هل تستعد لأخذ امتحان محترف إدارة المشاريع (PMP) وأن تصبح حائزًا على اعتماد ® Project Management Professional؟ إذا كان الأمر كذلك ، فستشعر براحة أكبر عند إجراء الاختبار عندما تعرف ما تتوقعه.
يتكون اختبار PMP® من خمسة أقسام تُعرف أيضًا باسم مجموعات العمليات ، وهي مجموعة من الإجراءات تتكون من عمليات محددة. يمكن فهم مجموعات العمليات الخمس على أنها خمس خطوات يمكنك اتخاذها لإدارة مشروع بنجاح. لا توجد خطوة واحدة لها وزن أكبر من الأخرى ، وكل خطوة تلعب دورًا رئيسيًا في التنفيذ الفعال للمشروع.
فيما يلي تفصيل عام لجميع الأقسام التي تم تناولها في اختبار PMP وما يجب أن تعرفه عن كل قسم.
1. البدء
أول مجموعة من مجموعات العمليات الخمس التي تحتاج إلى إتقانها لاجتياز اختبار PMP هي بدء المشروع. تقوم مجموعة عملية بدء إدارة المشروع بشكل أساسي بإنشاء الأساس لمشروعك بأكمله. في مجموعة العمليات هذه ، تقوم بتطوير رؤية للمشروع ، رؤية كاملة لما تريد تحقيقه.
رؤية المشروع هي رؤية عالية المستوى للمشروع ، تجيب على بعض الأسئلة الرئيسية حول كيفية تنفيذ المشروع:
ما هي أهداف هذا المشروع؟
هل يتوافق المشروع مع رؤية مؤسستك؟
ما هو نطاق المشروع؟
من هم أصحاب المصلحة في المشروع؟
ما هي المخاطر التي يمكن أن تتسبب في انحراف المشروع عن مساره؟
ما هي الموارد المطلوبة لإكمال هذا المشروع بنجاح؟
ما هو الجدول الزمني لإنجاز المشروع؟
كم سيكلف هذا المشروع؟
أثناء إجابتك على هذه الأسئلة ، لا تقلق بشأن الإفراط في التحديد. سيظهر تجسيد بقية أهدافك وأهدافك ونطاقك والجوانب الأخرى للمشروع في مجموعات عملية لاحقة. في الوقت الحالي ، يتمثل الهدف الرئيسي لمجموعة عملية البدء في وضع أساس قوي للمشروع وإنشاء رؤية تفيد مؤسستك.
2. التخطيط
التالي في امتحان PMP هو مجموعة عملية التخطيط. هذا يبني على العمل الذي قمت به في مجموعة عملية البدء ، مع إضافة تفاصيل محددة لكل جانب من جوانب المشروع ، مثل النطاق ، والموارد ، والفرق ، وما إلى ذلك.
في دليل PMI لهيئة إدارة المشاريع المعرفية (دليل PMBOK®) ، ستجد 24 عملية تخطيط. لن يتم استخدام كل هذه العمليات لكل مشروع. الخطوة الأولى والأكثر أهمية التي يجب أن تتخذها أثناء مجموعة عملية التخطيط هي إنشاء خطة إدارة المشروع. هذا هو المستند الرئيسي الذي يتم فيه تحديد جميع خططك المحددة للمشروع. فكر في الأمر على أنه خارطة طريق إلى وجهتك. لذلك ، إذا كنت خارج المسار الصحيح في مشروعك ، يمكنك الرجوع إلى خطة إدارة المشروع وتحديد كيفية العودة إلى المسار الصحيح.
كجزء من الخطة الرئيسية التي تقوم بإنشائها ، تحتاج إلى تضمين المواد التالية:
نطاق شامل للمشروع ، يحدد المعالم والميزانيات والمخاطر والمزيد.
الفريق وقائد الفريق وتعيينات المهام
جدول تفصيلي للمشروع باستخدام مخططات جانت لتمثيل المخططات الزمنية بشكل مرئي
خطط وإجراءات الاتصال لكيفية مشاركة المعلومات
بمجرد الانتهاء من الخطة ، يجب تقديمها إلى أصحاب المصلحة والموافقة عليها.
لاحقًا أثناء تطوير مشروعك ، سيؤتي العمل الجاد الذي قمت به أثناء مجموعة عملية التخطيط ثماره. بدلاً من اتخاذ قرارات اللحظة الأخيرة أو إغفال رؤية المشروع ، يمكنك دائمًا الرجوع إلى خطة إدارة المشروع.
3. التنفيذ
يميل العديد من حاملي أوراق اعتماد PMP إلى الانتقال مباشرة إلى المجموعة الثالثة – التنفيذ. ولكن ، كما أوضحت مجموعتا العمليات اللتان تسبقان التنفيذ في اختبار PMP ، هناك الكثير من العمل الذي يذهب إلى إدارة المشروع قبل أن تبدأ في التنفيذ.
