7 خطوات للبدء في إدارة المحفظة اللينة

المنهجية المرنة هي أسلوب منهجي يهدف إلى تقليل الهدر وتعظيم القيمة للعميل خلال سير العمل أو عملية الإنتاج بأكملها. وقد نشأت هذه المنهجية من نظام تويوتا للإنتاج، ثم أدخلها جون كرافسيك في وقت لاحق في إدارة المشاريع في مقاله “انتصار نظام الإنتاج المرن” عام 1988.
تقوم منهجية اللين على خمسة مبادئ أساسية:
تحديد القيمة: الخطوة الأولى هي التحديد الواضح لما يشكل القيمة من منظور العميل. وينطوي ذلك على فهم احتياجات العميل وتوقعاته، وتحديد ميزات أو جوانب المنتج أو الخدمة التي تهمه حقًا.
رسم خريطة لتدفق القيمة: بمجرد تحديد القيمة، فإن الخطوة التالية هي رسم خريطة لسير العمل أو العملية الكاملة التي ينطوي عليها تقديم تلك القيمة. ويتضمن ذلك تصور جميع الخطوات والأنشطة والموارد المتضمنة، بدءًا من المفهوم الأولي وحتى التسليم النهائي. من خلال رسم خرائط تدفق القيمة، يمكن للمؤسسات تحديد مجالات الهدر أو عدم الكفاءة أو الأنشطة التي لا تضيف قيمة.
إنشاء التدفق: من خلال فهم واضح لتدفق القيمة، يمكن للمؤسسات التركيز على خلق تدفق سلس ومستمر من خلال التخلص من الهدر والأنشطة غير المضافة للقيمة. يتضمن ذلك تحسين سير العمل وإزالة الاختناقات والتأكد من أن كل خطوة في العملية تضيف قيمة للعميل.
إنشاء السحب: في النظام المرن، يجب “سحب” العمل من خلال العملية بناءً على طلب العميل، بدلاً من “دفعه” من خلال العملية. وهذا يعني أن العمل يجب أن يبدأ فقط عندما تكون هناك حاجة فعلية للعميل، بدلاً من إنتاج السلع أو الخدمات مسبقًا وتخزينها كمخزون.
التحسين المستمر: تؤكد المنهجية المرنة على أهمية البحث المستمر عن فرص التحسين. وهذا ينطوي على مراجعة العمليات بانتظام، وجمع الملاحظات، وتنفيذ التغييرات لزيادة تحسين سير العمل وتعزيز قيمة العميل.
من خلال الالتزام بهذه المبادئ، يمكن للمؤسسات تبسيط عملياتها وتقليل الهدر وزيادة الكفاءة وتقديم المزيد من القيمة لعملائها في نهاية المطاف.
تتضمن إدارة المحفظة اللينة (LPM) ربط الاستراتيجية بالتنفيذ باستخدام مبادئ الإدارة اللينة. يتم تخصيص الميزانيات لتنفيذ استراتيجية المؤسسة من قبل فرق إدارة المحافظ الاستثمارية. يتم تحديد محفظة استثمارات إدارة المحفظة المرنة بشكل إبداعي وإدارتها بفعالية طوال دورة حياتها الاستثمارية، تمامًا مثل أي محفظة أخرى. تتم مواءمة التطوير المرن وتطوير المنتجات مع استراتيجية الأعمال من خلال إدارة عمليات إدارة المشاريع، مما يؤدي إلى زيادة القيمة للعملاء من خلال المنتجات والحلول. يمكن تحسين مرونة الأعمال من خلال الجمع بين ممارسات التطوير المرن في إدارة المشاريع وممارسات التطوير المرنة.
