اختتام تلعب إدارة المشاريع دورًا مهمًا في نجاح كل منظمة. فهي تضمن أن المشروع يسير على المسار الصحيح، وتساعد في إدارة الموارد بكفاءة، كما تُبقي أصحاب المصلحة على علم بما هو المشروع وما يحدث فيه. في هذه المدونة، سننظر في ثلاثة هياكل تنظيمية مختلفة للمشروع: الوظيفية، والمصفوفة، والعملية. وسنستعرض أيضًا بعض إيجابيات وسلبيات كل نوع، بالإضافة إلى بعض أفضل الممارسات التي يمكن أن تساعدك في تحديد أي منها يعمل بشكل أفضل لفريقك. ما هي هياكل إدارة المشاريع، ولماذا هي مهمة؟ إن معنى إدارة المشروع هو عملية التخطيط للمشروع وتنظيمه وتنفيذه والتحكم فيه. هناك العديد من أنواع هياكل إدارة المشروع المختلفة التي يمكنك الاختيار من بينها اعتمادًا على هيكل المشروع الذي تديره أو الاحتياجات المحددة لشركتك.
نمذجة الشلال يُطلق على النوع الأكثر شيوعًا من الهياكل التنظيمية للمشروع اسم نمذجة الشلال أو منهجية الشلال (المعروفة أيضًا باسم المنهجية المتسلسلة أو التقليدية). الشلال هو هيكل إدارة مشروع مستخدم على نطاق واسع ينظم العمل في مراحل. تتضمن كل مرحلة مجموعة من المهام الخاصة بها، والتي يجب إكمالها قبل الانتقال إلى الخطوة التالية. عادةً ما يكون لمشاريع الشلال جدول زمني طويل الأجل، لذا فهي مناسبة للمبادرات واسعة النطاق التي تستغرق وقتًا طويلاً لإكمالها.
النمذجة الرشيقة هناك نموذج شائع آخر يسمى النمذجة الرشيقة أو المنهجية الرشيقة (المعروفة أيضًا باسم “التكرارية” أو “التزايدية”). تعتمد الطريقة الرشيقة على أجزاء أصغر من العمل المنجز بالتوازي بدلاً من التتابع. يساعد هذا في تسريع وقت التسليم من خلال تقسيم المشاريع الكبيرة إلى مشاريع أصغر ذات جداول زمنية أصغر. وهذا يعني أن المشاريع Agile لها أطر زمنية أقصر ومعالم أكثر تكرارًا على طول الطريق، ويمكن أن تكون رائعة للمشاريع الأصغر أو عندما يكون الوقت أو التمويل المتاح محدودًا. أنواع هيكل إدارة المشاريع هناك ثلاثة أنواع أساسية من هياكل إدارة المشاريع وهي: الوظيفية، والمصفوفة، والمشاريع.
الهيكل التنظيمي الوظيفي التنظيم الوظيفي هو هيكل إدارة المشروع الذي يركز على التخصص وتقسيم الأقسام لتحقيق الكفاءة والفعالية. يستخدم هذا الهيكل عادة في المنظمات ذات التسلسل الهرمي المسطح، حيث يتكون فريق المشروع من وحدات أو أقسام مختلفة. تتمثل فائدة هذا الهيكل التنظيمي للمشروع (PMO) في أنه يسمح للموظفين الأكثر تخصصًا بالمساهمة في المشروع دون المرور عبر طبقات الإدارة. العيب هو أنه قد يكون من الصعب على مدير المشروع متابعة كل ما يحدث داخل الفريق حيث سيكون لكل موظف مسؤولياته ومواعيد نهائية. لفهم أعمق لهذه المفاهيم، سجل الآن في أفضل دورات إدارة المشاريع عبر الإنترنت!
هيكل تنظيمي مترابط المصدر: smartsheet.com المنظمات التي تعتمد على المشاريع هي تلك التي تتمتع ببنية مصممة لإنشاء وتنفيذ المشاريع بدلاً من تحقيق أهداف طويلة الأجل. وبهذه الطريقة، فهي تشبه المنظمة غير الرسمية من حيث أنها مؤقتة وتركز على مهمة محددة أو مجموعة من الوظائف. تتمثل ميزة المنظمة القائمة على المشاريع في أنها يمكن أن تكون مرنة للغاية من حيث كيفية تنظيم مواردها، مما يساعد على ضمان تعيين الأشخاص الأكثر ملاءمة لكل مهمة في متناول اليد. يمكن أن يكون هذا مفيدًا بشكل خاص عندما يتغير نطاق المشروع بشكل كبير بمرور الوقت. ومع ذلك، قد لا تتمكن من إدارة المشاريع الكبيرة بشكل فعال إذا لم يتم قضاء وقت كافٍ في التخطيط مسبقًا.
