من الضروري للشركات التي تنوي الازدهار وسط منافسة شديدة أن تفهم عملية الإدارة. تتكون عملية الإدارة من سلسلة من الخطوات التي تُستخدم لأداء العمليات التجارية. وهذا يشمل التخطيط والتنظيم والقيادة والتحكم في الأنشطة من خلال الاستخدام السليم للموارد لتحقيق الأهداف التنظيمية. في تعظيم الموارد التي من شأنها تلبية أهداف العمل، تتضمن عملية الإدارة استراتيجية دقيقة لكل من الموارد البشرية والمادية.
مع تقدمنا في هذا المقال، سنتناول بالتفصيل المفاهيم الأساسية المهمة والتطبيقات العملية التي تسلط الضوء على الطبيعة الديناميكية للإدارة. في هذه المقالة، ستتعرف على تعريف عملية الإدارة وطبيعة عملية الإدارة وأهميتها من خلال مثال.
ما هي عملية الإدارة؟
الإدارة هي عملية تخطيط ومراقبة أنشطة شركة أو منظمة أخرى. أحد الجوانب الرئيسية لعملية الإدارة هي إدارة المشروع، والتي تنطوي على تطبيق المعرفة والمهارات والأدوات والتقنيات على مشروع معين من أجل تلبية متطلباته وأهدافه. يشير معنى المشروع في هذا السياق إلى مسعى مؤقت وفريد يتم القيام به لإنشاء منتج أو خدمة أو نتيجة محددة. تشمل عمليات إدارة المنتج ما يلي:
- التخطيط: يتضمن ذلك تحديد ما يجب القيام به ومتى يجب القيام به، ومن سيقوم به وما هي التكلفة التي يجب أن يتحملها. يتضمن التخطيط أيضًا تطوير استراتيجيات لتحقيق الأهداف التي تلبي احتياجات أصحاب المصلحة (على سبيل المثال، العملاء).
- التنظيم: يتطلب التنظيم تجميع الأشخاص في فرق وفقًا لمهاراتهم أو معرفتهم حتى يتمكنوا من العمل معًا بشكل فعال. يضمن التنظيم أن الموظفين لديهم الموارد المناسبة المتاحة عندما يحتاجون إليها. على سبيل المثال، إذا احتاج أحد الموظفين إلى الوصول إلى ملفات كمبيوتر موظف آخر أثناء إجازته، فيجب أن يكون كلا الموظفين جزءًا من نفس الفريق حتى يتمكنوا من مشاركة هذه الملفات بسهولة عبر البريد الإلكتروني أو خدمات التخزين السحابي مثل Dropbox أو Google Drive.
السمات البارزة لعملية الإدارة
تعتبر عملية الإدارة ضرورية لتحقيق التميز التنظيمي من خلال توجيه الإجراءات نحو أهداف محددة، وضمان التكامل والمرونة. كما تضمن أن تعمل المنظمة بسلاسة نحو تحقيق الأهداف الاستراتيجية.
وفيما يلي أبرز السمات الخاصة بعملية الإدارة.
التوجه نحو الهدف:
- كل عمل يركز على تحقيق أهداف محددة.
- ضمان الوضوح والغرض في الأنشطة التنظيمية.
اندماج: - تعمل جميع أجزاء المنظمة بتناغم لتحقيق هدف موحد.
- تعزيز التماسك والتنسيق التشغيلي.
المرونة: - يسمح بالتكيف السريع مع الظروف البيئية المتغيرة.
- الحفاظ على الأهمية والقدرة التنافسية في الأسواق الديناميكية.
الطبيعة التكرارية: - يتضمن التقييم المستمر وتحسين العمليات.
- تعزيز الاستخدام الفعال للموارد.
أنواع عملية الإدارة
في عملية إدارة الأعمال، إليك أنواع عمليات الإدارة: - الإدارة الاستراتيجية
- الإدارة التكتيكية
- الإدارة التشغيلية
- الإدارة المالية
- إدارة الموارد البشرية
- إدارة المخاطر
- إدارة التغيير
مثال على عملية الإدارة
تخيل أنك مدير مشروع تخطط لرحلة جماعية. إن عملية إدارة المنتج تشبه خريطة الطريق الخاصة بك لهذا النشاط. وهي تتضمن مرحلتين رئيسيتين: التخطيط والتنفيذ.
