أنت الآن على استعداد لإعداد الميزانية لمشاريعك! إن نجاح المشروع هو نتيجة القيام بثلاثة أشياء بشكل جيد؛ تقديم ما يحتاجه العميل (النطاق) عندما يحتاج إليه (الوقت) وفي حدود التكلفة (الميزانية). كما أن جوانب النطاق والوقت تؤدي في النهاية إلى التكلفة. إن إعداد ميزانية المشروع هي عملية تساعدك على فهم حدود التكلفة لمشروعك ومدى نجاحك في البقاء ضمن هذه الحدود. في هذه المقالة، سوف نفهم ما هي ميزانية المشروع، وكيفية القيام بها على أفضل وجه، ولماذا تعد عملية بالغة الأهمية للنجاح. ما هي ميزانية المشروع؟ إن إعداد ميزانية المشروع هو عملية وأداة لتقدير جميع النفقات المحتملة التي سيتكبدها المشروع. يتضمن تخطيط الميزانية في إدارة المشروع تقدير تكاليف جميع الموارد والأنشطة المطلوبة لإكمال المشروع بنجاح. قد تشمل هذه الموارد والأنشطة تكاليف القوى العاملة، وتكلفة المواد والمعدات، وتكاليف التدريب، وغيرها من النفقات المباشرة أو غير المباشرة. تستمر عملية إعداد الميزانية بعد تقدير التكلفة، وتضع أيضًا خطة إنفاق تعتمد على الوقت. تتيح هذه الخطة لمديري المشروع التعامل مع التدفقات النقدية للمشروع بشكل أفضل. أهمية إعداد ميزانية المشروع تعتبر ميزانية المشروع أداة قيمة لمديري المشروعات لضمان إتمام المشروعات بنجاح. فهي تسمح لهم بالتخطيط لأنشطة المشروع والحصول على الموارد ونشرها بشكل فعال، وتوفر معيارًا لقياس التقدم المحرز، وتتخذ قرارات مستنيرة للسيطرة على الانحرافات. فيما يلي قائمة توضيحية للفوائد المختلفة لعملية إعداد ميزانية المشروع.
تحسين التخطيط واتخاذ القرارات بشأن تخصيص الموارد، وتحديد أولويات الأنشطة، والسبل الممكنة للسيطرة على التكاليف.
يوفر إرشادات واضحة لفريق المشروع ورؤية واضحة لأصحاب المصلحة الآخرين بشأن المتطلبات المالية والتدفق النقدي.
تتيح هذه العملية لفريق المشروع تحديد المخاطر وعدم اليقين وتطوير خطط فعالة للاستجابة والتخفيف.
ضمان الاستخدام الأمثل للموارد من خلال وضع حدود وقيود على الإنفاق.
كما أنه يوفر معيارًا يتم من خلاله مراقبة أداء المشروع. العناصر الأساسية لميزانية المشروع تتضمن الميزانية المعقولة للمشروع كل الطرق الممكنة التي قد يتكبد بها المشروع نفقات. سيكون هناك العديد من العوامل والعناصر التي يجب مراعاتها لإدراجها في ميزانية المشروع. يمكنك التعرف على هذه العناصر بالتفصيل في الدورات التي تسمح لك بتعلم إدارة المشاريع عبر الإنترنت. ومع ذلك، دعنا نرى الآن بعض العناصر المهمة التي يجب مراعاتها أثناء وضع ميزانية المشروع.
تكاليف العمالة تشكل تكاليف العمالة الجزء الأكبر من نفقاتك. لذا، أثناء وضع ميزانية المشروع، يجب عليك التأكد من أنك قد حسبت جميع القوى العاملة، الداخلية والخارجية، بدوام كامل وبدوام جزئي.
تكاليف المشتريات إذا كان مشروعك يتضمن شراء أي مواد أثناء تنفيذ المشروع، فيجب مراعاة هذه التكلفة أثناء إعداد ميزانية المشروع. قد يكون لدى مؤسستك إرشادات لتحديد مدى النفقات التي تحتاج إلى إعداد ميزانية لها وما إذا كان بإمكانك استخدام مبلغ مقطوع يجمع بين عدة بنود نفقات صغيرة. ومع ذلك، تأكد من مراعاة الحد الأقصى من المواد اللازمة لمشروعك.
