إن إدارة المشاريع عملية معقدة تتضمن العديد من المراحل والمهام وأصحاب المصلحة. ويشكل تقرير حالة المشروع جزءًا حيويًا من إدارة المشاريع لأنه يتيح للأشخاص معرفة كيفية سير المشروع ويشير إلى أي مشاكل أو مخاطر قد تضر بنجاحه. ستناقش هذه المقالة تقرير الحالة في إدارة المشاريع، بما في ذلك ماهيته، ولماذا هو مهم، وكيفية إنشاء تقرير فعال.
بالإضافة إلى ذلك، أثناء مناقشة قوالب تقرير حالة المشروع، سوف ندرس إطارًا وتنسيقًا لتقديم تفاصيل حول تقدم المشروع. هنا، سيكون الحصول على دورة تدريبية عبر الإنترنت للحصول على شهادة في إدارة المشاريع مفيدًا لك في أن تصبح محترفًا في إدارة المشاريع.
ما هو تقرير الحالة؟
يشير “تقرير الحالة” إلى الحالة الحالية للمشروع أو التقدم الذي أحرزه. وهو يوفر نظرة عامة على مدى تقدم مهام المشروع بشكل عام. وعادةً ما يتضمن تقرير الحالة معلومات حول مدى تقدم المشروع عن أهدافه، والأنشطة التي تم إكمالها، والمهام التي لا تزال قيد العمل، والموارد التي تم استخدامها، والموعد النهائي، والميزانية، وأي مخاطر أو مشاكل ظهرت، وأي معلومات أخرى ذات صلة.
إن شهادة PMP المعتمدة تثبت مستوى عال من المعرفة والخبرة في إدارة المشاريع، بما في ذلك فهم حالة المشروع.
ما هو تقرير حالة المشروع؟
تقرير حالة المشروع هو مستند يصف حالة المشروع الحالية والتقدم المحرز. يستخدم مديرو المشاريع هذه التقارير لتحديث أصحاب المصلحة بشأن حالة المشروع وتتبع النفقات والمخاطر والوقت والعمل. تعد تقارير حالة المشروع مفيدة أيضًا لتحديد مناطق المشاكل وإجراء التغييرات اللازمة على خطة المشروع. يمكن أن تساعد دورات PRINCE2 عبر الإنترنت مديري المشاريع على فهم كيفية إدارة المشاريع باستخدام هذه المنهجية وإنشاء تقارير حالة فعالة.
اعتمادًا على متطلبات أصحاب المصلحة، قد يختلف محتوى تقرير حالة المشروع، لكنه غالبًا ما يتضمن العوامل التالية:
- ملخص المشروع
- الإنجازات الرئيسية
- الوضع الحالي
- جدول
- ميزانية
- الخطوة التالية
- المخاطر أو المشاكل
تحديث حالة المشروع
يتضمن تحديث حالة المشروع عادةً معلومات حول المهام المكتملة والجاري تنفيذها والمقبلة. ويتيح هذا التحديث لمديري المشاريع مشاركة المعلومات المهمة مع أعضاء فريقهم والرعاة والعملاء وأصحاب المصلحة الآخرين وإبقاء الجميع على اطلاع دائم بتقدم المشروع.
مخطط حالة المشروع
لوحة معلومات حالة المشروع عبارة عن توضيح مرئي لمؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) والحالة الحالية للمشروع. والغرض منها هو إعلام الأشخاص المهمين، مثل مديري المشاريع وأعضاء الفريق ورعاة المشروع والعملاء، بكيفية سير المشروع. وقد يتم عرض مقاييس ومؤشرات مختلفة على الرسم البياني.
لوحة معلومات حالة المشروع
لوحة معلومات حالة المشروع عبارة عن توضيح مرئي لمؤشرات الأداء الرئيسية وحالة المشروع. وهي تقدم صورة سريعة وسهلة القراءة عن صحة المشروع وتطوره، مما يسمح لأصحاب المصلحة باكتشاف أي صعوبات محتملة ومعالجتها بسرعة.
أنواع تقارير حالة المشروع
إن تتبع حالة مشروع معين هو عملية منتظمة. حيث تقوم بإنشاء التقارير على فترات زمنية مختلفة. وبناءً على ذلك، هناك أربعة أنواع مختلفة لحالة المشروع.
- تقرير الحالة اليومي – في التقرير اليومي، يتتبع الخبراء الأنشطة التي أنجزها كل عضو في الفريق خلال يوم واحد. كما يتضمن أيضًا المهام التي يجب إكمالها في الأيام القادمة. وهو عبارة عن ملخص لجميع الأنشطة الكبيرة أو الصغيرة التي تم إنجازها خلال يوم واحد فيما يتعلق بالمشروع.