يركز التخطيط على تحديد الهدف (رحلة جماعية ممتعة!) واستكشاف الخيارات. يساعد تبادل الأفكار مع الزملاء أو مراجعة الرحلات السابقة في تحديد الاحتمالات. ثم تقوم بوزن عوامل مثل الجدوى والتكلفة لاختيار الخيار الأفضل.
يتضمن التنفيذ إنشاء خطة تفصيلية (النقل والأنشطة والميزانية) وتقديمها إلى فريقك. بمجرد موافقة الجميع، يمكنك تنفيذ الخطة – الرحلة الجماعية!
يوضح هذا المثال جوهر عملية إدارة المنتج – نهج منظم لتحقيق هدف. تذكر أنه لا توجد طريقة “أفضل” واحدة. والمفتاح هو اختيار العملية التي تناسبك وفريقك على أفضل وجه.
انضم إلى دورات إدارة المشاريع الأكثر رواجًا في SPOTO:
أهمية عملية الإدارة
تعتبر عملية إدارة المنتج بالغة الأهمية بالنسبة لأي منظمة. فهي عبارة عن مجموعة من الأنشطة التي يجب القيام بها لتحقيق أهداف المنظمة.
وفيما يلي بعض الحقائق حول عملية الإدارة: - ما هو تعريف عملية الإدارة؟ يشير هذا التعريف إلى سلسلة من الأنشطة التي يقوم بها المديرون لتحقيق الأهداف التنظيمية. تهدف خطوات عملية الإدارة هذه إلى تحديد المشكلات المتعلقة بالأداء أو الكفاءة داخل المنظمة وتحليلها وحلها. عندما يتم تنفيذ هذه المهام بنجاح، تنجح المنظمات في تحقيق أهدافها. يمكن تحقيق ذلك من خلال أدوات مختلفة مثل تحليل SWOT وPESTEL وما إلى ذلك.
- ما هي مميزات عملية الإدارة؟ هناك العديد من المميزات المرتبطة بهذه الأداة والتي تشمل: تحديد المشاكل داخل المنظمة، وتحليلها وفقًا لذلك، وحلها من خلال تنفيذ الحلول من خلال طرق مختلفة، مثل تدريب الموظفين على التقنيات الجديدة مع تقييم القيود الزمنية أيضًا قبل الانتهاء من أي قرار يتخذه أعضاء الإدارة العليا.
- ما هي أنواع عملية الإدارة؟ هناك نوعان من عمليات الإدارة: الإدارة بالأهداف (MBO) والإدارة بالنتائج (MBR). ولكل من هاتين الأداتين مزاياها وعيوبها.
الإدارة بالأهداف (MBO) هو أسلوب يركز على تحقيق الأهداف التنظيمية من خلال طرق مختلفة، مثل تدريب الموظفين على التقنيات الجديدة وتقييم القيود الزمنية قبل الانتهاء من أي قرار من قبل أعضاء الإدارة العليا. تتيح هذه الأداة للمنظمات تحديد نقاط القوة والضعف وفرص التحسين لتحقيق النجاح في الأمد البعيد.
ما هي طبيعة العملية الإدارية؟
إن عملية الإدارة هي نظام يجمع بين كافة أنشطة المنظمة لتحقيق أهدافها. وهي تتضمن التخطيط والتنظيم والقيادة والرقابة. يشير مصطلح “الإدارة” إلى إدارة المنظمة من خلال وظائفها وأنشطتها باستخدام مبادئ وأساليب معينة.
يمكن شرح تدفق عملية إدارة المنتج أدناه: - التخطيط: في هذه الخطوة يمكنك إنشاء خطة عمل مفصلة لأهداف عملك مع وضع النتائج المتوقعة في الاعتبار (على سبيل المثال، زيادة المبيعات).
- التنظيم: تتضمن هذه الخطوة ترتيب الأشخاص والمواد والآلات والمعدات والأموال لتحقيق الأهداف المحددة (على سبيل المثال، تنظيم الموارد البشرية حسب هيكل الفريق).
- القيادة: تتعلق هذه الخطوة بتحفيز الأشخاص/العمال على أداء مهامهم بشكل أفضل (على سبيل المثال، تشجيع العمال من خلال الحوافز مثل مخططات المكافآت).
- الرقابة: تتناول هذه الخطوة قياس الأداء مقارنة بالمعايير أو الأهداف التي حددتها الشركة في مراحل سابقة.
