هناك فئتان رئيسيتان في مجال إدارة المشاريع ، يجب إتقانهما بمهارة لتحقيق النجاح: مجالات المعرفة ومجموعات العمليات. تعتبر هاتان الفئتان بمثابة العمود الفقري لدليل PMBOK (هيئة المعرفة لإدارة المشاريع). لكي يتطور المرء بنجاح إلى محترف إدارة مشروع ، يجب أن يصبح ماهرًا في كل من مجالات المعرفة ومجموعات العمليات. مجموعات العمليات هي الطرق التي يتم من خلالها تنفيذ العمليات المطلوبة للقيام بإدارة المشروع. تعد مجموعات عمليات التعلم والتنفيذ شيئين مختلفين لأن كل مشروع فريد بطريقته الخاصة ، ويتم تشكيل مجموعات العمليات وتشكيلها وفقًا لذلك لتناسب المشروع.
لماذا مجموعات العمليات في إدارة المشاريع؟
لكي ينجح المشروع ، يجب على فريق المشروع:
تحديد العمليات المناسبة المطلوبة لتحقيق أهداف المشروع
العمل على تحقيق المتطلبات باستخدام نهج محدد
ترتيب والحفاظ على الاتصالات المناسبة والمشاركة مع أصحاب المصلحة
الامتثال للمتطلبات لتلبية احتياجات وتوقعات أصحاب المصلحة
وازن بين القيود الحرجة للنطاق والجدول الزمني والميزانية والجودة والموارد والمخاطر لإنتاج منتج أو خدمة أو نتيجة معينة
يتحمل مدير المشروع وفريق المشروع مسؤولية تحديد العمليات المناسبة وكيفية الاستفادة منها لتحقيق أقصى استفادة من المشروع.
ترتبط العمليات في إدارة المشاريع ببعضها البعض وتتوافق مع بعضها بطريقة أو بأخرى. التعديلات والتغييرات التي يتم إجراؤها خلال عملية واحدة تؤثر أيضًا على العمليات الأخرى ذات الصلة. على سبيل المثال ، عادةً ما يؤثر التغيير في النطاق على تكلفة المشروع ، ولكنه قد لا يؤثر على مستوى المخاطر. غالبًا ما تتطلب تفاعلات العملية هذه تنازلات بين متطلبات المشروع وأهدافه. يمكن أن تختلف هذه التعديلات من مشروع إلى مشروع ومن منظمة إلى منظمة. يتمثل دور مدير المشروع في إدارة هذه التفاعلات لتلبية احتياجات الراعي والعميل وأصحاب المصلحة الآخرين. في بعض الحالات ، قد تحتاج عملية أو مجموعة من العمليات إلى تكرارها عدة مرات قبل تحقيق النتيجة المطلوبة.
مجموعات عمليات إدارة المشروع
- البدء
تتمثل الخطوة الحاسمة في إدارة المشروع في وضع رؤية لما يجب تحقيقه في مدة المشروع ومتى يتم تحقيق ذلك. بدون التخطيط السليم ، وبدون وضع الأساس ، يكون بناء أي شيء قريبًا من المستحيل. تخلق عملية البدء أساسًا ثابتًا تُبنى عليه مجموعات العمليات الأربع الأخرى. تتضمن مجموعة البدء جميع العمليات المستخدمة لبدء المشروع.
البدء هو عملية تحدد اتجاه المشروع. ومن ثم ، فإن تخطي أو تجنب هذه المرحلة بالذات قد يكون قاتلاً. يجب النظر في التفاصيل الدقيقة بعناية ، ويمكن أن تؤدي أدنى الانحرافات إلى الفشل الكامل للمشروع وأهدافه. حتى وما لم يكن لدى المرء رؤية واضحة لماهية أهداف المشروع وما هي الأساليب التي يجب اتباعها ، يجب ألا يدخل المحترف في المرحلة الثانية – التخطيط!
تتضمن مرحلة البدء إجراءات مثل تنظيم الفرق ، والحصول على الموافقات ، ووضع أوامر العمل الأولية في مكانها. تقع على عاتق مدير المشروع في هذه المرحلة مسؤولية تحديد المخاطر وتتبع الموارد المطلوبة والاعتمادات المطلوبة وأهداف المشروع والجداول الزمنية والنطاق والتسليمات للمشروع الذي تم تنفيذه.
