غالبًا ما تواجه المشاريع الكبيرة تأخيرات في الجدول الزمني وتجاوز التكاليف وزيادة أعباء العمل بسبب مشكلات مثل التوسع في النطاق وأخطاء التقدير والتحيز في الحكم. لا يحدث هذا بسبب نقص الجهد، بل بسبب عدم كفاية التحكم والإدارة في المشروع. يعد التحكم في المشروع أمرًا ضروريًا للحفاظ على المشروع في الموعد المحدد وضمن الميزانية وتلبية معايير الجودة.
يتضمن دور مدير المشروع إدارة المشروع والتحكم فيه لضمان الجدولة الدقيقة والالتزام بالميزانية والصيانة الجيدة.
يمكن الحصول على التعليم الرسمي من خلال الحصول على شهادات أو التسجيل في برامج إدارة المشاريع. يمكن لدورة الحصول على شهادة إدارة المشاريع أن تساعدك على فهم أفضل والاستعداد للامتحان من خلال تزويدك بمعرفة متعمقة بمنهجيات وإجراءات إدارة المشاريع بالإضافة إلى الخبرة العملية.
ما هو التحكم في المشروع في إدارة المشاريع؟
إن مراقبة المشروع هي عملية جمع البيانات حول تقدم جدول المشروع والتكلفة المتكبدة، والتأكد من أنه يسير على المسار الصحيح.
تتضمن عملية التحكم في المشروع تقييم تقدم المشروع والتنبؤ بالمستقبل بناءً على القياسات الحالية ثم تنفيذ التدابير لتحسين الأداء.
نظرًا لأن بيئة المشروع ديناميكية وغير متوقعة، فإن التحكم في المشاريع يمثل تحديًا كبيرًا حيث لا تسير الأمور دائمًا بالطريقة المخطط لها.
لماذا تعتبر ضوابط المشروع مهمة؟
ترتبط عملية التحكم في المشروع بشكل مباشر بتوقعات أصحاب المصلحة وتقدم المشروع. وعادة ما تفشل المشاريع نتيجة لمجموعة من المشكلات الصغيرة التي تسبب تأثيرًا كبيرًا على الجدول الزمني والتكلفة والجودة والمخاطر في المشروع بأكمله.
يتم تحديد هذه المشكلات الصغيرة ومعالجتها في إطار عملية مراقبة المشروع بحيث لا يخرج المشروع عن المسار الصحيح.
يدرك مديرو المشاريع أنه سواء كان الأمر يتعلق بمشروع بناء أو إطلاق موقع ويب لشركة صغيرة، فقد تنشأ تكاليف إضافية أو تأخيرات غير متوقعة أو ظروف غير متوقعة في أي وقت. ومع ذلك، فإن الافتقار إلى ضوابط المشروع لتوقع هذه المشكلات وحلها قد يؤدي إلى خروج المشروع عن مساره في النهاية.
مميزات التحكم في المشروع
- يتم تطبيقه على جميع المستويات: الرقابة هي عملية من أعلى إلى أسفل حيث يضع الإدارة العليا الخطط الاستراتيجية والقيود الميزانية للمشروع، ويتم تطبيق ذلك على المستوى التشغيلي للمشروع.
- عملية مستمرة: يجب تطبيق عملية التحكم طوال مدة المشروع وهي عملية مستمرة لمراقبة التقدم والتحكم في الانحرافات. وهذا يساعد المنظمة على تبني نهج استباقي بدلاً من النهج التفاعلي.
- ردود الفعل المنتظمة: من خلال قياس تقدم المشروع بانتظام مقابل التقديرات، يتلقى المشروع ردود فعل منتظمة حول التقدم أو الانحرافات.
- مرنة: يمكن تكييف عملية التحكم في المشروع مع احتياجات المشروع ويمكن تحديثها وفقًا لمرحلة المشروع.
الخطوات المتبعة في عملية التحكم في المشروع
يمكن تقسيم عملية التحكم في المشروع إلى 4 خطوات سهلة ويتم شرحها بإيجاز أدناه: - المعايير والخطوط الأساسية: تحديد المعايير النوعية أو الكمية لضمان تلبية المنتجات النهائية لتوقعات معينة. يتم استخدام الخط الأساسي (خطة معتمدة تم قبولها أثناء مرحلة التخطيط) لتقييم أداء المنتج النهائي للمشروع.
