“إدارة الوقت” هي عملية تنظيم وتخطيط كيفية تقسيم وقتك بين أنشطة محددة. تتيح لك الإدارة الجيدة للوقت العمل بشكل أكثر ذكاءً – وليس بجهد أكبر – بحيث تنجز المزيد في وقت أقل ، حتى عندما يكون الوقت ضيقًا ، وتكون الضغوط عالية.
يقلل الفشل في إدارة وقتك من فعاليتك ويسبب التوتر والقلق.
ستسمع القول المأثور القديم بأنه لا يمكنك إدارة الوقت. يمر سواء أعجبك ذلك أم لا.
عندما نتحدث عن إدارة الوقت ، فإننا نتحدث حقًا عن الاستفادة القصوى من الوقت المتاح.
إدارة الوقت هي مجال معرفي في دليل PMBOK® ، وهو مطلوب للقراءة إذا كنت تستعد لامتحان PMP. نستخدم النصائح الموجودة هناك ، بالإضافة إلى النصائح الخاصة بالتنظيم الشخصي ، من أجل “إدارة” الساعات المتاحة في يوم العمل.
فيما يلي 20 مرة من النصائح الإدارية لتحسين إدارة الوقت الذي تقضيه في مشروعك وفي حياتك:
استخدم تقويمات الموارد
تُظهر لك تقاويم الموارد من يكون متاحًا عندما. إنها في متناول اليد لجميع الفرق ، ولكن بشكل خاص للفرق الافتراضية.
تأكد من أن تقويمات فريقك تتضمن الأعياد الوطنية للأشخاص في مختلف البلدان. لقد ارتكبت خطأ في الماضي وهو حجز الاجتماعات في الأيام التي يكون فيها الأشخاص المهمون على الشاطئ ، “في عطلة اليوم”.
إدارة “زحف النطاق”
تكون إدارة الوقت في مشروعك أسهل بكثير إذا قطعت نطاق التسلل وركزت فقط على ما تم تكليفك به.
استخدم المعلومات التاريخية
المعلومات التاريخية هي أحد أصول العمليات التنظيمية في دليل PMBOK®. يتضمن كل أنواع الأشياء ، لكن معلومات الدروس المستفادة هي نقطة انطلاق جيدة.
إذا قام مشروع سابق بفعل شيء مشابه لك ، فاستخدم ما تعلموه لمنع نفسك من ارتكاب نفس الأخطاء.
يمكنك اختصار أيام من جدولك من خلال مراجعة ما لفت انتباههم وما الذي قادهم إلى النجاح.
لا تخف من استخدام حكمك
يعتبر حكم الخبراء أسلوبًا صالحًا لتطبيقه عند إدارة المشاريع ، وهو ينطبق أيضًا على إدارة الوقت.
إذا كنت تعتقد أن شيئًا ما ليس صحيحًا تمامًا ، فيمكن أن يساعدك حكمك المهني في تبرير ذلك والتعامل معه.
فكر في جدولك بشكل استراتيجي
استخدم الأدوات المتوفرة لديك لمراجعة جدولك الزمني.
ضع في اعتبارك تقنيات الضغط المستخدمة لتقصير مدة الجدول دون تقليل نطاق المشروع.
يسلط معهد إدارة المشاريع (PMI) الضوء على أربع طرق إستراتيجية لإدارة الوقت المتاح لديك بشكل أفضل ، مثل تعطل الجدول أو التعقب السريع (تحسين الجدول الزمني) مهام معينة جنبًا إلى جنب مع تسوية الموارد وتسوية (تحسين الموارد):
تحطم تقنية مستخدمة لتقصير مدة الجدول بأقل تكلفة إضافية عن طريق إضافة الموارد
تتبع سريع؛ حيث يتم تنفيذ الأنشطة أو المراحل التي تتم عادةً بالتسلسل بالتوازي لجزء من مدتها على الأقل
تسوية الموارد أسلوب يتم فيه إجراء تعديلات على الجدول الزمني للمشروع لتحسين تخصيص الموارد ، مما قد يؤثر على المسار الحرج
تجانس الموارد ؛ حيث يتم استخدام التعويم الحر والكامل دون التأثير على المسار الحرج.
