في هذه المقالة ، سوف ننظر بإيجاز إلى إدارة المشروع كاستثمار ونقدم بعض الأساليب المقترحة لتحويل الاستثمار في إدارة المشروع إلى أرباح كبيرة.
تتطلب جميع الشركات استثمار الأموال لبدء العمل ، والحفاظ على العملاء أو العملاء ، والاستثمار في المعدات والأفراد لإدارة الأعمال وتنمية الأعمال. نجاح هذا العمل يتطلب الاستثمار. تنظر العديد من الشركات فقط إلى الأصول التجارية الصعبة التي تستثمر فيها. ومن بين الاستثمارات التي تم التغاضي عنها عمليات إدارة المشاريع.
كممارسة تجارية ، فإن إدارة المشروع هي استثمار. يتطلب الأمر موظفين لديهم القدرة على أن يكونوا مديري مشاريع ويقدمون التدريب لهؤلاء الأشخاص. يستغرق الأمر وقتًا لتطوير منهجية تعمل ضمن ثقافة الشركة ، وإنشاء السياسات والإجراءات والقوالب. يستغرق الأمر أيضًا وقتًا لضمان قبول الموظفين المعنيين في الشركة لمفهوم أن إدارة المشروع هي وسيلة لزيادة الإنتاجية الإجمالية.
إدارة المشروع كجزء من ثقافة الشركة
يجب أن تكون القيادة العليا لأي منظمة هي القوة الدافعة لإدارة المشروع. في كثير من الأحيان ، يذكر قادة الشركة أنهم يريدون نهجًا جديدًا لشيء ما ، ليتم تنفيذه في الشهر المقبل أو الربع التالي ، لكنهم لا يضعون الوزن الكامل لمناصبهم وراء ذلك. كيف يتجلى هذا؟ عندما لا تشارك القيادة في التدريب. في الواقع ، عدد قليل من كبار المديرين هم مديرو مشاريع فعليون يتمتعون بفطنة حقيقية في إدارة المشاريع. حتى عدد أقل من مديري المشاريع المعتمدين. يتطلب الأمر أكثر من مجرد مذكرة رسمية لدعم مبادرة إدارة المشروع. يجب أن يكون الشعار ، “اجعل إدارة المشروع جزءًا من ثقافة الشركة.”
لبدء الاستثمار في إدارة المشروع ، يجب أن تكون الجلسات الإستراتيجية مع أصحاب المصلحة الرئيسيين في المنظمة (وربما حتى تعيين مستشار خارجي للمساعدة) هي الخطوة الأولى. باستخدام الخطة الإستراتيجية للمؤسسة ، قم بتطوير نهج محدد لتنفيذ إدارة المشروع كممارسة تجارية مشتركة. سيكون هنا أن المبادرة ستكون “مستأجرة”. الميثاق هو وثيقة تحدد ، على مستوى عالٍ: الهدف أو الهدف العام ، ومن هم أصحاب المصلحة الرئيسيين ، وما هي المخاطر عالية المستوى التي قد توجد ، ومقدار التمويل المخصص ، وما إلى ذلك. (إذا كنت تبدأ مبادرة إدارة مشروع ، يمكنك أيضًا استخدام ممارسات إدارة المشروع لإنجازها!) كل منظمة مختلفة ، لذلك لا يوجد نهج واحد يناسب الجميع لإدارة المشروع. بعض المنظمات كبيرة جدًا ولديها الكثير من الموارد ، في حين أن البعض الآخر صغير ويستغرق وقتًا لتنفيذ إدارة المشروع من شأنه أن يضع ضغطًا على الإنتاج. العامل الرئيسي الذي يجب التركيز عليه هو تطوير مبادرة إدارة المشروع التي تناسب وضعك.
