:لخص النقاط الرئيسية وأكد على أهمية المشروع. واختتم بأي خطوات أو إجراءات تالية مطلوبة.
ومن خلال تضمين هذه المكونات، يصبح وصف المشروع وثيقة شاملة تفهم المشروع بشكل كامل وتسهل التواصل الفعال مع أصحاب المصلحة.
أنواع وصف المشروع
يمكن أن تتخذ أوصاف المشروع أشكالاً مختلفة، وذلك حسب طبيعة المشروع والجمهور المستهدف. وفيما يلي عدة أنواع من أوصاف المشروع:
- الملخص: الملخص هو ملخص موجز وغني بالمعلومات للمشروع، ويُستخدم عادةً لأغراض إعلامية. وهو يقدم لمحة موجزة عن أهداف المشروع وأساليبه والنتائج المتوقعة. وغالبًا ما يُستخدم الملخص في أوراق البحث أو المقترحات الأكاديمية أو وثائق المشروع لمنح القراء فهمًا سريعًا للمشروع دون الخوض في تفاصيل محددة. وعادةً ما يكون الملخص عبارة عن بضع فقرات، تسلط الضوء على الجوانب الرئيسية للمشروع.
- عرض المصعد: عرض المصعد هو وصف موجز ومقنع للمشروع يمكن تقديمه في الوقت الذي يستغرقه ركوب المصعد، وعادة ما يكون حوالي 30 ثانية إلى دقيقتين. تم تصميم هذا النوع من الوصف لجذب انتباه المستمع وإشراكه بسرعة. ويركز على الجوانب الأكثر إقناعًا في المشروع، بهدف جذب انتباه أصحاب المصلحة المحتملين أو المستثمرين أو صناع القرار. غالبًا ما يتم استخدام عرض المصعد “لبيع” فكرة المشروع، مع التأكيد على قيمتها وتأثيرها.
- وصف مختصر للمشروع: يوفر وصف المشروع المختصر لمحة عامة سريعة ومختصرة عن كيفية تنفيذ المشروع. ويتضمن تفاصيل حيوية مثل أهداف المشروع، والأساليب، وأسباب تنفيذه. ويهدف هذا النوع من الوصف إلى أن يكون سهل الفهم، حيث يقدم لأصحاب المصلحة لمحة عامة عن أساسيات المشروع. وهو مفيد في تقديم المشروع الأولي أو العروض التقديمية أو ملخصات المشروع. وقد يتناول وصف المشروع المختصر أيضًا الدوافع وراء المشروع، مما يساعد أصحاب المصلحة على فهم أهميته.
- اقتراح المنحة: يتم تصميم اقتراح مشروع محدد لتأمين التمويل من منظمة مانحة. يجب أن يتبع الإرشادات والتنسيق المطلوب من قبل الجهة المانحة وأن يوضح بوضوح كيف يتماشى مشروعك مع أولويات التمويل الخاصة بها.
- خطة العمل: وثيقة تحدد الجوانب التشغيلية والمالية لأي عمل تجاري أو مشروع جديد. ويجب أن تتضمن الخطة السوق المستهدفة، وتحليل المنافسة، واستراتيجية التسويق، والتوقعات المالية، ومتطلبات التمويل.
- اقتراح المشروع الكامل: وثيقة شاملة توضح تفاصيل مشروعك. وعادةً ما تتضمن جميع عناصر الوصف الموجز، ومراجعة الأدبيات، ومنهجية البحث، والميزانية التفصيلية، وتقييم المخاطر، وخطة التقييم.
كيفية كتابة وصف المشروع: المعايير والخطوات الأساسية
لنفترض أنك مضطر إلى اختيار موفر خدمة بريد إلكتروني فعال لشركتك. في هذه الحالة، كيف ستشعر إذا اعتقد مدير التسويق الرئيسي لديك أن الأمر ليس مهمًا أو حاول التعجيل بالعملية؟ ستشعر بالإحباط الشديد لأنه لم يفهم سياق النشاط أو الغرض منه. وهنا يأتي دور الوصف المكتوب جيدًا للمشروع.