يقوم فريق قيادة المحفظة المرنة بإنشاء هدف شركتك. يتم منح فريقك الأموال التي تحددها الاحتياجات الاستراتيجية، ويتأكدون من توافق أهدافك مع تلك الاحتياجات. ومن أجل مزامنة وتنسيق حلقات التخطيط والتغذية الراجعة، يقوم فريق القيادة باتخاذ الخيارات بإيقاع ثابت يتبعه كل من العمليات (المهام التي ينفذونها) والحوكمة (المراجعات التي يجرونها).
من أجل ربط الاستراتيجية بالتنفيذ يقوم فريق القيادة بتقييم هذه الأهداف على أساس منتظم
1. البدء في تحديد الأهداف: وضع (وإعادة تقييمها كل ثلاثة أشهر) الأهداف القائمة على النتائج والمحاور الاستراتيجية.
2. البحث عن الفرص: تحويل الأفكار الجديدة إلى أفكار جديدة مرشحة للاستثمار ترتبط بالمهمة الاستراتيجية.
3. تحقيق القيمة المستهدفة: إنشاء خرائط طريق استنادًا إلى احتياجات السوق وحجم الجهد المتوقع، والتي يجب جمعها أثناء التقدير والتخطيط الرشيق.
4. تحسين القيمة: وضع أولويات واضحة للمبادرات من أجل: (1) دفع التخطيط التفصيلي للربع التالي و (2) موازنة خارطة الطريق مع قيود السعة المعروفة.
5. فحص مدى ملاءمة السوق: “الذهاب لرؤية” القيمة الإضافية التي تظهر في العروض التوضيحية للفريق والتحقق من صحة فرضيات القيمة.
يقوم فريق القيادة بتسهيل المراجعات الدورية لتحقيق المرونة المؤسسية:
1. مراجعة مواءمة الاستراتيجية: التأكد من أن العمل يتماشى مع الهدف الاستراتيجي مرة كل ثلاثة أشهر.
2. مراجعة ميزانية المحفظة: التأكد من أن مخصصات الميزانية التي تمول فرق العمل (وتمكينها من اتخاذ القرارات اللامركزية) تدعم المهمة على أفضل وجه مرة كل ثلاثة أشهر.
3. إعادة النظر في فريق المحفظة: البحث عن طرق لتحسين الطريقة التي يعمل بها فريق قيادة المحفظة ويتخذ القرارات ويحقق تدفق القيمة المستمر مرة كل ثلاثة أشهر.
4. التحليل المالي للمحفظة: مقارنة اتجاهات الإنفاق على المبادرات بالمستهدفات والحواجز الوقائية مرة واحدة شهريًا لإغلاق حلقة الميزنة الرشيقة مراجعة خارطة طريق المحفظة. مشاركة خارطة طريق المبادرات المحدّثة مع جميع أصحاب المصلحة مرة واحدة في الشهر.
5. دراسة فرص الاستثمار: الموافقة على تمويل فرص الاستثمار الجديدة بناءً على حالة العمل الخاصة بها مرة واحدة في الأسبوع (أو إعادة تقويم قرارات التمويل السابقة بناءً على الملاحظات الجديدة)
تعلم مواءمة ميزانيتك مع ما يقدم قيمة حقيقية. ركز على ما هو أكثر أهمية لعملائك. سجّل في تدريبنا اليوم!سجّل اليوم
ومع ذلك، إذا لم تكن شركة ناشئة، فإن إعادة التشكيل تتطلب ممارسات قوية لإدارة التغيير التنظيمي. فغالباً ما ستشعر وكأنك تقوم بتجديد منزل وأنت تعيش فيه – تعاني من مستويات عالية من التوتر والرضا.
ولمواصلة هذا التشبيه، إليك بعض النصائح لتجديد المنزل بشكل مرن:
فرق قيادة المحفظة هي فرق عالية الأداء ومتعددة الوظائف من القادة الخادمين. إن إطلاق العنان لقوة فريق القيادة لا يقل أهمية عن تمكين فريق التطوير. تتمثل الخطوة الأولى في إيجاد وتشكيل المجموعة التي ستربط الاستراتيجية بالتنفيذ لجزء معين من المؤسسة. وهذا هو فريق قيادة المحفظة.
