيات التي سيتم استخدامها في المشروع
- وضع جدول زمني للمشروع
- توزيع المهام على أعضاء الفريق
- إدارة الموارد
- إدارة التغييرات والمخاطر والتصعيدات
- تتبع التقدم
- متابعة معايير الجودة
- تحديث الإدارة بشأن التقدم
- التأكد من الالتزام بالجداول الزمنية
- إغلاق المشروع بالتحديثات النهائية
- راعي المشروع
المسؤول عن تمويل المشروع ويملك السلطة في قرارات المشروع ونتائجه، والتي تأتي عادةً من الإدارة العليا. قد يساعد راعي المشروع أيضًا في حل النزاعات وتذليل العقبات التي تظهر في دورة حياة المشروع. - اللجنة التوجيهية
المجموعة المسؤولة عن الإشراف المنتظم على المشروع. يجب أن تضم المجموعة ممثلين من جميع الوظائف الأساسية للمشروع، ويجب أن يكونوا مخولين باتخاذ القرارات نيابة عن الوظائف التي يمثلونها. يمكن أن يكون أعضاء اللجنة التوجيهية رؤساء أقسام أو نواب رؤساء أو مديرين وممثلين خارجيين أيضًا. عادة ما يقدم مدير المشروع تقاريره إلى هذه اللجنة. - أعضاء فريق المشروع
تختلف المسؤوليات حسب طبيعة المشروع. وعادةً ما يشمل الدور
- تحقيق الأهداف الإسقاطية الشاملة
- استكمال التسليمات الفردية
- خبرة في التأثيث
- العمل مع المستخدمين لتلبية احتياجات العمل
- توثيق العملية
أفضل التقنيات لبناء فريق إدارة مشروع الأحلام
إن عملية تجميع الأفراد من خلفيات مختلفة، ولديهم احتياجات مختلفة ومستويات مختلفة من الخبرة والتخصص، وتحويلهم إلى وحدة عمل متماسكة وفعالة لتحقيق هدف محدد تسمى بناء الفريق.
في أيامنا هذه التي تشهد تراجع التسلسلات الهرمية البيروقراطية ووحدات العمل الموزعة أفقياً، أصبح بناء الفريق أكثر أهمية، حيث يتضمن بناء الفريق علاقات بين الأقران ذوي الخبرات المتنوعة.
تساهم الفرق التي تتولى إدارة مشروع ما بشكل كبير في إحداث فوارق بين أداء المشروع الناجح أو غير الناجح. العوامل الرئيسية المؤثرة في تطوير الفرق الفعالة هي:
- تسخير المواهب: ينبغي دمج الخبراء والمتخصصين المطلوب مواهبهم للتعامل مع المهام الأكبر.
- المشاركة: يرغب أعضاء المنظمة في التواصل بشكل متزايد مع بيئة عملهم.
- الإبداع: إن العمل الجماعي للأفراد ذوي التفكير المماثل يمكن أن يؤدي إلى التآزر والإبداع.
- التعقيد: قد تشجع الواجهات البيئية المعقدة وتعقيدات المهام المتزايدة على تشكيل فريق فعال مما يؤدي إلى زيادة الرضا الوظيفي. إن بناء الفريق عملية ديناميكية تتطلب مدخلات مستمرة من جانب مدير المشروع.
ومع ذلك، هناك بعض الاستراتيجيات، عندما يتم تطبيقها بحكمة، سوف تساعد في تشكيل فريق ناجح: - التوظيف الدبلوماسي
تبدأ العملية بإجراء العناية الواجبة فيما يتعلق بالخبرة المطلوبة لدور معين، والخبرة المتاحة في المنظمة، والموظف الذي يناسب الدور بشكل أفضل. سيساعد هذا في الاستخدام الأمثل للقوى العاملة ومستوى أعلى من الرضا الوظيفي حيث سيكون العضو سعيدًا بتعيينه في دور يتناسب مع مجموعة مهاراته. مما يجعل الموقف مربحًا للجميع. - رسم وتنسيق الأهداف والغايات والجداول الزمنية
إن إبقاء أعضاء الفريق مرتبطين بجدول زمني محدد يسمح لهم بتتبع تقدمهم جنبًا إلى جنب مع تقدم المشروع. إحدى الطرق للقيام بذلك هي استخدام بعض برامج إدارة المشاريع المجانية أو المدفوعة.
بعد ذلك، يجب أن تتوافق الأهداف الفردية للأعضاء مع أهداف الفريق وأخيرًا هدف المشروع. سيكون لدى الأعضاء صورة أكبر ويعرفون كيفية التواصل والأداء. - تقنية B.E.C.C (B=الترابط، E=التعاطف، C=التواصل وC=التواصل).