تعرف على الدورات التدريبية الأكثر رواجًا في فئة SPOTO:
الخيار الأفضل لفهم عملية الإدارة بشكل عميق هو القيام بالتدريب على إدارة المنتجات، والذي يساعدك على التعلم عمليًا من خلال مشاريع وهمية.
عناصر عملية الإدارة
إن عملية الإدارة عبارة عن مجموعة من الأنشطة التي يتم تنفيذها لتحقيق أهداف المنظمة، وهي تتألف من ثلاثة مكونات رئيسية: - تخطيط
- تنظيم
- التحكم
التخطيط هو عملية تحديد أهداف المنظمة، وتحديد كيفية تحقيق هذه الأهداف، وتحديد الموارد اللازمة لتحقيقها. التنظيم هو عملية تجميع الأشخاص والموارد معًا للعمل بشكل فعال نحو تحقيق هدف مشترك. التحكم هو عملية ضمان تنفيذ الخطط على النحو المقصود حتى تحقق المنظمة أهدافها.
إن المكونات الثلاثة لنظام الإدارة مترابطة وتعمل معًا لتحقيق الأهداف التنظيمية. إن التخطيط يحدد اتجاهًا للمنظمة يمكن إنجازه من خلال التنظيم والرقابة. إن عملية التخطيط عبارة عن دورة مستمرة، وليست حدثًا لمرة واحدة. يجب على المنظمة التخطيط طوال فترة وجودها.
التخطيط هو دورة مستمرة من الأنشطة التي تساعد المنظمات على تحديد أهدافها وتطوير استراتيجيات لتحقيقها وتخصيص الموارد لتحقيقها ومراقبة التقدم نحو تحقيق الأهداف وتغيير المسار إذا لزم الأمر.
أفضل المدن التي تقدم فيها SPOTO دورة تدريبية للحصول على شهادة إدارة المشاريع عبر الإنترنت
وظائف عملية الإدارة
يعد التخطيط أحد أهم وظائف عملية الإدارة. فهو يتضمن وضع خطط قصيرة وطويلة الأجل، متبوعة باتخاذ إجراءات لاحقة لتحقيق الأهداف. وتتضمن العملية إنشاء استراتيجيات وتوقع المشكلات المحتملة التي قد تنشأ أثناء تنفيذ هذه الأهداف. يمكنك الالتحاق بدورات إدارة المشاريع لمساعدتك على البدء كمدير مشروع وتعلم المهارات الأساسية لإدارة المشاريع. - تتضمن الخطوة الثانية من عملية الإدارة التنظيم، وهو ما يعني تقسيم المشروع بأكمله إلى أجزاء أصغر يمكنك إدارتها بسهولة أكبر. وهذا يساعد في ضمان التنفيذ السلس لجميع جوانب المشروع.
- القيادة تعني تحفيز الأفراد نحو تحقيق أهدافهم الفردية ومواءمتها مع أهداف الشركة من خلال تقنيات التحفيز مثل برامج عملية إدارة التقدير أو المكافآت بناءً على أهداف الأداء التي حققها كل موظف.
- يشير التحكم إلى مراقبة ما إذا كان موظفيك يلبيون المواعيد النهائية المخطط لها والفعلية لإكمال المهام الموكلة إليهم بموجب أدوارهم الخاصة داخل مؤسستك.
- إن إدارة المشاريع بشكل فعال أمر مهم لأنه يساعد في الحفاظ على سير عمل مؤسستك بسلاسة وكفاءة. كما يساعدك أيضًا على تحقيق أهداف عملك في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية وبجودة عالية.
إذا كنت تريد إدارة المشاريع بشكل فعال، فإليك بعض النصائح التي يمكن أن تساعدك: - ركز على نتائج مشروعك بدلاً من التركيز على كيفية تحقيقه.
- استخدم أداة إدارة المشاريع مثل Nifty لتتبع جميع المهام والمعالم والمنتجات النهائية، أو ابدأ في استخدام برنامج إدارة العمليات التجارية لتتبع جميع العمليات التجارية الخاصة بك. سيؤدي هذا إلى تسهيل تتبع التقدم.
- إنشاء جدول زمني للمشروع والتأكد من أن جميع المشاركين في المشروع يفهمونه.
- عقد اجتماعات دورية لمناقشة التقدم والقضايا.