هيكل تنظيمي مصفوفي تعد المنظمات المصفوفية واحدة من أكثر هياكل إدارة المشاريع مرونة. ويمكن أن تكون أكثر استجابة من الأنواع الأخرى من هياكل إدارة المشاريع لأنها تسمح للفرق بتحويل تركيزها بسرعة عند الضرورة. كما أنها أقل تكلفة من الأنواع الأخرى من هياكل إدارة المشاريع. علاوة على ذلك، فهي تسمح بمشاركة أكبر للموظفين في عمليات صنع القرار، مما يؤدي إلى اتخاذ قرارات ذات جودة أفضل ورضا أعلى للموظفين. ومع ذلك، قد تكون المنظمات المصفوفية أقل كفاءة من الهياكل الأخرى لأنها تتطلب المزيد من التواصل بين الفرق والإدارة. وقد تكون أيضًا صعبة الفهم على الموظفين الجدد. أفضل المدن التي تقدم فيها SPOTO دورة تدريبية للحصول على شهادة إدارة المشاريع عبر الإنترنت سمات الهيكل التنظيمي للمشروع يتكون هيكل تنظيم المشروع الجيد من العديد من الميزات، ولكن الميزات الرئيسية الأربعة هي-
هيكل الإدارة المسطحة إن هيكل الإدارة المسطحة يعني أن الجميع مسؤول عن عملهم ويرفعون تقاريرهم مباشرة إلى المسؤولين الأعلى. وفي بعض الحالات، قد يؤدي هذا إلى مخاوف تتعلق بالمساءلة والشفافية. لذلك، نوصي بإنشاء هيكل تنظيمي للمشروع كجزء من عمليتك. عندما يكون لديك هيكل إداري مسطح، فمن الضروري أن يفهم الجميع ما هو دورهم داخل الشركة وكيف يندمجون في الصورة الأكبر. إن الحصول على فكرة واضحة عما يحتاج كل شخص إلى القيام به سيساعدهم على الشعور بمزيد من التمكين والتحفيز بشأن عملهم. لمزيد من المعلومات، قم بزيارة الدورة التدريبية PMP عبر الإنترنت الأعلى تقييمًا الآن!
إرشادات وإجراءات اتصال واضحة يساعد هيكل تنظيم المشروع في الحصول على إرشادات وإجراءات اتصال واضحة لأنه يُستخدم لتوصيل الأدوار والمسؤوليات لكل عضو في الفريق. كما يحتوي على معلومات حول علاقات إعداد التقارير والنماذج والقوالب وقوائم المراجعة المطلوبة للعمليات المختلفة.
التخطيط الشامل يعد هيكل تنظيم المشروع جزءًا لا يتجزأ من التخطيط الشامل لأنه يساعد في ضمان فهم كل من يشارك في المشروع لدوره. ويمكن استخدامه لإظهار كيفية عمل الأقسام أو الفرق المختلفة معًا في مشروع معين، ومكان كل قسم أو فريق في التسلسل الهرمي. يمكن أن يساعد هذا في ضمان معرفة الجميع لمن يجب عليهم الإبلاغ إذا كانت لديهم أي أسئلة أو مخاوف بشأن دورهم. كيفية عمل مخطط تنظيمي للمشروع؟ المصدر: static.projectmanagement.com إذا كنت بحاجة إلى إنشاء مخطط مشروع تنظيمي، فقد وصلت إلى المكان الصحيح. سنوضح لك هنا كيفية إنشاء مخطط مشروع تنظيمي ومساعدتك على فهمه.
تحديد هوية الموظفين قبل إعداد مخطط المشروع التنظيمي، يجب عليك إدراج جميع الموظفين المشاركين. ويشمل ذلك كل من سيعمل على بناء المشروع إلى من سيديره وحتى من سيقدمون خدمات الدعم.