“ليس فقط رؤية نجاحك الشخصي، بل التركيز على نجاح الآخرين” – سوندار بيتشاي، الرئيس التنفيذي لشركة جوجل.
يجب على القائد أن يكون توجيهيًا وداعمًا ومشاركًا من خلال تمكين الفريق بالاستقلالية وتشجيع وتمكين مشاركة الفريق وبالتالي السماح لأعضاء الفريق بالتعامل مع عملية صنع القرار ودعم الصفات الإنسانية للتعاطف من خلال الاستماع إلى مشاعرهم وما يحبونه وما يكرهونه والتواصل بشكل مفتوح. - استخدام مبدأي “R” المزدوجين: التقدير والمكافأة
وفقًا لدراسة التقدير العالمي، أفاد 78% من العاملين في الولايات المتحدة أن التقدير يحفزهم في عملهم.
يأتي الدافع من الحوافز، والحوافز تلبي الحاجة إلى التقدير. يجب على قائد المشروع أن يفهم احتياجات الأعضاء ويتعامل معها. بمجرد التعرف على الاحتياجات، يأتي جزء المكافأة. لن يستمر التقدير لفترة طويلة ما لم يتم تعزيزه ببعض المكافآت الملموسة لرفع دافعية الفريق بأكمله. - ثقافة العمل لتعزيز العمل الجماعي
يتعين على مدير المشروع التأكد من أن الفريق يعمل بنفس الطريقة بغض النظر عن وجود المدير أو غيابه دون الحاجة إلى مراقبة الفريق طوال الوقت. ومن خلال صياغة ثقافة عمل إيجابية وتعاونية، يمكن تحقيق ذلك.
قد يكون استخدام بعض الأدوات التعاونية مثل Slack وYammer وSocialist مفيدًا. - إدارة الصراعات
أفاد حوالي 85% من العاملين على كافة المستويات أنهم واجهوا نوعاً ما من الصراع في المنظمة.
إن الفريق يعني مجموعة من الخلفيات والاهتمامات والشخصيات والمعتقدات والخلفيات الثقافية والاجتماعية المختلفة. ومع وجود مثل هذه التنوعات، فمن المؤكد أن الصراعات، سواء الشخصية أو المهنية، سوف تحدث.
لا تقتصر إدارة الفريق على إدارة العمل أو المخرجات فحسب، بل تشمل إدارة الفريق الفعالة أيضًا إدارة الصراعات ومنع اشتعال المشكلات.
بعض الطرق للقيام بذلك هي:
- رؤية الأمور من وجهة نظر الشخص الآخر للحصول على فهم شامل للوضع وبالتالي تقديم حل مناسب.
- تطبيق نهج محايد بدلا من تبني وجهة نظر متحيزة تجاه موقف أو فرد.
- أنشطة بناء الفريق
ومن المطلوب منهم كسر الرتابة في مكان العمل، وإضفاء شعور بالارتياح والانسجام والمتعة، ورفع طاقة الفريق بشكل عام.
اعتمادًا على ثقافة الشركة، يمكن التخطيط للأنشطة، على سبيل المثال، ممارسة لعبة مرة واحدة في الأسبوع أو الخروج لتناول غداء الفريق مرة واحدة في الشهر أو غيرها. - التفويض
بدلاً من الإدارة الجزئية أو الكلية، يجب على مدير المشروع تفويض المسؤوليات والسماح للأعضاء باتخاذ القرار بأنفسهم، والبقاء ضمن إطار هدف الفريق وتلبية مسؤوليات المهام.
يمكن السماح للأعضاء بالتجربة في مجالات أخرى لاكتساب الخبرة والمعرفة وتبادل المهارات. وهذا يزيد من إنتاجية الموظفين ويحسن رضاهم عن وظائفهم ويرفع من معنوياتهم.
إن التطوير المهني للأعضاء هو مثال على التفويض. يجب أن يشعر الفريق بأن مهاراتهم يتم تعزيزها بدلاً من استغلالها. يمكن ترتيب جلسات تدريبية مختلفة أثناء العمل أو خارجه والتي ستعود بالنفع على المنظمة ككل في نهاية المطاف. - ردود الفعل
تشكل الملاحظات البناءة العمود الفقري الأساسي لأي بيئة عمل، ويجب أن يشارك كل من المديرين وأعضاء الفريق في تقديم وتلقي الملاحظات بالروح الصحيحة.