تصنيف وظائف الإدارة
يتم تصنيف وظائف الإدارة إلى أربع فئات:
- التخطيط والتنظيم
يتعلق بإعداد الخطط المستقبلية، وإنشاء الهيكل التنظيمي، وتوزيع المسؤوليات على الإدارات المختلفة، ووضع الإجراءات اللازمة لحسن سير عملها. - التحكم
يتضمن ذلك مراقبة التقدم نحو تحقيق الأهداف والتحقق مما إذا كان هناك أي انحراف عن هذه الأهداف أم لا. ويشمل ذلك أيضًا الحصول على تعليقات من العملاء حول مدى رضاهم عن المنتجات/الخدمات التي تقدمها المنظمة لتحسينها إذا لزم الأمر. بالإضافة إلى ذلك، تضمن هذه الوظيفة تنفيذ جميع الأنشطة وفقًا للخطط الموضوعة مسبقًا لتحقيق أقصى قدر من النتائج بأقل تكلفة مع الحفاظ على معايير الجودة في جميع الأوقات. - التوظيف
لقد طورت المنظمات سياسات توظيف تضمن توظيف الأشخاص المناسبين في الأماكن المناسبة بناءً على مؤهلاتهم ومهاراتهم وما إلى ذلك، بحيث يمكن تعظيم الإنتاجية إلى أقصى حد مع الحفاظ على مستويات رضا العملاء عند مستويات عالية طوال دورات الأعمال. يشمل التوظيف كل من أنشطة التوظيف وبرامج التطوير مثل برامج التدريب التي تقدمها أفضل الجامعات في جميع أنحاء العالم مثل جامعة هارفارد، حيث يحصل الطلاب على فرصة لتعلم أشياء تتعلق باستراتيجيات الأعمال.
حقق أقصى استفادة من إمكانات فريقك من خلال الحصول على شهادة Agile Methodology. احصل على شهادة في منهجية تغيير قواعد اللعبة.
خاتمة
وفي الختام، فإن فهم ما تنطوي عليه عملية الإدارة أمر بالغ الأهمية بالنسبة لأي منظمة لتحقيق الأداء الفعال وتحقيق الأهداف. إنها طريقة منهجية تمكن من التوافق الاستراتيجي السليم، والاستخدام الفعال للموارد، والقدرة على التكيف مع البيئات المتغيرة. إن الطبيعة التكرارية لعملية الإدارة تشجع على التحسين المستمر، وتثبتها كأحد العناصر التي بدونها لا يمكن الحفاظ على صحة المنظمة المستدامة أو الدفع نحو النجاح على المدى الطويل.
من خلال تبني هذه المبادئ، تستطيع المؤسسات التعامل مع تعقيدات المشهد التجاري الحديث بمرونة وثقة، وبالتالي تحقيق طموحاتها الاستراتيجية بشكل أكثر فعالية. يجب عليك الحصول على شهادة PMP لمساعدتك على البدء في نفس الأمر وتعلم المهارات الأساسية لفهم عملية الإدارة بشكل أفضل.
الأسئلة الشائعة - لماذا تعتبر الإدارة عملية؟
لا يمكن إتمام الإدارة كعملية في جلسة واحدة. فهي تتضمن العديد من الأنشطة المختلفة والأشخاص لإنجاز المهمة. وعادة ما تتضمن الإدارة أكثر من شخص واحد وأحيانًا حتى مجموعة من الأشخاص المكلفين بالمساهمة بمهاراتهم ومعارفهم لتحقيق الهدف النهائي المتمثل في إدارة شيء ما. - ما هي خطوات عملية الإدارة؟
إن عملية الإدارة عبارة عن نظام يساعد المديرين على تنسيق الأنشطة والموارد والمعلومات. وهي تتضمن أربع خطوات أساسية: التخطيط والتنظيم والقيادة والرقابة. - ما هي عملية إدارة المنتج؟
تُعد إدارة المنتج جزءًا مهمًا من دورة حياة المنتج. يتحمل مدير المنتج المسؤولية عن المنتج منذ التصميم حتى الإطلاق، وبالتالي يكون له دور كبير في نجاحه أو فشله. يحدد مدير المنتج الرؤية والاستراتيجية الخاصة بالمنتج ويقرر مقدار الوقت والمال الذي سيتم إنفاقه عليه. - ما هي العمليات الأربع الرئيسية لإدارة المشاريع؟
تتكون عمليات إدارة المشاريع الأربع الرئيسية من التخطيط والتنفيذ والمراقبة والتحكم والإغلاق.
