سيحتاج مدير المشروع في المؤسسة الحديثة إلى الاعتماد على مجموعة من المفاهيم والممارسات لإدارة المشروع بكفاءة. بصفتك مدير مشروع، ستحتاج أيضًا إلى استخدام مجموعة من الأدوات التي ستساعدك في اتخاذ القرار والحصول على فكرة واضحة عن صحة المشروع أثناء تقدمه. إذا كنت تخطط للتقدم لامتحان PMP، فإن الاستعداد للحصول على شهادة PMP عبر الإنترنت هو وسيلة مضمونة لضمان إتقانك لجميع الأدوات المستخدمة في إدارة المشاريع.
تُستخدم مخططات التحكم في PMP على نطاق واسع كأدوات للإشارة إلى صحة المشروع أو مدى نجاح المشروع عند مقارنته بالقيم والأهداف المقدرة. إذن، ما هو مخطط التحكم في PMP ولماذا هو مهم للغاية؟
نبذة مختصرة عن مخطط التحكم
قبل الخوض في تفاصيل مخطط التحكم في إدارة المشاريع، دعنا نستكشف كيف دخل حيز التنفيذ. استُخدم مخطط التحكم لأول مرة منذ أكثر من قرن من الزمان. اخترعه والتر شيوهارت في أوائل عشرينيات القرن العشرين في مختبرات بيل. والهدف من مخطط التحكم هو وضع تدابير لتنبيهك عندما تخرج عملية ما عن السيطرة.
تشهد أغلب العمليات قدرًا معينًا من التباين في الممارسة العملية. المتوسط القياسي هو القيمة المتوسطة التي يمكنك توقعها. يتم رسم هذا المتوسط على شكل خط على الرسم البياني. باستخدام الانحراف المعياري، يتم رسم خطين آخرين على الرسم البياني يمثلان الحد الأعلى والحد الأدنى. لا يُعتبر التباين ضمن هذه الحدود سببًا للقلق. في اللحظة التي يتم فيها تجاوز أحد هذه الخطوط، ستحتاج إلى التدخل ومعرفة سبب هذا التغيير.
في إدارة مشروع مخطط التحكم، تتم مراقبة هذه الاختلافات عن كثب لضمان الجودة والاتساق. ومع تقدم التكنولوجيا وجمع البيانات، يمكن إنشاء هذه المخططات تلقائيًا وستنبهك عندما يكون هناك اختلاف كبير. يمكنك إضافة المزيد من الخطوط داخل الحد عندما تريد ممارسة سيطرة أكثر صرامة على عملية ما.
غرض مخطط التحكم
تُستخدم مخططات التحكم في إدارة المشاريع (PMP) لتتبع الأحداث التي تشير إلى حدوث خطأ ما. لا يمكنك التحقق يدويًا من جميع الأرقام في مشروع معقد للتأكد من أن كل شيء يسير وفقًا للخطة. لا تسفر العمليات عن نفس النتائج كل يوم. ومن المتوقع وجود درجة معينة من التباين. هذه التباينات هي جزء من عوامل ثانوية لا تستحق الاهتمام. قد لا يكون لهذه التباينات تأثير على إكمال المشروع أو تهم أي جهة معنية.
عندما يتجاوز التباين حدًا معينًا، فهناك عامل غير عادي يلعب دورًا. ويجب التحقيق في هذا الأمر وتصحيحه للتأكد من بقاء المشروع على المسار الصحيح. تزود دورة الشهادة الخاصة بنا في إدارة المشاريع المحترفين بأفضل الممارسات والمفاهيم المستخدمة في إدارة المشاريع.
اقرأ المزيد عن خصائص إدارة المشاريع.
الإجراء الأساسي في مخطط التحكم
يمكنك إنشاء مخطط تحكم في PMP والبدء في استخدامه إذا كان لديك برنامج إدارة مشروعات يسمح لك بذلك. في حالة عدم توفر هذا الخيار، فمن السهل القيام بذلك على ورقة Excel. يمكنك إنشاء مخطط خطي بناءً على القيم المتوسطة التي جمعتها.