لتكوين فريق قيادة محفظة قوي، قم بتقييم نقاط قوة أعضاء الفريق الداخليين أو تعاون مع مدير التوظيف لتوظيف أشخاص يتمتعون بالمهارات المناسبة. يجب أن يبرع مديرو المحافظ في جمع البيانات ومراقبة أداء المشاريع والتأثير على المسؤولين عن إدارة الأولويات.
وتشمل مجالات تركيز هذا الفريق التخطيط الاستراتيجي والاستثماري والحوكمة المرنة والعمليات الرشيقة.
كنتيجة لإدارة المشاريع المرنة، تحول نموذج الاستراتيجية والاستثمار من تمويل المشاريع إلى تمويل فرق العمل. وهذا يتطلب فهماً أعمق (ورؤية أعمق) لكيفية بناء خطط فرق الفرق فيما يتعلق بالأهداف الاستراتيجية للأعمال.
يتم استبدال التمويل التقليدي للمشاريع بتمويل فرق فرق العمل التي تتماشى مع الأولويات الاستراتيجية. إنشاء حدث تشاركي للميزانية حيث يحدد أصحاب المصلحة الاستثمارات عبر المحفظة بناءً على الأهمية الاستراتيجية والتكاليف المتوقعة وعوامل أخرى.
ويتطلب ذلك وضع الميزانية من أعلى إلى أسفل، وتقدير التكاليف، وإدارة فعالة للتكاليف لمراقبة الإنفاق المخطط والمتوقع والفعلي.
يجب أن يلبي هذا الأمر متطلبات وتوقعات فريق قيادة المحفظة بما في ذلك المكان الذي يرغبون في الوصول إليه بين الوضع الحالي والوضع المستقبلي. قم بتطوير هيكل تشغيلي يجسد الأجزاء الرئيسية من إدارة المحفظة المالية، مع دمج الاحتياجات الخاصة بك.
قم بتطبيق نظام كانبان للمحفظة لتصور وإدارة تدفق الملحمات (الاستثمارات المهمة) من خلال حالات مختلفة مثل القمع والمراجعة والتحليل. قم بتعيين حدود WIP لكل حالة وتعيين ممارسات المحفظة التقليدية لهذه الحالات. استخدم خرائط الطريق لتحديد الاستراتيجيات وتفكيكها إلى استثمارات وتعيين الأهداف والغايات والمقاييس
قد يكون من الجيد إعادة تقويم العمل النشط في بنيات المتعلم التي تدعم تدفق القيمة بشكل أفضل. قد تفكر أيضًا في إعادة النظر في إعادة النظر في الأساس المنطقي لعملك (محور أم مثابرة؟).
اعتمد نهج تخطيط مستمر وقابل للتكيف من خلال التحديث المستمر لخرائط الطريق بناءً على التهديدات والفرص الناشئة وتباين الأداء أثناء التسليم. دمج التعديلات المدفوعة بالطلب في العمل مع خرائط الطريق للحفاظ على مزامنة الخطط. النظر في إعادة تقويم العمل النشط في هياكل أكثر مرونة تدعم تدفق القيمة بشكل أفضل.
تقدم إدارة المحفظة اللينة تقنيات جديدة لصنع القرار، مثل التركيز على مواءمة العمل مع الأهداف الاستراتيجية للشركة. وهذا يدفع إلى الحاجة إلى إعادة هيكلة أنظمة إدارة العمل الحالية بالإضافة إلى إدخال تخصصات جديدة ووضوح إضافي.
