توجيه وإدارة عملية عمل المشروع هي طريقة تستخدم لأداء عمل المشروع الذي يحدد خطة إدارة المشروع. بشكل عام ، يتضمن بدء المشروع عمل الأقسام المختلفة لتحقيق هدف مشترك. عادة ، يتم تنظيم وإدارة الفرق بشكل جيد ، عندما يربطونها بنفس القسم. ولكن عندما تكون الفرق المشاركة من أقسام مختلفة ، تصبح عملية إعداد التقارير مهمة صعبة. نظرًا لأن واجهة المشروع تتضمن كلاً من الحدود الرسمية وغير الرسمية والعلاقات بين أعضاء الفريق والإدارات والمؤسسات. تصبح إدارة مثل هذه الواجهات وظيفة حاسمة لمدير المشروع.
ميزات مباشرة وإدارة عمل المشروع
إنتاج مخرجات المشروع من خلال تنفيذ خطة إدارة المشروع التحريض على التغييرات المعتمدة وإصلاح العيوب والإجراءات التصحيحية والوقائية تنفيذ الأساليب والعمليات والمعايير المخططة إنتاج وتوزيع معلومات الحالة إذا تمت الملاحظة بعناية ، فإن عملية تطوير وإدارة تنفيذ المشروع لها نفس نقاط الوصول للتحكم كما هو مذكور في طرق إنتاج ميثاق المشروع وخطة إدارة المشروع. تتضمن عناصر توجيه وإدارة تنفيذ المشروع المدخلات والمخرجات والأدوات مثل خطة إدارة المشروع ووثيقة المشروع وما إلى ذلك. دعنا نلقي نظرة على جميع المكونات بالتفصيل.
توجيه وإدارة عمل المشروع – المدخلات
خطة إدارة المشروع خطة إدارة المشروع هي جدول الأعمال الرئيسي لعملية التوجيه والإدارة التنفيذية ، حيث أنها تحتوي على جميع الخطط الفرعية (خط الأساس للنطاق ، وخط أساس التكلفة ، وخط الأساس للجدول الزمني ، وإدارة النطاق ، وما إلى ذلك) يوجه PMP مدير المشروع بشكل أساسي حول كيفية الإدارة ، تنفيذ المشروع ومراقبته والتحكم فيه. نظرًا لأن عملية التوجيه والإدارة تركز على كيفية تنفيذ المشروع ، فإن PMP هي مدخلات أساسية في العملية. وثيقة المشروع سجل التغيير - سجل التغيير هو عملية تسجل وتخزن جميع المعلومات الخاصة بالتغييرات التي يتم تنفيذها في المشروع من مرحلة البدء وحتى مرحلة الإكمال. سجل الدروس المستفادة - تساعد هذه العملية في تحسين أداء المشروع من خلال الدروس المستفادة من المشاريع التي تم التعامل معها مسبقًا. تساعد الطريقة بشكل أساسي في تجنب الأخطاء التي حدثت في المشروع السابق. تتوافق جميع القواعد والمبادئ التوجيهية بشكل صحيح بناءً على المعلومات التي تم الحصول عليها من خلال هذا المشروع المحدد. قائمة الأحداث الرئيسية - هذه عملية تصف وتعرض التواريخ المجدولة للمشروع والأحداث الرئيسية الخاصة بها. اتصالات المشروع - يتم إرسال وفهم أي تقارير أو أياً كانت يتم إنشاؤها من خلال المشروع في هذه العملية بالذات. على سبيل المثال ، تقارير الأداء وحالة التسليم ومعلومات أخرى. الجدول الزمني للمشروع - يصف قائمة أنشطة العمل ، ومدد العمل ، والموارد المخصصة ، ومرحلة البدء والانتهاء المجدولة للمشروع. مصفوفة تتبع المتطلبات - تربط هذه العملية متطلبات المنتج بمخرجات المشروع التي تلبيها وتساعد على التركيز على النتائج. سجل المخاطر - يوفر سجل المخاطر معلومات عن التهديدات والفرص التي قد تحدث وتؤثر على تنفيذ المشروع. تقرير المخاطر - توفر هذه العملية معلومات حول مصادر مخاطر المشروع الإجمالية إلى جانب ملخص معلومات تفصيلي لمخاطر المشروع الفردية المحددة. طلبات التغيير المعتمدة طلبات التغيير هي التغييرات المتوقعة والمصرح بها والتي تركز على توسيع نطاق المشروع أو تقليصه. التوجيه