التكاليف الثابتة يمكن أن تكون تكاليف العمالة وتكاليف شراء المواد ثابتة أو متغيرة. لا تتغير التكاليف الثابتة استجابة للاستهلاك أو الاستخدام خلال فترة محددة. على سبيل المثال، إذا دفعت إيجارًا لمساحة مكتب المشروع، فلن يتغير الإيجار خلال فترة العقد. هذا مثال واحد على التكلفة الثابتة.
التكاليف المتغيرة التكاليف المتغيرة هي التكاليف التي تزيد أو تنقص حسب الاستهلاك أو الاستخدام أو الناتج. على سبيل المثال، إذا قمت بتعيين مستشار بسعر بالساعة، فقد تدفع أكثر إذا أمضى وقتًا أطول في المشروع. عند العمل على إعداد ميزانية المشروع، تأكد من تضمين جميع التكاليف الثابتة والمتغيرة. بالإضافة إلى ذلك، هناك أبعاد أخرى لميزانيات المشروع، بما في ذلك النفقات الرأسمالية (CAPEX) والنفقات التشغيلية (OPEX). هذه الأبعاد مفيدة لتحديد التدفق النقدي ويجب أخذها في الاعتبار لتمثيل الميزانية. كيفية إنشاء الميزانية المناسبة لمشروعك؟ يتطلب إنشاء ميزانية واقعية منك مراعاة جميع مجالات التكلفة بعناية. يجب عليك فهم الجوانب التالية والنظر فيها لتحديد التكاليف. الخطوة 1: خط الأساس لنطاق المشروع سيوفر لك خط الأساس للنطاق فهمًا للنطاق المتفق عليه الذي يتعين على المشروع تقديمه. يجب مراعاة جميع الأنشطة المطلوبة لإكمال هذا النطاق لتطوير ميزانية المشروع. لفهم تفاصيل نطاق الأنشطة، استخدم هيكل تقسيم العمل (WBS). يسمح لك هيكل تقسيم العمل بتحديد جميع أنشطة المشروع بمستويات متزايدة من التفاصيل. الخطوة 2: تقديرات تكلفة النشاط يمثل المستوى الأخير من عقد هيكل تقسيم العمل الخاص بك الأنشطة. لتحديد الميزانية، ابدأ بتلك الأنشطة الموجودة في المستوى الأخير. سيساعدك البدء بالأنشطة الفردية على ضمان قدرتك على تقدير التكاليف بشكل واقعي. الخطوة 3: أساس التقديرات سيتضمن كل مشروع افتراضات وقيودًا معينة تؤثر على مدى توفر التمويل والنفقات. وتُسمى هذه الافتراضات والقيود والمبادئ التوجيهية التنظيمية حول كيفية تطوير ميزانية المشروع أساس التقديرات. سيساعدك استخدام مثل هذا الأساس للتقديرات في ضمان دقة تقديرات التكلفة بشكل معقول. الخطوة 4: جدول المشروع والموارد إن الاهتمام بالجداول الزمنية سيساعدك على تحديد نوع النفقات المطلوبة في كل مشروع والإطارات الزمنية المرتبطة بهذه النفقات. الخطوة 5: سجل المخاطر سيساعدك سجل المخاطر على التأكد من أنك تحسب احتياطيات الطوارئ والإدارة الكافية للتعامل بفعالية مع مخاطر المشروع في حالة حدوثها. تغطي كل من دورة PMP ودورات التدريب على PRINCE2 هذه الجوانب بوضوح، كما ستخبرك مراجعات تدريب PRINCE2. استخدم مثل هذه الدورات للحصول على مزيد من الوضوح بشأن تقنيات إعداد ميزانية المشروعات بفعالية. تعرف على أفضل دورات إدارة المشاريع الرائجة في SPOTO أساليب وتقنيات إعداد ميزانية المشروع يتألف مشروعك من العديد من الأنشطة، ويتطلب كل منها موارد مختلفة لإكمالها. وبالتالي، فإن ميزانية المشروع تشمل جميع تكاليف هذه الأنشطة. للوصول إلى ميزانية مشروع سليمة، يمكنك استخدام العديد من تقنيات إعداد ميزانية المشروع لتحديد هذه التكاليف.