استثمر في التدريب
التدريب هو أحد مفاتيح أي مبادرة ناجحة لإدارة المشاريع. اعتمادًا على العدد الحالي من مديري البرامج لديك ، قد تكون هذه خطوة سهلة ، أو قد تستغرق قدرًا كبيرًا من الوقت واستثمارًا كبيرًا لرأس المال. خلال اجتماعات الاستراتيجية ، حدد المستوى الحالي للمعرفة والخبرة لأولئك الذين سيكونون في الخطوط الأمامية كرؤساء وزراء. اطرح أسئلة محددة مثل: هل لديهم تعليم خاص بإدارة المشاريع؟ هل هم حائزون على شهادة محترف إدارة المشاريع (PMP) ®؟ ما هو متوسط عدد سنوات الخبرة لديهم؟ هل سيحتاج الأشخاص العاملون في الجانب الفني للمشروع إلى تدريب أساسي في إدارة المشروع لفهم مديري المشاريع والتحدث معهم؟ ما هي الأدوات التي ستُستخدم في إدارة المشروع ، وهل سيكون التدريب ضروريًا لاستخدام هذه الأدوات؟
احصل على اشتراك في القيادة
بمجرد تطوير نهج محدد ، ستكون الخطوة التالية هي كسب الحلفاء والحصول على دعم للمبادرة الجديدة على جميع مستويات المنظمة. لن تكون هناك حاجة فقط لتطوير العمليات والإجراءات والقوالب ؛ إن وجود مشجعات لدفع الحاجة إلى إدارة المشروع يمكن أن يساعد فقط. ومع ذلك ، كلمة تحذير مناسبة هنا. اختر هؤلاء الأشخاص بحكمة – اختيار أولئك الذين يتابعون بشكل أعمى دون سؤال أو مدخلات يمكن أن يضر في النهاية بالهدف العام. عند اختيار الحلفاء ، اطرح أسئلة لمعرفة ما إذا كانوا يفهمون حقًا. أسئلة مثل: ما هو برأيك التحدي الأكبر لنجاح هذه المبادرة؟ أين تعتقد أننا يجب أن نبدأ؟ ما هي الموارد التي لدينا لتنفيذ هذه المبادرة؟ كم من الوقت تعتقد أنه يجب أن يستغرق الوصول إلى حل عملي؟ هل يجب أن نفعل كل هذا مرة واحدة ، على مستوى الشركة ، أم نبدأ بمشروع واحد أو مشروعين؟ ما مدى أهمية هذه المبادرة في اعتقادك لنمو شركتنا أو نجاحها أو استمرارها؟
التخطيط للمشروع
بمجرد اختيار اللاعبين الأساسيين والحلفاء على مختلف المستويات ، ستكون الخطوة التالية هي التخطيط لكيفية تنفيذ المبادرة. كما ذكرنا سابقًا ، تختلف كل مؤسسة ، لذا ضع في اعتبارك أن الخطة المستخدمة في إحدى الشركات قد لا تعمل بالضرورة لصالح شركة أخرى. هذا هو المكان الذي سيبدأ فيه الحلفاء الذين اكتسبتهم للتو عملهم. اجمع أكبر عدد منهم معًا حسب الضرورة للحصول على مدخلات من جميع المستويات. يجب عليهم تطوير خطة عالية المستوى لنشر ذلك ، ثم العمل في فرق أصغر لتطوير التفاصيل. قد تبدو الخطة عالية المستوى كما يلي:
عندما ينقسم الفريق إلى مجموعات أصغر للقيام بالتخطيط التفصيلي ، يجب أن يفكروا في إشراك أشخاص آخرين على متن الطائرة لتقديم المدخلات والاقتراحات. كلما زاد عدد الأشخاص المسموح لهم بالمشاركة في المبادرة (على المستويات المناسبة) ، كانت فرصة النجاح أفضل. هناك الكثير من العمل الذي يتعين القيام به هنا ، وكما يقول المثل القديم – رأسان أفضل من رأس واحد!
