إجراء تحليل ما بعد الوفاة لمشروع ناجح
بصفتنا أصحاب الأعمال والمشغلين و / أو المديرين المسؤولين عن تنفيذ الخطة ، فإننا نتجاهل أحيانًا قيمة تعلم شيء من المشاريع السابقة. من المفهوم أن تطلب تحليل ما بعد الوفاة للمشاريع الفاشلة. ومع ذلك ، إذا طلبت من جميع خبراء إدارة المشاريع تقريبًا إجراء تحليل لاحق لمشروع ناجح ، فقد تحصل على نظرة غريبة منهم. غالبًا ما نركز على الاحتفال بمشروعنا الناجح (كما ينبغي) ونادرًا ما نتحدث عن أسباب نجاحه. على الرغم من عدم وجود خطأ في الاحتفال بنجاح المشروع ، إلا أن قضاء بعض الوقت في معرفة أسباب نجاحه سيكشف عن رؤى قيمة يمكن استخدامها في المشاريع المستقبلية. تحليل ما بعد الوفاة الخاص بالمشروع ليس مجرد اجتماع للدروس المستفادة. هذا اجتماع حول جدول أعمال محدد يطرح أسئلة حول المشروع: “أيهما يسير على ما يرام؟ أيهما ليس كذلك؟” ستثبت الملاحظة الجادة والصادقة والمباشرة من خلال التواصل المفتوح أنها استثمار مفيد للوقت والطاقة والمال .
ما الذي يشكل مشروعًا ناجحًا؟
يختلف كل مشروع عن الآخر ، لذلك من الصعب للغاية ، إن لم يكن من المستحيل ، وصف عامل واحد فقط يحدد النجاح. يمكن أن يكون هناك عامل واحد ، ولكن عادة ما يتم استخدام عدة عوامل. يبدأ تحديد النجاح بمن يتم اختياره لاتخاذ القرار في بداية المشروع ، مثل الراعي أو العميل أو المستخدم النهائي أو مدير المشروع أو عضو الفريق. إلى جانب هذا القرار ، يتم أيضًا تحديد العوامل المستخدمة للتمييز بين نجاح المشروع وتحديدها. يجب كتابة هذه العوامل لتلبية بنية SMART.
SMART تعني محدد ، وقابل للقياس ، وقابل للتحقيق (أو قابل للتحقيق) ، وذو صلة وفي الوقت المناسب (أو محدد زمنياً). لذلك ، لكل عامل يستخدم لتحديد نجاح المشروع ، يجب كتابة هذه العوامل لتلبية جميع المعلمات الخمسة. على سبيل المثال ، لنفترض أننا نعمل على مشروع رعاية الموظف وقمنا بتطوير عامل نجاح مثل هذا: “إذا كان لدينا موظفون أكثر سعادة في نهاية العام ، فسيتم اعتبار هذا المشروع ناجحًا.” هذا العامل ليس فقط غير محدد ( كيف تكون أكثر سعادة)؟) ، ومن المستحيل قياس (كل الموظفين ؛ 20٪ من الموظفين؟) ، كيف تقيس “السعادة”؟ تتمثل الطريقة الأفضل في تضمين جميع العوامل الخمسة ، مثل “إذا انخفض معدل تأخر الموظف إلى أقل من 5٪ شهريًا وكان معدل دوران الموظفين أقل من 1٪ سنويًا ، فسيتم اعتبار المشروع ناجحًا”.
خطة نجاح المشروع
بمجرد تحديد عوامل نجاح المشروع ، سيقوم فريق المشروع بالتخطيط للمشروع حول هذه العوامل مع مراعاة جميع العوامل الأخرى التي يجب أن تكون متوازنة في المشروع. تشمل هذه الاعتبارات النطاق والجدول الزمني والميزانية والموارد والجودة والمخاطر والعوامل والقيود الفنية ، فضلاً عن قدرة وتوافر فريق المشروع. سيساعد التخطيط واستخدام المراحل الرئيسية لمنتجات المشروع (تسمى أحيانًا المعالم الفنية) وإدارة المشروع (تسمى أحيانًا معالم PM) مديري المشاريع والفرق على تحديد المناطق المحفوفة بالمخاطر في المشروع والتي خرجت عن المسار الصحيح.
