خمس أدوات ممتازة لمديري المشاريع للبقاء على الميزانية

لدى مديري المشاريع العديد من الأسباب للشعور بالإرهاق أو التوتر. من إبقاء الجميع في مهمة إلى الوفاء بالمواعيد النهائية للمشروع ، فإن المخاوف لا تنتهي تقريبًا. ومع ذلك ، هناك مشكلة رئيسية أخرى يتعين على العديد من مديري المشاريع التعامل معها وهي البقاء على الميزانية. إذا كنت في هذا القارب ، فأنت لست وحدك.

كشفت دراسة أجرتها شركة برايس ووترهاوس كوبرز لأكثر من 10000 مشروع أن 2.5 في المائة فقط من الشركات أكملت مشاريعها بنجاح. لم تحقق غالبية الشركات أهدافها أو تجاوزت الميزانية.

هناك الكثير من الأجزاء المتحركة عندما تحاول خفض تكاليف المشروع. ومع ذلك ، فإن الجمع بين إنشاء الإستراتيجية الصحيحة واختيار الأدوات ذات الصلة يمكن أن يمكّنك من إدارة تكاليف مشروعك بنجاح.

إذا كانت استراتيجيتك معطلة ولكنك بحاجة إلى المساعدة في العثور على الأداة المناسبة لفريقك ، يمكن أن تساعدك هذه القائمة.

تحقق من هذه النظرة على خمس أدوات يجب مراعاتها لإدارة تكاليف مشروعك.

أفازا

تعد Avaza سهلة الاستخدام وغنية بالميزات ، وهي بديل ممتاز للشركات الصغيرة التي بدأت للتو. يمكن للمستخدمين تعيين المهام والتعاون مع أعضاء الفريق وإدارة الجداول الزمنية للموظفين. ومع ذلك ، فإنه يمكّن أيضًا مديري المشاريع من تتبع نفقات المشروع ، والتعامل مع عروض الأسعار والتقديرات ، وإنشاء الفواتير وإرسالها إلى العملاء.

يمكن للموظفين التقاط صور للإيصالات لتسجيل النفقات وتخصيص المصروفات لتكاليف المشاريع لوضع ميزانية دقيقة للمشروع. تتكامل Avaza أيضًا مع مجموعة متنوعة من أدوات برامج إدارة المشاريع الأخرى. من Google Drive إلى Zapier ، تتوفر خيارات التكامل بكثرة. إذا كنت تبحث أنت وفريقك عن أداة لإدارة تكلفة المشروع تسمح لك بإدارة المشاريع مع الاستفادة من مجموعة متنوعة من تكامل التطبيقات ، فقد تكون Avaza هي الحل.

مشاريع سهلة

Easy Projects هي أداة برمجية شاملة لإدارة المشاريع. من تخطيط الموارد إلى تتبع تقدم المشروع ، تجعل Easy Projects التعامل مع المشاريع أمرًا سهلاً. مثل Avaza ، يمكنك إدارة معظم جوانب مشروعك في مكان واحد.

بالإضافة إلى ميزات إدارة المشروع والتصور ، تمتلك Easy Projects أنظمة متطورة لإدارة الميزانية وتتبع المشاريع. بخلاف بعض الخيارات الأخرى في هذه القائمة ، يمكنك مراجعة تكاليف العمالة وغير العمالة ، وتتبع الوقت والموافقة عليه ، وإنشاء ميزانيات المشروع ، وتتبع النفقات ، وإدارة الفواتير. إذا كنت بحاجة إلى أداة برمجية واحدة لإدارة جميع احتياجات مشروعك ، بما في ذلك محاسبة المشروع والميزانية ، فيجب أن تكون Easy Projects في قائمة الأدوات التي يجب مراعاتها.

محصول

Harvest هي أداة ممتازة لتتبع الإنتاجية والبقاء على رأس تكاليف المشروع المتعلقة بالموظفين. يُعرف Harvest بأنه تطبيق لتتبع الوقت. تتيح لك ميزات تتبع الوقت معرفة ما إذا كان الموظفون يعملون فوق طاقتهم ، ومعرفة طول الوقت الذي تستغرقه لتحقيق الأهداف ، وإنشاء الفواتير بناءً على الوقت المتعقب. باستخدام ميزات مشروع Harvest ، يمكنك مراقبة تقدم مشروعك وتصور مدى قربك من ميزانيتك ومعرفة مكان حدوث معظم العمل بين فرقك.

