اليوم ، تفتخر Project Management Academy® بتقديم الفصل الأخير من سلسلة “مقابلة مع مدرب الإعداد لاختبار PMP”. في الأقسام السابقة ، استوعبنا العديد من المعلومات حول امتحان محترف إدارة المشاريع (PMP) واكتسبنا بعض الرؤى العظيمة في إدارة المشاريع المكتسبة من خلال 73 عامًا من الخبرة في إدارة المشروع لمدربينا. في هذه المقالة الأخيرة ، سنناقش نظرتهم إلى مجال إدارة المشروع ونمنحهم فرصة لمشاركة بعض القصص من حياتهم المهنية الواسعة. إذا كنت جديدًا في السلسلة ، فراجع الجزء الأول والجزء الثاني. لتجديد معلومات مدربينا ، فهم:
جريج ريتشي ، PMP ، CNP ، MCTS ؛ 35 عامًا من الخبرة في إدارة الإنشاءات والمشاريع والمرافق مع 30 عامًا من الخبرة في مجال التدريس داخل فئتها ؛ مؤلف كتاب Wiley Press الرسمي لدورة Microsoft الأكاديمية حول MS Project
جيم ستيوارت ، PMP ، CSM ؛ 20 عامًا من الخبرة في مجال تكنولوجيا المعلومات والأدوار المالية وإدارة المشاريع الصيدلانية مع 11 عامًا من الخبرة في التدريس
فرانسيس ميس ، PMP ؛ 18 عامًا من الخبرة في إدارة مشاريع تكنولوجيا المعلومات والاتصالات مع أكثر من 15 عامًا من الخبرة كمدرس
سلطة النقد الفلسطينية: كنا فضوليين: ما الذي جعلك تقرر تدريس دورات شهادة PMP؟
شبيبة: أنا أدرس منذ عام 1983 عندما كنت شابًا في مجال تكنولوجيا المعلومات. لم أختر ذلك ولا أعرف أن لدي أي اتصال في هذا الاتجاه. لقد أدرك المدير الذي يتطلع إلى الأمام أن لدي القدرة على شرح الأفكار المعقدة والتقنية بمصطلحات الشخص العادي. لذلك واصلت التدريس خلال تحول حياتي المهنية إلى مدير المشروع. لا أعلم أن تدريب شهادة PMP الذي أقوم به كان قرارًا بقدر ما هو تقدم طبيعي.
GR: بعد زوال صناعة البناء في عام 2008 ، كان من المنطقي بالنسبة لي أن أبدأ التدريس بدوام كامل. بدأت التدريس في عام 1983 ، وحصلت على شهادتي في تعليم الكبار في عام 1999 ، لذا كان الانتقال إلى مدرس بدوام كامل في عام 2009 أمرًا منطقيًا.
الآن ، الإرث الرئيسي الذي أقوم بتدريسه هو أن هذا هو تراثي ، مساهمتي في مجتمع إدارة المشروع والتي كانت جيدة جدًا بالنسبة لي على مدار مسيرتي المهنية. أشجع طلابي على تبني فلسفة دفعها إلى الأمام ومساعدة الآخرين الذين يرغبون في الدخول في إدارة المشاريع كمهنة.
سلطة النقد الفلسطينية: هذه رسالة قوية. من الرائع رد الجميل ، لكن من الأفضل إقناع الآخرين برد الجميل. إذن ، من واقع خبرتك ، ما هي المهارة التي يحتاجها مدير المشروع للنجاح؟
GR: كلمتان – التواصل المهني. يحتاج جميع مديري المشاريع إلى مهارات الاتصال ، ولكن يجب عليهم أيضًا القيام بذلك بطريقة احترافية. يمكن لمدير المشروع أن يكون حاصلاً على درجة الماجستير في الاتصال أو أن يكون خبيرًا في اللغة الإنجليزية ، لكن هذا لا يعني أنه يمكنهم التواصل بشكل احترافي. نظرًا لأن “ الاحتراف ” في رأيي ليس مهارة ، بل هو سمة أو خاصية ، أود أن أقول إن مدير المشروع الناجح يعرف كيفية التواصل بشكل احترافي ، وإرسال الرسالة الصحيحة بشكل مناسب ، إلى الجمهور المناسب ، بالتنسيق الصحيح ، عبر الوسيط الأنسب ، في الوقت المناسب.
