بغض النظر عن مدى حسن التخطيط ، يمكن أن يواجه المشروع دائمًا بعض المشكلات. بعد حدوث المشكلة ، من الضروري أن تفهم ما حدث ، ولماذا ، وكيفية إصلاحه ومنع حدوثه مرة أخرى. للقيام بذلك ، تحتاج إلى تحليل السبب الجذري.
يعد تحليل السبب الجذري أداة أساسية للوصول إلى جذر المشكلة وإبلاغ خطواتك التالية لحل المشكلة أو منعها وأي مشكلات ذات صلة. من الضروري أيضًا فهم تحليل السبب الجذري لامتحان PMP.
اقرأ هذا الدليل من خبراء Project Management Academy لمعرفة المزيد حول تحليل الأسباب الجذرية والرسوم التخطيطية المفيدة وما تحتاج إلى معرفته لامتحان PMP.
ما هو تحليل السبب الجذري؟
تحليل السبب الجذري (RCA) هو أداة تستخدم لتحديد مصدر المشكلة وإيجاد حل يمنع المشكلة من العودة. خاصة بالنسبة لمشكلة معقدة أو مستعصية أو غير مألوفة ، يمكن أن تساعد في عزل ما حدث ومتى وأين ولماذا.
تخيل أنك تحاول إزالة حشيش. سيؤدي قطع الجزء العلوي من الحشائش على الأرجح إلى نموها مرة أخرى. للتخلص من الحشائش تمامًا ، تحتاج إلى سحبها من جذرها. على الرغم من أن العديد من العوامل المساهمة يمكن أن تؤدي إلى تفاقم المشكلة ، إلا أن السبب الأساسي هو أصل المشكلة: إذا لم يحدث السبب الأساسي ، فلن تحدث المشكلة أيضًا.
فوائد تحليل السبب الجذري
بصفتك مدير مشروع ، قد تجد أن إجراء تحليل السبب الجذري (RCA) يمكن أن يساعد في حل المشكلات وتخفيف المخاطر.
يمكنك استخدام تحليل السبب الجذري لتشخيص سبب حدوث مشكلات الجودة أثناء تنفيذ المشروع وإيجاد حلول فعالة. يتضمن هذا أيضًا التعرف على أنواع المشكلات:
السبب الجذري: المصدر الرئيسي الذي يبدأ المشكلة
العوامل السببية: المصادر المساهمة التي تؤدي إلى تفاقم المشكلة
العوامل غير السببية: القضايا الأخرى التي لم تؤثر على المشكلة
يمكنك تحديد المخاطر المحتملة من خلال تحليل السبب الجذري وتحديد ما إذا كان هناك سبب جذري يمكنك تجنبه أثناء التنفيذ.
يعد الاكتشاف المبكر أمرًا بالغ الأهمية لحل المشكلات قبل أن تخرج عن نطاق السيطرة. يجب ألا ينتظر مديرو المشاريع أبدًا حتى تصبح المشكلة صعبة للغاية بحيث لا يمكن تجاهلها! بمجرد تحديد المشكلة ، ابدأ العمل على حل لمنع أي نتائج ضارة أو غير مرغوب فيها.
يكتمل تحليل السبب الجذري (RCA) بمجرد التحقق من حل المشكلة ولن يحدث مرة أخرى. اسال نفسك:
ما مدى فعالية الحل؟
هل فكرت في كل حل محتمل واخترت الأفضل؟
هل هناك أي تأثير محتمل على أجزاء أخرى من المشروع؟
هل هناك أي احتمال أن تتكرر المشكلة؟
قد يكون فهم RCA في إدارة المشاريع أمرًا خادعًا في البداية ، ولكنه يصبح أداة قوية لحاملي أوراق اعتماد PMP بمجرد فهمك للمفهوم. دعونا نلقي نظرة على بعض النصائح والرسوم التخطيطية لمساعدتك على إتقان RCA لامتحان PMP.
خطوات تحليل السبب الجذري لامتحان PMP
نظرًا لأن كل مشكلة يمكن أن تحتوي على عوامل تجعلها فريدة من نوعها ، فلا يوجد دليل واحد أو تسلسل خطوات لإجراء تحليل السبب الجذري. بدلاً من ذلك ، هناك العديد من الأساليب العامة لتحليل السبب الجذري باستخدام أدوات مختلفة. الأمر متروك لك ، حامل أوراق اعتماد PMP المستقبلي ، لتحديد ما يجب القيام به لعزل مصدر المشكلة وإيجاد الحل المناسب.
مخطط هيكل السمكة
يُعرف مخطط هيكل السمكة أيضًا باسم مخطط السبب والنتيجة (يشار إليه أحيانًا باسم مخطط إيشيكاوا). يعد هذا الرسم البياني أحد أكثر الطرق شيوعًا وفعالية لإجراء تحليل السبب الجذري. يتم استخدامه لعرض الخصائص المختلفة للمشكلة التي تواجهها بطريقة واضحة ودودة.
استخدم مخطط هيكل السمكة لتوضيح الخطوات المختلفة التي أدت إلى المشكلة ، وشرح مكان حدوث المشكلات ، وتصور العلاقات السببية بين الأحداث. يمكن أن يساعدك تخطيط سلسلة ردود الفعل للأحداث على فهم الأحداث التي حدثت بسبب أحداث أخرى.