تتضمن دورات إدارة المشاريع جلسات تفصيلية حول كتابة أوصاف المشروع المثالية. حتى لو لم تكن مؤسستك من النوع الذي يوثق مثل هذه الأنشطة، فمن الجيد أن تقوم بإنشاء وصف جاهز للرجوع إليه على الأقل.
المعايير الرئيسية
وفيما يلي المعايير التي يجب عليك وضعها في الاعتبار أثناء صياغة وصف مشروعك: - يجب أن يكون لديك وضوح بشأن المشروع الذي تقوم به. يجب وصف كل شيء من الغرض منه إلى نطاقه بحيث لا يكون لدى القارئ أي أسئلة بمجرد الانتهاء من قراءة المستند.
- يجب عليك وصف المشروع بأبسط طريقة ممكنة. ومع ذلك، لا تغفل أي تفاصيل مهمة، ولا تتحدث أبدًا عن مشاريع أو أحداث أخرى غير ذات صلة. يجب أن تكون الوثيقة عبارة عن لقطة للنشاط بأكمله.
- يجب أن تتضمن وصفك كل ما يستحق المعرفة عن مشروعك. بالطبع، لا ينبغي أن يكون الوصف مطولًا، ولكن يجب أن يكون لدى كل من يقرأه فكرة شاملة عما تخطط للقيام به.
- يجب أن تتضمن وصفك فقط بيانات ذات صلة ومحدثة. يجب أن يكون كل ما تكتبه منطقيًا فيما يتعلق بغرض مشروعك.
أفضل المدن التي تقدم فيها SPOTO دورة تدريبية للحصول على شهادة إدارة المشاريع عبر الإنترنت
تعرف على دورات إدارة المشاريع الأكثر شهرة في SPOTO
خطوات وصف المشروع
بمجرد فهمك للمعايير المذكورة أعلاه، يجب عليك اتباع الخطوات التالية أثناء كتابة وصف مشروعك:
- الملخص
كما يوحي الاسم، يجب أن يكون هذا القسم بسيطًا ومختصرًا. يجب أن تحدد سبب وطبيعة وكيفية تنفيذ مشروعك، مع الحفاظ على حدود خمسة أسطر على الأكثر. - التعريف
لماذا بدأ هذا المشروع في المقام الأول؟ هل هناك أي نقاط ضعف تنظيمية تحاول التغلب عليها؟ أم أنك تحاول الاستفادة من فرص الأعمال المحتملة؟ أياً كانت هذه الأسئلة، فهذه هي الأسئلة التي يجب أن تجيب عليها لقارئك في هذا القسم. يجب أن تتحدث عن غرض المشروع. - التبرير
في وصف مشروعك، هذا هو القسم الذي سيبحث عنه أصحاب المصلحة الرئيسيون لديك. يجب عليك تبرير سبب المشروع وإقناع القارئ بأنه يستحق الاستثمار المالي الذي تم القيام به. سيكون من المفيد إذا تمكنت من ربطه بمقاييس أداء معينة لقسمك. كلما تمكنت من إقناع أصحاب المصلحة بأن مشروعك ضروري لجهود المنظمة، كان ذلك أفضل. - التقييم
هذا قسم صعب في وصف مشروعك، لأنك ستقيس الفوائد التي تأمل في الحصول عليها مقابل التكاليف التي ستتكبدها مؤسستك. انظر إلى هذا باعتباره تحليلًا نموذجيًا للتكاليف والفوائد. حتى أثناء التخطيط لحفلة منزلية، ستفكر في العواقب المترتبة على دعوة صديق معين، أليس كذلك؟ - النهج
هنا، يجب عليك وصف النهج الذي ستتبعه لتحقيق أهداف مشروعك. يجب أن تكون على دراية بما إذا كانت مؤسستك تتمتع بالقدرات التشغيلية لدعم النهج الذي تخطط لاتباعه. لا ينبغي أن يكون هناك عدم توافق بين ما تخطط للقيام به والوضع الذي وصلت إليه مؤسستك. - الجدول الزمني
هذه الخطوة بالغة الأهمية لأنك يجب أن تقدر هنا إجمالي الوقت الذي سيتطلبه مشروعك. يجب عليك وضع خطة توضح عدد ساعات العمل التي يتطلبها كل خطوة من خطوات مشروعك، بالإضافة إلى عدد الموارد المطلوبة. تأكد من أنك تفكر بشكل كافٍ في هذا الأمر، لأن الجدول الزمني للمشروع سيساعدك على البقاء على المسار الصحيح طوال مدته.
