ها أنت ذا ، تجري تغييرًا آخر في جدول مشروعك الذي كان مثاليًا ؛ يواصل العميل تغيير النطاق ، وإنتاجية الفريق تتراجع ، ولا يمكن لميزانيتك أن تغطي الميزات المطلوبة حديثًا. كيف حدث هذا؟ سيواجه مديرو المشاريع من جميع مستويات الخبرة وفي كل صناعة المشروع الرهيب بجدول زمني دائم التغير. التدريب عالي الجودة في التفاوض والذكاء العاطفي وجدولة المشروع يمكن أن يحافظ على تطور مشروعك في الموعد المحدد.
لماذا جدول المشروع مهم
يكشف تقرير نبض المهنة لعام 2017 الصادر عن معهد إدارة المشاريع أن 26٪ من حالات فشل المشروع هي نتيجة مباشرة لتقديرات غير دقيقة لوقت المهام ؛ علاوة على ذلك ، فشل 23٪ بسبب عدم كفاية التنبؤ بالموارد وفشل 11٪ بسبب تسويف أعضاء الفريق. بشكل جماعي ، هذا هو 60٪ من فشل المشروع مرتبط بإدارة الوقت والجداول الزمنية.
وجدت أبحاث أخرى ، من PricewaterhouseCoopers ، والتي استعرضت 10640 مشروعًا من مختلف الصناعات ، أن 2.5 ٪ فقط من الشركات أكملت 100 ٪ من مشاريعها بنجاح. علاوة على ذلك ، أصدرت Harvard Business Review دراسة تظهر أن “مشروعًا واحدًا من كل ستة مشاريع تجاوز الجدول الزمني 70٪ تقريبًا”.
يمكن أن تكون القدرة على إدارة عدم اليقين داخل المشروع هي الاختلاف في نجاح المشروع أو فشله ، بما في ذلك حياتك المهنية في إدارة المشاريع.
السبب الأساسي لمشكلة جدول المشروع
مع وجود العديد من المشاريع التي تعاني من جداول خارجة عن السيطرة ، يجب أن يكون مدير المشروع الذكي قادرًا على الوصول إلى السبب الجذري للبقاء بعيدًا عن إحصائيات الفشل. من قبل أن يصبح المشروع رسميًا مشروعًا ، عندما يكون مجرد مفهوم ، هناك مجموعة مستمرة من الطلبات والطلبات والمتطلبات المتطورة من أصحاب المصلحة من جميع الأنواع. وبمجرد أن تكون هذه الفكرة مشروعًا ، سيتعامل مدير المشروع أيضًا مع الطلبات والمتطلبات من أعضاء الفريق. يؤدي هذا إلى مصطلح “القيود المعقولة” ، والذي يعرفه أي شخص كان في أي دور قائد أو مدير مشروع ، مهم بشكل خاص ويخضع للتفسير. في مقالة PMI ، التفاوض على تقديرات واقعية ، يشارك المؤلفون ، قيود المشروع يمكن تعيينه بشكل تعسفي ومع ذلك مقبول ؛ إذا كانت القيود غير معقولة ولا يمكن الوفاء بالجدول الزمني للمشروع ، “… غالبًا ما تكون هناك تكاليف كبيرة – تشمل الفرص الضائعة والأشخاص الذين يجلسون وينتظرون شيئًا ما ، والعملاء غير الراضين ، والدعاوى القضائية ، والعقوبات ، والمصداقية المفقودة ، وتكاليف التشغيل المرتفعة طوال الوقت عمر المنتج “.
يحتاج مديرو المشاريع إلى فهم شامل لأصحاب المصلحة الرئيسيين في مشروعهم ، وما الذي يحفزهم ، وكيف يحبون العمل. يجب أن يفهم مديرو المشروع أيضًا أن مجموعات أصحاب المصلحة المختلفة قد يكون لها اهتمامات متنافسة ومواعيد نهائية للانتهاء. يمكن لمديري المشاريع استخدام مهارات التفاوض عند الضرورة للمساعدة في إبقاء جميع الأطراف في الموعد المحدد بالإضافة إلى ضمان التعامل مع التوقعات غير الواقعية مقدمًا.
