إدارة المشاريع هي ممارسة معقدة لكنها ضرورية في عالم الأعمال. توضح هذه المقالة المبادئ الثمانية الضرورية لإدارة المشاريع التي تساعدك على إدارة المشاريع بنجاح.
ضع في اعتبارك سيناريو تريد فيه إقناع رئيسك بمبادرة جديدة تعتقد أنها ستزيد الأعمال أو تقلل التكاليف التشغيلية.
لا يمكنك فقط تنفيذ فكرتك بدون خطة. من المحتمل أن تفشل في مهمتك ، وقد يكلفك ذلك وظيفتك.
بدلاً من ذلك ، ستحتاج إلى تطوير استراتيجية مفصلة لمشروعك المقترح بعناية لتضمين غرضه وأهدافه وميزانيته وجدوله الزمني ، من بين عوامل أخرى. بعد ذلك ، ستحتاج إلى ضمان تقدم المشروع كما هو مخطط له حتى اكتماله أثناء التعامل مع حالات الطوارئ غير المتوقعة وأولويات العمل المتطورة. أنت بحاجة إلى إدارة المشروع ، وهي عملية الإشراف على مسعى ينتج عنه منتج أو خدمة أو تغيير.
من خلال استخدام هذه الاستراتيجية واتباع بعض المبادئ الأساسية لإدارة المشروع ، يمكنك زيادة فرصك في إكمال مشروع ناجح في أي صناعة أو مساحة.
إدارة المشروع وأهميته
لا يهم إذا كنت مدير مشروع معتمدًا أو أن هذا هو المشروع الأول الذي تديره ، فمن المهم أن تفهم المبادئ الأساسية لإدارة المشروع لضمان عمل مبادرتك بسلاسة ونجاح.
في أبسط مستوياته ، يقسم معهد إدارة المشاريع العملية بأكملها إلى خمسة مجالات واسعة:
البدء – عملية تحديد مشروعك والحصول على الموافقة المناسبة للبدء.
التخطيط – عملية تطوير خطة إدارة مشروعك للوصول إلى أهداف مشروعك.
التنفيذ – عملية إكمال العمل على النحو المحدد في خطة إدارة المشروع.
المراقبة والتحكم – عملية مراجعة وتتبع تقدم العمل المحدد مسبقًا أثناء المحاسبة عن التغييرات غير المخطط لها.
الخاتمة – عملية استكمال عمل المشروع واستلام الموافقة من صاحب المصلحة.
بينما توفر هذه المراحل الخمس نظرة ممتازة عالية المستوى للمفاهيم الأساسية لإدارة المشاريع لمعظم المنهجيات ، عند الغوص بشكل أعمق يمكنك الحصول على مزيد من التحديد حول المبادئ والممارسات الضرورية لأي نوع من المشاريع.
فيما يلي ثمانية مبادئ أساسية لإدارة المشروع يجب أن تأخذها في الاعتبار عند تطوير مشروعك التالي.
المبدأ رقم 1: أهداف المشروع وأهدافه
المبدأ الأول لإدارة المشروع هو فهم هدفك. ببساطة ، ما الذي تتمنى تحقيقه أو ما هو الغرض من هذه المبادرة؟ سيساعدك تحديد ما تنوي تحقيقه على تطوير هيكل مشروعك العام للمضي قدمًا.
بعد تحديد هدفك ، ستحتاج إلى تطوير أهداف SMART للمشروع. يجب أن تكون هذه الأهداف محددة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق وذات صلة وفي الوقت المناسب. إذا كان هدفك هو ببساطة زيادة المبيعات الإجمالية ، فهذا ليس هدفًا ذكيًا. بدلاً من ذلك ، يجب أن يكون هدفك هو زيادة مبيعات منتج معين بنسبة 10 بالمائة خلال الأشهر الستة المقبلة نتيجة للأداة الجديدة التي يتم تطويرها بواسطة مشروعك.