- تقرير الحالة الأسبوعي – تحتوي تقارير حالة المشروع الأسبوعية على كافة التفاصيل حول كل ما حدث خلال أسبوع. المهام المكتملة خلال أسبوع، والمشكلات التي واجهتها، والحلول التي ساعدت في تحقيق النجاح. يتم توثيق كل نشاط مرتبط بالمشروع خلال ذلك الأسبوع في تقارير أسبوعية. وهو يوفر أساسًا للتخطيط للمهام التي ستنجزها الفرق في الأسبوع القادم.
- تقرير الحالة الشهري – كما يوحي الاسم، يوفر هذا التقرير نفس المعلومات التي توفرها التقارير الأسبوعية أو اليومية ولكن على مدى 30 يومًا. يمكنك اعتباره ملخصًا شهريًا للمشروع، ولأنه تقرير مفصل، فإنه يساعد في فهم التقدم بشكل أفضل. تستخدم المؤسسات أيضًا هذا التقرير للتحقق من مهارات القيادة ومستوى الخبرة لدى الأشخاص المرتبطين بالمشروع.
- تقرير الحالة ربع السنوي – إذا كنت تريد الحصول على نظرة عامة على المشروع بعد فترة زمنية محددة، 4 أشهر في هذه الحالة، فيمكنك اختيار تقرير ربع سنوي. فهو يمنحك فكرة مفصلة عن المهام والميزانية والكفاءات وما إلى ذلك. بناءً على التقارير ربع السنوية، يمكنك اتخاذ قرارات عمل مهمة.
- فوائد تقرير حالة المشروع
فيما يلي بعض فوائد تقرير حالة المشروع:
- المسؤولية: يساعد تقرير الحالة في تحميل أعضاء الفريق المسؤولية عن مهامهم وأهدافهم. فهو يوضح من هو المسؤول عن ماذا ويسمح لمديري المشروعات برؤية كيفية سير الأمور واكتشاف أي مشاكل.
- التحكم في المخاطر: يمكن أن يساعد تقرير الحالة في اكتشاف المخاطر والقضايا قبل أن تتحول إلى مشاكل كبيرة. من خلال النظر إلى تقرير التقدم بشكل متكرر، يمكن لمديري المشاريع التعامل مع التحديات والحد من المخاطر قبل حدوثها. يمكن أن يساعد هذا في إبقاء المشروع على المسار الصحيح.
- إدارة التكاليف: إن التحكم في التكاليف ليس بالأمر السهل. ولكن من خلال التقارير المنتظمة للمشروع، من السهل معرفة أين تذهب أموالك وتتبع إنفاقك.
- تواصل أفضل: تتيح تحديثات حالة المشروع للجميع معرفة كيفية سير المشروع. وتساعد أصحاب المصلحة في فهم كيفية تقدم المشروع والعقبات التي يجب حلها.
- اتخاذ قرارات أفضل: توفر تقارير حالة المشروع لمديري المشروعات الحقائق والرؤى التي تساعدهم على اتخاذ قرارات مستنيرة. ويمكنهم تحديد الاتجاهات والمشكلات التي تحتاج إلى إصلاح واتخاذ القرار بشأن كيفية إبقاء المشروع على المسار الصحيح.
كيفية كتابة تقرير حالة المشروع؟
تقرير حالة المشروع هو مستند يلخص حالة تقدم المشروع، ويحدد أي مشكلات أو تحديات، ويسلط الضوء على الإنجازات. وهو بمثابة أداة لمديري المشروع وأعضاء الفريق وأصحاب المصلحة للتواصل بشأن تقدم المشروع.
وفيما يلي الخطوات المتبعة في كتابة تقرير المشروع:
الخطوة 1: ابدأ بمقدمة: ابدأ بتوضيح المشروع من خلال تسميته وتقديم ملخص لأهدافه ونطاقه. يعد هذا مفيدًا للشركات التي تعمل على العديد من المشاريع في وقت واحد.
الخطوة 2: وصف الحالة الحالية للمشروع: قم بتلخيص الحالة الحالية للمشروع، بما في ذلك المعالم المكتملة والعمل المستمر والمنتجات القادمة. عند إنشاء ملخص لتقرير حالة المشروع، يمكنك التركيز على التفاصيل الأكثر أهمية في كل منطقة.
الخطوة 3: تحديد التحديات: حدد أي مشكلات أو تحديات يواجهها المشروع. كن واضحًا بشأن المشكلة ووصف كيف ستؤثر على مدة المشروع أو ميزانيته.