انضم إلى دورات إدارة المشاريع الأكثر رواجًا في SPOTO:
طرق تحسين ثقافة العمل في المشروع
يحصل مديرو المشاريع على فرصة فريدة لإنشاء ثقافة المشروع. ويكتسبون المهارة في القيام بذلك إذا خضعوا لأي تدريب عبر الإنترنت في PRINCE2 Foundation and Practitioner. نادرًا ما يحصل مديرو المنظمات على فرصة لإنشاء ثقافة لأن معظم الشركات لديها ثقافة محددة بالفعل على مر السنين.
تعني ثقافة المشروع القيم والمعتقدات والمعايير والافتراضات المشتركة التي وضعها فريق المشروع. إن تطوير ثقافة مشروع مناسبة بعد فهم الاحتياجات والجوانب المختلفة للمشروع لتلبية هذه الاحتياجات والجوانب هو أحد أفضل القدرات الإدارية التي يتمتع بها مدير المشروع الناجح. ويتم تطويرها من خلال التواصل بوضوح مع:
- أولويات المشروع
- الوضع الحالي
- محاذاة المسؤولين (المسؤولين الحاليين في المنظمة. على سبيل المثال، سياسة تعويض السفر) والقواعد التشغيلية (التي يتم تنفيذها في بداية المشروع).
على العكس من ذلك، إذا لم يكن لدى أعضاء فريق المشروع فهم واضح لتعريف المشروع وثقافة المشروع، فقد يكون الاحتكاك والارتباك غير الضروريين أمرًا لا مفر منه، وخاصة في المشاريع الكبيرة.
بالإضافة إلى ذلك، قد يقوم مدير المشروع بإيصال جوانب مهمة أخرى باستخدام الرموز، ورواية القصص، والطقوس، والمحرمات، والمكافآت والعقوبات.
تؤثر ثقافة المشروع على السلوك وتنقل ما هو ضروري ومفيد لضمان حسن سير العمل وتحديد الأولويات. على سبيل المثال، في المشاريع التي يكون فيها الحفاظ على احتياطات السلامة القوية إلزاميًا، يُطلب من أعضاء الفريق أن يشعروا بالحرية في تحدي أي شخص يخالف قاعدة السلامة. يعد التواصل الواضح أهم جانب في تحديد ثقافة المشروع.
خطوات لإنشاء ثقافة مشروع مؤثرة
- اتخاذ المبادرة الصحيحة لثقافة المشروع
يجب أولاً فهم جميع جوانب ثقافة المشروع المثالية وأيها يناسب المشروع الحالي بشكل أفضل. سيساعد إجراء مقارنة بين المشروع الحالي وثقافة المشروع المثالية في سد الفجوات وتحديد الاستراتيجيات. بعد ذلك يمكن تنفيذ هذه الاستراتيجيات ومتابعتها بانتظام. - اختيار قائد الفريق المناسب
يصمم قادة الفريق الناجحون والمتمرسون ثقافات فريدة وعالية الأداء تناسب المشروع ويستخدمون طرقًا مبتكرة للتنفيذ. تلعب الإبداع والجودة دورًا مهمًا في ذلك، ويتم ضمان الرضا الفردي والدافع. تلعب شخصية وسلوك وتواصل قائد المشروع دورًا رئيسيًا في خلق ثقافة المشروع. - خلق ثقافة تركز على الإنسان
إن ثقافة المشروع المثالية تعتمد على الناس كمحور لها. ويحظى الأعضاء بالاحترام والمعاملة بكرامة، وتُقدَّر آراؤهم واقتراحاتهم، ويتمتعون بالقدر الكافي من الاستقلال للمساهمة الإبداعية والتعاون الفعّال. ويتم الاحتفال بإنجازات الفريق ويتم الاعتراف بالأعضاء المستحقين ومكافأتهم.
أفضل المدن التي تقدم فيها SPOTO دورة تدريبية للحصول على شهادة إدارة المشاريع عبر الإنترنت
أطلق العنان لإمكاناتك من خلال الحصول على شهادة Agile عبر الإنترنت وقم بتوجيه فريقك إلى النجاح باستخدام تكتيكات الإدارة الفعالة.
استراتيجيات لإدارة فرق المشروع بشكل فعال
غالبًا ما تفشل المشاريع لأن مديري المشاريع ليس لديهم تصور واضح لإدارة الفريق.
وفيما يلي بعض الاستراتيجيات التي تساعدك في الإدارة الفعالة لفرق المشروع. - تحديد نطاق المشروع بوضوح
يمكن تحديد نطاق المشروع من خلال تحديد:
- الهدف: هو النتيجة المتوقعة. مثال: إطلاق تطبيق لإدارة الوزن.