والإدارة هي المرحلة التي يتم فيها أخذ العيوب في المشروع وضمان الجودة والتدابير الوقائية بعين الاعتبار. يتم الاعتناء بكل جانب صغير ويتم تصحيحه وفقًا لذلك. أحد الأشياء المهمة التي يجب تذكرها هو أن التغييرات تحدث في كل مشروع ، ولكن إجراء العديد من التغييرات في الوقت المناسب سيعيق جودة المشروع وسيؤثر أيضًا على النتيجة. العوامل البيئية للمؤسسة تحمل مخاطر أصحاب المصلحة - تحمل المخاطر هو الرغبة في استيعاب مستوى عالٍ من عدم اليقين عند القيام بمهمة أو اتخاذ قرار. بعبارات بسيطة ، تحدد الرغبة في الخسارة مدى تحمل الفرد أو المنظمة للمخاطر. على سبيل المثال ، ينفق الأفراد الأموال على المنتجات التي لا تأتي مع ضمان أو ضمان أداء على أمل أن المنتج البديل للعنصر الحالي قد يكلفهم أكثر ، وهناك آخرون يدفعون أكثر مقابل نفس المنتج الذي يضمن الأداء. ثقافة وهيكل المنظمة - تلعب الثقافة والبنية دورًا مهمًا في تحديد معدل نجاح المنظمة. في أي منظمة ، يجب إعطاء مصطلح الثقافة تفضيلًا أوسع لأنه يحدد كيفية عمل الشركة من أجل إنجاز المشروع بنجاح. عندما يتعلق الأمر بالهيكلة ، فإنها تركز بشكل أساسي على كيفية تنظيم الشركة بشكل مثالي. كما هو الحال في كيفية إدارة عبء العمل وتوزيعه عبر مختلف الإدارات المشاركة في المشروع. البنية التحتية - حسنًا ، عندما يتعلق الأمر بدور البنية التحتية ، فإنها تدور بشكل أساسي حول توافر المرافق والمعدات المناسبة في مؤسسة ما لتحقيق الأهداف المحددة من قبل مدير المشروع. أصول العملية التنظيمية إرشادات وتعليمات عمل موحدة - يتعين على كل منظمة وضع وتنفيذ إرشادات موحدة يجب اتباعها من قبل جميع الإدارات والتوجه إلى تعليمات العمل ؛ إنها القواعد واللوائح الرسمية التي يجب الالتزام بها من قبل جميع الفرق خلال دورة حياة المشروع. متطلبات الاتصال - هو شكل يتم فيه الاتصال بين واجهات مختلفة للمؤسسة (الإلكترونية واليدوية) ، لجمع تفاصيل المشروع السابقة والسجلات للحصول على رؤية واضحة. إجراءات إدارة المشكلات والعيوب - عندما يتشكل المشروع ، فإنه لا بد أن يواجه مشكلات وعيوب في أحد المجالات أو المجالات الأخرى من المشروع. تقع على عاتق الفريق مسؤولية تحديد المشكلات التي ستنشأ والتأكد من أن لديهم الحلول المناسبة. قاعدة بيانات قياس العملية - جمع وإعداد قاعدة بيانات بالمعلومات المتاحة التي تتعلق بالعمليات والمنتجات الجارية. ستساعد العملية في قياس سير العمل في الوقت الفعلي فيما يتعلق بتلك التي تم تنفيذها مسبقًا. ملفات المشاريع من المشاريع السابقة - سيساعد توفر ملفات المشاريع من المشاريع السابقة على توفير مجال للتحسين في تحديد الثغرات في المشروع الحالي وسد الفجوة عند الضرورة. ستنظر العملية بشكل أساسي في جوانب النطاق والتكلفة والجدول الزمني وخطوط قياس الأداء للمراجع أيضًا من خلال التركيز على تقويمات المشروع والجدول الزمني للمشروع لتخصيص العمل وتنفيذه. قاعدة بيانات إدارة المشكلات والعيوب - ستحتوي قاعدة البيانات على معلومات حول حالة المشكلات والعيوب التاريخية ، والأساليب المستخدمة للتحكم في هذه المشكلات ، والحلول التي تم إعدادها لمعالجة المشكلات ، وأخيراً التعرف على نتائج الوقت الفعلي الإجراءات التي تم تنفيذها. تحتوي العملية ، بشكل عام ، على نتائج لجميع الإجراءات التي تم تنفيذها خلال مرحلة إجراءات إدارة المشكلة والعيوب.