سيصبح متوسط القيم على خط مستقيم. هذا هو خط التحكم. من الناحية المثالية، يجب أن تكون جميع قيمك قريبة من الخط. الخطوة التالية هي حساب الانحراف المعياري لمعرفة مدى تقلب القيم أثناء سير العمل الطبيعي.
بناءً على الانحراف المعياري، سوف تقوم بإنشاء حد أعلى وحد أدنى.
يجب أن يكون هذا أعلى بكثير من الانحراف المعياري. نحن نبحث عن الأحداث التي يحدث فيها تغيير كبير وغير متوقع يختلف في الحجم عن التقلبات العادية التي تتوقعها.
يجب التحقق من أي قيمة تقع خارج حدود التحكم. في المسار الطبيعي، يجب أن تقع القيم على جانبي خط التحكم (المتوسط). إذا كان هناك سبع قيم مستمرة على نفس جانب الخط، فهذا يستحق أيضًا التحقيق، حيث يعد هذا مبدأً أساسيًا في منهجية PMP لمخطط التحكم.
تعرف على أفضل دورات إدارة المشاريع الرائجة في SPOTO
فوائد استخدام مخططات التحكم في PMP
دعونا نستكشف الفوائد الرئيسية لاستخدام مخططات التحكم في إدارة المشاريع وكيف تساهم في تحقيق نتائج ناجحة للمشروع.
- تحسين التحكم في العمليات: تساعد مخططات التحكم مديري المشاريع على مراقبة جودة العمليات والتحكم فيها من خلال اكتشاف الاختلافات في وقت مبكر. وهذا يتيح إجراء تعديلات استباقية للحفاظ على استقرار العملية.
- تحديد الاتجاهات والأنماط: يمكن لمخططات التحكم إظهار الاتجاهات والأنماط والتغييرات في الأداء بمرور الوقت من خلال عرض نقاط البيانات بشكل مستمر. وهذا يساعد في رؤية أي مشكلات قبل أن تخرج عن نطاق السيطرة.
- تثبيت العمليات: من خلال مراقبة تغيرات العملية بمرور الوقت، تساعد مخططات التحكم في الحفاظ على استقرار العملية وتناسقها. ويمكن أن يؤدي هذا إلى تحسين جودة المنتج أو الخدمة والحد من شكاوى العملاء.
- تسهيل اتخاذ القرارات: تساعد الرؤى المستندة إلى البيانات من مخططات التحكم في اتخاذ قرارات حكيمة. كما تساعد مديري المشاريع على اتخاذ إجراءات علاجية أكثر استهدافًا من خلال مساعدتهم على التمييز بين الأسباب الشائعة والفريدة للاختلاف.
- زيادة الإنتاجية: يمكن أن تساعد مخططات التحكم في تبسيط العمليات والحد من الهدر من خلال اكتشاف التناقضات وتصحيحها في وقت مبكر، مما يحسن كفاءة تنفيذ المشروع بشكل عام.
- يدعم التحسين المستمر: توفر مخططات التحكم أداة بصرية لتتبع العمليات وضبطها بمرور الوقت، مما يضمن التسليم المستمر للنتائج عالية الجودة وتعزيز ثقافة التحسين المستمر.
- تسهيل التواصل: توفر مخططات التحكم وسيلة سريعة وسهلة لإعلام أصحاب المصلحة بأداء العملية، مما يساعد في الحفاظ على تركيز الجميع على أهداف جودة المشروع.
- تقليل التكاليف: من خلال تحديد المشكلات قبل تفاقمها، تساعد مخططات التحكم في تقليل إعادة العمل وإهدار الموارد، مما يؤدي في النهاية إلى توفير التكاليف للمشروع.
أنواع مخططات التحكم في PMP
يمكنك التعرف على الأنواع المتنوعة من مخططات التحكم المستخدمة في سياقات مختلفة للبناء على معرفتك. هناك فئتان من مخططات التحكم: مخططات تعتمد على المتغيرات ومخططات تعتمد على السمات.