- القياس: بمجرد تحديد المعايير والخطوط الأساسية، يتم قياس عمليات المشروع والمنتجات النهائية. وهذا يوفر تحديثات الحالة في شكل تقارير التقدم ولوحات المعلومات وقوائم المراجعة.
- تحليل البيانات: مقارنة البيانات التي تم جمعها بالمعايير والخطوط الأساسية المحددة مسبقًا لتحديد ما إذا كانت هناك أي اختلافات.
- الخطوات التصحيحية: إذا كانت الاختلافات أكبر من الحد المسموح به ويمكن تصحيحها، فإن هذه الخطوة تتضمن اتخاذ إجراءات نحو حل الاختلافات.
فوائد ضوابط المشروع - الاستخدام الأمثل للموارد: تساعد هذه العملية على ضمان استخدام الموارد المتاحة بشكل فعال وكفء من خلال تتبع العمليات بانتظام وضمان إكمال المشروع وفقًا للخطة.
- تسهيل عملية اتخاذ القرار: يساعد التتبع المنتظم للعمليات والمنتجات النهائية المؤسسة على اتخاذ القرارات في الوقت المناسب التي يمكن أن تضع المشروع على المسار الصحيح في الوقت المناسب في حالة حدوث أي انحرافات.
- المساءلة: تساعد مراقبة المشروع في تحديد خطوط المساءلة والمسؤولية الواضحة.
- تنسيق أفضل: نظرًا لأن العمليات يتم تقييمها بانتظام ويتم قياس تأثير كل نشاط مقابل النتيجة المرجوة، فإن هذا يعزز المزيد من الشفافية والتنسيق الأفضل بين الفرق لحل المشكلات في وقت مبكر.
- إعداد التقارير بشكل منتظم: تتضمن العملية قياس أداء العمليات الحالية بشكل منتظم ومقارنتها بالنتائج المخطط لها. وبالتالي، يتم إعداد التقارير بشكل منتظم عن حالة المشروع.
- تجنب الطلاء الذهبي وتوسع النطاق: يتم تجنب إضافة ميزات إضافية للمنتج (الطلاء الذهبي) أو توسيع نطاق المشروع دون طلب طلب تغيير رسمي (توسع النطاق) من خلال التحكم في المشروع حيث يتم قياس كل تغيير مقابل الخطة المعتمدة في الأصل.
أنواع ضوابط المشروع - التحكم في التغذية الراجعة: يستخدم هذا النوع من التحكم التفتيش والتغذية الراجعة كطريقة للتأكد من أن المنتج يتوافق مع المتطلبات الأصلية
- الرقابة المتزامنة: يركز هذا النوع على ضمان الالتزام بالجداول الزمنية للمشروع والمعالم المهمة، وما إذا كانت هناك حاجة إلى أي إجراءات تصحيحية لضمان بقاء المشروع في الموعد المحدد.
- التحكم التنبئي: يقيس هذا النوع من التحكم الأداء الحالي للمشروع أو التكلفة الفعلية المتكبدة حتى تاريخه، ويتوقع الأداء أو التكلفة المقدرة بحلول نهاية المشروع.
إذا كنت تريد إظهار فهمك للتحكم في المشروع والعمل بكفاءة كجزء من فريق إدارة المشروع ضمن بيئة دعم PRINCE2، فعليك اختيار دورات PRINCE2.