قوالب وصف المشروع
فيما يلي الروابط لقوالب وصف المشروع:
أهمية كتابة وصف المشروع
يعد كتابة وصف المشروع أمرًا بالغ الأهمية لعدة أسباب:
- وضوح الغرض: الغرض والأهداف والغايات من المشروع موضحة بشكل موجز وواضح في وصف مكتوب جيدًا للمشروع. ويعمل هذا الوصف كخريطة طريق تجمع كل أعضاء الفريق والأطراف المهتمة حول فهم مشترك لأهداف المشروع.
- التواصل: يعمل وصف المشروع كوسيلة للتواصل، حيث يبقي أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة على اطلاع على المستجدات. كما يزيل عدم اليقين ويعزز الفهم المشترك للأهداف.
- تعريف النطاق: يساعد وصف المشروع في تحديد المعايير والقيود من خلال وصف مدى العمل. ونتيجة لذلك، يتم تجنب التوسع في النطاق، ويظل المشروع مركّزًا على أهدافه الأصلية.
- يمكن تحقيق تحديد المخاطر وإدارتها بشكل فعال من خلال تحديد أهداف المشروع والعقبات المحتملة بوضوح في وصف المشروع. ويمكن للفرق وضع خطط للتعامل مع المشاكل المحتملة قبل أن تصبح أكثر خطورة بسبب هذا النهج الاستباقي.
- يسهل تخصيص الموارد بشكل فعال، بما في ذلك الموظفين والوقت والمال، من خلال وصف شامل للمشروع. فهو يوفر خريطة طريق لتخطيط الموارد، مما يساعد الفرق في تخصيص المهام والمسؤوليات بشكل فعال.
- اتخاذ القرارات: تنبع القرارات المستنيرة من الوصف الشامل للمشروع. فهو يمنح أصحاب المصلحة ومديري المشروع المعرفة التي يحتاجون إليها لاتخاذ القرارات الاستراتيجية في كل مرحلة من مراحل عمر المشروع.
متى يجب عليك كتابة وصف المشروع؟
نظرًا لأن كتابة وصف المشروع هي الوثيقة الأساسية التي توجه دورة حياة المشروع بالكامل، فهي ضرورية في المراحل المبكرة من تخطيط المشروع. وعادةً ما تبدأ في بداية المشروع وتشرح أهدافه وقابليته للتطبيق والغرض منه. ويتم تحسين وصف المشروع كلما اقترب من مرحلة التخطيط من خلال إضافة تفاصيل محددة حول الأهداف والمنتجات النهائية والجدول الزمني والنطاق واحتياجات الموارد.
إن إتاحة الوصول إلى هذه الوثيقة الشاملة لأصحاب المصلحة يضمن أن يكون الجميع على نفس الصفحة فيما يتعلق برؤية المشروع ويساعد الفريق على العمل نحو هدف موحد. يمكن لمديري المشاريع تقييم التأثيرات المحتملة للقرارات على أهداف المشروع باستخدام وصف المشروع كنقطة مرجعية أثناء اتخاذ القرارات. كما يعمل كأداة لتقييم المخاطر، مما يساعد في الكشف المبكر والإدارة الاستباقية للمخاطر المحتملة. يساعد وصف المشروع بشكل كبير، مع الأخذ في الاعتبار جميع الأمور، في إدارة المشروع بشكل جيد والمحاذاة والتواصل.
نصائح لكتابة وصف جيد للمشروع
يعد كتابة وصف جيد للمشروع أمرًا بالغ الأهمية. يجب أن يكون جمهورك قادرًا على فهم ما يدور حوله المشروع بدقة. فيما يلي بعض النصائح التي يمكن أن تساعدك. - يجب أن تكون موجزًا. يجب أن تلتزم بالحد الأقصى لعدد الأحرف (إن وجد) أثناء وصف مشروعك. يجب أن تكون قادرًا على تحديد ما فعلته في المراحل المختلفة للمشروع دون الإطالة.