اعملوا معًا
استخدم المعرفة والأفكار الجماعية للفريق للتعامل مع مشاكل الجدولة وإدارة الوقت.
غالبًا ما يكون من الأفضل أن تطلب من الفريق التوصل إلى حل لمشكلة ما.
الاجتماعات وورش العمل هي إحدى الطرق التي يمكنك من خلالها القيام بذلك ، إما تشغيل جلسة محددة مصممة لمعالجة مشكلة جدولة صعبة أو دمجها في مراجعات فريقك المنتظمة.
التزم بالقواعد
قد تبدو القواعد والمبادئ التوجيهية إلزامية ، لكنها يمكن أن توفر لك الكثير من الوقت.
طوِّر إرشادات المشروع حول كيفية حساب النسبة المئوية لاكتمال العمليات الحسابية للقيمة المكتسبة للمهمة ، ثم يمكنك تنفيذها بسرعة بنفس الطريقة في كل مرة.
قم بإنشاء عمليات أو قوائم مرجعية للمهام الشائعة الأخرى. إذا لم يكن لديك إرشادات للمهام التي تقوم بها كثيرًا ، فقم بإنشاء أوراق الغش الخاصة بك.
حلل مهامك
كلما زادت التفاصيل في هيكل تنظيم العمل الخاص بك ، كان من الأسهل رؤية الصورة الكبيرة.
ستكون قادرًا على تقدير قطع العمل الأصغر مما يعني أنه يمكنك التقدير بشكل أكثر دقة.
ومع ذلك ، توقف عن تقسيم العمل إلى درجة أنه سيكون من التدبير التفصيلي للبقاء على رأسه.
استخدم قائمة المعالم
يتحدث دليل PMBOK عن قائمة المعالم كمخرجات للعمل الذي تقوم به لتحديد أنشطة المشروع.
قضاء بعض الوقت في التبعيات
ليس كل المهام يجب أن تتم بالتسلسل. اقض وقتًا في معرفة التبعيات الخاصة بمهام مشروعك. تواصل معهم واتفق معهم.
لن تجد فقط الأنشطة التي يمكن القيام بها بالتوازي (مما يوفر لك الوقت بشكل عام) ، بل ستتمكن أيضًا من فهم احتياجاتك من الموارد بشكل أفضل في أي لحظة من المشروع وستكون قادرًا على التخطيط لوقتك والأخرى بشكل أكثر فعالية أيضًا .
جرب وقتك الخاص
إذا لم تتمكن من إدارة وقتك الخاص ، فستواجه صعوبة في إدارة الوقت في مشروعك! ضع في اعتبارك إدارة وقت موظفيك.
نصائح لإدارة الوقت الشخصية
تطوير “قائمة مهام” واحدة
ستوفر الوقت من خلال تخزين جميع مهامك الشخصية في مكان واحد ، وستؤدي الطرق المتعددة لتتبع عملك الخاص إلى زيادة الالتباس.
لذا ، امسح جميع الملاحظات اللاصقة من شاشتك ، أو حدد تطبيقًا واحدًا لإدارة المهام لهاتفك أو احصل على صفحة واضحة في دفتر ملاحظاتك للحصول على قائمة كاملة.
ثم لديك مكان واحد للبحث عن العمل الذي تحتاج إلى القيام به ، مما يجعل تحديد أولويات وقتك أسهل كثيرًا.
حدد أولويات المهام بناءً على الأهمية والإلحاح. على سبيل المثال ، انظر إلى مهامك اليومية وحدد ما يلي:
هام وعاجل: قم بهذه المهام على الفور
هام ولكن ليس عاجلاً: قرر متى تقوم بهذه المهام
عاجل لكن غير مهم: قم بتفويض هذه المهام إن أمكن
ليست عاجلة وليست مهمة: ضع هذه الأمور جانبًا لتفعلها لاحقًا.