توجيه وإدارة عمل المشروع – الأدوات والتقنيات
حكم خبير تعتبر Expert Judgement مرحلة أساسية في عملية تنفيذ المشروع المباشرة وتديرها لأنها تتضمن أخذ الآراء من مختلف الوحدات مع المنظمة ، واستشارة الخبراء في الموضوع للمراجعات ، بما في ذلك الرؤى من أصحاب المصلحة ، وأخيرًا وليس أقلها آراء المهنيين والتقنيين ذات الصلة. أخيرًا ، يتعين على مدير المشروع إجراء عمليات الشراء. نظام معلومات إدارة المشاريع (PMIS) PMIS هي الأداة الأساسية لتوجيه وإدارة تنفيذ المشروع. إنها مجموعة من الأدوات والتقنيات المستخدمة لجمع ودمج ونشر مخرجات عمليات إدارة المشاريع. إن PMIS هي عملية منهجية تستخدم لجمع معلومات المشروع من مرحلة البدء إلى مرحلة الإغلاق. الاجتماعات يجب أن تعقد الاجتماعات في الوقت المناسب خلال دورة حياة المشروع. ستسمح الاجتماعات المنتظمة لمدير المشروع بمتابعة الإجراءات. والتفاعل مع جميع الأقسام ومشاركة التفاصيل المهمة مع أصحاب المصلحة. بشكل عام ، فإن إجراء الاجتماعات سيحافظ على الأمور بطريقة منظمة / منظمة.
توجيه وإدارة عمل المشروع – المخرجات
الإنجازات أهم ناتج للعملية هو تحقيق الناتج المعتمد. الناتج هو منتج أو خدمة أو نتيجة فريدة وقابلة للتحديد تم تحديدها في خطة إدارة المشروع. الغرض الأساسي من تنفيذ خطة إدارة المشروع هو إنتاج المخرجات. بيانات أداء العمل عملية يقوم فيها مدير المشروع بمراقبة حالة المشروع المنفذ. إنها عبارة عن جمع حالة معلومات المشروع وتوزيعها على جميع أصحاب المصلحة أثناء تنفيذ المشروع. انتهى العمل مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) مقاييس الأداء الفني تواريخ البدء والانتهاء الفعلية للأنشطة المجدولة اكتملت نقاط القصة حالة التسليمات جدولة التقدم عدد طلبات التغيير عدد العيوب التكاليف الفعلية المتكبدة والمدة سجل المشاكل سجل المشكلات هو مستند مشروع يتم فيه تسجيل جميع المشكلات وتعقبها. قد تشمل البيانات المتعلقة بالقضايا ما يلي: نوع القضية من أثار القضية ومتى الوصف والأولوية من المكلف بالمسألة تاريخ القرار المستهدف الوضع والحل النهائي. الهدف الأساسي من سجل المشكلات هو مساعدة مدير المشروع على تتبع وإدارة المشكلات بكفاءة. يتم التحقيق فيها وحلها من وقت لآخر. على الرغم من إمكانية حدوث مشكلات في أي وقت في المشروع ، إلا أنه يتم إنشاؤه لأول مرة كناتج في هذه العملية.