العمليات التي تحدد ضوابط المشروع
من أجل أن يكون لدينا آلية فعالة للتحكم في المشروع، فمن المهم إجراء تحليل السبب الجذري في حالة وجود أي انحراف. بعبارة أخرى، من الضروري معرفة أي عملية أو وظيفة تؤدي إلى التناقض في النتيجة. وبالتالي، نحتاج إلى نظام تحكم متكامل في المشروع في وظيفة إدارة المشروع والذي يعطي رؤية شاملة للعمليات. - تخطيط المشروع
- الميزانية
- إدارة المخاطر
- إدارة التغيير
- التنبؤ
- إدارة الأداء
- إدارة المشاريع
- تخطيط المشروع
هذه هي العملية التي يتعاون فيها مديرو المشروع ومديرو التحكم في المشروع. يتم اتخاذ القرارات المتعلقة بخطوط الأساس للتكلفة والجدول الزمني والمعالم وبيان النطاق في هذه العملية، ويتم قياس الأداء الفعلي للمشروع وفقًا لهذه المقاييس. - الميزانية
لفهم سبب حدوث التباينات، من المهم دمج عملية إعداد الميزانية في أنشطة المشروع. بالنسبة لكبار المديرين وفرق المشروع، فإن العملية الشفافة في شكل ميزانيات مقسمة إلى مراحل زمنية تعمل كمعيار لأداء المشروع. - إدارة المخاطر
إن إدارة المخاطر في أي مشروع تتأثر بشكل وثيق بوظيفة التحكم في المشروع. فمن خلال تحديد المخاطر المحتملة، ومراقبة وتقييم تأثير المخاطر، وتصميم الأساليب للتخفيف من حدة المخاطر، تساعد عملية التحكم في المشروع في تقليل التأثير على الميزانية والجدول الزمني. - إدارة التغيير
تنتج الانحرافات في المشروع عن عدد من الأسباب المختلفة ولا يمكن تحديد عامل معين كسبب للانحراف. إن تحديد وتقييم تأثير كل تغيير مطلوب واتخاذ القرار بشأن الموافقة على التغيير أو رفضه، يعد جزءًا من عملية إدارة التغيير. تساعد هذه العملية في تحديد المساءلة الواضحة والتحديثات في الخطوط الأساسية، إن وجدت، بسبب طلبات التغيير المعتمدة. - التنبؤ
من خلال قياس الأداء الحالي بانتظام مقابل الخطوط الأساسية المعتمدة، يتمكن مديرو المشروع من التنبؤ بأداء المشروع عند اكتماله. يتم استخدام طرق إحصائية مختلفة للوصول إلى التقدير عند اكتمال المشروع. يساعد هذا التقدير مدير المشروع على اتخاذ التدابير التصحيحية إذا كان المشروع ينحرف عن المسار. - إدارة الأداء
يعد استخدام مؤشرات الأداء الرئيسية (KPI) لتقييم صحة المشروع والتنبؤ بالاتجاهات، مفيدًا لتنفيذ الإجراءات التصحيحية في عملية التحكم في المشروع. - إدارة المشاريع
إنشاء العمليات والأنظمة التي تمكن من تبادل المعلومات بشكل شفاف بين أعضاء الفريق، وتوفير منصة للتعاون. ويركز هذا الإجراء على تمكين تحديثات حالة المشروع وتبادل الدروس المستفادة حتى يتمكن الفريق من التركيز على التنفيذ وليس على المهام الروتينية.
تقنيات التحكم في المشروع
- حزم العمل الصغيرة
- خطوط الأساس
- اجتماعات الحالة
- معايير الإنجاز
- المراجعات
- المعالم ونقاط التفتيش
- متطلبات المسار
- التوقيعات الرسمية
- مدقق ضمان الجودة المستقل
- طريقة V
- حزم العمل الصغيرة
تضمن حزم العمل الصغيرة تقديرات أكثر دقة وتحكمًا أفضل في أنشطة المشروع.
عندما يتم جدولة حزم العمل ليتم الانتهاء منها خلال فترة إعداد تقرير واحدة أو اثنتين، فإن القدرة على اكتشاف التأخير أو المشكلة تكون أسهل بكثير ومفيدة للتحكم في المشروع. مع الاكتشاف المبكر، يمكن للمرء العمل على التدابير الوقائية والتصحيحية بشكل أسرع وتقليل التأثير على العوامل الحرجة الأخرى. - خطوط الأساس
تعتبر الخطوط الأساسية مهمة جدًا في عملية التحكم في المشروع، حيث يتم قياس أداء المشروع مقابل الخطوط الأساسية.
تتضمن العملية إنشاء خط الأساس، وقياسه وإعداد التقارير عنه، وتحديد ما إذا كان خط الأساس يحتاج إلى الصيانة أو التحديث على أساس طلب تغيير معتمد. - اجتماعات الحالة
التقنية الأكثر شيوعًا وبساطة هي اجتماع الحالة. تساعد اجتماعات الحالة المنتظمة في الحفاظ على الشفافية والمساءلة والمسؤولية عن حزم العمل الصغيرة.
