تحدد إدارة نطاق المشروع في أي مشروع الكفاءة والإنتاجية التي سيؤدي بها المشروع. من خلال تنفيذ أفضل الممارسات والعمليات للإدارة الفعالة لنطاق المشروع ، يمكن لمدير المشروع التأكد من أن المخرجات تلبي متطلبات أصحاب المصلحة جنبًا إلى جنب مع ميزات ووظائف المنتج ، ونطاق المشروع ، وما إلى ذلك.
نطاق المشروع هو العمل الذي يجب إنجازه لتقديم منتج أو خدمة أو نتيجة مع الميزات والوظائف المحددة. يشير النطاق إلى مجموعة مفصلة من التسليمات أو عناصر المشروع ؛ هذه التسليمات مستمدة من متطلبات المشروع.
ما هي إدارة نطاق المشروع؟
إدارة نطاق المشروع هي عملية التأكد من أن مشروعًا معينًا يتضمن جميع الأعمال ذات الصلة / المناسبة لتحقيق أهداف المشروع. هدفها الأساسي هو التحكم في ما هو مشترك في المشروع وما لا يشمله. تمكن تقنيات إدارة النطاق مديري المشاريع والمشرفين من تخصيص القدر المناسب من العمل اللازم لإكمال المشروع.
تتكون إدارة نطاق المشروع من ثلاث عمليات وهي:
التخطيط: تسمى عملية الحصول على نظرة عامة وتحديد العمل الذي يجب القيام به لتحقيق النتائج بالتخطيط.
السيطرة: تسمى عملية التوثيق والتتبع والتركيز على اضطراب النطاق وأيضًا الموافقة على تغييرات المشروع ورفضها باستمرار من خلال عملية المراقبة والمراقبة بالتحكم.
الخاتمة: العملية التي تتضمن فحص نواتج المشروع وتقييم نتائج المشروع مقابل الخطة الأصلية هي الوظيفة الأساسية للإغلاق.
نظرًا لأن المشاريع يتم تنفيذها لتقديم منتج ، فمن المستحيل للغاية تحقيق الهدف المنشود من المشروع ، إذا لم يتم شرح نطاق المشروع والمنتج بشكل كافٍ. المصطلحان الأكثر استخدامًا في إدارة المشروع هما نطاق المشروع ونطاق المنتج.
نطاق المنتج: يمكن تعريف نطاق المنتج على أنه ميزات أو خصائص المنتج بغض النظر عن التصميم أو الوظيفة أو الأجزاء ، والنقطة الحرجة هي أن نطاق المنتج يشير إلى المنتج الفعلي الفعلي الذي تم إنتاجه أخيرًا.
نطاق المشروع: على عكس نطاق المنتج ، يركز نطاق المشروع على الخطوات المختلفة المتخذة لتقديم منتج. يمكن أن يشمل نطاق المشروع أشياء مثل خطوط التجميع والميزانيات وتدريب الموظفين وسلاسل التوريد وتخصيصات الموظفين.
لماذا تعتبر إدارة نطاق المشروع مهمة؟
تلخص الأسباب التالية أهمية إدارة نطاق المشروع:
يحدد نطاق المشروع المفاهيم الضرورية مثل نطاق المشروع ، والتسليمات ، وقيود المشروع الأخرى - لذلك حتما تصبح إدارة نطاق المشروع مهمة للغاية لأي مشروع.
واحدة من أهم نتائج الإدارة الفعالة لنطاق المشروع هي أن المخرجات تتوافق مع متطلبات أصحاب المصلحة. لذلك ، فإنه يوفر أي أوجه قصور عندما يتعلق الأمر بمتطلبات المشروع.
أي تغييرات غير مسبوقة في ميزانية المشروع ، والمتطلبات ، والمواعيد النهائية ، يتم التعامل معها بسهولة مع العمليات المتضمنة في كل عملية من عمليات إدارة نطاق المشروع.
إدارة نطاق الخطة
تصف خطة إدارة النطاق نطاق المشروع وتوثق كيف سيتم تعريفه والتحقق من صحته والتحكم فيه طوال دورة حياة المشروع. تتضمن خطة إدارة النطاق ما يلي:
بيان نطاق المشروع
متطلبات المشروع
مخرجات المشروع
جدول توزيع العمل وتغيير عملية التحكم
جمع المتطلبات
إنها عملية تحديد وتوثيق احتياجات أصحاب المصلحة لتلبية أنشطة المشروع. تم تطوير وثيقة جمع المتطلبات في مرحلة تخطيط المشروع.