قم بإعداد فعاليات منتظمة لإدارة المحفظة الاستراتيجية مثل مزامنة المحفظة الشهرية لمراجعة الملحمات وجمع المقاييس ومعالجة التبعيات. إجراء مراجعة ربع سنوية للمحفظة الاستراتيجية لتحديث OKRs، والملاحم، ومخططات إدارة المحفظة الاستراتيجية، ومخططات الاستثمار ومخصصات التمويل.
إعادة هيكلة أنظمة إدارة العمل لتتماشى مع الأهداف الاستراتيجية وإدخال تقنيات جديدة لصنع القرار.
إبراز الملاحظات الإيجابية من عمليات إعادة النظر، والتأكد من الاحتفال بتحسين تدفق القيمة عبر المؤسسة. تنفيذ نظام لتتبع الأداء مقابل المقاييس المالية وغير المالية المحددة أثناء التخطيط، من خلال التسليم وتحقيق الفوائد.
تصور الأداء، وتحديد الفروقات، ونمذجة الخيارات، وتنفيذ تعديلات المحفظة بسلاسة لتحسين تحقيق القيمة. احتفل بالنجاحات واستخدم الأخطاء كدروس للتحسين.
تطبيق الحوكمة على مستوى تدفق القيمة، مما يوفر للمديرين التنفيذيين التحكم الذي يحتاجون إليه مع السماح لمالكي الاستثمار بحرية تفكيك العمل وتقديم حلول فعالة. تدعم الحوكمة على مستوى تدفق القيمة والتمويل التخطيط التكيفي والتعديلات السلسة
إذا كنت تبحث عن التدريب على إدارة المحفظة اللينة، فقد جئت إلى المكان الصحيح. لدينا فريق من الخبراء الذين سيساعدونك على فهم المفهوم وكيف يمكن أن يساعدك في عملك.
سيعلمك فريق الخبراء لدينا أساسيات إدارة المحافظ، وهي طريقة رائعة لزيادة الإنتاجية وتحسين كفاءتك.
يتطلب تنفيذ إدارة المحافظ الاستثمارية نهجاً منظماً يتضمن تجميع فريق قيادة متخصص، وإعادة تنظيم نماذج التمويل، وإنشاء هياكل تشغيلية مرنة، وتعزيز عقلية التخطيط المستمر والتكيف. تعتبر فعاليات المراجعة المنتظمة، وتتبع الأداء، وإدارة تحقيق القيمة من المكونات الأساسية لإدارة إدارة المشاريع المرنة، مما يمكّن المؤسسات من اتخاذ قرارات قائمة على البيانات وتصحيح المسار حسب الحاجة.
تشمل بعض الفوائد الرئيسية لإدارة المحفظة اللينة تقليل الهدر وعدم الكفاءة، ومواءمة أفضل مع الأهداف الاستراتيجية، وتحسين رضا العملاء، وزيادة المرونة والقدرة على التكيف، وزيادة ثقافة الفريق الأكثر تعاونًا وتمكينًا. بالإضافة إلى ذلك، تشجع إدارة المحفظة طويلة الأجل على التحسين المستمر وتحسين عمليات تقديم القيمة.
تم تصميم تدريب SAFe LPM للمديرين التنفيذيين ومكاتب إدارة المشاريع وأي شخص يدير فرق العمل. وسوف يزودك بـ
لضمان الانتقال الناجح إلى الإدارة اللينة للمحافظ، يجب أن تتبع المؤسسات نهجًا منظمًا، بدءًا من تجميع فريق قيادة مخصص، وإعادة تنظيم نماذج التمويل، وإنشاء هياكل تشغيلية مرنة (مثل محفظة كانبان)، وتعزيز عقلية التخطيط المستمر والتكيف. كما تُعد فعاليات المراجعة المنتظمة وتتبع الأداء وإدارة تحقيق القيمة من المكونات الأساسية أيضاً. بالإضافة إلى ذلك، تُعد ممارسات إدارة التغيير الفعالة والتدريب المستمر والدعم المستمر للفرق من الأمور الأساسية لتحقيق انتقال سلس.