تُستخدم هذه الأداة أيضًا لإدارة التوقعات وضمان مشاركة المعلومات بانتظام بين أعضاء فريق المشروع. - معايير الإنجاز
إن فهم المقصود بـ “تم” أمر بالغ الأهمية، لأن ما تم إنجازه لفريق المشروع قد لا يتم إنجازه وفقًا للعميل. وهذا يساعد جميع أصحاب المصلحة على أن يكونوا على نفس الصفحة عندما يتعلق الأمر بنتائج المشروع. وهذا يساعد الفريق على أن يكون منتجًا ويتجنب الغموض في تقارير الحالة. - المراجعات
للحفاظ على الجودة والتوقعات، يمكن استخدام المراجعات لنتائج المشروع. الخطوات التي يجب اتباعها لنتائج المشروع الرئيسية هنا هي المراجعة وتلقي الملاحظات والتصحيح إذا لزم الأمر.
يمكن أن تكون هذه المراجعات في شكل مراجعات التصميم، ومراجعات العمليات، والتدقيق، والجولات، والتفتيش. - المعالم ونقاط التفتيش
إن إنشاء نقاط تفتيش ومعالم لمراجعة تقدم المشروع ومعالجة القضايا الرئيسية واتخاذ الإجراءات التصحيحية إذا لزم الأمر للحفاظ على المشروع على المسار الصحيح يعد تقنية مهمة للتحكم في المشروع. هذه التقنية مفيدة أيضًا للإدارة العليا ورعاة المشروع لإعادة تقييم استثماراتهم في المشروع وإعادة توجيه الأموال إذا لزم الأمر. - متطلبات المسار
لتجنب توسع النطاق أو أي تغييرات أخرى في النطاق الحالي للمشروع، يمكن استخدام مصفوفة التتبع للتحكم في المشروع. توفر مصفوفة التتبع رابطًا بين المتطلبات الأصلية المذكورة والمنتج النهائي والسبب وراء وضع هذا المتطلب. - التوقيعات الرسمية
إن عملية الحصول على الضوء الأخضر النهائي من العميل لضمان قبول المنتج المقدم للمشروع وامتثاله للمتطلبات، هي طريقة رسمية للتحكم في المشروع وضمان مشاركة أصحاب المصلحة الرئيسيين بانتظام بشأن تقدم المشروع. - مدقق ضمان الجودة المستقل
في هذه التقنية، يتم تعيين مدقق جودة مستقل لمراقبة تقدم المشروع وفحص ما إذا كانت المنتجات النهائية تلبي المعايير والجودة المتفق عليها. يمكن استخدام هذه التقنية لفحص المنتجات النهائية للمشروع أو عمليات إدارة المشروع. - طريقة V
تشير طريقة V إلى التقنية التي تستخدم التحقق والصلاحية لضمان أن تسليم المشروع يتوافق مع المتطلبات المقبولة.
تعرف على أفضل دورات إدارة المشاريع الرائجة من KnowledgeHut:
ما هي التحديات التي تواجه ضوابط المشروع؟
عندما تفشل المشاريع أو تتأخر عن الجدول الزمني أو تتجاوز الميزانية، فمن المرجح أن يقع اللوم على إدارة المشروع. ومع ذلك، قبل تحديد المسؤول، من المهم النظر في ما إذا كانت تدابير إدارة المشروع قد تم تنفيذها بشكل صحيح.
فيما يلي بعض التحديات التي يواجهها مديرو المشاريع أثناء تنفيذ التحكم في المشروع:
- الإدارة العليا غير الداعمة: عندما لا يدعم كبار المديرين في المنظمة تدابير التحكم في المشروع أو لا يلتزمون بالعملية، فإن عملية التحكم في المشروع ليست فعالة كما ينبغي. تتضمن عملية التحكم المراقبة النشطة واتخاذ الإجراءات التصحيحية للحفاظ على المشروع على المسار الصحيح، وهذا يعني أنه يجب منح مدير المشروع قدرًا كافيًا من الاستقلالية والسلطة لاتخاذ مثل هذه القرارات.
- الإدراك: تعتبر التكاليف المرتبطة بالتحكم في المشروع بمثابة نفقات عامة ولكن هناك أدلة كافية تشير إلى أنه إذا تم التنفيذ بشكل صحيح فإن عملية التحكم في المشروع يمكن أن تساعد الشركات على توفير أكثر بكثير من تكلفة التحكم في المشروع.
- العمليات القديمة: إن استخدام العمليات اليدوية والعمليات المعقدة لقياس أداء المشروع وتقييم التأثير على خط الأساس وتسجيل أي تغييرات مقترحة وتقييم المخاطر المرتبطة وإدارتها، يؤثر سلبًا على عملية التحكم في المشروع، حيث يستغرق جمع كل المعلومات ذات الصلة لبدء خطوة تصحيحية وقتًا أطول.