شبيبة: بالنسبة لي هو المثابرة. التخلي ليس خيارا. لا أعلم أنه يجب أن تكون ذكيًا حقًا حتى تكون رئيسًا جيدًا. لا تؤذي ، أفترض. لكن هذه المهنة تتطلب إصرارًا معينًا على هدم الجدران من أجل إنجاز الأمور. عندما كنت مدير توظيف ، كنت أبحث دائمًا عن الشخص “git-r-done” بدلاً من الشخص العبقري. إذا استوفى شخص ما كلا المعيارين ، فهذا أفضل.
سلطة النقد الفلسطينية: المثابرة والتواصل يمتدان بالتأكيد إلى أي دور إداري ، وهم بالتأكيد يرون استخدامها في إدارة المشروع. بالحديث عن ، ما هي نظرتك لصناعة إدارة المشاريع في السنوات المقبلة؟
شبيبة: أوه ، هذا رائع. لقد كنت رئيسًا للوزراء منذ عشرين عامًا ولم أفتقر أبدًا إلى العمل. قد يكون لدي مجموعة مهارات أوسع إلى حد ما لأنني أقوم بالتدريس ، ولكن دائمًا ما يتم الاتصال بي من قبل جهات التوظيف للحصول على عقود قصيرة الأجل. إذا فكرت في الأمر ، فستعمل تكنولوجيا المعلومات دائمًا على طرح تكنولوجيا جديدة ، وسيتم دائمًا بناء المباني ، وسيتم دائمًا إنتاج أدوية جديدة. شخص ما يجب أن يقود تلك الجهود. والمزيد والمزيد من الشركات تبحث عن Agile أو تستخدمه. لذلك هناك الآن المزيد من الطرق للمشاركة.
GR: مع زيادة الرغبة في الحصول على اعتماد PMP ، فإن التوقعات لمهنة إدارة المشروع مشرقة. تتبنى العديد من الصناعات إدارة المشاريع كنهج أساسي لتحقيق الأهداف الإستراتيجية. طالما أن حاملي أوراق اعتماد PMP يديرون المشاريع بطريقة احترافية ويحققون الائتمان لإدارة المشاريع كمهنة ، فإن صناعتنا ستستمر في النمو. ومع ذلك ، يجب ألا نسمح لأنفسنا بالتركيز على العملية بحيث نغفل هدف كل مشروع ، أو ما هو أسوأ من ذلك ، فإننا نغفل الأشخاص في المشروع. كلما زاد تركيز رئيس الوزراء على الأشخاص ، سيجدون أن “العملية” تصبح أسهل وفي بعض الحالات ، حتى تعتني بنفسها.
وزير الخارجية: أعتقد أنه سيستمر في التوسع. لا يمكنني تصور أي تباطؤ في المستقبل المنظور.
سلطة النقد الفلسطينية: عظيم! بالطبع ، يسعدنا جميعًا أن نسمع أن إدارة المشروع لها مستقبل مشرق. السؤال التالي أكثر اعتباطية ، لذا سنعطيك لحظة للتفكير فيه. مُعرَّفًا كنسبة مئوية أو نسبة ، ما مدى ارتباط وظيفة مدير المشروع بالمهارة الفنية وما مدى ارتباطها بالمهارة الإدارية؟
وزير الخارجية: من الواضح أن هذا يمكن أن يختلف بناءً على نوع المشروع. أحب أن أعتقد أن رئيس الوزراء لا يجب أن يعرف الكثير عن التكنولوجيا ، ولكن في بعض المشاريع غير الواقعية. بعد قولي هذا ، أعتقد أنه في مشاريع البنية التحتية الروتينية ، يجب أن يكون لرئيس الوزراء نسبة 30٪ -70٪ فنية إلى إدارية.
