سوهانا ويليامز كاتبة أكاديمية تقدم أيضًا المساعدة في إنجاز المهام من خلال موقع Assignmenthelp.us. وقد ساهمت في العديد من المجلات برؤيتها حول فرص التوظيف في العصر الحديث. تحب سوهانا الطبخ عندما لا تكون في العمل.
الصفحة الرئيسيةالمدونةإدارة المشاريعكيفية إنشاء خطة فعالة وإدارة مشاريعك بشكل أفضل
يتفق أولئك الذين يعرفون عملية إدارة المشاريع على أنها تشبه إلى حد كبير رواية القصص. فكل مشروع يشبه قصة تركز على الأهداف والفريق والتوقيت والنتائج المتوقعة. والآن، للتأكد من أن القصة تتكشف بالطريقة التي تريدها بالضبط، فأنت بحاجة إلى وضع خطة.
تمامًا مثل القصص، قد يكون من السهل إدارة بعض المشاريع، بينما تبدو مشاريع أخرى وكأنها ملحمة، تنطوي على الكثير من التعقيدات. وبغض النظر عن حجم أو تعقيد القصة، فإن كل منها يتبع قصة معينة أو كما يشار إليه في مجال إدارة المشاريع، خطة مشروع. إذا كنت مرتبكًا وغير متأكد من أين تبدأ رحلة إدارة المشاريع، فاطلع على دورات PMP عبر الإنترنت.
الخطوة رقم 1: معرفة نطاق وأهمية مشروعك
في الأساس، تحدد خطة إدارة المشروع نهجك والطريقة التي سيتبعها فريقك للعمل على المشروع. يحتاج كل مشروع إلى خطة ملموسة.
لا تساعد الخطة فقط في الحفاظ على الشعور بالصدق فيما يتعلق بنطاق المشروع والمواعيد النهائية، بل تنقل الخطة أيضًا تفاصيل مهمة لجميع أصحاب المصلحة في المشروع.
بالإضافة إلى ذلك، إذا كانت خطتك تتناول بعض الأسئلة الأساسية وتعلم فريقك وعملائك بالخدمات اللوجستية للمشروع، فأنت تقوم ببناء خطة استراتيجية قوية لمشروعك.
الخطوة الثانية: إجراء بحث متعمق
حتى قبل أن تبدأ في وضع خطة، عليك أن تتأكد من امتلاكك لكل الحقائق والأرقام المهمة. حينها فقط يمكنك التعمق في الوثائق والاتصالات المتعلقة بالمشروع. قم بشرح نطاق العمل والتفاصيل المهمة الأخرى التي تأتي معه (قد تكون ملاحظات من اجتماعات مع عملائك أو مكالمات مبيعات) واقرأها بعناية.
وفي النهاية، سوف تكتسب فهمًا شاملاً لما يلي.
متطلبات وتوقعات عميلك
أهداف المشروع
عملية اتخاذ القرار من قبل العملاء (أي كيفية مراجعة عمل فريقك والموافقة عليه)
الخطوة رقم 3: إعداد مخطط للخطة
بعد إجراء بحث شامل، يجب عليك الانتقال إلى إعداد هيكل تقريبي لخطة المشروع بناءً على كل التفاصيل التي جمعتها حتى الآن.
على الرغم من أن هذه ليست سوى المسودة الأولية للهيكل، إلا أنه سيكون من الحكمة أن تقوم بإنهاء أكبر قدر ممكن منه حتى تتمكن من تخطي جولات لا نهاية لها من المراجعات.
قم بتحسين المستند، وأضف بعض عناصر العلامة التجارية، وستكون جاهزًا لمشاركته مع فريقك.
الخطوة رقم 4: الجلوس مع الفريق
من الضروري لمديري المشاريع أن يكونوا على اتصال دائم بأعضاء فريقهم. فالتواصل عنصر أساسي في تحقيق أهداف المشروع والجهد المطلوب لتحقيقها. وهذا ضروري لأنك لا تريد أن تضع نفسك أو فريقك في موقف محرج بعدم التوصل إلى إجماع بشأن النهج قبل طرح أفكارك على العميل.