بالإضافة إلى تحديد ما تأمل في تحقيقه في مشروعك ، فإن تحديد هدفك سيساعدك أيضًا على فهم النتائج التي ستحتاج إلى إكمالها لتحقيق أهدافك. يساعد هذا المفهوم الأساسي لإدارة المشروع على ضمان تواجد الجميع في نفس الصفحة وأن هناك تركيزًا واتجاهًا واضحًا لمشروعك قبل أن يبدأ.
المبدأ رقم 2: الميزانية
بمجرد تحديد هدف وأهداف مشروعك ، ستبدأ في التخطيط لكيفية إنجاز مهمتك.
في هذه المرحلة ، ستبدأ في اكتشاف القيود التي ستؤثر على قدرتك على تحقيق مشروعك بالطريقة التي قد خططت لها. واحدة من هذه القيود الكبيرة هي ميزانيتك.
ليس سراً أن الفرق يُطلب منها باستمرار عمل المزيد بموارد أقل. ستواجه نفس الواقع مع خطة إدارة مشروعك. عندما تكون لديك ميزانيتك المعتمدة ، سيتعين عليك التفكير بعناية في أولويات مشروعك وتحديد الجوانب الأساسية وأيها يمكن تقليله أو إلغاؤه لتحقيق هدفك.
ستلعب الميزانية دورًا رئيسيًا في نطاق مشروعك العام ، لذلك لا ينبغي تجاهل مبدأ إدارة المشروع هذا أو تجاهله.
المبدأ رقم 3: الجدولة والتقدير
هناك قيد آخر يجب أن تضعه في الاعتبار وهو الوقت ، لذلك من المهم وضع تقويم شامل وتقدير للعمل لمشروعك.
وفقًا لـ Project Management Journal ، يجب أن يركز جدولك الزمني على وقت تنفيذ الأنشطة ، وليس متى يجب القيام بها. لذلك ، فأنت تفكر في عوامل مثل الإجازات والإجازات وعرض النطاق الترددي والتزامات المشروع السابقة. يمكن أن يساعدك وضع جدول زمني مفصل في إدراك ساعات العمل الفعلية المتاحة لك ، وربما الاختلاف في النطاق بين حل مصمم بالكامل أو مجرد منتج قابل للتطبيق على أقل تقدير.
يعد هذا المبدأ الأساسي لإدارة المشروع ضروريًا لضمان عدم تكليف فريقك بإكمال المهام في إطار زمني غير واقعي يعتبر حيويًا لمشروعك.
المبدأ رقم 4: تحديد مسؤوليات الفريق
المبدأ التالي لإدارة المشروع هو تحديد المسؤوليات الفردية بين فريقك. يعد إنشاء قائمة مرجعية للمسؤوليات ، سواء في برنامج إدارة المشروع أو ملف Excel أو مخطط جانت ، أمرًا ضروريًا لهذه الممارسة.
يوفر تخطيط المهام عرضًا شاملاً للأشياء الصغيرة التي يجب إنجازها وبأي ترتيب لإكمال مشروعك. هذه خطوة حيوية لأنه من خلال تحديد أدوار كل شخص ، ستبدأ في معرفة المخرجات التي يجب أن تكون جاهزة حتى يبدأ أعضاء معينون عملهم ، وستحدد العوائق والقيود المحتملة الآن بدلاً من منتصفها. مشروع.
قد يتضمن حل هذه المشكلات المحتملة بشكل استباقي تغيير جدولك الزمني أو تغيير الأولويات اعتمادًا على النطاق الترددي لأعضاء فريقك.
المبدأ رقم 5: تحديد المعالم
على الرغم من أنه ليس مطلبًا مطلقًا لمشروعك – خاصةً المشاريع الصغيرة أو الأقصر – فإن تحديد المعالم هو مبدأ مهم يجب أن تضعه في الاعتبار.
تساعد المعالم في الإشارة إلى اكتمال جزء معين من مشروعك. على سبيل المثال ، في منهجية إدارة مشروع Agile أو Scrum أو Kanban ، قد تكون علامة بارزة عندما تتم إزالة بطاقات معينة في مشروع أكبر من اللوحة.