طرق إعادة المشروع إلى الجدول الزمني
لا يوجد حل واحد لإعادة جدول المشروع إلى المسار الصحيح. ومع ذلك ، هناك العديد من التكتيكات التي تستخدم وحدها أو مجتمعة ، يمكن أن تساعدك على إدارة القيود والحفاظ على العمل في الموعد المحدد. حتى إذا تم تسليمك مشروعًا موجودًا خارج الجدول الزمني ، يمكنك ، بمهارة وخبرة ، وضعه على المسار الصحيح. ضع في اعتبارك الظروف المحددة للمشروع واقترب من تحدي الجدول الزمني وفقًا لذلك.
تفاوض
توصي مقالة أليسون جرين “كيفية التعامل مع المواعيد النهائية غير المعقولة” بإجراء “محادثة كبيرة مع مديرك” للحصول على معلومات حول الموقف والتوقعات ووجهات النظر. يعتمد خبراء الأعمال الآخرون على هذه الفكرة ويوصون بمناقشات حول تحديد الموعد النهائي ، والعوامل المستهلكة للوقت ، وتأثير عدم الالتزام بالمواعيد النهائية. في المقابل ، ستكون في وضع أفضل لمعرفة الخطوات التالية.
إدارة التوقعات
من اليوم الأول ، يجب على مدير المشروع إدارة التوقعات. قم دائمًا ببناء المخزن المؤقت لكل مجموعة موعد نهائي. يجب على مديري المشاريع شرح سبب عدم واقعية الجدول الزمني وتقديم “جدول زمني مبني على توقعات موثوقة لقيود الموارد والاعتماد على المخرجات” ، كما تقول ميشيل كولودزين جونشر ، PMI-SP ، PMP ، مدير أول مشروع ، Dignity Health.
إدارة المخاطر
يجب أن تعكس جميع جداول المشروع عدم اليقين. إدارة المخاطر الخاصة بك ودمج المرونة في جدولك الزمني لمنع المراجعات المستمرة للجدول الزمني ، كما يقول ألبرتو خوسيه مونزون بيلمونتي ، PMI-SP ، مهندس التحكم في المشروع في Tecnicas Reunidas.
تواصل التقدم
يجب أن تكون تقارير حالة المشروع أكثر من مجرد “أحمر / أصفر / أخضر” أو النسبة المئوية للاكتمال. يحتاج أصحاب المصلحة و / أو العملاء و / أو مديرك إلى معلومات واضحة حول الوقت المتبقي كمقياس أكثر فائدة وملموسة ، كما يقول شون لافري ، PMI-SP ، مخطط جدولة المشروع الأول في شركة تسليم المشروع WorleyParsons.
المهارات اللازمة لإدارة جداول المشروع
الجدولة هي أكثر بكثير من مجرد تقويم. يحتاج مديرو المشروع إلى مهارات في إدارة الصراع ، والتفاوض ، والذكاء العاطفي ، والجدولة لضمان بقاء المشروع على المسار الصحيح.
يحتاج مديرو المشروع إلى فهم قوي للمفاهيم الأساسية للحفاظ على المشروع على المسار الصحيح بما في ذلك الأشخاص والمهارات التقنية.
فلدي العودة في الوقت المناسب
عندما يتأخر مشروعك عن الجدول الزمني ، فإن الإجابة هي عدم قضاء ساعات وساعات في العمل على ملف خطة المشروع لجعله يبدو وكأنه يعمل. لأن هذه مجرد خطتك ، فهذا لا يعني أنها حقيقة. يمكن أن يساعد الذكاء العاطفي والتفاوض والمسار النقدي في الجدولة التي يمكنك تحقيقها بالفعل. ولكن إذا وجدت DeLorean يسافر عبر الزمن ، فيمكنك تجربته.