التقدير التناظري تتضمن تقنية تقدير التكلفة التناظرية تحديد التكاليف بناءً على الخبرة والمشاريع التاريخية. على سبيل المثال، لنفترض أنك قمت بمشروع مماثل في الماضي. في هذه الحالة، يمكنك أخذ التكاليف الفعلية لهذا المشروع وتعديلها لتعكس حجم المشروع الحالي وتعقيده وفروق التوقيت للوصول إلى رقم التكلفة المقدر.
تقدير بثلاث نقاط تعتمد طريقة التقدير ثلاثية النقاط على عدة سيناريوهات لتعديل الميزانية بشكل مناسب، بما في ذلك المخاطر والتحيزات الكامنة في التقدير. هذا النهج بسيط ولكنه عملي. أولاً، يدرس فريق التقدير أو مدير المشروع السيناريوهات الأكثر احتمالاً وتفاؤلاً وتشاؤماً لتقدير الميزانية المحتملة في كل حالة. ثم يتم تطبيق صيغة رياضية لتحديد رقم الميزانية النهائي. يمكن استخدام صيغتين. لنفترض أن “O” هي الميزانية المتفائلة، و”M” هو السيناريو الأكثر احتمالاً، و”P” هو السيناريو المتشائم. وأخيراً، لنفترض أن “E” هو رقم الميزانية النهائي. الطريقة الأولى هي التوزيع المثلثي، ويتم استخلاص الميزانية النهائية باستخدام هذه الطريقة على النحو التالي: ع = (ع + م + ع)/3 البديل الثاني هو استخدام توزيع بيتا. وفي هذه الحالة، يتم استخلاص الرقم النهائي على النحو التالي؛ ع = (ع + 4م + ف)/6 وبشكل عام، لوحظ أن توزيع بيتا أكثر دقة.
تحليل القيمة المكتسبة تراقب طريقة تحليل القيمة المكتسبة (EVA) الميزانية وتعدلها بناءً على تقدم المشروع. تقارن هذه الطريقة العمل الفعلي المنجز والتكاليف بالخطة. بناءً على هذه الملاحظات، يتم حساب الميزانية المطلوبة لإكمال العمل المتبقي بشكل مستمر.
التقدير المعلمي تجمع طريقة التقدير البارامترية بين البيانات التاريخية من المشاريع السابقة والمتغيرات التي تحكم المشروع الحالي من خلال إنشاء علاقة إحصائية بينهما. لذا، يمكنك استخدام التقدير التناظري أولاً لتحديد الميزانية بناءً على المشاريع السابقة ثم تعديلها وفقًا للتغيير المتعلق بمعلمات المشروع الحالي.
الطريقة التصاعدية تتضمن الطريقة التصاعدية لإعداد ميزانية المشروع تحديد التكلفة لكل نشاط على حدة أولاً. وبمجرد الانتهاء من ذلك، فإن الخطوة التالية هي تجميع ميزانيات الأنشطة إلى ميزانيات المعالم ثم تجميعها بشكل تراكمي حتى تحصل على ميزانية المشروع بالكامل. بالنسبة للتقديرات التصاعدية، فإن الافتراض هو أن جميع الأنشطة معروفة بشكل كافٍ لفريق المشروع للوصول إلى تقدير ذي معنى.