تشمل عملية "جمع المتطلبات" ما يلي:
متطلبات العمل
متطلبات أصحاب المصلحة
متطلبات المشروع
متطلبات الجودة
متطلبات الدعم والتدريب
تساعد العملية بشكل أساسي في تحسين الجدول الزمني للمشروع وفقًا للنتائج واستخدام الموارد وفقًا لذلك.
تحديد النطاق
هذه هي عملية تطوير وصف تفصيلي للمشروع والمنتج. لذلك أثناء جمع قائمة المتطلبات ، يتم تحديد جميع المتطلبات المختلفة للمشروع والمنتج أو الخدمة الناتجة.
يتم تضمين ما يلي أثناء تحديد النطاق:
أهداف وغايات المشروع
المهام في المشروع
موارد
الميزانية والجدول الزمني ، إلخ
أثناء تحديد النطاق ، نضع أيضًا الكثير من الأنشطة والمهام التي لا تدخل في نطاق المشروع. وهذا بدوره يساعد في تقليل الانحرافات والنفقات غير الضرورية من حيث الموارد والميزانيات وما إلى ذلك.
إنشاء هيكل تنظيم العمل
يتم إنشاء هيكل تنظيم العمل باستخدام تقنية تسمى التحلل / الانهيار. إنها عملية تقسيم نواتج المشروع وعمل المشروع إلى مكونات أصغر وأكثر قابلية للإدارة لتحقيق نتيجة أفضل.
يتضمن إنشاء هيكل تنظيم العمل ما يلي:
خطط إدارة المشروع والوثائق والعوامل البيئية للمؤسسة والهيكل التنظيمي ، إلخ.
صنع القرار وتقسيم المهام لتسليمات المشروع إلى أنشطة أصغر.
خط الأساس للنطاق والتحديثات التي تم إجراؤها على وثيقة المشروع.
تحقق من النطاق جزء من مجموعة عمليات مراقبة ومراقبة المشروع حيث تتضمن العملية مراجعة التسليمات مع العميل أو الراعي للتأكد من اكتمالها بشكل مرض والحصول على قبول رسمي للتسليمات من قبل العميل أو الراعي. يتم تضمين ما يلي أثناء التحقق من صحة النطاق: الانتهاء من مخرجات المشروع قبول مخرجات المشروع إذا تم استيفاء المتطلبات لتسليمات المشروع. نطاق التحكم نطاق التحكم هو مجموعة العمليات الأخيرة في إدارة نطاق المشروع. إنه مرة أخرى جزء من مجموعة عمليات مراقبة ومراقبة المشروع. نطاق التحكم هو عملية مراقبة حالة المشروع ونطاق المنتج وإدارة التغييرات على خط الأساس للنطاق
ما مدى أهمية إدارة النطاق لمديري المشاريع؟
يعتبر الاتصال بمثابة الأداة الأساسية لتحديد أهمية إدارة النطاق بشكل مناسب ، لكل من أصحاب المصلحة وأعضاء الفريق. تتم هذه العملية للتأكد من كيفية تحقيق أهداف المشروع والاتفاق عليها.
تتمثل الميزات المهمة لإدارة النطاق في أنها تساعد في تجنب التحديات التي قد يواجهها المشروع عند تزويده بنطاق متزايد وقائمة متطلبات لا تنتهي أبدًا. أثناء تنفيذ المشروع ، يقوم نطاق المشروع بتصفية الجوانب الأساسية والعملية للمشروع ويتحكم في جميع الجوانب المذكورة في نطاق المشروع. بالإضافة إلى ذلك ، تنشئ إدارة النطاق آلية تحكم لمعالجة العوامل التي قد تؤدي إلى تغييرات أثناء دورة حياة المشروع.
من المستحيل للغاية تقدير الوقت والتكلفة اللازمين للمشروع دون تحديد نطاق المشروع بشكل مناسب. بسبب نقص الاتصال ، يمكن أن يتغير نطاق المشروع بشكل كبير ، مما سيؤثر بدوره على التكلفة ويسبب تغيرات في الجدول الزمني للمشروع ، مما يتسبب في خسائر.
يعتبر تنفيذ إدارة النطاق في المشروع أمرًا ضروريًا وليست مهمة صعبة على الإطلاق ؛ ومع ذلك ، فإنه يتطلب الجهد والوقت والصبر. فقط بمساعدة إدارة النطاق ، يمكن لمدير المشروع تحديد والتحكم والتأكد من تلبية نواتج المشروع ، دون أي مشاكل / مخاطر تحدث أثناء دورة حياة المشروع وأن أصحاب المصلحة راضون عن الاستثمارات التي قاموا بها. تعرف على المزيد من هذه المهارات والممارسات الحافلة بالأحداث مع التدريب على شهادة PMP ، واتقن جميع مجالات المعرفة في إدارة المشاريع.