تبدأ صغيرة
بمجرد وضع الخطة في تفاصيل كافية للتنفيذ ، ستكون الخطوة التالية هي اختبارها في مشروع أو مشروعين أصغر. واحدة من أكبر الأخطاء التي يمكن أن ترتكبها المنظمة هي كل شيء في إدارة المشروع دفعة واحدة. مشكلة هذا النهج بسيطة. لن يتمتع كل شخص بنفس المستوى من الراحة أثناء أداء عمليات إدارة المشروع. إذا كانت ثقافة الشركة هي توبيخ شخص ما عندما يفشل أو يرتكب أخطاء ، فسيخاف الجميع تلقائيًا من ارتكاب الأخطاء. ينطبق هنا المثل القديم القائل “يجب أن تتعلم أولاً كيفية المشي قبل أن تتمكن من الجري”. ابدأ بمشروع صغير الحجم متوسط الحجم يحتوي على قدر ضئيل من المخاطر. بعبارة أخرى ، لا تحاول إجراء أول تجربة لاستخدام إدارة المشروع في مشروع يمكن أن يعرض الشركة للخطر. إن اتخاذ خطوات صغيرة هو نهج أسلم لتنفيذ مبادرة معقدة.
هناك طريقتان لاتباع نهج خطوة الطفل. أولاً ، يمكنك أن تأخذ العمليات والقوالب والإجراءات التي تم تطويرها في التخطيط والقيام بها جميعًا في مشروع صغير واحد. في حين أن هذا قد يبدو قابلاً للتطبيق ، لا تتطلب جميع المشاريع استخدام نفس العمليات ، لذلك لا تكون هذه الطريقة ناجحة دائمًا ، كما أنها لا تعطي فريق الإدارة ملاحظات كافية قابلة للقياس لاتخاذ قرارات مستقبلية. الطريقة الثانية ، رغم أنها أكثر نجاحًا ، تستغرق وقتًا أطول بكثير. بدلاً من القيام بكل العمليات مرة واحدة في مشروع صغير ، حدد فقط العمليات القليلة الأولى وافعل ذلك ، ثم افعل ما كنت تفعله دائمًا. على سبيل المثال ، إذا لم تكن مشاريعك في الماضي مستأجرة رسميًا أو لم يطور أحد خطة إدارة مشروع ، فقم بعمل ميثاق وخطة إدارة مشروع في المرحلة التالية. اعمل على حل مكامن الخلل في العمليات أثناء تقدمك. اكتشف ما يصلح وما لا يصلح. ثم في المشروع التالي ، أضف عمليتين أخريين مع العمليات الأولى التي قمت بها. مع كل مشروع ، استمر في إضافة العمليات حسب الحاجة وستجد في النهاية فرقك تقوم بشكل غريزي بإدارة المشروع. أفضل طريقة لتحقيق أقصى استفادة من فريقك هي من خلال سير عمل منظم للمشروع.
كن ذكيا
كلمة أخيرة حول الإنشاء والاستثمار في إدارة المشاريع. إحدى الطرق الشائعة هي استخدام نهج S-M-A-R-T لتطوير أهداف وغايات العمل. هذا اختصار معروف جيدًا إلى حد ما والذي يشير إلى محدد وقابل للقياس ويمكن تحقيقه وملائم وفي الوقت المناسب. من بين هذه السمات الخمس ، تعد قابلية القياس هي العامل الأكثر أهمية. عند تحديد أهداف المبادرة ، يجب عليك تضمين عوامل قابلة للقياس. عندما تنظر شركة ما إلى العائد على استثماراتها ، فإنها تستخدم عوامل قابلة للقياس ، عادة في شكل عملة. ومع ذلك ، عند النظر إلى إدارة المشروع كاستثمار ، هناك العديد من العوامل التي يمكن استخدامها. معدل الدوران المنخفض ، زيادة الإنتاجية ، نسبة أعلى من المشاريع المنجزة ، عدد أقل من عمليات إنهاء المشاريع هي مجرد عدد قليل من العناصر التي يمكن قياسها.
اتبع هذا النهج البسيط وسيؤتي استثمارك في إدارة المشروع ثماره على المدى الطويل.