الطريقة من الأعلى إلى الأسفل تُستخدم طريقة تقدير التكلفة من أعلى إلى أسفل عادةً مع المشاريع ذات السعر الثابت. لديك بالفعل قيد الميزانية الإجمالي. الآن، تحتاج إلى تحديد التخصيص للأنشطة والجدول الزمني لمتطلبات التمويل. يحتاج الفريق إلى تقسيم الميزانية المحددة مسبقًا ثم تقدير الجزء المخصص لكل نشاط. يمكنك الحصول على تدريب افتراضي على PMP لتعلم هذه التقنيات بمزيد من التفصيل، وبالتالي اكتساب المعرفة والمهارات لتطبيقها على مشاريعك في الحياة الواقعية. أمثلة على ميزانية المشروع لقد ناقشنا بالفعل بعض العناصر المهمة لميزانية المشروع. يجب أن تتضمن الميزانية الكاملة تقديرات التكلفة لنطاق العمل، بالإضافة إلى الاحتياطيات الطارئة والإدارية. بالإضافة إلى ذلك، يجب أن تخبرك بمتطلبات التمويل. يمكن أن يمنحك تدريب مدير المشروع KnowledgetHut العديد من هذه الأمثلة. ولكن في هذه المقالة، دعنا نفكر في الصورتين التاليتين اللتين تمثلان هذه الجوانب لمزيد من الوضوح. هناك العديد من القوالب وأدوات البرامج المتاحة التي يمكنك استخدامها لإنشاء ميزانيتك. فيما يلي مثال لميزانية مشروع بسيطة. كيفية إبقاء مشاريعك ضمن الميزانية؟ توفر الميزانيات معيارًا يمكنك من خلاله التحكم في مشاريعك والتأكد من تنفيذها بنجاح من حيث التكلفة. يمكنك اتخاذ خطوات متعددة لضمان بقاء المشاريع ضمن الميزانية.
تأكد من إنشاء ميزانية معقولة وواقعية مع مراعاة جميع متطلبات المشروع والنفقات غير المباشرة ذات الصلة. يجب إجراء تقدير التكلفة بمستوى مناسب من التفاصيل حتى تتمكن من الاستفادة من الجوانب المهمة.
تأكد من إعطاء الأولوية للأنشطة الأكثر أهمية أثناء تطوير الميزانية.
بغض النظر عن مدى جودة خطتك، فإن كل مشروع يواجه مواقف غير متوقعة. لذلك، تأكد من أنك قد أخذت في الاعتبار الاحتمالات الطارئة في مشروعك واحتفظت باحتياطيات كافية للتعامل مع مثل هذه الاحتمالات.
إدارة المخاطر بشكل استباقي لضمان عدم إنفاق ميزانيتك على أحداث غير مخطط لها. قم بتطوير خطة اتصال قوية مع مراعاة جميع أصحاب المصلحة حتى تظهر أي مشكلات في وقت مبكر.
تأكد من عدم حدوث تجاوز في نطاق المشروع. سيؤثر تجاوز النطاق على التكلفة. يمكن أن يستهلك كل احتياطيات الطوارئ والإدارة إذا تجاوز الحد الأقصى، مما يؤدي إلى تجاوز التكاليف.
استخدم أداة إدارة المشروعات وتتبع الميزانية للتأكد من أنك دائمًا على اطلاع على الإنفاق والتقدم. ستتيح لك الرؤية اتخاذ خطوات استباقية في حالة حدوث أي انحرافات. بالإضافة إلى ذلك، يمكن أن تساعد هذه الأدوات بشكل كبير في تتبع استخدام الموارد وأوقات الفوترة في حالة التكاليف المتغيرة. أفضل ممارسات إعداد ميزانية المشروع إن إعداد ميزانية مشروع جيدة يسمح لك بالحفاظ على المشروع ضمن الميزانية وضمان نجاحه. يجب عليك اتباع بعض أفضل الممارسات لإنشاء ميزانية واقعية.
استشارة جميع أصحاب المصلحة في المشروع لاكتشاف الفروق الدقيقة التي قد يغفل عنها شخص واحد. كما أن إشراك أصحاب المصلحة سيضمن أيضًا الحصول على الموافقة والاهتمام الواجب في حالة تقديم أي طلبات للتغيير.
تقسيم أنشطة المشروع إلى مستوى مناسب من هيكل تقسيم العمل (WBS). فهيكل تقسيم العمل السطحي للغاية سيبقي التفاصيل مخفية. وفي الوقت نفسه، فإن هيكل تقسيم العمل العميق سيتعمق بشكل غير ضروري في المهام والتفاصيل على المستوى الجزئي.
الأخذ في الاعتبار كافة النفقات غير المباشرة مثل الضرائب ورسوم تحويل العملات.
كما هو الحال مع غيرها من قطع المشروع، يجب أن تتوافق الميزانية مع أهداف وأغراض المشروع والمنظمة.