يجب أن يكون هناك تبادل سلس للأفكار بينك وبين أعضاء فريقك. لذا، فإن إجراء مناقشة مفتوحة حول النهج المحدد لا يساعدك فقط في صياغة خطة موثوقة، بل إنه يوفر أيضًا ضمانًا بأنك وأعضاء فريقك على نفس الصفحة. تعد عملية الاتصال هذه مفيدة في بناء الثقة كما تبني الحماس بين الأعضاء للعمل معًا لتحقيق نفس الهدف. ستترجم الرفقة في النهاية إلى عمل وتقدم نتائج رائعة.
الخطوة رقم 5: اكتب خطة المشروع
عندما تحصل على كل المعلومات ذات الصلة التي تحتاجها، وتناقش المشروع بالتفصيل مع أعضاء فريقك، فهذا هو الوقت المناسب لإعداد خطة المشروع بالتفصيل. في هذه الحالة، يمكنك استخدام بعض الأدوات الفعّالة لجعل خطة المشروع متماسكة وواضحة.
الآن، قد يكون قراءة خطة المشروع المفصلة أمرًا مملًا. لذا، لمنع قرائك (خاصة في هذه الحالة رؤسائك وعملائك) من قراءة عملك الفني بسرعة، استخدم بعض مهارات التنسيق للتأكد من تحديد المهام والمعالم والمدد والتواريخ بوضوح. حاول وضع خطة مشروع بسيطة. ذكّر نفسك بأن كلما كانت القراءة أبسط، كان ذلك أفضل.
الخطوة رقم 6: مراجعة الخطة
بمجرد الانتهاء من بحثك، وإجراء مناقشات حول الخطة مع أعضاء فريقك، وإنشاء خطة مشروعك الرسمية، يمكنك أن تطلب من أحد أفراد فريقك مراجعتها بدقة قبل تسليمها للعملاء.
لا يوجد إحراج أعظم من أن تكون مدير مشروع وتسلم خطة بها أخطاء (على سبيل المثال، تاريخ غير صحيح). لذا، فمن الآمن مراجعتها قبل تقديمها حتى تنعم براحة البال.
الخطوة رقم 7: توزيع خطة المشروع
عندما تكون خطتك جاهزة للإرسال إلى العملاء وأصحاب المصلحة وكل شخص آخر في فريقك، سيتعين عليك البدء في وضع خطتك موضع التنفيذ.
للبقاء على المسار الصحيح، قم بتسليط الضوء على المعالم الكبرى أولاً ثم ركز على كيفية التخطيط لتحقيق كل منها من خلال تحقيق أهداف أصغر مثل الأهداف اليومية أو الأسبوعية أو الشهرية.
بعد ذلك، يصبح من السهل إدارة المنتجات النهائية ونقلها إلى فريقك.
الخطوة رقم 8: كن مستعدًا دائمًا للتخطيط
في بعض الأحيان، تكون المشاريع بسيطة وسهلة الإدارة للغاية. وفي أحيان أخرى، تكون بمثابة كابوس كامل يجعلك تسهر الليالي بلا نوم. ومع ذلك، مع وجود فريق رائع وفرص واضحة، ستتمكن من وضع خطة قوية ومدروسة وقابلة للإدارة.
إذا كنت مدير مشروع قادر على التكيف وقادر على تعديل النهج والخطة مع تسليط الضوء على المخاطر المناسبة، فستجد نفسك سعيدًا. وإلا فإن التطورات السريعة قد تعكر صفو رؤيتك، وستركز على أشياء لن تساعد فريقك أو أصحاب المصلحة أو عملائك أو مشروعك.
اكتسب المهارات والخبرة اللازمة لقيادة تطوير المنتجات بفعالية في غضون أيام قليلة. انضم إلينا اليوم في دورة تدريبية لأصحاب المنتجات!
أفضل المدن التي تقدم فيها SPOTO دورة تدريبية للحصول على شهادة إدارة المشاريع عبر الإنترنت
ختاماً،
إذا وجدت أن عملية إنشاء خطة إدارة المشروعات مربكة للغاية، فأنت بحاجة إلى اتباع هذا الدليل خطوة بخطوة. بهذه الطريقة لن تشعر بالتوتر بعد الآن بشأن وضع خطة إدارة مشروع رائعة وكسب ثقة عملائك.
