الاجتماعات تتطلب عملية توازن كبيرة. لديك الكثير منهم ، ويمكن أن يقطع سير عمل فريقك ، وأن يكون لديك عدد قليل جدًا ، ويمكن أن يتأثر تعاون الفريق والتواصل. في المتوسط ، يحضر العامل الحالي – بغض النظر عن دوره – ثمانية اجتماعات في الأسبوع.
هناك الكثير من الأحداث التي يجب إدارتها. اذن ماذا تفعل؟ هناك طريقة لعقد اجتماعات تمكّنك أنت وفرقك من تحقيق أهدافك الأكثر صلة. أولاً ، بصفتك مدير مشروع ، عليك الالتزام بجعل كل اجتماع له هدف.
ننظر الى الامر بهذه الطريقة؛ يقوم أعضاء فريقك بعمل يعود بالفائدة على شركتك. يجب أن يحدث إبعادهم عن ذلك فقط عندما يكون لديك شيء مهم لتقوله. الاجتماعات هي المنتدى لقول هذا الشيء المهم.
لا يجب أن تكون الاجتماعات شيئًا يخشاه فريقك. يمكن أن يكون شكلاً من أشكال التعاون الذي يدفع فريقك للقيام بعملهم الأفضل. لذا ، هل أنت مستعد لجعل هذه الأحداث شيئًا يتطلع إليه أعضاء فريقك؟ فيما يلي خمس نصائح لجعل اجتماعاتك تعمل من أجلك.
إرفاق هدف لكل اجتماع
يجب أن تكون قادرًا على توضيح هدف اجتماعك في جملة أو جملتين. إذا لم تستطع ، فأنت بحاجة إلى إعادة تقييم ما تجتمع بشأنه أنت وفريقك. القيام بذلك يحقق شيئين:
يخلق قيمة لفريقك – إذا كان فريقك يعلم أن هناك هدفًا ملموسًا مرتبطًا بهذا الاجتماع ، فسيكونون أكثر استعدادًا للمشاركة والمساهمة.
يسمح لك بتنظيم الاجتماع – سيمكنك الهدف من إعداد اجتماعك للسماح لك بالعمل نحو الهدف. على سبيل المثال ، يمكنك إنشاء جدول الأعمال الخاص بك لمعالجة النقاط اللازمة لمناقشة الهدف.
يجب أن يكون هناك هدف لكل مرة تقرر فيها أنت وفريقك الاجتماع. يعد التأكد من أن كل اجتماع يتناول هدفًا طريقة ممتازة لخلق قيمة لاجتماعاتك.
ضع جدول أعمال ناجح
يجب ألا تتضمن الموضوعات التي تمت مناقشتها بالفعل ، ويجب أن تكون النقاط المدرجة مباشرة. على سبيل المثال ، إذا كنت تجتمع لمناقشة نتيجة مشروع ما ، فيجب أن تسمح كل نقطة من نقاط جدول الأعمال لأعضاء الفريق بمناقشة النتائج وكيفية الوصول إليها.
بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن يتلقى جميع أعضاء الفريق جدول أعمال قبل الاجتماع بوقت طويل. يجب أن يتضمن أيضًا أسماء الأفراد المتوقع مشاركتهم وما سيُطلب منهم التحدث عنه. يتيح لهم هذا الإجراء الاستعداد للتحدث والحصول على المعلومات اللازمة للقيام بذلك. في النهاية ، لا ينبغي أن يفاجأ أحد بشأن ما سيتم مناقشته.
من الضروري أيضًا الالتزام بجدول الأعمال قدر الإمكان. كشفت إحصائية صادرة عن شركة High Five ، وهي شركة لاجتماعات الفيديو ، أن “متابعة الكتاب” – أو اتباع جدول أعمال مفصل – يمكن أن يقلل وقت الاجتماع بنسبة 80 بالمائة.
أخيرًا ، تأكد من أن جميع تفاصيل الاجتماع موجودة قبل حدوثها بوقت طويل. حدد موقعًا ووقتًا ، وتأكد من بقاء هذه التفاصيل كما هي لتقليل الارتباك.