قوالب التحكم بالمشروع
فيما يلي قوالب التحكم في المشروع: - تنزيل نموذج التحكم في تكاليف المشروع
- تنزيل نموذج مراقبة ميزانية المشروع
- تحميل نموذج إدارة القيمة المكتسبة
- تنزيل قالب مراقبة المشروع والتحكم فيه – Microsoft Excel
- تحميل نموذج تقرير مراقبة المشروع – Microsoft Excel | Microsoft Word
- تحميل نموذج مراقبة جودة إدارة المشاريع – Microsoft Excel | Microsoft Word
أمثلة التحكم في المشروع - الضوابط المالية: تُستخدم هذه الضوابط للحفاظ على ميزانية المشروع ضمن الحدود المقررة. على سبيل المثال، عملية منظمة للموافقة على مدفوعات البائعين وقبولها.
- توقعات الميزانية: قياس الأداء الحالي والتنبؤ بتكاليف المشروع التي تشمل العمل الإضافي وتكاليف تأخير الجدول الزمني.
- الجدول الزمني: قياس الجداول الزمنية الحالية والتنبؤ بالجدول الزمني، مع مراقبة قضايا الجدول الزمني.
- النطاق: إنشاء مجلس مراقبة التغيير لمراقبة ومراقبة وتقييم التغييرات المطلوبة لنطاق المشروع.
- ضمان الجودة (QA): فحص جودة مخرجات المشروع على أساس المعايير المنصوص عليها في خطة المشروع.
إدارة المشاريع مقابل التحكم في المشاريع
الفرق الأساسي بين إدارة المشاريع والتحكم في المشاريع هو أن الأول يركز على إدارة مشاريع مختلفة والأخير يركز على ضمان تنفيذها وفقًا للخطة.
تركز عملية التحكم في المشروع على المجالات التالية للمشروع: - نطاق المشروع
- ميزانية المشروع
- جودة المنتجات المقدمة
يضمن التحكم في المشروع أن المشروع يسير على المسار الصحيح ولا ينحرف عن خطة المشروع. كما يتضمن تدابير تصحيحية يجب اتخاذها لإعادة المشروع إلى المسار الصحيح. يتم تغطية هذا، والعديد من المفاهيم الأساسية الأخرى بالتفصيل في تدريب PMP المعتمد الذي نقدمه على منصتنا.
خاتمة
إن التحكم في المشروع في إدارة المشاريع هو مفتاح نجاح المشروع. فهو يضمن تنفيذ عمل المشروع بما يتماشى مع خطة المشروع وضمن قيود المشروع. ويركز بشكل أساسي على زيادة كفاءة إدارة موارد المشروع. لقد أدركت المؤسسات أهمية التحكم في المشروع من أجل تنفيذ المشاريع وفقًا لخطة المشروع. إن الحصول على شهادتك وإكمال تدريب إدارة المشاريع من KnowledgeHut يستحقان الوقت والاستثمار في المال.
الأسئلة الشائعة
- كيف يتم تنفيذ التحكم في المشروع في عملية إدارة المشروع؟
في البداية، يجب تحديد المعيار أو الخط الأساسي لأداء المشروع وتقدمه. ثم يتم قياس الأداء الفعلي للمشروع مقابل الخط الأساسي. ثم يتم تحليل الانحرافات ثم تنفيذ الإجراءات التصحيحية المناسبة. - ما هي الأدوات التي يستخدمها مدير المشروع للتحكم في المشروع؟
هناك عدد من الأدوات التي يمكن لمدير المشروع استخدامها للتحكم في المشروع. ومن بين هذه الأدوات مخططات جانت، وهيكل تقسيم العمل (WBS)، ومخططات شبكة المشروع، ومصفوفة المخاطر، ولوحات كانبان، ولوحات معلومات المشروع. - أين يمكن استخدام عناصر التحكم في المشروع؟
من أجل ضمان تسليم مشروعك وفقًا لخطة المشروع، يجب تطبيق التحكم في المشروع في كل مرحلة من مراحل دورة حياة المشروع من أجل تجنب المشكلات غير المتوقعة.
ينبغي تطبيق عملية التحكم في المشروع عند بدء المشروع وتنفيذه وإغلاقه.