الخطوة 4: إبراز المعالم: لإبقاء أصحاب المصلحة على اطلاع واهتمام بنجاح المشروع، قم بتسليط الضوء على المعالم في تقرير حالة المشروع. حدد المعالم الخاصة بالمشروع، والتي تمثل إنجازات مهمة تشير إلى نقاط حاسمة في نمو المشروع.
الخطوة 5: اذكر ميزانيتك: قدم مخططًا لميزانية المشروع، بما في ذلك أي نفقات تم إنفاقها حتى تاريخه وأي تكاليف متوقعة في الفترة القادمة. سلط الضوء على أي تجاوز أو نقص في الميزانية ووضح أي تعديلات في الميزانية.
الخطوة 6: تقديم الخطوات التالية: وصف أي أنشطة قادمة لفترة إعداد التقارير التالية. تقديم تفاصيل حول المواعيد النهائية والمنتجات النهائية وأي مخاطر تؤثر على هذه الأنشطة المخطط لها.
الخطوة 7: كتابة الخاتمة: أنهِ تقريرك بملخص ودعوة إلى اتخاذ إجراء من جانب أصحاب المصلحة. قد يكون هذا طلبًا للحصول على المزيد من الموارد، أو ملاحظات حول تقدم المشروع، أو نداءً للحصول على الدعم.
أمثلة وقوالب لتقارير حالة المشروع
يصف مستند مصمم مسبقًا يُعرف باسم قالب حالة المشروع التفاصيل الأساسية التي يجب تضمينها في تقرير حالة المشروع. يوفر القالب إطارًا وتنسيقًا لتقديم المعلومات حول حالة المشروع، مثل الإنجازات والحالة الحالية والتحديات والمخاطر والميزانية والمعالم والاقتراحات للخطوات التالية للمشروع.
يمكنك إنشاء تقرير حالة المشروع بسرعة من خلال تنزيل القوالب الجاهزة للاستخدام. القوالب متاحة بتنسيقات MS Excel وWord وGoogle Docs. فيما يلي بعض الأمثلة على قوالب حالة المشروع:
- قوالب الملخص التنفيذي
تنزيل نموذج تقرير المشروع التنفيذي – Word | PDF - قوالب تقرير الميزانية
تنزيل نموذج ميزانية المشروع البسيط – Microsoft Excel | Microsoft Word - قوالب تقرير المخاطر
تنزيل قالب تقييم المخاطر الأساسية – Excel - قوالب تقرير التقدم
تنزيل نموذج تقرير التقدم اليومي للمشروع – Excel | Word
أفضل الممارسات لتقديم تقارير حالة المشروع
تتطلب إدارة المشروع أن يكون أصحاب المصلحة على دراية بتحديثات تقدم المشروع. فيما يلي بعض أفضل الممارسات لتقديم تقارير حالة المشروع: - اعرف جمهورك – ضع في اعتبارك اهتمامات الجمهور وتوقعاته ومستوى فهمه للمشروع قبل تقديم التقرير. اجعل العرض التقديمي مناسبًا للجمهور من خلال تخصيصه وفقًا لاحتياجاتهم.
- اجعل الأمر بسيطًا – لا تغلف التقرير بتفاصيل لا معنى لها إذا كنت تريد أن يكون ناجحًا. اجعله مختصرًا ولا يغطي إلا الموضوعات التي تتطلب التغطية. لتجنب إرباك الجمهور، ابتعد عن التعقيد والعبارات الفنية.
- استخدم أدوات التمثيل المرئي – استخدم الرسوم البيانية والمخططات والوسائل المرئية الأخرى لتعزيز نقاطك. يمكن للوسائل المرئية تسريع وتحسين فهم المحتوى الصعب.
- تحسين التواصل – يعزز التواصل الفعال التعاون بين أعضاء الفريق. ويمكن لأعضاء الفريق التعاون لمعالجة المشكلات والتوصل إلى قرارات دقيقة من خلال التواصل بشأن أهداف المشروع والتطورات والتحديات.
- معالجة المخاطر والقضايا – كن صريحًا وصادقًا بشأن أي مخاطر أو مشكلات قد تؤثر على ميزانية المشروع أو جدوله الزمني. وصف استراتيجية للتغلب على هذه العقبات وتضمن أي موارد مطلوبة.
- تسليط الضوء على الإنجازات – احتفل بالإنجازات وسلط الضوء على الإنجازات التي تم تحقيقها. يمكن أن يساعد ذلك في الحفاظ على تحفيز أعضاء الفريق واهتمامهم.