يجب أن يكون الهدف هو إنشاء أفضل ميزانية للمشروع منذ البداية. ومع ذلك، يجب عليك التأكد من تحديثها باستمرار لتعكس تقدم المشروع والوضع المتغير. فوائد إعداد ميزانية المشروع تساعد عملية إعداد ميزانية المشروع في إدارة المشروعات مديري المشروعات وأصحاب المصلحة الآخرين على تتبع تقدم المشروع واتخاذ التدابير الاستباقية حسب الحاجة. دعنا نلقي نظرة على بعض الفوائد الأخرى التي يجلبها ذلك.
تحدد بوضوح توقعات ومعايير النجاح لكل أصحاب المصلحة في المشروع. تساعدك ميزانية المشروع على تحديد جميع النفقات ومتطلبات التمويل وتخصيص الموارد بكفاءة.
كما أنه يساعد مديري المشاريع على تأمين تمويل المشروع والموارد اللازمة لتنفيذ المشروع/
يساعد مديري المشاريع وأصحاب المصلحة الآخرين على اتخاذ القرارات المناسبة من خلال توفير نقاط مرجعية وافتراضات واضحة وتمكين اتخاذ القرارات القائمة على البيانات فيما يتعلق بأولويات المشروع وتخصيص الموارد وإدارة المخاطر.
تساعد عملية إعداد ميزانية المشروع في إرساء الأساس لمراقبة أداء المشروع والتحكم فيه. بالإضافة إلى ذلك، تساعد في التعرف المبكر على الانحرافات المحتملة. أدوات وبرامج ميزانية المشروع إن إعداد ميزانية المشروعات بفعالية أمر بالغ الأهمية لإدارة التكاليف وضمان النجاح المالي. ويمكن للعديد من الأدوات والبرامج أن تساعد مديري المشروعات في التخطيط لميزانيات المشروعات وتتبعها والتحكم فيها بكفاءة. وفيما يلي نظرة على بعض أفضل أدوات وبرامج إعداد ميزانية المشروعات المتاحة اليوم:
Microsoft Project: يوفر Microsoft Project ميزات ميزانية قوية مدمجة مع إمكانيات إدارة المشاريع. يمكن للمستخدمين إنشاء ميزانيات مفصلة للمشروع، وتتبع النفقات، وإدارة الموارد المالية. كما يوفر خيارات إعداد تقارير متقدمة ويتكامل بشكل جيد مع أدوات Microsoft Office الأخرى.
Asana: Asana هي أداة متعددة الاستخدامات لإدارة المشاريع تتضمن ميزات تتبع الميزانية للمساعدة في إدارة تمويل المشروع. يمكن للمستخدمين إعداد الميزانيات من خلال إنشاء مهام لعناصر الميزانية وتتبع النفقات وربطها بمراحل المشروع. تجعل واجهة Asana سهلة الاستخدام والتكامل مع الأدوات المالية المختلفة وقدرات إعداد التقارير منها خيارًا شائعًا لفرق المشروع. مما يضمن مراقبة تكاليف المشروع والتحكم فيها طوال دورة حياة المشروع.
Trello: على الرغم من كونه أداة لإدارة المهام في المقام الأول، إلا أنه يمكن تخصيص Trello باستخدام أدوات إضافية مثل Budget Manager لتتبع تكاليف المشروع. كما يوفر لوحات Kanban لتصور المهام والميزانيات، مما يسهل تتبع التقدم وتحديد تجاوزات التكاليف المحتملة. يمكن للمستخدمين إنشاء بطاقات لعناصر الميزانية المختلفة ومراقبة النفقات من خلال الوظائف الإضافية المتكاملة.
Basecamp: Basecamp عبارة عن منصة إدارة مشروعات شهيرة تتضمن ميزات إعداد الميزانية. فهي تتيح لك تحديد الميزانيات وتتبع النفقات وإنشاء التقارير المالية. كما تقدم Basecamp أدوات تعاونية للتواصل الفعال بين أعضاء الفريق وإدارة الميزانية.