اكتب المواعيد النهائية للمشاريع ، أو للمهام التي تشكل جزءًا من إكمال المشروع ككل.
من المهم إزالة الأنشطة أو المهام الزائدة. حدد ما هو مهم وما يستحق وقتك.
تؤدي إزالة المهام / الأنشطة غير الأساسية إلى توفير المزيد من وقتك لإنفاقه على أشياء مهمة حقًا.
قم بمراجعة قائمتك يوميًا وفكر في جعلها عادة ، في نهاية كل يوم عمل ، المضي قدمًا وكتابة قائمة “المهام” ليوم العمل التالي. بهذه الطريقة يمكنك البدء في صباح اليوم التالي بخطة.
استخدم القوالب
قم بأقل قدر ممكن من العمل من الصفر.
ستساعدك جداول القوالب والمستندات على توفير الوقت في إنشاء أصول المشروع.
قد يكون لدى مكتب إدارة المشاريع الخاص بك بعض ما يمكنك استخدامه أو سؤال زملائك.
يوفر PMP Practitioner قوالب مستندات بسيطة مع نصائح وقوائم مراجعة لجميع المهام:
حجز وقت للقيام بالعمل
واحدة من المشاكل التي يجدها معظم مدير المشروع عند الذهاب إلى الاجتماعات وورش العمل هي أن العمل يخرج منها. تحصل على المهام المخصصة. كحد أدنى ، يتم تكليفك بالتحدث إلى شخص آخر حول مهمة يتعين عليهم القيام بها أو القيام بمحضر الاجتماع.
إذا كنت بعد ذلك مباشرة في اجتماع آخر ، فمتى تحصل على الوقت للقيام بأي أعمال متابعة؟
احجز وقتًا في جدولك الزمني لنفسك في يومياتك حتى تعرف أن لديك وقتًا في اليوم لإكمال المهام المهمة أو إجراء محادثة.
يساعدك تحديد قيود الوقت لإكمال المهام على أن تكون أكثر تركيزًا وفعالية. إن بذل الجهد الإضافي الصغير لتحديد مقدار الوقت الذي تحتاجه لتخصيصه لكل مهمة يمكن أن يساعدك أيضًا في التعرف على المشكلات المحتملة قبل ظهورها. بهذه الطريقة يمكنك وضع خطط للتعامل معهم.
في قائمة المهام التقليدية ، تظهر الالتزامات التي تستغرق ساعات لإكمالها جنبًا إلى جنب مع المهام التي تستغرق بضع دقائق. بدون تقييد الوقت ، قد يكون من الصعب التمييز بينهما. يتم تعريف حظر الوقت ببساطة على أنه “تعيين المهام الفردية لفترات زمنية يمكن التحكم فيها. لذا فبدلاً من كتابة كل شيء على طبقك لهذا اليوم وتأمل أن يكون لديك الوقت الكافي لمعالجة كل شيء ، يتيح لك هذا النهج تحديد أهداف واقعية لنفسك مهمة واحدة في كل مرة “.
حجز الوقت للاضطلاع بمهمة كبيرة يجعلها أولوية ويساعد على إنجازها.
لا تضع جدولاً لنفسك بنسبة 100٪
لا تقم بجدولة أي شخص في 100٪ من وقته. إذا كنت في العمل لمدة 8 ساعات ، فأنا أضمن أنك لن تقضي 8 ساعات في العمل الموجود في قائمة المهام الخاصة بك.
سوف تأكل وجبة خفيفة. ستقضي وقت اليوم مع الزملاء ؛ ستزور الحمام.
الوقت المتاح لك في أي يوم هو 80٪ فقط على الأكثر.
هذا يترك لك الوقت لتكون إنسانًا وأيضًا للتعامل مع أي انقطاعات حرجة.
عند القيام بالكثير من المهام دون استراحة ، يكون من الصعب الحفاظ على تركيزك وتحفيزك. اسمح لبعض الوقت بين المهام لتصفية ذهنك وتجديد نشاطك.