- الأهداف: الخطوات القابلة للقياس المطلوبة لتحقيق الهدف المذكور. على سبيل المثال، إنشاء فريق من المطورين.
- المراحل: تحديد واضح للحدود الفاصلة بين المراحل. على سبيل المثال، متى يمكن القول بأن أنشطة المشروع انتقلت من مرحلة التخطيط إلى مرحلة التنفيذ.
- الميزانية: التكلفة الإجمالية.
- الموارد: المعدات والقوى العاملة وغيرها من المرافق المطلوبة.
- الجدول الزمني: الجدول الزمني الكامل لمراحل المشروع مع تحديد تواريخ التسليم لكل مرحلة من المراحل.
- الاتفاق المشترك على نطاق المشروع
ينبغي أن يتفق جميع الأعضاء على نطاق المشروع بما في ذلك الميزانية والموارد والتوقعات والمنهجيات والمنتجات النهائية. - إنشاء المعالم
لا يمكن تنفيذ المشروع وإدارته بشكل أفضل إلا عندما يتم تقسيمه إلى مراحل أصغر من التسليم في الموعد المحدد، وإدارة الاختناقات. - تأطير الجدول الزمني
تسلسل الأنشطة المطلوب تنفيذها خلال فترة زمنية محددة، أي جدولة المهام والمنتجات النهائية.
قد يكون من المفيد استخدام جدول زمني مرئي مثل مخطط جانت أو الترتيب الزمني أو كانبان.
بغض النظر عن النهج، يجب أن يكون لكل مهمة أ) تاريخ البدء، ب) تاريخ التسليم، ج) الأشخاص المسؤولون، د) الارتباط بمهام أخرى. - الحفاظ على الهدف اليومي
لا يمكن تحقيق الأهداف طويلة الأجل إلا إذا تم تحديد الأهداف اليومية وتحقيقها. يتم ترحيل الأهداف اليومية إلى أهداف أسبوعية وشهرية وما إلى ذلك. يتيح تتبع الأهداف اليومية التحكم في التأخيرات وإدارتها بشكل أفضل.
سيساعدك استخدام أي برنامج تطبيقي لإدارة المشاريع سهل الاستخدام على تصور المهام والمنتجات النهائية وإنشاء التقارير والقيام بالعديد من الأشياء الأخرى. ومن بين برامج إدارة المشاريع الشائعة Wrike وMonday.com وAsana وProofHub وغيرها الكثير. - إدارة المخاطر والتغييرات
قد تظهر العديد من الأحداث المرئية أو غير المرئية أثناء دورة حياة المشروع، والتي تأتي من مصادر داخلية أو خارجية. على سبيل المثال، قد يغير أصحاب المصلحة الخارجيون أولوياتهم أو يعدلون المتطلبات أو قد تظهر بعض التقنيات الجديدة التي تجعل المشروع الحالي عتيقًا، وقد تظهر بعض النفقات غير المخطط لها وما إلى ذلك.
يجب إدارة هذه المخاطر والتغييرات. ومن بين الاستراتيجيات التي يمكن تطبيقها: أ) عزل العوائق وتطبيقها ب) ترتيب/إعادة ترتيب الموارد ج) استخدام المرونة حيث يتم تطوير المشاريع الفرعية على مراحل وحل المشكلات بسرعة مع الانتهاء من كل مرحلة. وفي الوقت نفسه، يمضي المشروع الرئيسي وفقًا للجدول الزمني. - صياغة مسار الخروج
إن وجود فهم واضح للحقيقة التي مفادها أن المشاريع تفشل، وليس أنه من المتوقع أن تفشل. يحتاج جميع أصحاب المصلحة إلى فهم مسؤولياتهم في حالة حدوث ذلك.
يجب أن تتضمن خطة الخروج أ) مقاييس نجاح محددة جيدًا وقابلة للقياس ب) نقطة نهاية واضحة تحدد متى يجب اعتبارها فشلًا ج) دراسة حالة للرجوع إليها في المستقبل تلتقط انتصارات المشروع وخسائره وأفضل الممارسات والفرص الضائعة
قائمة بأفضل أدوات إدارة المشاريع الجماعية
أدوات إدارة المشاريع هي برامج مصممة خصيصًا لمساعدة الشركات في تنظيم وإدارة مشاريعها ومهامها بكفاءة. يمكن أن تكون مدفوعة ومجانية. عادةً، تقدم العديد من البرامج المدفوعة إصدارات “مجانية مدى الحياة” يمكن للفرق الصغيرة استخدامها بسهولة قبل التوسع إلى البرامج المدفوعة حسب الحاجة. العديد منها متاح للنشر في الموقع أو على السحابة أو يحتوي على كلا النموذجين.