اسأل فرقك عن المدخلات
لا أحد يعرف أكثر عن القضايا المتعلقة بالاجتماعات من موظفيك. إنها مصدر ممتاز لفهم ما هو مفيد وما لا يعمل. لا تتردد في إرسال استطلاعات الرأي التي تسأل عن كيفية تحسين الاجتماعات.
هذه الخطوة هي أيضًا طريقة رائعة لمعرفة ما إذا كان لديهم الوقت للمشاركة في الاجتماعات والاستعداد لها. بالنسبة للبعض ، قد تكون أعباء العمل الخاصة بهم مرتفعة للغاية بحيث لا يجدون الوقت للمساهمة في اجتماعات فردية أو جماعية أو حتى على مستوى الشركة.
بالإضافة إلى ذلك ، قم بإجراء فحص ذاتي لترى كيف تشعر أن الاجتماعات مستمرة. ربما تشهد بعض المشكلات التي لم تمنح نفسك الفرصة لمعالجتها. يمكنك أن تجد أن لديك بعض الأفكار الخاصة بك التي يمكن أن تساعدك. لذا ، ابدأ في تدوين الأفكار لإدارتها.
عقد اجتماع حول الاجتماعات
بعد أن تتاح لك الفرصة لاكتساب بعض الأفكار الملموسة حول تحسين الاجتماعات ، فهذه هي فرصتك لبدء التدريب. اقض بعض الوقت مع فريقك للالتقاء لمناقشة كيفية جعل اجتماعات الفريق أكثر فعالية. قبل الاجتماع ، انظر إلى الرؤى من نفسك وفرقك وقم بإنشاء أسئلة عملية للتعمق أكثر في كيفية تغيير هذه الأحداث للأفضل.
يرجى التعامل مع هذا على أنه وقت تستمع فيه في الغالب إلى الزملاء من خلال منحهم مساحة للتعبير عن آرائهم حول عمليات الاجتماع. من هناك ، يجب أن تحرص على ترك اجتماعات الإستراتيجية مع قائمة بالأشياء التي يجب إنجازها. يمكنك زيادة ثقة فريقك وثقته من خلال توفير خطوات عمل توضح كيفية تعاملك والقيادة مع هذه المشكلات. تأكد أيضًا من منحهم مخططًا زمنيًا لوقت حدوث التغييرات.
اتفق على مسار العمل
الآن بعد أن أصبحت لديك نظرة ثاقبة لجعل الاجتماعات أكثر فاعلية ، ابدأ في بناء إستراتيجية لتحسينها. لا تشعر كما لو أن هذا يحتاج إلى أن يكون عملية سرية. قم بإشراك القيادة وكذلك أعضاء الفريق الذين ساهموا بآرائهم وأفكارهم.
على سبيل المثال ، ربما اكتشفت أنك تعقد اجتماعات كثيرة جدًا في غضون فترة زمنية قصيرة. نتيجة لذلك ، قد تقرر تقليص الاجتماعات وتوسيع الوقت الذي تقابله لضمان مناقشة كل شيء بالكامل. مرة أخرى ، يعد العمل مع فريقك لإنشاء استراتيجية طريقة رائعة للحصول على تأييدهم والتأكد من أن الجميع على دراية بالتغييرات المطلوبة.
يمكن أن تكون الاجتماعات من الأصول الهامة
لا يجب أن تكون الاجتماعات حدثًا مخيفًا. يمكن أن تكون نشاطًا يدفع فرقك إلى الأمام للقيام بأفضل عمل ممكن. من المفترض أن تشجع الاجتماعات تعاون الفريق وتضمن أن يكون الجميع في نفس الصفحة.
يقال إن العامل العادي ينتج فقط ما يقرب من ثلاث ساعات في اليوم. لذلك ، تريد التأكد من أنك لا تأخذ الكثير من يوم عملهم بعيدًا عن اجتماعات غير ضرورية.
يمكنك منح فرقك أفضل فرصة للاستفادة من الاجتماعات. إذا لم يعملوا على النحو المنشود ، فخذ بعض الوقت لمعرفة مكان المشكلات. قبل أن تعرف ذلك ، ستصبح الاجتماعات أداة قابلة للتطبيق في عملياتك واستراتيجياتك الإدارية.
