عندما يفشل مشروع ما ، غالبًا ما يتم إلقاء اللوم في العديد من الاتجاهات: نقص الميزانية ، أو مشكلات التكنولوجيا ، أو فجوات الاتصال. ومع ذلك ، يكشف تحليل السبب الجذري في كثير من الأحيان أن فشل المشروع يبدأ في متطلبات سيئة النطاق أو تفتقر إلى مدخلات المستخدم النهائي. وذهبت بعض التقارير إلى حد تقدير أن 71٪ من فشل المشروع ناتج عن سوء إدارة المتطلبات. يمكن لمديري المشاريع الذين يفهمون تمامًا أهمية وتعقيد متطلبات العملاء ضمان نتائج ناجحة للمشروع بشكل أفضل.
ما هي متطلبات المشروع
يمكن التفكير في متطلبات المشروع على أنها أوصاف للنتائج النهائية. ضع في اعتبارك هذا المثال: سوف تقوم بإعادة تصميم مطبخك ويسأل المقاول العام الخاص بك: “كيف تستخدم مطبخك أكثر من غيرها – للطهي بنفسك؟ للتجمعات الكبيرة؟ كمساحة مكتب منزلية؟ “. في تلك المحادثة ، يكون المقاول العام الخاص بك هو مدير المشروع ويجمع مدخلاتك كمستخدم نهائي بحيث يمكن التخطيط للعمل لإنشاء مطبخك الجديد. يجب أن يسألك المقاول العام أيضًا أسئلة مثل: “إلى متى يمكنك استخدام مساحة مؤقتة أثناء بناء المطبخ الجديد؟ ما هي ميزانيتك؟ من يمكنه الموافقة على أي مواد أو تصميمات شراء؟ “. يتم استخدام مدخلات العميل لتحديد نطاق مدة المشروع والتكلفة وعملية الموافقة.
في جوهره ، تتطلب متطلبات المشروع شيئين: ما الذي تنشئه ولماذا تقوم بإنشائه؟
يمكن أن تكون المتطلبات معقدة وتختلف حسب العميل حتى لو بدا المشروع كما هو الحال في المشاريع السابقة. نظرًا للعديد من المتغيرات والعلاقة القوية بالفشل المحتمل للمشروع ، يسرد قاموس المعرفة الرسمي لإدارة المشاريع التابع لمعهد إدارة المشاريع أدوات المتطلبات التالية:
خطة إدارة المتطلبات
أحد مكونات خطة إدارة المشروع أو البرنامج الذي يصف كيفية تحليل المتطلبات وتوثيقها وإدارتها.
مصفوفة تتبع المتطلبات
شبكة تربط متطلبات المنتج من أصلها بالمخرجات التي ترضيها.
الأدوات الجيدة مهمة. ومع ذلك ، فإن أقوى مسار لجمع المتطلبات وإدارتها يكمن في قدرة مدير المشروع على التكيف مع تغييرات العميل ودقة المتطلبات الموثقة.
الزبون على حق … حتى لا يكون كذلك
بالعودة إلى عام 1909 ، صاغ رجل الأعمال هاري جوردون سيلفريدج عبارة: “الزبون دائمًا على حق”. ومع ذلك ، عندما يتفق مدير المشروع فقط مع العميل ، فإنه يؤدي دائمًا إلى فشل المشروع. كيف يمكن أن يكون؟ تلتقطها صورة إدارة المشروع الشهيرة هذه من فنان غير معروف تمامًا: الفشل في تأكيد ما تقوم به يؤدي إلى الفشل.
لكل كتلة في هذا الكارتون ، العميل / صاحب المصلحة على ثقة تامة من أن أي شخص آخر يعمل على صنع الشيء نفسه بالضبط. واذا كان الزبون دائما على حق، كيف يمكن أن يكون هناك 10 الاختلافات في انجازه البديل النهائي؟
واحدة من أكثر الأشياء الهامة التي يجب تذكر عند العمل كمدير للمشروع هو أنك لا ينبغي أبدا أن نتفق فقط مع العملاء. هذا في كثير من الأحيان يمكن أن يؤدي إلى سوء الفهم ويؤدي إلى عدم القدرة على إيصال ما يريده العميل.
لا يسرد قاموس المعرفة “كتاب إدارة المشاريع” الرسمي التابع لمعهد إدارة المشاريع تعريفًا رسميًا لـ “المتطلبات” ولكن حتى لو حدث ذلك ، فلن ينقل هذا التعقيد وكذلك هذا الرسم البياني. تحتاج الشركات مديري المشاريع الذين بالتأكيد الحصول على مدخلات العملاء، ولكن لديها التدريب لمعرفة كيفية جعل “التمييز بين التصور للعميل له / لها احتياجات العمل” والمشروع. عندما يكون لديك التدريب لضمان علاقات قوية مع العملاء ومتطلبات دقيقة، تجعل نفسك أكثر قيمة لشركتك وداخل السوق المهمة.
الفشل في متطلبات يؤدى للفشل مشروع
بحث معهد إدارة المشاريع (PMI) المنشورة يكشف عن التأثير الكبير لمتطلبات جيدة أو سيئة جمع وإدارة المشروع على:
كيف يمكنك الحصول على المتطلبات
تتمثل الخطوة الأولى في تضمين المتطلبات التي تم جمعها في عمل مشروعك. ترغب العديد من الفرق في الانتقال إلى الإنشاء الفعلي ، ولكن بدون متطلبات قوية ، لن يقوموا بإنشاء ما هو مطلوب. تنطبق المتطلبات في أي مشروع (إنشاء المنتج ، وتعزيز المنتج ، وتطوير البرامج ، والتصنيع ، وتحسين العمليات ، وحل المشكلات ، وما إلى ذلك) وفي جميع أنواع الصناعات (المصرفية ، والتعليم ، والصحة ، والتصنيع ، والتكنولوجيا ، وما إلى ذلك).
تتزايد الحاجة إلى مديري المشاريع في الأعمال التجارية مع اتساع نطاق مسؤولياتهم. نتيجة لذلك ، سيستمر الطلب على المهنيين ذوي المهارات العالية والخبرة ذوي المهارات الفنية القوية في الارتفاع. عندما تقوم الشركات بالتوظيف ، فإنها تسعى إلى الاحتفاظ بمديري المشاريع مع مهارات جمع وإدارة المتطلبات القوية. تتضمن بعض أمثلة أدوات التجميع ما يلي:
كيف يمكن لمديري المشاريع تحسين مهارات إدارة المتطلبات
بصفتك مدير مشروع ، يجب أن تطور بنشاط المهارات اللينة والتقنية اللازمة لجمع المتطلبات الفعالة بغض النظر عن منهجية المشروع المستخدمة في شركتك. استخدم التدريب على أساسيات إدارة المشاريع للعناصر الأساسية في شهادة محترف إدارة المشاريع ، بما في ذلك إدارة المتطلبات. في Agile Fundamentals ، يستخدم مديرو المشاريع قصص المستخدمين ومعايير القبول لجذب صوت العميل. سيستفيد أي مدير مشروع من تدريب إدارة توقعات العملاء وأصحاب المصلحة حيث ترتبط المتطلبات مباشرة بإدخال العميل.
سيساعد جمع المتطلبات القوي في بداية المشروع ، مع إدارة المتطلبات طوال الوقت ، أي مدير مشروع على زيادة احتمالية نجاح المشروع. تأكد من الحصول على متطلبات شاملة في بداية المشروع. من المهم تحديد التوقعات والتأكد من أن الجميع على نفس الصفحة منذ اليوم الأول.