- يجب أن يكون أي شخص قرأ وصف مشروعك قادرًا على فهم الهدف والدور الذي تلعبه فيه. وفي هذا الصدد، يجب أن يكون الوصف دقيقًا ومكتوبًا جيدًا ومحددًا. تجنب التفاصيل غير الضرورية.
تعرف على المزيد حول خصائص إدارة المشاريع.
ما هو وصف المشروع في طلب PMP؟
عند كتابة وصف المشروع لطلب الحصول على شهادة إدارة المشاريع الاحترافية (PMP)، يجب أن يكون موجزًا ومباشرًا قدر الإمكان. يجب أن يكون هدف المشروع ونتيجة المشروع موجزين، ويجب توزيع مخرجات المشروع على مراحل المشروع المختلفة.
كيفية كتابة وصف موجز للمشروع
عند كتابة وصف المشروع، من المهم أن يكون موجزًا قدر الإمكان. ومع ذلك، يجب أن تتأكد من اكتماله. يجب أن تتضمن فكرة المشروع والأهداف التي يجب تحقيقها والنهج الذي تخطط لاتباعه والنتائج المتوقعة. بناءً على فكرته وسياقه، قد تحتاج إلى تضمين بيانات دقيقة أيضًا. للحصول على إرشادات، ضع في اعتبارك مراجعة مثال لوصف المشروع. فيما يلي بعض النصائح حول كيفية كتابة وصف موجز للمشروع:
ابقيه واضحا
للحفاظ على وصف مشروعك موجزًا، يجب عليك استخدام لغة بسيطة وسهلة الفهم. يجب أن تكون جملك قصيرة وخالية من الكلمات المعقدة. تجنب المصطلحات أو التعليمات الغامضة.
ابقيه مقرمشا
يجب أن يكون وصف مشروعك موجزًا مع وصف المشروع بالكامل. تأكد من التحدث فقط عن مشروعك وجوانبه، مع تجنب أي معلومات حول مشاريع أخرى. من المرجح أن تتسبب مثل هذه المعلومات في تفويت القارئ لنقاط مهمة حول المشروع الفعلي.
ابقيه كاملا
يجب أن يغطي وصف مشروعك جميع جوانب المشروع. ويجب أن يطلع القارئ على كل ما يحتاج إلى معرفته. ويجب أن يكون موجزًا، ولكن ليس على حساب إغفال النقاط المهمة. ويجب أن يكون أصحاب المصلحة قادرين على فهم خطة المشروع وسياقها بدقة.
ما هو وصف المشروع في مقترح المشروع؟
في وصف المشروع، يجب أن يعطي قسم اقتراح المشروع للقارئ نظرة عامة على ما تهدف إلى القيام به. يجب الإجابة بوضوح على الأسئلة “ما الذي تحاول تحقيقه؟” و”لماذا تفعل هذا؟” بمجرد أن ينتهي أي شخص من قراءة اقتراح المشروع.
كما ذكرنا سابقًا، يجب أن يكون الاقتراح واضحًا ودقيقًا. ويجب أن يحدد خلفية المشروع ومبرراته. ويجب أن تقنع القارئ باحتياجات المشروع، وتحدد الجهود الحالية التي تم بذلها بالفعل في هذا المجال. وأنهِ العرض بقوة بتفصيل القيمة المضافة التي من المفترض أن يضيفها مشروعك إلى المنظمة.
وصف المشروع مقابل اقتراح المشروع
ما هو وصف المشروع في الرسالة العلمية؟
في الأطروحة، يكون قسم وصف المشروع شيئًا تكتبه بمساعدة المشرف أو المرشد. وحتى في الأطروحة، يجب أن يجيب وصف المشروع على نفس الأسئلة تقريبًا التي تحدثنا عنها في الفقرة الأخيرة. يجب أن يحدد بدقة نطاق مشروعك. يجب أن تحدد كل ما تحتاجه لإكمال المشروع بنجاح، وكيف ستنفذه. فكر في الأمر باعتباره موجزًا سيتم الحكم عليك بناءً عليه عند انتهاء الأطروحة.