هناك طرق مختلفة لتصوير مخطط هيكل السمكة. يبحث المثال التالي في مشكلة بطء مطالبات التأمين. ألقِ نظرة على مثال تحليل السبب الجذري لمخطط هيكل السمكة ، والذي قد يشبه مخططًا قد يُطلب منك تفسيره في اختبار PMP:
لإنشاء مخطط هيكل السمكة مثل المثال أعلاه ، اتبع الإرشادات التالية:
ضع المشكلة التي يجب حلها على رأس السمكة. عادةً ما يكون الرسم البياني متجهًا جهة اليمين ، كما هو مذكور أعلاه ، مع “عمود فقري” يمتد إلى اليسار. المشكلة في المثال أعلاه هي أن مطالبات التأمين بطيئة للغاية.
حدد ما بين ثلاثة إلى ثمانية أسباب متعلقة بالمشكلة وامنح كل سبب “عظمًا” يخرج من العمود الفقري للمخطط. يستخدم الرسم البياني أعلاه أمثلة فئات الأشخاص والعملية والقياسات والأنظمة.
تعمق في هذه الفئات وقم بتسمية أي أسباب فرعية. في فئة الأمثلة للأنظمة المستخدمة أعلاه ، هناك سببان فرعيان: طريقة محدودة لقبول المطالبات وطريقة محدودة لتسجيل المطالبات.
ابحث عن الأنماط أو الأسباب ذات الصلة. يجب أن يقودك النمط الذي تحدده إلى السبب الجذري لمشكلتك. قد يساعد التعامل مع أي عوامل مهمة أو ذات صلة في توجيه المزيد من التحقيقات المتعمقة لتحديد الحلول المحتملة.
بمجرد الانتهاء من مخطط هيكل السمكة الخاص بك ، يجب أن يكون من السهل تحديد السبب الجذري من خلال النظر في نمط المشكلات التي أدت في النهاية إلى مشكلتك. من هناك ، يمكنك البدء في تحديد الحلول وإنفاذها.
خمسة أسباب من أصل السبب
هناك طريقة أخرى لاستكشاف ردود الفعل المتسلسلة للأحداث وهي من خلال Five Whys. النظرية الكامنة وراء هذا النهج تسأل “لماذا” ستوصلك خمس مرات إلى جذر “لماذا” حدثت المشكلة. قد لا تسأل “لماذا” حرفيًا حتى خمس مرات ، ولكن هذا النهج سيسمح لك بالتعمق في مستويات مختلفة من المشكلات لتوضيح السبب الجذري. يجب أن يبدو مثل هذا:
لماذا حدثت المشكلة “أ”؟ بسبب الإصدار 1.
لماذا حدثت المشكلة 1؟ بسبب الإصدار 2.
لماذا حدثت المشكلة 2؟ بسبب الإصدار 3.
لماذا حدثت المشكلة 3؟ بسبب الإصدار 4.
لماذا حدثت المشكلة 4؟ بسبب الإصدار 5 ، “السبب الجذري” لجميع القضايا الأخرى.
لاستخدام الأسباب الخمس ، يجب أن تبدأ بتحديد المشكلة وفهمها. سيساعدك هذا على تقسيمها بما يكفي لبدء الغوص بشكل أعمق في “لماذا”. قد تجد هذه التقنية رفيقًا مفيدًا لمخطط هيكل السمكة ، أو يمكن أن تساعد في توجيه المحادثات مع أصحاب المصلحة وأعضاء فريق المشروع حتى تتمكن من معرفة المزيد حول المشكلة.
ألقِ نظرة على مثال تحليل السبب الجذري هذا لمحادثة Five Whys استعدادًا لامتحان PMP:
في هذا المثال ، يتم إعادة صياغة كل سؤال “لماذا” على أنه سؤال أكثر سهولة ولا يترك صاحب المصلحة (الراعي) يشعر بالهجوم أو الاتهام. يسمح هذا للمحقق (محلل الأعمال) بإشراك أصحاب المصلحة في محادثة تكشف عن معلومات قيمة وتتعمق في السبب النهائي “لماذا” تحدث المشكلة.
تحليل السبب الجذري لنصائح امتحان PMP
كما ذكرنا ، لا يوجد تسلسل واحد معتمد من الخطوات للتعامل مع تحليل السبب الجذري (RCA). قد تدعي بعض المصادر أن لديها شيئًا مثل “الدليل النهائي المكون من خمس خطوات لتحليل السبب الجذري” ، ولكن هناك العديد من الأساليب التي يمكنك استخدامها لأداء تحليل السبب الجذري بنجاح. إذن ، ما الذي تحتاج إلى معرفته حقًا؟
تحليل السبب الجذري هو أداة لتحليل البيانات تُستخدم لمساعدة مديري المشاريع على تحديد سبب المشكلات التي تحدث أثناء تخطيط المشروع وتنفيذه.
يتم استخدام تحليل السبب الجذري في أربع من مجموعات عمليات إدارة المشروع الست: تكامل المشروع ، والمخاطر ، والجودة ، وإدارة أصحاب المصلحة.
تساعدك الأدوات والرسوم التخطيطية المختلفة في إجراء تحليل السبب الجذري (RCA) ، مثل مخططات هيكل السمكة والأسباب الخمسة. يجب أن تساعدك هذه الأدوات في تحديد المشكلة وتحديد العوامل السببية من خلال جمع البيانات وتحديد السبب الجذري وأفضل حل.
تتضمن تقنيات جمع البيانات لإكمال تحليل السبب الجذري الخاص بك العصف الذهني وتحليل المستندات والتحليل الميسر وورش العمل الميسرة والمقابلات والملاحظة.