يعد برنامج إدارة المشاريع متعدد الوظائف وقادر على التعامل مع الكثير من الوظائف مثل إدارة الموارد وإدارة الميزانية وتتبع المنتجات النهائية والعديد من الأشياء الأخرى المطلوبة في إدارة المشاريع.
الميزات الرئيسية لأدوات إدارة المشاريع الجماعية
إن الميزات العديدة وتوافر برامج إدارة المشاريع الجماعية المتنوعة في السوق يجعل اختيار الأداة المناسبة أمرًا صعبًا. ومع ذلك، فمن الناحية العامة، يجب أن تكون الوظائف أو الميزات الرئيسية المذكورة أدناه بمثابة إطار مرجعي جيد لاختيار الأداة المناسبة.
أ) سهولة الاستخدام – مدى سهولة تنفيذه واستخدامه من قبل الجميع.
ب) قابلية التوسع – هل يمكن رفع مستوى الخدمة أو خفضه وفقًا لمتطلبات المشروع. إذا كانت الإجابة بنعم، فما هو السعر؟ هل توفر الخدمة مستخدمين إضافيين على المدى القصير في حالة توظيف موظفين مؤقتين لتلبية متطلبات المشروع؟
ج) عدد المستخدمين – عدد المستخدمين الذين يمكنهم الاستخدام بموجب كل نموذج من نماذج التسعير.
د) توفر الميزات المشتركة – على الرغم من أن جميعها تقريبًا تأتي مع هذه الميزات، ولكن لا ضرر في ضمان ما يلي على وجه الخصوص:
- قائمة المهام
- الجدولة
- التخزين المركزي للوثائق ومشاركة الملفات
- تواصل
- التقارير ولوحة المعلومات
- متتبع الوقت
فيما يلي بعض أفضل أدوات إدارة المشروعات الشائعة في الصناعة:
- العمل الجماعي: أفضل خطة مجانية لإدارة الفريق
- Clickup: أفضل أداة لإدارة مشاريع فريق المؤسسة
- Wrike: أفضل أداة لفرق التسويق
- ProjectManager: أفضل أداة لإدارة المشاريع الجماعية لتتبع الوقت
- monday.com: الأفضل لمخططات جانت
- Mavenlink من Kantata: أفضل أداة فريق لإدارة الخدمات المهنية
- Meistertask: الأفضل للوحات كانبان
- Paymo: الأفضل للفرق العاملة عن بعد
- Hive: الأفضل للوكالات
- Smartsheet: الأفضل لإدارة المحافظ الاستثمارية
خاتمة
تتزايد ممارسات إدارة المشاريع مع متطلبات مديري المشاريع الأكفاء المؤهلين خصيصًا في إدارة المشاريع. كما تتزايد شعبية الدورات التدريبية عبر الإنترنت لإدارة المشاريع مثل دورة PRINCE2 عبر الإنترنت. نظرًا لأن دور مدير المشروع لا يقتصر فقط على إدارة مشروع أو إطلاق منتجات مبتكرة، بل أيضًا إدارة العمليات الداخلية والتوافق مع أهداف الشركة، فلا يمكن تعلم كل هذا إلا من خلال حضور برنامج دورة مناسب.
الأسئلة الشائعة - ما هي أنواع فريق المشروع؟
- فرق متعددة الوظائف
- فرق الماتريكس
- فرق افتراضية
- فرق وظيفية/متعددة الأقسام
- فرق ذاتية الإدارة
- فرق غير رسمية
- فرق القيادة
- كيف تنظم فرق المشروع؟
- حدد هدفا
- جمع الفريق معًا
- تفويض الملكية والمسؤوليات
- يخطط
- التواصل بانتظام ومشاركة المعلومات مع فريقك
- مراقبة تقدم الفريق بانتظام
- ضمان التدريب المناسب
- اعطاء المكافآت والتقدير بحكمة
- ما هو هيكل فريق المشروع؟
- مدير المشروع
- راعي المشروع
- اللجنة التوجيهية
- أعضاء فريق المشروع
- أذكر العناصر الأساسية لإدارة المشاريع؟
- النطاق: حجم المشروع والأهداف والمتطلبات
- الموارد: الأشخاص، المعدات، الأجهزة/البرمجيات، وغيرها
- المال: التكاليف، الطوارئ، الربح.
- الوقت: مدة المهام، وإدارة الجدول الزمني، والمسار الحرج.