غيّر نهجك الإداري من خلال دورتنا التدريبية Agile. احتضن التغيير، وعزز الإنتاجية، وكن في صدارة المنافسة. سجل اليوم!
قائمة مراجعة وصف المشروع
يتطلب إنشاء وصف للمشروع دراسة متأنية لعناصر مختلفة لضمان الوضوح والاكتمال والتوافق مع أهداف المشروع. فيما يلي قائمة مرجعية لإرشادك خلال عملية صياغة وصف شامل للمشروع:
عنوان: - هل عنوان المشروع واضح وموجز ويعكس جوهر المشروع؟
مقدمة: - هل يقدم المقدمة نظرة عامة موجزة عن المشروع، مما يحدد السياق للقراء؟
- هل تم توضيح أهمية المشروع بشكل واضح؟
أهداف: - هل أهداف المشروع محددة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق وذات صلة ومرتبطة بالوقت (SMART)؟
- هل تم تحديد الأهداف قصيرة المدى وطويلة المدى بشكل واضح؟
نطاق العمل: - هل نطاق المشروع محدد جيدا، بما في ذلك ما هو مدرج وما هو مستبعد؟
- هل تم الاعتراف بأية قيود أو عوائق؟
المخرجات: - هل تم تحديد النتائج المتوقعة بشكل واضح؟
- هل تتوافق النتائج مع أهداف المشروع؟
المنهجية أو النهج: - هل تم وصف المنهجية أو النهج بشكل كافٍ لتمكين أصحاب المصلحة من فهم تنفيذ المشروع؟
- هل تم تسليط الضوء على أي استراتيجيات مبتكرة أو فريدة من نوعها؟
الجدول الزمني والمعالم: - هل تم عرض الجدول الزمني للمشروع بشكل واضح، مع الإشارة إلى المراحل والمعالم الهامة؟
- هل المواعيد النهائية الرئيسية واقعية وقابلة للتحقيق؟
الميزانية والموارد: - هل تم تحديد الميزانية بما في ذلك التكاليف المباشرة وغير المباشرة؟
- هل متطلبات الموارد، بما في ذلك الموظفين والمعدات والمواد، مفصلة؟
المالكون: - هل تم تحديد جميع أصحاب المصلحة الأساسيين، سواء الداخليين أو الخارجيين؟
- هل هناك وضوح بشأن الأدوار والمسؤوليات لكل صاحب مصلحة؟
إدارة المخاطر: - هل تم تحديد المخاطر المحتملة، وهل هناك خطة للتخفيف من المخاطر؟
- هل هناك خطة طوارئ لمواجهة التحديات غير المتوقعة؟
الرصد والتقييم: - هل تم تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية لمراقبة تقدم المشروع؟
- هل هناك خطة واضحة لتقييم نجاح المشروع؟
خطة الاتصال: - هل هناك خطة اتصال محددة تحدد القنوات والتردد والرسائل الرئيسية؟
- هل تم الأخذ بعين الاعتبار تفضيلات الاتصال لأصحاب المصلحة المختلفين؟
أعضاء الفريق والأدوار: - هل تم تقديم أعضاء فريق المشروع، وهل تم تحديد أدوارهم ومسؤولياتهم بشكل واضح؟
- هل هناك خطة للتعاون والتنسيق بين أعضاء الفريق؟
عملية الموافقة: - هل تم تحديد عملية الحصول على الموافقات في المراحل المختلفة بشكل واضح؟
- هل هناك نقاط تفتيش لمدخلات أصحاب المصلحة وردود الفعل؟
الخاتمة والخطوات التالية: - هل يلخص الاستنتاج بشكل فعال النقاط الرئيسية ويؤكد على أهمية المشروع؟
- هل تم التواصل بشأن الخطوات أو الإجراءات التالية المطلوبة بشكل واضح؟
من خلال مراجعة هذه العناصر بشكل منهجي، يمكنك التأكد من أن وصف مشروعك شامل ومنظم بشكل جيد وينقل غرض المشروع وخطة التنفيذ بشكل فعال.