GR: إذا تم تعريف المهارة الفنية على أنها قدرة مدير المشروع على أن يكون قادرًا على أداء العمل الفني في المشروع ، مثل كتابة رمز لمشروع برمجي ، فسأقول إن المتطلب هو 20٪ تقني و 80٪ إداري.
لقد شهدنا نقلة نوعية في عالم إدارة المشاريع على مدى 15 إلى 20 سنة الماضية. في الأيام الأولى عندما بدأت في إدارة المشروع ، كان لدى مدير المشروع معرفة فنية عميقة بالمشروع. هذا يعني أنهم لم يعرفوا فقط كل جانب من جوانب الجانب التقني ولكنهم عرفوا أيضًا كيفية إدارة المشاريع. الآن ، نحن ندرك أن إدارة المشروع مختلفة ومنفصلة عن الجانب الفني للمشروع ، ومن الناحية المهنية ، يجب أن تحافظ على هذا الفصل والاختلاف. ومع ذلك ، هذا لا يعني أن مدير المشروع يمكن أن يكون جاهلاً تمامًا بالجانب التقني للمشروع. على سبيل المثال ، بالكاد أستطيع تهجئة تكنولوجيا المعلومات ، لكن يمكنني إدارة مشروع تكنولوجيا المعلومات ، لأنني أعرف كيف يعملان معًا. لا أعرف كيف أكتب الكود ، لكنني أعرف ما يكفي لمناقشة القضايا التقنية بذكاء. من أجل مصلحة إدارة المشاريع الاحترافية ، من الأفضل أن يكون لديك مدير مشروع حاصل على شهادة PMP ولديه معرفة كافية بالجانب التقني للمشروع ليكون على دراية بما يجري.
شبيبة: إذا سألتني عندما بدأت لأول مرة كنت سأقول 80٪ تقني و 20٪ إداري. الآن أعرف أفضل. هذه وظيفة خاصة بالأفراد وهذا هو سبب تركيز PMI على المهارات اللينة كثيرًا. يمكن لأي شخص تعلم كيفية استخدام Microsoft Project. لكن التحدي يأتي في محاولة تحفيز الناس وإلهامهم وقيادتهم.
سلطة النقد الفلسطينية: كان ذلك ثاقباً للغاية. النقطة المتعلقة بالنهج الموجه للأشخاص هي نقطة مهمة غالبًا ما تضيع في الترجمة ، خاصة للطلاب الذين يحاولون الجلوس لامتحان تقني مثل شهادة PMP. نأمل أن تفتح هذه الفكرة مناقشة لسؤالنا الأخير. أخبرنا عن أحد أكثر المشاريع صعوبة التي تم تكليفك بها. ماذا استلزم ، وكيف تعاملت مع الموقف بنجاح؟
وزير الخارجية: كنت مقاولاً أعمل في شركة تصنيع كبيرة كانت تتألف من أقسام مختلفة. كان كل قسم شركته الخاصة وتم وضعه تحت مظلة الأم. كان المشروع لتوحيد البنية التحتية للاتصالات الخاصة بهم. في البداية لم أكن على دراية بالقضايا “السياسية” ولم نصل نحن (فريق التصميم) إلى أي مكان. غداء في النهاية أدركت أن الخلافات بين الأقسام يجب أن تنحى جانباً. حاولت إجراء مناقشات مع العديد من قادة الفريق ولم أصل إلى شيء. بمساعدة الراعي ، أقمنا “مأدبة غداء فنية” ودعونا العديد من البائعين لتقديم عروض تقديمية ، لكن المتحدث الرئيسي كان الرئيس التنفيذي. بعد مأدبة الغداء ، تم الترتيب لاستقبال الرئيس التنفيذي من وقت لآخر وتلقى الفريق الرسالة.