إنشاء فريق الإدارة العليا بمجرد تحديد جميع الموظفين المشاركين في مشروعك، قم بتشكيل فريق إدارة عليا يشرف على كل مجال من مجالات الخبرة (التسويق والتصميم وما إلى ذلك). يجب أن يكون هؤلاء الأشخاص من القادة المهرة الذين يتمتعون بسنوات خبرة كبيرة في مجالاتهم. يمكنك أيضًا تضمينهم في مخطط تنظيم المشروع الخاص بك إذا لم يكونوا مرتبطين بشكل مباشر بقسمك.
تعيين منسقين للمشروع الخطوة التالية هي تعيين أشخاص للعمل كمنسقين لكل قسم. يجب أن يكونوا على دراية بما يجري داخل كل قسم ولكن ليس بالضرورة أن يكونوا ماهرين في تنفيذ المهام بأنفسهم.
ملاحظة أصحاب المصلحة أصحاب المصلحة هم الأشخاص أو المجموعات التي لها مصلحة خاصة في مشروع ما، سواء كانوا مشاركين بشكل مباشر أم لا. هؤلاء الأشخاص لديهم ما يكسبونه من نجاح المشروع أو خسارته بسبب فشله. على سبيل المثال، إذا كنت تخطط لحدث لجمع التبرعات لصالح ملجأ الكلاب المحلي الخاص بك، فإن أصحاب المصلحة يشملون كل من يستفيد من نجاح الحدث: المتبرعون والمتطوعون وموظفو الملجأ والمتطوعين، وحتى المتبنين المحتملين للكلاب من الملجأ.
تحديد متطلبات التدريب بمجرد تحديد جميع أصحاب المصلحة واهتماماتهم في مشروعك، ستحتاج إلى تحديد أي متطلبات تدريبية لكل مجموعة. يتضمن هذا تحديد التدريب الذي ستحتاجه كل مجموعة والمدة التي ستستغرقها لإكمال التدريب. ضع في اعتبارك أن بعض المجموعات قد تحتاج إلى وقت أطول من غيرها؛ وقد يكون هذا بسبب جدولها الزمني أو عوامل أخرى مثل الحواجز اللغوية.
إنشاء مخطط تنظيمي للمشروع بمجرد تحديد متطلبات التدريب لكل مجموعة من أصحاب المصلحة، حان الوقت لإنشاء مخطط تنظيمي للمشروع لأعضاء فريق المشروع ومسؤولياتهم ضمن هيكل تنظيم المشروع. هل تريد أن تؤدي مثل المحترفين في إدارة المشاريع؟ تحقق من دورات إدارة المشاريع. نقاط يجب مراعاتها عند إعداد مخطط تنظيمي للمشروع فيما يلي سبع نقاط يجب مراعاتها إذا كنت تعمل على مخطط مشروع تنظيمي-
تأكد من أنك تستخدم النوع المناسب من المخطط لاحتياجاتك.
ضع في اعتبارك مستوى التفاصيل والحبيبات المطلوبة في الرسم البياني الخاص بك.
قم بتحديد مصادر البيانات المستخدمة في الرسم البياني الخاص بك ووضع علامات عليها.
تأكد من أن لديك جميع المعلومات والخبرة اللازمة لإنشاء مخطط عالي الجودة.
العمل مع خبير يمكنه مساعدتك في صياغة هيكل تنظيمي جذاب للمشروع.
استخدم الإشارات البصرية لمساعدة القراء على متابعة تدفق المعلومات عبر مؤسستك.
تأكد من أن جميع المشاركين في إنشاء أو استخدام الهيكل التنظيمي لمشروعك يفهمونه. أفضل الممارسات عند اختيار هيكل وإنشاء مخطط قد يكون اختيار هيكل الرسم البياني المناسب أمرًا شاقًا. ولكن إليك بعض أفضل الممارسات التي يمكن أن تسهل العملية.
الهيكل ضع في اعتبارك أن الهيكل الذي تختاره سيحدد تأثير مخططك. الهياكل البسيطة أسهل في القراءة، في حين أن التصميمات الأكثر تعقيدًا قد تكون جذابة بصريًا.
لوحة الألوان تأكد من اختيار الألوان التي يسهل قراءتها والمتباينة مع بعضها البعض حتى يتمكن المشاهدون من التمييز بينها بسهولة في لمحة.
الخط اختر خطًا سهل القراءة وقابل للقراءة عبر الأنظمة الأساسية (على سبيل المثال، خط متاح على الأجهزة المحمولة).
الحجم تجعل الخطوط الكبيرة البيانات أسهل في الرؤية، ولكن الخطوط الأصغر حجمًا قد تنقل المزيد من المعلومات لكل وحدة مساحة على الصفحة أو الشاشة حيث يتم عرض البيانات (تسمى “كثافة البيانات”).