كيف يقوم مدير المشروع بتحويل وصف المشروع إلى خطة للمشروع؟
- استخدم الأدوات التي تريدها
إن تحويل وصف المشروع المعتمد إلى خطة مشروع قابلة للتنفيذ أمر بالغ الأهمية لتنفيذ المشروع بنجاح. إن الاستفادة من Project Manager، وهي أداة إدارة المشاريع عبر الإنترنت، توفر إمكانيات في الوقت الفعلي لضمان تحقيق الأهداف ضمن الجدول الزمني والميزانية المحددة.
قد لا يكون مخطط جانت، وهو أداة تخطيط بصرية ممتازة لمديري المشاريع، هو الأكثر سهولة في الاستخدام بالنسبة للفرق المكلفة بالتنفيذ. وإدراكًا لهذا، يقدم مدير المشروع وجهات نظر متنوعة للمشروع، وكلها متزامنة في الوقت الفعلي. وتمكن هذه المرونة الفرق من اختيار الأدوات التي تتوافق مع تفضيلاتهم. سواء كانت قوائم المهام التفصيلية للتخطيط الدقيق أو التدفق البصري للوحة كانبان لتبسيط سير العمل، فإن مدير المشروع يلبي أنماط العمل المتنوعة. تعمل هذه القدرة على التكيف على تعزيز التعاون، وتعزيز الكفاءة، وفي النهاية تساهم في تحقيق أهداف المشروع بنجاح. - مراقبة التقدم والأداء في الوقت الفعلي
إن تمكين الفرق من المرونة في اختيار أساليب العمل المفضلة لديهم لا يعني عدم وجود إشراف إداري. يقدم Project Manager ميزة لوحة معلومات في الوقت الفعلي تجمع تلقائيًا البيانات حول مقاييس المشروع المختلفة مثل الوقت والتكاليف وحجم العمل. ثم يتم تقديم هذه المقاييس في رسوم بيانية ومخططات يمكن فهمها بسهولة. والجزء الأفضل هو أن هذه الوظيفة سهلة الاستخدام، ولا تتطلب إعدادًا معقدًا مقارنة بالبدائل الأخف وزنًا.
قد لا يحتاج أصحاب المصلحة الذين يرغبون في البقاء على اطلاع دائم على تقدم المشروع إلى نظرة عامة عالية المستوى من خلال لوحة معلومات. لتلبية احتياجاتهم، يوفر مدير المشروع تقارير قابلة للتخصيص توفر تفاصيل أكثر أهمية. من خلال بضع ضغطات مفاتيح فقط، يمكنك إنشاء تقارير الحالة وتقارير تباين المشروع والمزيد، ومشاركتها بسهولة مع أصحاب المصلحة. وهذا يضمن الشفافية ويسهل التواصل ويبقي جميع الأطراف ذات الصلة على اطلاع جيد بمسار المشروع.
خاتمة
في الختام، من الواضح أن سهولة استخدام القوالب في تقديم المقترحات قد تؤدي عن غير قصد إلى محتوى رتيب وغير ملهم. وبعبارة بسيطة، إنه مشروعك في جوهره، وتساعدك دورة شهادة PMP عبر الإنترنت على إنشاء هذه المشاريع من خلال أمثلة حية. إن تجاهل تحديث المكونات الأساسية، مثل أوصاف المشروع، يقوض التأثير المحتمل لمقترحاتنا.
إن السؤال حول متى قمنا بتحديث هذه الأوصاف آخر مرة هو نقطة تفكير حاسمة. لدينا فرصة لتحسين الأمور من خلال إضافة الإبداع وزاوية جديدة لقصص مشاريعنا. قل وداعًا للقوالب القديمة المملة – دعنا نضفي بعض الحياة على مقترحاتنا. اقض بعض الوقت في تحديث وتحسين أوصاف مشاريعنا. لا يتعلق الأمر فقط بالاختلاف؛ بل يتعلق بالتواصل مع جمهورنا. عندما نجعل مقترحاتنا مثيرة وفريدة من نوعها، فإننا نستعد للنجاح في عالم يتنافس فيه الجميع. لذا، دعونا نبتعد عن الروتين الممل، ونعزز مقترحاتنا