في النهاية ، يمنحك Harvest عرضًا تفصيليًا لعمل فريقك ويجعل من السهل تتبع تكاليف الموظفين والنفقات الإضافية. يمكن أن يتكامل أيضًا مع أكثر من 100 تطبيق آخر ، لذلك يمكن لـ Harvest الاتصال بأدواتك الأخرى المختارة بغض النظر عن ما تستخدمه. يعد Harvest أحد الخيارات الأكثر تكلفة في هذه القائمة ، لذلك إذا كنت تريد أداة ميزانية إدارة مشروع قابلة للتطبيق بسعر معقول ، فإن هذه الأداة تعد خيارًا رائعًا.

هوبستاف

يبقي Hubstaff مراقبة المشروع وإدارة الميزانية بسيطة ومباشرة. يتيح لك هذا البرنامج تتبع وقت فريقك بسهولة ، وإنتاج تقارير الإنتاجية ، وإدارة كشوف المرتبات بسهولة وإرسال الفواتير ، وحتى تتبع تكاليف الوقود للموظفين الموجودين على الطريق. الهدف من Hubstaff هو السماح للمديرين بتتبع ما يعمل عليه أعضاء فريقهم بسهولة ، ومعرفة المدة التي يعملون فيها على المهام ، وتعويضهم بسرعة عن وقتهم.

بينما يمكن القيام بمعظم ما تحتاج إليه في التطبيق ، فإن Hubstaff لديها مجموعة متنوعة من عمليات التكامل مع أدوات إدارة المشاريع الشائعة الأخرى. إذا كنت تبحث عن متعقب شامل لتكلفة المشروع يمكن أن يتكامل مع التطبيقات التي تستخدمها بالفعل ، فإن Hubstaff يعد خيارًا قابلاً للتطبيق.

اثار

إذا كنت تقوم بعمل العميل أو تستخدم مساعدة المقاولين أو المستقلين ، فيمكن أن يكون Trigger إضافة رائعة لمجموعة أدوات إدارة المشروع. على عكس بعض الأدوات الأخرى في هذه القائمة ، يمكّنك Trigger من إشراك عملائك في عملية إدارة المشروع. ضمن Trigger ، يمكنك الوصول إلى لوحات المعلومات التي يمكنك أيضًا السماح لعملائك برؤيتها. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك أنت وعملائك تلقي تحديثات يومية حول التقدم. يمكن لهذه الميزات إنشاء قنوات اتصال أكثر سلاسة وكذلك زيادة ثقة عملائك.

مثل تطبيقات إدارة المشاريع الأخرى ، يمكن لأعضاء الفريق تتبع وقتهم وتسجيله ، ويمكن للمديرين تفويض المهام. من تسهيل التعاون إلى تقديم عروض بأسلوب Kanban ، يمكن لمجموعة ميزات Trigger الواسعة منع الإنفاق الزائد ومساعدتك في الوصول إلى الميزانية أو أقل منها

ابحث عن أداة ميزانية تكلفة إدارة المشروع المناسبة لك ولفريقك

يختلف كل فريق ، مما يعني أنك ستحتاج إلى تطبيق يمكنه مساعدتك في إدارة الاحتياجات المحددة لأعضاء فريقك وعملائك. إذا كانت معظم تكاليف مشروعك مرتبطة بالموظفين ، فمن المحتمل أن تكون Harvest أو Hubstaff من الأدوات التي تريد وضعها في الاعتبار. بدلاً من ذلك ، إذا كنت ترغب في الوصول إلى ميزات تفويض المهام وتتبع النفقات في مكان واحد ، فمن المحتمل أن يكون Avaza أو Easy Projects أفضل الخيارات. تحتاج إلى التفكير في السعر والميزات وسهولة الاستخدام ومنحنيات التعلم المحتملة في قرارك.

ومع ذلك ، قبل تحديد أفضل أداة برمجية لك ولفريقك ، من المهم أن تفهم ما تحتاجه. هذا هو المكان الذي تلعب فيه خطة إدارة المشروع. اختيار التكنولوجيا المناسبة لن يؤدي إلا إلى الوصول إليك حتى الآن.

يجب أن يكون لديك إستراتيجية تسمح لك بمعالجة أي نقاط ضعف في الإنتاجية ، حتى تتمكن من تحديد الأداة التي ستكون الحل. مرة أخرى ، يمكن للخطة الرائعة ، جنبًا إلى جنب مع التكنولوجيا الاستثنائية ، أن تقطع شوطًا طويلاً. تعرف على ما إذا كان أي من الحلول المذكورة أعلاه مناسبًا لك ، أو تابع البحث عن خيارات أخرى. هناك العديد من التطبيقات للاختيار من بينها ، خذ الوقت الذي تحتاجه للعثور على التطبيق المناسب.