قالب مشروع ما بعد الوفاة
لقد سمع كل مدير مشروع تقريبًا هذا الشعار: “إذا فشلت الخطة ، ستفشل الخطة”. ومع ذلك ، دعونا ننظر إليها من منظور آخر ؛ “الفشل في تنفيذ الخطة سيؤدي إلى تنفيذ الخطة!” بالطبع ، ستتغير جميع المشاريع ، ولكن إذا لم يتم تنفيذ الخطة بطريقة مناسبة ، فقد تؤدي أيضًا إلى فشل المشروع. يجب دائمًا مراجعة المعالم المخطط لها مسبقًا ومناقشتها في اجتماعات الحالة. إن اتخاذ الإجراءات لضمان تقدم المشروع وفقًا لهذه المعالم سيزيد بشكل كبير من فرص نجاح المشروع.
تشريح المشروع
التحليل اللاحق للمشاريع الناجحة لا يقل أهمية عن التحليل اللاحق للمشاريع الفاشلة. سوف تطرح أسئلة مماثلة ، باستثناء أن هذه الأسئلة هي لتحديد الشروط المطلوبة للنجاح المتكرر. على سبيل المثال ، بدلاً من طرح السؤال “أين يمكننا التحسين؟” ، من الأفضل طرح السؤال “ما هي العوامل التي تجعل هذا العمل سلسًا للغاية؟” قد يكون هناك سؤال آخر ، “ما هي العوامل التي تمكن الفريق من العمل بفعالية؟” العثور على التأثير الإيجابي على وقد ساعد المشروع على تكرار هذا العمل في المستقبل ، ويعني أن المشروع المتكرر ناجح.
عند التخطيط لتشريح الجثة وإجرائه ، يجب مراعاة العوامل التالية:
خطط للاجتماعات في أقرب وقت ممكن بعد انتهاء المشروع. بعد انتهاء العمل في المشروع السابق ، يتم عادةً نقل أعضاء فريق المشروع إلى مشروع آخر قريبًا. تتلاشى الذاكرة. قد تبدو المشكلات التي كانت مهمة قبل أسابيع قليلة فيما بعد تافهة للأفراد ، لكنها في الواقع قضايا تحتاج إلى حل.
هناك أجندة مطبوعة. يعد استخدام جداول الأعمال في الاجتماعات أمرًا عمليًا 101 تقريبًا ، ولكن وجود فكرة لاحقة أمر ضروري. وإلا فقد يتحول الاجتماع إلى لعبة إلقاء اللوم (للمشروعات الفاشلة) أو اجتماع الهجوم المضاد (للمشروعات الناجحة).
كن إيجابيا ومركزا وبناءا. ينبغي مناقشة القواعد الأساسية للاجتماع. مثل: التزم بالحقائق ولا تشن هجمات شخصية أو هواتف محمولة أو أجهزة كمبيوتر محمولة. كن بناء عند مناقشة الأشياء التي تحتاج إلى تحسين.
ضع قائمة بالإجراءات التي يمكن / ينبغي للآخرين اتخاذها. توفر المشاريع القابلة للتنفيذ بعض الأشياء الملموسة للأشخاص المشاركين في المشروع ، ويمكنهم القيام بأشياء مختلفة في المرة القادمة. يجب أن تكون هذه العناصر محددة أيضًا. ببساطة ، “افعل شيئًا مختلفًا في المرة القادمة” ليس محددًا مثل “افعل ذلك في المرة القادمة (هذا المشروع القابل للتنفيذ)”.
مشاركة معلومات الاجتماع. قدر الإمكان ، شارك النقاط الرئيسية للاجتماع مع الآخرين في المنظمة الذين سيستفيدون من هذه المعلومات.