شبيبة: سأتحدث عن واحدة حديثة إلى حد ما. كانت صغيرة ولكنها صعبة. أراد اتحاد ائتماني تغيير علامته التجارية من الألف إلى الياء. لذلك استلزم ذلك كل شيء جديد: اسم الشركة ، موقع الويب ، أجهزة الصراف الآلي ، بطاقات العمل ، اللافتات – سمها ما شئت. لكن التحدي الأكبر كان أن الشخص المسؤول عن العملية بأكملها استقال قبل وصولي. لم تكن قادرة على بدء المشروع. مما أضعف معنويات الجميع وجعلهم يشعرون بأنهم قد لا يكونوا قادرين على القيام بذلك. ولكن نظرًا لأنها طرحت تاريخًا على السبورة كان على بعد ثلاثة أشهر ، كان لا بد من القيام بذلك.
كان موقفي تجاه ذلك ، “من المؤسف أنها رحلت ولكن يجب أن ننجزها ، لذا دعنا نذهب مع ما لدينا.” التحدي الرئيسي الآخر هو أنه لم يكن هناك أي معرفة بالجسيمات الدقيقة في هذه المنظمة. لذلك كان علي أن أحضر الفريق متعدد الوظائف سريعًا لتسريع كل ذلك أثناء توجيه رئيس PM مبتدئ (بالفعل مدرب برمجيات). إن موقفي دائمًا هو أن الناس أذكياء وسوف يرتقون إلى مستوى المناسبة. لذلك عقدنا جلسة ليوم واحد وعرفتهم على الجدولة. بعد بعض المقاومة الأولية المتوقعة ، استعدوا سريعًا للمهمة.
بعد عدة جلسات مكثفة من الجدولة والمخاطرة ، صعد الجميع إلى المستوى المطلوب. أخذت امرأة واحدة من التسويق دورًا قياديًا ثابتًا بشكل خاص. لقد أوضحت لرئيس الوزراء الشاب كيفية إدارة اجتماع الحالة ثم الانتقال إليها. ويسعدني أن أقول إنه عندما قمت بتسجيل الدخول إلى موقع الويب القديم الخاص بهم في يوم “بدء البث المباشر” ، تم النقر على الموقع الجديد على الفور. تعمل جميع الأنظمة في الوقت المناسب. وفي حديثهم إلى المدير مؤخرًا ، قاموا بدمج بعض أفضل الممارسات في المشاريع اللاحقة. لم يعودوا بحاجة إلى خدماتي ، وهذا هو بالضبط ما ينبغي أن يكون.
GR: تمنعني اتفاقيات عدم الإفشاء من مناقشة مشروعي الأكثر صعوبة. ومع ذلك ، يمكنني أن أخبركم عن أحد أكثر المشاريع التي قمت بإدارتها تحديًا في الجيش.
MARS-Logo من عام 1983 حتى عام 1987 ، كنت الرئيس الفني لبرنامج غرب المحيط الهادئ التابع للبحرية الأمريكية Seabees MARS. يرمز MARS إلى نظام الراديو العسكري المساعد. تم إنشاء هذا النظام في الأربعينيات من القرن الماضي وكان يتألف من مشغلي راديو هواة عسكريين ومدنيين لغرض الاتصالات غير الرسمية (من النوع المعنوي) مع وحداتنا المنتشرة إلى الأمام.
خلال فترة عملي كرئيس تقنيين ، وتحديداً في عام 1985 ، زودت وزارة الطاقة الأمريكية وحدتي بما قيمته 400 ألف دولار من الأنظمة الكهربية الكهروضوئية الشمسية لاختبار جدوى توليد الكهرباء بالطاقة الشمسية ، والذي كان من المفترض أن يكون بمثابة مصدر طاقة احتياطي لـ جهاز الراديو. اخترنا 14 موقعًا مختلفًا ، تمتد من محطة ماكموردو ، الواقعة في القارة القطبية الجنوبية ، إلى أداك ، ألاسكا ، بالإضافة إلى العديد من مواقع جزيرتنا في المحيط الهادئ ، بما في ذلك هاواي ، وميدواي ، وأوكيناوا ، وغوام ، وغيرها. تم تشغيل هذه المواقع من قبل مشغلين مدربين كواجب جانبي ، منفصل عن أنشطة البناء اليومية لكتائب ومفارز وفرق Seabee.