بالإضافة إلى توفير طريقة شفافة لتتبع التقدم ، يمكن أن تساعد المعالم في زيادة معنويات الفريق من خلال استدعاء إنجازات أعضاء الفريق. هذا مفيد للغاية خلال المشاريع الطويلة والمعقدة والصعبة.
المبدأ رقم 6: إدارة تغيير الأولويات وأهداف العمل
أثناء تنفيذ المشروع ، تتمثل إحدى أكبر الاضطرابات التي قد تواجهها في تغيير الأولويات أو أهداف العمل. في الواقع ، يقول 50 بالمائة من مديري المشاريع إن تغيير الأولويات هو أهم قضية تؤثر على مؤسستهم.
أفضل طريقة لإتقان مبدأ إدارة المشروع هذا هي البقاء مرنًا وجاهزًا لتغيير خطة إدارة المشروع عندما يحدث شيء غير متوقع. قد يأتي هذا من خفض غير متوقع في الميزانية ، أو توجيه جديد من الفريق التنفيذي ، أو طلب عاجل يستنزف بعض النطاق الترددي لفريقك.
لتقليل التأثير على العمل الجاري ، ستحتاج أنت وفريقك إلى الاستعداد للتكيف من أجل الحفاظ على مشروعك العام على المسار الصحيح.
المبدأ رقم 7: المساءلة والمسؤولية
يعد مبدأ إدارة المشروع هذا مهمًا بالنسبة لك كمدير للمشروع ولكل عضو في الفريق. بينما سيكون لدى مدير المشروع مجموعة مهارات محددة لإبقاء الفريق في مهمة ، يحتاج جميع أعضاء الفريق أيضًا إلى مساءلة أنفسهم وبعضهم البعض عن العمل الذي يحتاجون إلى إنجازه.
من أفضل الطرق للنجاح في هذه الممارسة هو التواصل المستمر. سيحتاج أعضاء الفريق إلى التواصل مع بعضهم البعض بشأن ما يحتاجون إليه ومتى يحتاجون إليه. سيحتاج مديرو المشاريع إلى التواصل مع أصحاب المصلحة لتقديم التحديثات اللازمة حول حالة المشاريع ، وسيحتاجون أيضًا إلى إعادة إرسال أي معلومات أو تعليقات إلى فرقهم حتى لا تكون هناك مفاجآت.
المبدأ رقم 8: التأمل في الماضي وقياس النجاح
فريق إدارة المشروع مثل الآلة. إذا كانت هناك مكامن الخلل أو العيوب في العملية ، فلن يعمل الجهاز بكفاءة. لهذا السبب ، فإن الاستعادات هي مبدأ مهم في إدارة المشروع لا ينبغي تجاهله.
من أجل تحديد الأمور التي سارت بشكل جيد وما الذي يحتاج إلى تحسين ، تحتاج أنت وفريقك إلى مراجعة مشروعك بعد اكتماله ومناقشة مجالات النجاح والمجالات التي تحتاج إلى عمل. ستحتاج بعد ذلك إلى أخذ هذه المعلومات وتطبيقها على مشروعك التالي لتحسين العملية باستمرار.
بالإضافة إلى ذلك ، يجب عليك حساب عائد الاستثمار (ROI) للمشاريع التي تكملها. بعبارات بسيطة ، إذا كانت تكلفة الاستثمار أعلى من العائد من المشروع ، فإنها لم تكن ناجحة. من خلال فهم المشاريع الناجحة والفشل ، يمكنك إجراء تغييرات على المبادرات القادمة لزيادة النجاح في المستقبل.
زد من معرفتك بمبادئ وممارسات إدارة المشروع
إذا كنت لا تزال جديدًا على مبادئ إدارة المشروع أو خطة إدارة المشروع ، فهناك مجموعة متنوعة من الموارد المتاحة لك.
يوفر التدريب على شهادة PMP عبر الإنترنت طريقة مفيدة للتحضير لاختبار إدارة المشروع – كل ذلك وفقًا لجدولك الزمني. إذا كنت تفكر في نقل خبرتك في إدارة المشروع إلى المستوى التالي ، فقد يكون هذا هو الحل المناسب لك.