- التخطيط
المرحلة الثانية من مجموعة العمليات هي التخطيط. يرى بعض مديري المشاريع أن النطاق يتم إنجازه على أكمل وجه في مرحلة البدء ، ولكن على العكس من ذلك ، في مرحلة التخطيط ، يتم تطوير النطاق وتطويره على مستوى أكثر تفصيلاً من خلال عملية تسمى التطوير التدريجي.
من الحقائق الشائعة أن الفشل في التخطيط هو التخطيط للفشل. عادة ، تبدأ المنظمات مشروعًا بأقل قدر من التخطيط على افتراض أن كل شيء سيقع تدريجياً في مكانه مع تقدم المشروع. لكنهم أدركوا لاحقًا أنه بدون أي تخطيط حقيقي أو كافٍ ، تضرب الكوارث في المشروع.
يتعين على مدير المشروع قضاء بعض الوقت الجيد في تخطيط جميع تفاصيل المشروع ، ويتم دمج هذه التفاصيل لاحقًا في مستند رئيسي أو خطة إدارة المشروع. تساعد خطة إدارة المشروع هذه جميع أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة والقادة على الرجوع إلى المستند في جميع مراحل المشروع ويمكن تقديمه للحصول على التفويض النهائي والموافقة عليه قبل بدء العمل رسميًا في المشروع.
تحديد وتفصيل نطاق المشروع
اختيار فرق وقادة المشروع
وضع الخطط المناسبة لتحقيق أقصى قدر من الإنتاجية
تطوير الجدول الزمني للمشروع
توفير البنية التحتية لتحقيق الأهداف
إقامة تواصل فعال بين فريق المشروع وأصحاب المصلحة
التركيز على الجدول الزمني للمشروع وتخصيص الميزانية
التنفيذ
الخطوة الفورية بعد مرحلة التخطيط هي مرحلة التنفيذ. التنفيذ هو المرحلة التي تقوم فيها فرق المشروع بتنفيذ المهام الفردية الخاصة بكل منها والتي تم تعيينها لهم خلال مرحلة التخطيط. يعمل كل عضو في الفريق جنبًا إلى جنب لتحقيق النواتج المحددة ، ويتتبع مدير المشروع الموارد وقيود الميزانية. نظرًا لأن مرحلة التنفيذ هي المكان الذي يتم فيه إنفاق معظم الميزانية ، فإن أصحاب المصلحة في المشروع يشاركون خلال هذه المرحلة لإجراء التغييرات أو الطلبات المطلوبة.
يقوم مدير المشروع أثناء مجموعة عملية التنفيذ بإدارة الفرق بشكل فعال أثناء تنسيق توقعات الجدول الزمني والوصول إلى الأهداف المعيارية. يجب على مدير المشروع إقامة اتصال مناسب مع فريقه على جميع المستويات بحيث ؛ يمكنه معالجة مخاوف الفريق أو المواقف المعقدة الأخرى المتعلقة بإنجاز المشروع بالإطار الزمني المحدد والميزانية.
مرحلة تنفيذ المشروع ليس لها حد زمني ؛ ان ذلك يعتمد على المشروع. قد يستغرق إكمال المشروع أيامًا أو شهورًا أو سنوات. لكن مجرد مرحلة التنفيذ لا تكفي لضمان أن المشروع يسير على الطريق الصحيح ويتم استكماله ، بل يتطلب أيضًا مزيدًا من الاهتمام التفصيلي. نعني بالاهتمام المفصل ، عملية المراقبة والتحكم التي سنناقشها في مواضيع أخرى.
رصد ومراقبة
الرابعة في قائمة مجموعات عمليات إدارة المشروع هي “المراقبة والتحكم”. هذه المرحلة بالذات تفحص جميع المهام وأدائها للتأكد من أن المشروع المعتمد والمصرح به يقع ضمن نطاق خطة إدارة المشروع. يجب أن يكون المشروع في جميع الأوقات ضمن حدود الميزانية المخصصة ويجب إكماله ضمن الإطار الزمني المحدد. المراقبة والتحكم هي المرحلة التي يتم فيها مقارنة الأداء الفعلي للمشروع بالأداء المخطط له بحيث يمكن اتخاذ تدابير فعالة لتغيير أي اختلافات كبيرة.