تغيير الطلبات بعد تنفيذ المشروع ، تحدث المشكلات بشكل غير مسبوق. مطلوب إجراء هذه التغييرات أثناء المشروع قيد التنفيذ. قد تؤثر على جوانب معينة من المشروع والتي قد تعدل سياسات وإجراءات المشروع. الأهم من ذلك أنها ستترك تأثيرًا على - الإجراء التصحيحي - نشاط يقوم بإعادة ضبط أداء عمل المشروع مع خطة إدارة المشروع. الإجراء الوقائي - نشاط يضمن توافق الأداء المستقبلي لعمل المشروع بشكل مناسب مع خطة إدارة المشروع. إصلاح العيب - نشاط لتعديل منتج أو مكون منتج غير مطابق. يتم إصلاح واستبدال جميع المنتجات التي لا تتوافق مع المشروع. التحديثات - تنفيذ التغييرات على مستندات المشروع الخاضعة للرقابة رسميًا ، وخطط إدارة المشروع ، وما إلى ذلك ، لتعكس الأفكار أو المحتوى المعدل أو الإضافي. تحديثات خطة إدارة المشروع مع تقدم العمل ، فإن تحقيق مخرجات المشروع المحددة في خطة إدارة المشروع والحفاظ على بيانات الأداء هو جدول الأعمال الرئيسي لتطوير وإدارة عملية تنفيذ المشروع. تحديثات مستندات المشروع وثائق المشروع التي قد يتم تحديثها نتيجة لتنفيذ هذه العملية تشمل: قائمة الأنشطة - سيتم تحديث قائمة الأنشطة بأنشطة أو عمليات إضافية أو معدلة ليتم تنفيذها لإكمال عمل المشروع. سجل الافتراضات - سيتم تحديث سجل الافتراضات بتوقعات وقيود جديدة ، بناءً على حالة الافتراضات الحالية. سجل الدروس المستفادة - سيساعد سجل الدروس المستفادة في تنفيذ الأساليب والمهارات الجديدة التي ستساعد في تحسين أداء المشاريع الجارية أو أي مشاريع مستقبلية. ستقوم هذه العملية بتسجيل وتخزين أي وجميع الدروس الجديدة التي يمكن أن تساعد في تطوير أداء المشروع. وثائق المتطلبات - سيواجه أي مشروع موقفًا قد يتطلب موارد إضافية ، وستساعد عملية توثيق المتطلبات في تحديد المتطلبات خلال دورة حياة المشروع وتحديثها كلما تم الحصول عليها أو تنفيذها. سجل المخاطر - تُستخدم هذه العملية لتحديد المخاطر الجديدة التي ينطوي عليها المشروع وتحديث المخاطر الحالية. يتم تسجيل هذه المخاطر المحددة أو المحدثة عبر عملية إدارة المخاطر. سجل أصحاب المصلحة - العملية التي يتم فيها جمع معلومات إضافية عن أصحاب المصلحة الجدد والحاليين وتسجيلها. سيكون للعملية معلومات حول دور أصحاب المصلحة. جنبًا إلى جنب مع التغييرات والتحديثات التي طلبوها ونفذوها. تحديثات أصول العمليات التنظيمية تُستخدم هذه العملية لتحديث أصول العملية التنظيمية تمامًا عند إجراء فحص شامل ومراقبة المخرجات.
باختصار ، توجيه وإدارة عمل المشروع هي العملية التي تضمن توجيه وإدارة مجموعة عمليات التنفيذ. إنها تلبي التوقعات المرجوة التي وضعها أصحاب المصلحة ويتم تنفيذها وفقًا لذلك كما هو مذكور في خطة إدارة المشروع. تعرف على المزيد من هذه المفاهيم والمهارات لتقديم المشاريع بكفاءة من خلال التدريب على شهادة PMP والتفوق في حياتك المهنية في إدارة المشاريع.