التخطيط يساعد التصميم الأشخاص على فهم العلاقات بين الأجزاء المختلفة من الرسم البياني من خلال إظهار ما يرتبط بماذا. على سبيل المثال، ربط الخطوط التي تمثل أشياء أخرى بأشكال مختلفة مثل الدوائر أو المربعات في كل طرف من تلك الخطوط؛ ووضع تسميات نصية ذات صلة بجوار الأشرطة أو الأعمدة المقابلة لها، وما إلى ذلك). أمثلة على الهياكل التنظيمية لإدارة المشاريع فيما يلي أمثلة على هياكل تقسيم العمل في هياكل إدارة المشاريع:
الهيكل التنظيمي الوظيفي تركز على الوظائف المحددة التي يجب على كل موظف إكمالها. على سبيل المثال، قد يكون لدى الموظف الذي يعمل في المحاسبة مهام متعددة ضمن وصف وظيفته، مثل معالجة المستحقات والمدفوعات. المنظمات الوظيفية مناسبة للشركات التي لديها العديد من الموظفين الذين لديهم أدوار ومسؤوليات متشابهة.
الهيكل التنظيمي المصفوفي يجمع الهيكل التنظيمي المصفوفي بين أفضل جوانب المنظمات الوظيفية والمشاريعية في نظام واحد. غالبًا ما يكون لدى الموظفين علاقات إبلاغ متعددة اعتمادًا على دورهم في الشركة ومستوى خبرتهم في مجالات مختلفة. يساعدهم ذلك على إكمال عملهم بكفاءة أكبر نتيجة للنهج من أعلى إلى أسفل أو من أسفل إلى أعلى. قم بتعزيز إمكانات فريقك من خلال التدريب والشهادات التي تقدمها Agile. كن متقدمًا على المنافسين واحصل على الشهادة من خلال برامجنا التدريبية. اختتام من الضروري أن تدرك أن هيكل إدارة المشروع الذي تختاره سيكون فريدًا من نوعه بالنسبة لشركتك. لذلك، لا توجد إجابة صحيحة أو خاطئة فيما يتعلق بالنموذج الأفضل لك وفريقك. لمزيد من المعلومات التفصيلية، تفضل بزيارة أفضل شهادات إدارة المشروعات من KnowledgeHut الآن! الأسئلة الشائعة
ما هي أنواع الهياكل التنظيمية الأربعة في إدارة المشاريع؟ هناك أربعة أنواع من الهياكل التنظيمية للمشروع (هيكل مكتب إدارة المشاريع) في إدارة المشاريع وهي المصفوفة، والوظيفية، والمشروعية، والمبنية على الفريق.
ما هو الهيكل التنظيمي الأفضل للمشاريع؟ يعتمد أفضل هيكل تنظيمي لمشروع ما على حجم ونطاق المشروع، بالإضافة إلى ثقافة مؤسستك.
كيف تقوم بتشكيل فريق المشروع؟ الخطوة الأولى في تشكيل فريق المشروع هي تحديد نطاق المشروع وأهدافه. كجزء من هذه العملية، يجب عليك تحديد الموارد اللازمة لإكمال المشروع بنجاح. ويتضمن ذلك تحديد الأدوار المطلوبة لكل مهمة وتحديد عدد الأشخاص المطلوبين لكل جزء.
ما هو هيكل فريق المشروع المخصص؟ إن هيكل فريق المشروع المخصص هو وسيلة للمنظمات لضمان تركيز موظفيها على المهام الصحيحة. يتضمن ذلك تعيين فريق من الأشخاص للعمل على مشروع واحد فقط ثم إبقاءهم معًا طوال مدة المشروع. بهذه الطريقة، يمكنهم تحسين وقتهم والتعرف على بعضهم البعض بشكل أفضل وبناء الثقة داخل الفريق أثناء إنجاز المهمة.
ما هو الهيكل التنظيمي المصفوفي؟ الهيكل التنظيمي المصفوفي هو نوع من الهياكل التنظيمية حيث تتقاسم وحدتان تنظيميتان أو أكثر هدفًا مشتركًا ولكن لديهما مسؤوليات مختلفة. قد تكون الوحدات الإدارية في الهيكل المصفوفي عبارة عن أقسام أو مشاريع ذات هياكل تقارير أخرى.