فكر في الحصول على استراحة قصيرة أو الذهاب في نزهة قصيرة أو التأمل.
قم بإيقاف تشغيل التنبيهات الخاصة بك
هل تتلقى تنبيهًا منبثقًا في كل مرة تصل فيها رسالة جديدة إلى صندوق الوارد الخاص بك؟
قم بإيقاف تشغيله ، فهو يشتت الانتباه.
إنه يستغل بطريقة ما رغبة الإنسان في أن يكون مشهورًا وأن يشعر بالأهمية ويجذب تركيزك. في معظم الأحيان ، تكون رسالة إخبارية من شركة لا تتذكر الاشتراك فيها ، ولكن حتى ذلك الحين ، فهي لحظة يتم فيها جذب انتباهك عن المهمة المطروحة.
بمجرد تشتيت الانتباه … من السهل جدًا تبديل المهام أو عدم العودة إلى “المنطقة”.
سيؤدي إيقاف تشغيل التنبيهات إلى تسهيل إيقاف تعدد المهام وإنجاز المزيد من المهام.
مندوب
عندما ترفع يدك من وعاء ماء …
تعلم تفويض المهام وحضور الاجتماع ، فأنت لا يمكن الاستغناء عنك ، وهي تجربة جيدة لفريقك.
جدول أعمال
قم دائمًا بإعداد جدول أعمال للاجتماع الذي تعقده ؛ يساعدك على التخطيط للاجتماع وتحديد النتائج التي تريدها.
تذكر أن 8 أشخاص في اجتماع مدته ساعة واحدة هو يوم عمل واحد. وقتهم ثمين! حاول عقد اجتماعات أقصر ، فالاجتماع لمدة نصف ساعة يمكن أن يوفر ½ في اليوم.
الإصرار على جدول الأعمال
لا تحضر الاجتماعات بدون جدول أعمال ، فهذا يضمن التخطيط للاجتماع ، ويمنحك الفرصة للتحضير ويسمح لك بالتفكير فيما إذا كنت بحاجة إلى الحضور أو يمكنك تفويضه إلى شخص أكثر ملاءمة.
إن تخصيص الوقت لبناء جدول أعمال قوي سيحدث فرقًا كبيرًا في اجتماعاتك. تجنب هذه الأخطاء في جدول الأعمال:
رتّب / اتفق على من يقوم بالدقائق في البداية. https://pmp-practitioners.com/product/minutes-of-meeting-bundle/
جدول أعمال قد يستغرق يومين ، وليس ساعتين.
جدول أعمال يفشل في تعيين حدود زمنية مقترحة للمناقشة.
جدول الأعمال الذي يتم إرساله عبر البريد الإلكتروني في الساعة 6:00 صباحًا للاجتماع 7:00 صباحًا.
جدول أعمال لم يتم إرساله مسبقًا على الإطلاق ، ولكن يتم توزيعه في بداية الاجتماع.
جدول أعمال يفشل في تعيين رقم لكل عنصر.
تضمين “الأعمال القديمة” في جدول أعمالك بدلاً من “الأعمال غير المكتملة.
يقول بعض الناس أنه يجب أن تستغرق وقتًا طويلاً لإعداد جدول أعمالك كما سيستغرق الاجتماع. ليس هناك شك في أن النظر في بنود عملك بعناية ، وموازنة مقدار المناقشة التي سيحتاجها كل شخص ، يعد خطوة مهمة نحو إنشاء اجتماع ناجح. هذا عمل شاق!
تأكد من أن ميسر الاجتماع يحافظ على تدفق الاجتماع وتجنب إضاعة الوقت.
كن أنيقًا واستمتع بوقتك ؛ سيستمتع الجميع بالمشاركة أكثر إذا اتبعت هذا النهج.
تؤدي الإدارة الجيدة للوقت إلى تحسين الكفاءة والإنتاجية وتقليل التوتر وزيادة النجاح في الحياة.