ما الذي ينبغي أن يتضمنه تقرير حالة المشروع؟
لقد تعلمت عن أهمية تقارير الحالة في إنجاز المشروع. ومع ذلك، يجب أن تعرف ما يجب تضمينه في هذه التقارير لإعداد تقرير خاص بمشروعك. دعنا نتعرف على المزيد ونفهم الأمر.
معلومات عامة عن المشروع – قبل إنشاء التقارير، يجب أن تعرف التفاصيل الأساسية عن المشروع. هذه المعلومات ضرورية أيضًا للحفاظ على تقارير الحالة منظمة وسهلة الفهم. تتضمن المعلومات العامة عن المشروع ما يلي:
- اسم المشروع
- تفاصيل مدير المشروع
- الوقت المحدد
- ميزانية المشروع
- تاريخ إنشاء التقرير
قد تختلف المعلومات العامة بالنسبة للمنظمات المختلفة حسب متطلباتها المحددة.
معلومات عامة عن الحالة – أثناء تسجيل الحالة، حدد وقت حالة المشروع، والجوانب التي تناولتها في إطارها. إذا تم استخدام علامات مختلفة في تقرير الحالة الخاص بك، فتأكد من ذكرها في قسم معلومات الحالة العامة.
مراجعة الإنجازات – تساعد مراجعة الإنجازات في تحديد مدى اقترابك من تحقيق النتائج في مشروع ما. يجب عليك التحقق من الإنجازات ومراجعتها لفهم ما إذا كان المشروع يسير على المسار الصحيح. يمكنك استخدامها لتحديد المشكلات التي قد يتأخر المشروع بسببها أو قد تتجاوز ميزانيتك. لذا، فإن مراجعة الإنجازات مهمة قبل إنشاء تقرير الحالة.
ملخص المشروع – ملخص المشروع هو نظرة عامة على المشروع محل السؤال، حيث يقدم كافة المعلومات المتعلقة بالمشروع. ومن الضروري ذكر ملخص في كل تقرير عن حالة المشروع حتى يحصل القارئ على كافة المعلومات المتعلقة بالمشروع.
القضايا والمخاطر – في قسم القضايا والمخاطر، يتم ذكر المشاكل التي واجهها فريقك أثناء التنفيذ قبل إنشاء تقرير المشروع. يجب ذكر الأسباب الواضحة للمشكلة من أجل فهم أفضل وإيجاد حلول سريعة. علاوة على ذلك، احتفظ دائمًا بسجل للمشاكل التي تم حلها حتى تعرف ما يجب عليك فعله إذا نشأت مشكلة مماثلة.
مقاييس المشروع – يجب أن تدرك أن تقارير المشروع تحل أغراضًا مختلفة. وقد يشير القراء المختلفون إلى تقرير الحالة لأغراض مختلفة. لذا، من المهم ذكر مقاييس المشروع لكل منطقة من مناطق المشروع.
تقرير حالة المشروع مقابل تقرير التقدم
تعرف على أفضل دورات إدارة المشاريع الرائجة في SPOTO:
خاتمة
يعد إعداد تقارير حالة المشروع جزءًا أساسيًا من إدارة المشروع. فهو يساعد أصحاب المصلحة على فهم حالة المشروع وتحديد أي تحديات أو مخاطر قد تهدد نجاحه. قد يقدم مديرو المشاريع لأصحاب المصلحة تحديثات واضحة ومنتظمة باستخدام قوالب تقرير حالة المشروع، مما يضمن أن الجميع على نفس الصفحة ويعملون نحو تحقيق نفس الأهداف.
من خلال الالتزام بأفضل الممارسات المذكورة أعلاه، يمكن لمديري المشاريع إعداد تقارير حالة فعّالة تبقي أصحاب المصلحة على اطلاع دائم بآخر المستجدات وتحافظ على مواعيد مشاريعهم. يعد برنامج التدريب على إدارة المشاريع من SPOTO الخيار الأفضل للحصول على شهادة احترافية ومعرفة جميع الجوانب المذكورة أعلاه لحالة مشروع إدارة المشاريع.
الأسئلة الشائعة
- كيفية التواصل بشأن حالة المشروع؟
يعد استخدام المخططات البيانية والجداول الزمنية طريقة لإظهار مدى نجاح مشروعك بصريًا. - من الذي يجب أن يتلقى تقرير حالة المشروع؟
يجب إرسال تقرير حالة المشروع إلى كل من شارك في المشروع، مثل فريق المشروع، والرعاة، والعملاء، وأي شخص آخر يحتاج إلى معرفة ذلك. - ما هو تحديث حالة المشروع الجيد؟
يجب أن يكون تحديث حالة المشروع جيدًا قصيرًا ويقدم معلومات حول تقدم المشروع ونجاحاته ومشكلاته والخطوات التالية.