كانت اللوجستيات والتنسيق وحدهما يمثلان تحديًا. لم يكن علينا فقط الحصول على المعدات في الموقع بأمان وسليمة ، بل كان علينا التأكد من إعداد الأنظمة بشكل صحيح ، والسماح بوقت كافٍ للشحن المسبق ، وتوصيلها بالمعدات بشكل صحيح. يجب أن يكون كل نظام موجهًا تمامًا بسبب الجنوب ، + / – 1 درجة للحصول على أقصى قدر من التعرض لأشعة الشمس.
استغرق جمع البيانات أكثر من عام. قمنا بجمع المعلومات المتعلقة بوقت إعادة الشحن في ظل ظروف سحابية مختلفة ، واستخدام القوة الكهربائية في ظل ظروف مختلفة ، واختبار التحمل ، وعمق دورات التفريغ ، والعدد الإجمالي لدورات إعادة الشحن قبل اعتبار البطاريات عديمة الفائدة. لسوء الحظ ، لم تكن تقنية البطاريات في منتصف الثمانينيات كما هي اليوم. هذا يعني أننا كنا نستخدم تقنية الخلايا الرطبة بدلاً من تقنية أيونات الليثيوم التي لدينا اليوم.
كان التحدي الأكبر الذي واجهته كرئيس للوزراء هو جعل الفريق يعمل معًا كفريق واحد لأننا ، في الأساس ، كنا فريقًا افتراضيًا. ضع في اعتبارك أن هذا كان عام 1985: لم يكن الإنترنت على ما هو عليه اليوم. كان تواصلنا فقط من خلال أجهزة راديو هام. لم يلتق سوى عدد قليل من الأشخاص في الفريق وجهًا لوجه قبل هذا المشروع. كعملية لبناء الفريق ، طلبت من كل عضو في الفريق في كل موقع الحصول على صورة للرأس والكتفين لأنفسهم وعمل 13 نسخة. ثم طلبت إرسال هذه النسخ إلى كل موقع من المواقع الثلاثة عشر الأخرى. خلال الثلاثين يومًا الأولى من المشروع ، حصلت على التزام من الفريق بأكمله بالانتقال إلى صورة الشخص الذي كان يتحدث في الراديو.
لقد اندهشت من نتيجة هذه العملية الواحدة. في عام 1986 ، عندما تم الانتهاء من المشروع ، تم نقل جميع أعضاء الفريق بالطائرة إلى القاعدة التي كنت فيها لحضور الاجتماع الختامي النهائي. عندما بدأ أعضاء الفريق في السير في الباب ، بما في ذلك أولئك الذين لم يلتقوا وجهًا لوجه ، كان الأمر كما لو كانوا يعملون وجهًا لوجه طوال الوقت. بدأوا يسألون بعضهم البعض عن عائلة بعضهم البعض ، ويتحدثون عن هوايات مشتركة ، وموضوعات أخرى كما لو كانوا يعملون جنبًا إلى جنب طوال 18 شهرًا بأكملها.
بينما أرغب في الحصول على الفضل الوحيد لفكرة الصورة التي تجعلهم فريقًا أفضل ، لا يمكنني ذلك لأنهم كانوا من فعلوا ذلك بالفعل. كانت فكرتي مجرد محفز.
سلطة النقد: وهذا هو الهدف من إدارة المشروع الناجحة: إنشاء نظام أو عملية مكتفية ذاتيًا ومفيدة للشركة. لا توافق؟ حسنًا ، أيها السادة ، نشكركم على وقتكم. هي موضع تقدير كبير الخاص بك وجهات النظر.