يتم إجراء عملية المراقبة والتحكم بشكل مستمر طوال دورة حياة المشروع. المهارات والكفاءات الأساسية التي تنطوي عليها هذه العملية تعالج اعتبارات الميزانية المستمرة وتقليل المواقف غير المتوقعة التي قد تعيق قدرة الفريق على تلبية مخرجات المشروع المحددة في خطة إدارة المشروع. يحافظ مديرو المشروع على الزخم للمضي قدمًا ويحميون المشروع من الانقطاع عن طريق المراقبة النشطة للتقدم واستخدام البصيرة والاستجابة السريعة لمواجهة تحديات المشروع.
إغلاق
نظرًا لأن كل مجموعة عمليات إدارة مشروع أخرى لها هدفها ، فحتى مرحلة الإغلاق لها أهدافها الخاصة. تتكون مجموعة عمليات الإغلاق من العمليات التي يتم إجراؤها لإنهاء جميع الأنشطة المتعلقة بالمشروع بأكمله لضمان اكتمال المشروع رسميًا. خلال المرحلة الأخيرة من المشروع ، أي إغلاق المشروع ، يجب تفصيل كل شيء من أجل القياس لمعرفة ما إذا كان قد تم تنفيذ المشروع كما هو مخطط له وما إذا كانت النتيجة متوافقة مع احتياجات العملاء.
أخيرًا ، يجب على مدير المشروع إغلاق المشروع بشكل صحيح عن طريق أرشفة السجلات ، وإجراء جلسات الدروس المستفادة ، وإنهاء المدفوعات ، واستكمال إجراءات إغلاق العقد ، والإفراج عن الموارد الحالية ، وتسليم المنتج المكتمل. يجب على مدير المشروع التأكد من أن الدروس المستفادة بشكل أساسي. ويتم أرشفة المعلومات التاريخية حول المشروع وتخزينها مركزيًا ، بحيث يمكن استخدامها كمدخلات للمشاريع المستقبلية ، بدلاً من المرور بالعملية بأكملها مرة أخرى.
عناصر مهمة لمجموعات عمليات إدارة المشروع
هناك بعض عمليات إدارة المشاريع ، بخلاف العمليات الخمس المذكورة أعلاه ، والتي تمر عبر جميع المراحل:
إدارة المرحلة: كما يوحي الاسم ، فإن وظيفة مدير المشروع هي تلبية شروط إكمال كل مرحلة ، وبدء المرحلة التالية. يجب أن يكون على دراية كاملة بالمخرجات التي يجب إكمالها وقبولها من قبل أصحاب المصلحة المعنيين قبل الخروج من المرحلة.
الاتصالات: يلعب التواصل دورًا أساسيًا في أي مشروع. يجب أن يتأكد مدير المشروع من أن المسؤوليات المتعلقة بالتواصل مع أعضاء الفريق ، ومجلس إدارة المشروع ، وأصحاب المصلحة المختلفين ، والأطراف الثالثة ذات الصلة واضحة. يعد الاتصال غير الكافي أو غير المناسب مشكلة شائعة للمشاريع ، ويجب معالجتها بشكل مناسب.
المشتريات: هذا مجال متخصص. تقوم بعض المشاريع ، مثل تلك التي تنطوي على تكنولوجيا المعلومات ، بتوظيف أطراف ثالثة لإدارة المشتريات أو أي قسم آخر. تعد إدارة هذه الأطراف الثالثة بكفاءة مهمة أساسية لمدير المشروع.
التكامل: لا تؤثر العديد من المشاريع على قسمها أو منطقتها فحسب ، بل تؤثر أيضًا على مجالات أخرى من العمل. كمدير للمشروع ، يجب على المرء أن يتأكد من أنه يعكس كيفية تفاعل المشروع مع المشاريع أو الوظائف الأخرى أو أنه سيؤثر على الأعمال التجارية الأخرى.
من الضروري أن يكون مديرو المشاريع المحترفون على دراية بممارسة وتنفيذ خمس مجموعات عملية رئيسية. الطريقة الوحيدة لجعل نفسك أكثر قيمة أو قيمة بالنسبة للشركة هي معرفة من يمكنه بدء مشروع وتخطيطه وتنفيذه ومراقبته وإغلاقه بشكل فعال. نظرًا لأن مدير المشروع يتولى ويقود المزيد من المشاريع ، فإنه يكتسب خبرة كافية ضرورية لفهم ما هو الأفضل لتقدم الشركة ونموها. امنح نفسك فرصة للنمو في حياتك المهنية في إدارة المشاريع من خلال التدريب على شهادة PMP واكتساب أفضل المهارات والممارسات لإدارة المشاريع.