في مجموعة عملية التنفيذ ، يبدأ أعضاء الفريق العمل على مهامهم الفردية ، وستبدأ في رؤية ثمار عملهم في شكل مخرجات أو مهام مكتملة. يتم أيضًا إكمال المهام المترابطة بالترتيب الصحيح. على سبيل المثال ، إذا كنت تشرف على مشروع تطوير موقع ويب ، فأنت تعلم أن محتوى موقع الويب يجب أن تتم كتابته قبل التمكن من إطلاق صفحات جديدة. الجدول الذي أنشأته هو المفتاح لضمان تنفيذ المهام بالترتيب الصحيح.
4. المراقبة والتحكم
مجموعة العمليات التالية التي ستغطيها في اختبار PMP هي المراقبة والتحكم. بمجرد بدء المشروع ، يجب على مديري المشروع مراقبة مشروعهم في كل منعطف ، والتأكد من اكتماله في حدود الميزانية وضمن الإطار الزمني المستهدف.
يمكن أن ينحرف المشروع عن مساره بسرعة عندما تظهر المشاكل أو تتغير الظروف. هذا يجعل المراقبة المستمرة للمشروع ضرورية. يمكن أن يظهر تتبع تقدمك حيث يجب إجراء التعديلات.
من المهارات الأساسية التي ستحتاجها لإتقان هذه المجموعة العملية من اختبار PMP هي القدرة على تحديد المخاطر أو المشكلات المحتملة. لا بد أن تواجه المشاريع بعض المشكلات ، لذلك من الضروري أن تصبح ماهرًا في المراقبة والتحكم. إذا كان بإمكانك توقع مشكلة قبل حدوثها ، فيمكنك اتخاذ إجراء لتقليل التأثير والحفاظ على سير مشروعك بسلاسة.
إذن ، كيف يبدو هذا في الحياة الواقعية؟ لنفترض أنك تدير مشروع بناء ، لكن سعر الفولاذ ارتفع بشكل غير متوقع. هذا يعني أنه عندما يحين وقت شراء العوارض الفولاذية ، فلن تكون قادرًا على تحمل الكثير كما كان متوقعًا في الأصل. قبل حدوث المشكلة ، يمكنك إعادة توجيه الأموال من منطقة أخرى من ميزانيتك لتغطية التكاليف المتزايدة للحزم الفولاذية.
تأخذ مجموعة عمليات المراقبة والتحكم يد خبير في إدارة المشروع. تأكد دائمًا من وضع نطاق مشروعك في الاعتبار ، واثقًا من أنك على المسار الصحيح.
5. الختام
لا يعني مجرد تنفيذ المشروع أن عملك قد اكتمل. مجموعة العملية الخامسة – الإغلاق – لا تقل أهمية عن مجموعات العمليات الأربع الأخرى التي تم تناولها في اختبار PMP. بمجرد تنفيذ المهام الفردية ، يجب أن يكتمل المشروع رسميًا.
إن كيفية إنهاء مشروع لا تقل أهمية عن كيفية بدء المشروع. كجزء من مجموعة عمليات الإغلاق ، ستتخذ بضع خطوات:
إنشاء تقرير المشروع. سيحدد هذا التقرير كيفية توافق المشروع النهائي مع الأهداف الأصلية والميزانية والنطاق. بمجرد اكتمال التقرير ، ستقدمه إلى أصحاب المصلحة المشاركين في المشروع.
إكمال الأوراق النهائية. إذا كنت تشارك مع مقاولين أو بائعين خارجيين ، فيجب إجراء الدفعات النهائية ويجب الوفاء بالعقود.
قم بإجراء جلسة ملاحظات. يمكن اكتساب الكثير من الأفكار من خلال البحث عن ردود الفعل من أعضاء الفريق المشاركين في المشروع. اسأل عن التعليقات حول ما نجح بشكل جيد ، والتحديات التي واجهها أعضاء الفريق ، وكيف يمكن تحسين عملية إدارة المشروع في المستقبل.
أرشفة كافة المستندات. لتسهيل إدارة المشروع للمستقبل ، يجب عليك أرشفة جميع المستندات القابلة للتطبيق ، حتى يمكن الرجوع إليها لاحقًا إذا لزم الأمر.
من خلال المعرفة الشاملة بكيفية تنفيذ مجموعات العمليات الخمس هذه ، ستكون مؤهلاً لاجتياز اختبار PMP والحصول على شهادة PMP. خصص وقتًا لاستكشاف كل من هذه العمليات ، وفهم كيفية عملها معًا للحفاظ على الميزانية في الوقت المحدد وفي النطاق.