Smartsheet: Smartsheet عبارة عن منصة مرنة لإدارة المشاريع مع إمكانيات قوية لإعداد الميزانيات. وهي توفر ميزات مثل تقدير التكاليف وإعداد ميزانيات المشاريع وتخصيص الموارد، مما يجعلها مناسبة لمجموعة واسعة من أنواع المشاريع. وهي تسمح للمستخدمين بإنشاء الميزانيات وتتبع النفقات وإنشاء التقارير المالية في واجهة سهلة الاستخدام. كما تعمل ميزات التعاون في الوقت الفعلي على تعزيز تنسيق الفريق.
Wrike: Wrike هي أداة شاملة لإدارة المشاريع تتضمن ميزات ميزانية قوية. فهي تتيح لك إنشاء الميزانيات وتتبع النفقات وإنشاء التقارير المالية. كما تقدم Wrike أدوات التعاون وإعداد التقارير في الوقت الفعلي.
Zoho Projects: Zoho Projects هي أداة لإدارة المشاريع تعتمد على السحابة مع ميزات إعداد ميزانية المشاريع وتتبع النفقات. وهي تتكامل مع تطبيقات Zoho الأخرى، مما يوفر حلاً شاملاً لإدارة المشاريع. أنت الآن على أتم الاستعداد لإعداد الميزانية لمشاريعك! تساعدك عملية تحديد ميزانية المشروع في إدارة المشروع على إدارة مشروعك وتنفيذه بفعالية من خلال تحديد المتطلبات والافتراضات والمخاطر. ستتضمن الميزانية الجيدة للمشروع جميع التكاليف المباشرة وغير المباشرة، بما في ذلك تكاليف العمالة والمواد. هناك العديد من التقنيات النوعية والكمية المتاحة لميزانية المشروع، ويمكنك استخدامها بفعالية بما يتماشى مع سياق مشروعك للوصول إلى ميزانية واضحة وفعالة لمشاريعك. الأسئلة الشائعة
ما هو الفرق بين ميزانية المشروع وخطة المشروع؟ تتضمن خطة المشروع العديد من الأمور التي تتجاوز ميزانية المشروع. على سبيل المثال، تتضمن الخطة الجدول الزمني، والمخاطر، والجودة، والاتصالات، وخطط إدارة الموارد. كما تتضمن أيضًا ميزانية المشروع وخطة إدارة التكاليف وتستخدم لدفع تنفيذ المشروع. تتضمن ميزانية المشروع التكلفة المطلوبة لتنفيذ المشروع ومتطلبات التدفق النقدي.
كيفية التعامل مع التغييرات في ميزانية المشروع أثناء تنفيذ المشروع؟ إذا كان مشروعك يتضمن خطة لإدارة التغيير، فيجب أن تتضمن عملية التعامل مع التغييرات التي تطرأ على ميزانية المشروع. كما قد تساعدك عملياتك وسياساتك التنظيمية في تحديد الخطوات الدقيقة. بشكل عام، يخضع أي تغيير لفحوصات الجدوى، وتحليل التكلفة مقابل الفوائد، وتحليل التأثير، والموافقات الداخلية قبل إنشاء ميزانية المشروع الجديدة.
كيفية تقديم ميزانية المشروع لأصحاب المصلحة؟ يجب أن تساعدك خطط إدارة أصحاب المصلحة والاتصال الخاصة بك على تحديد المتطلبات المحددة لأصحاب المصلحة الفرديين لتوجيهك خلال تقديم ميزانية المشروع. بشكل عام، من الأفضل دائمًا تحديد السياق وتقديم ملخص أولاً ثم تقديم التفاصيل حسب الحاجة. اجعل افتراضاتك واضحة، حتى لا يكون هناك غموض أو انطباعات خاطئة. من الأفضل أيضًا تضمين المخاطر التي قد تؤثر على ميزانية المشروع في المستقبل.
كم تكلفة إنشاء ميزانية المشروع؟ تعتمد تكلفة إنشاء ميزانية المشروع بشكل كبير على طبيعة المشروع وعمق نطاقه والأدوات المتاحة. ستحتاج المشاريع المعقدة أو المبتكرة أو الكبيرة إلى فحص التفاصيل الدقيقة، بينما سيكون تقدير المشاريع الأصغر أسهل.