- مخططات التحكم القائمة على المتغيرات
تعمل مخططات التحكم بالمتغيرات عن طريق حساب القيم المتوسطة وقياس الاختلافات.
- مخطط X-bar وR: يستخدم هذا المخطط لمراقبة المتوسط (X-bar) والنطاق (R) لمجموعات العينات الصغيرة بمرور الوقت. هذا النوع من المخططات مثالي لتتبع البيانات المستمرة حيث تكون أحجام العينات متسقة.
- مخطط X-bar وS: يتتبع القيم المتوسطة والانحراف المعياري لبيانات العينة، وهو مثالي لأحجام العينات الأكبر.
- مخططات التحكم في السمات
يتم استخدامه في المواقف التي يتم فيها فحص الجودة باستخدام سمة النجاح/الفشل.
- مخطط P (مخطط النسبة): تم تصميم مخطط P لتتبع نسبة العناصر المعيبة في العينة. وهو مفيد عند مراقبة البيانات التصنيفية، مثل المنتجات الناجحة/الراسبة أو المعيبة/غير المعيبة.
- مخطط np: يشبه مخطط التحكم هذا مخطط P، لكنه يراقب عدد العناصر المعيبة، وليس النسبة. وهو يعمل بشكل جيد عندما يظل حجم العينة ثابتًا.
- مخطط C: يستخدم مخطط التحكم هذا لحساب عدد العيوب لكل وحدة في العينة. وهو قابل للتطبيق عند تتبع حدوث العيوب في وحدات ثابتة ومتسقة، مثل الأخطاء لكل صفحة أو الخدوش على السطح.
- مخطط U: يستخدم هذا المخطط لمراقبة العيوب لكل وحدة، على غرار مخطط C، ولكنه يسمح بأحجام عينات متغيرة. وهذا يجعله مثاليًا للعمليات التي يتغير فيها حجم العينة أو وحدة الفحص.
هناك أنواع أخرى من مخططات التحكم ضمن هذه الفئات الفرعية التي يجب عليك استكشافها أثناء تحديد نوع مخطط التحكم المناسب لك.
كيفية إنشاء مخطط التحكم؟
لنأخذ حالة مركز خدمة العملاء حيث يوجد متصلون يتعاملون مع استفسارات العملاء. أنت تنظر إلى متوسط وقت المكالمة وتستخدم ذلك كمعلمة تحكم. تلاحظ أن متوسط مدة المكالمة 90 ثانية (دقيقة ونصف). هذا هو الآن خط التحكم الخاص بك. تحسب الانحراف المعياري وتجد أنه 10 ثوانٍ.
بضرب الانحراف المعياري في 3، يمكنك تحديد الحدود. سينبهك مخطط التحكم في PMP إذا تجاوز متوسط وقت المكالمة 120 ثانية أو انخفض إلى أقل من 60 ثانية. نظرًا لأن هذا هو متوسط وقت المكالمة، فلن يكون للمكالمة الطويلة أو القصيرة بشكل استثنائي تأثير كبير على الرقم في بعض الأحيان.
ننظر إلى القيم الخاصة بشهر يناير بأكمله، ثم نرسم القيم على الرسم البياني.
سوف تتلقى ثلاثة تنبيهات لهذا الشهر.- في يوم 18 متوسط مدة المكالمة أعلى من الحد الأعلى
- في 28 تكون القيمة أقل من الحد الأدنى
- في اليوم الثلاثين، توجد 7 قيم متتالية أسفل خط التحكم. وهذا أيضًا مثال على “قاعدة السبع” في إدارة المشاريع.
أفضل المدن التي تقدم فيها SPOTO دورة تدريبية للحصول على شهادة PMP عبر الإنترنت
مثال على مخطط التحكم
إن مخطط التحكم في إدارة المشاريع هو أداة بالغة الأهمية تُستخدم في العديد من المشاريع، وخاصةً عندما يتعلق الأمر بمراقبة الجودة. وقد ثبتت فائدته على مدار قرن من الزمان، ويمكنك أن ترى مبدأ التطبيق في كل مكان. وتطبق العديد من أسواق الأسهم في مختلف أنحاء العالم تدابير لتعليق التداول عندما يتحرك المؤشر إلى ما يتجاوز مستوى معينًا في أي اتجاه. ويتم ذلك حتى يتمكن المتداول العادي من التحقق من عدم وجود أي تلاعب.
خلال الجائحة، كانت إدارات المدن تراقب عن كثب معدل الإصابة والمرضى الذين يحتاجون إلى دخول المستشفى وعدد الأسرة المتاحة. وعندما تتغير الأرقام بسرعة في أي اتجاه، فهذا أمر يدعو للقلق. وفي حين أن انخفاض الأرقام أمر جيد، فإن الانخفاض المفاجئ غير المبرر لا يزال يشكل سبباً للقلق. هل حدث انخفاض في الاختبارات؟ هل نجري الاختبارات في المجموعات الصحيحة؟ هل قمنا بتغيير نوع الاختبارات التي كنا نستخدمها؟ إن فهم هذه العوامل يمكن أن يساعد في تحديد المشكلات وتصحيحها.
تُستخدم مخططات التحكم على نطاق واسع في التصنيع وبشكل أكثر تحديدًا في مراقبة الجودة. لقد كانت بمثابة دعامة أساسية في العديد من الصناعات لمساعدة قادة المشاريع على تحديد الشذوذ واتخاذ القرارات في الوقت المناسب.
عند تحديد أفضل المصادر لتدريب إدارة المشاريع، يجب عليك أيضًا الانتباه إلى البرنامج الذي يغطي جميع أدوات إدارة المشاريع. يعمل برنامج إعداد شهادة PMP عبر الإنترنت من SPOTO على تدريب المرشحين على فهم كل من الأساليب القديمة والجديدة في إدارة المشاريع باستخدام أمثلة من العالم الحقيقي.
أطلق العنان لإمكانات فريقك من خلال تدريبنا على مهارات سكرم ماستر التي ستغير قواعد اللعبة. عزز الإنتاجية والتعاون والنجاح. انضم إلينا اليوم ولا تفوت الفرصة!
خاتمة
تُستخدم مخططات التحكم على نطاق واسع في PMP، وقد تطورت إلى أنواع مميزة يمكن استخدامها في سياقات مختلفة اعتمادًا على نوع البيانات التي تتعامل معها. تحظى مخططات التحكم أيضًا بشعبية بين ممارسي Six Sigma.
تشكل مخططات التحكم إحدى الأدوات العديدة المتاحة لمدير المشروع لضمان بقاء المشروع على المسار الصحيح وتطابق النتائج مع ما تم وعد به. إن استخدام وتنفيذ الأدوات القديمة والجديدة من شأنه أن يساعد في جعل مهمة إدارة المشروع أسهل بكثير. كما أنه سيوفر المزيد من الشفافية لجميع أصحاب المصلحة ويزيد من المصداقية والثقة في جميع المجالات.
الأسئلة الشائعة
- ما هو استخدام مخطط التحكم؟
تُستخدم مخططات التحكم لتحديد متى تخرج عملية ما عن السيطرة من خلال قياس القيم التي تبتعد عن القيم المتوسطة. وهذا يدفع إلى إجراء تحقيق في المشكلة للعثور على السبب الجذري. - ما هو مثال مخطط التحكم؟
تُستخدم مخططات التحكم على نطاق واسع في التصنيع. ويمكن قياس جودة المنتجات بدقة بمجرد ضبط المعلمات.
بمجرد توحيد القياسات وتحديد التباين المتوقع، ستساعدك مخططات التحكم في تحديد المنتجات أو الدفعات التي لا تلبي المعايير المحددة. - ما هي قاعدة 7 في PMP؟
قاعدة 7 هي مبدأ ينص على أنه في حالة ظهور سبع قيم متتالية على نفس الجانب من خط التحكم، فيجب التحقيق فيها حتى لو لم تنتهك خط التحكم.
