من الصعب إحصاء المرات التي سُئلت فيها ، “ما هو أفضل برنامج لإدارة المشاريع؟” مع الاعتقاد الضمني بأن البرنامج المناسب سيضمن نجاح المشروع. يعد برنامج إدارة المشاريع (PM) أداة قوية للغاية تساعد على إدارة مهام الفريق وإدارة التغييرات ومراقبة التقدم نحو الإنجازات. الفكرة الأساسية هنا هي الأداة.
يجب أن يكون مدير المشروع قادرًا على تحديد نوع الأداة البرمجية التي يحتاجون إليها ، و / أو الميزات الموجودة داخل أداة موجودة ، لدعم العمل. يمكن لمديري المشاريع قضاء الكثير من الوقت في مراجعة خيارات البرامج ، ومع ذلك ، يجب أن يكون لديهم بعض الفهم حول كيفية استخدام الأداة. قد يُعتبر برنامج PM غير الضروري لمشروع أو مهمة معينة أمرًا رائعًا ، لكنه لن يؤدي إلى النجاح بمفرده.
النقطة الحاسمة هنا هي أن مديري البرامج يحتاجون إلى استخدام البرنامج بطريقة تدعم عملهم.
هل تحتاج حتى إلى برنامج إدارة المشاريع؟
في العروض التقديمية والمؤتمرات الخاصة بمدير المشروع ، غالبًا ما يكون هناك رد فعل لعدم التصديق عندما أصرح أنه يمكنك بالفعل إكمال المشاريع بدون برنامج PM رسمي. لإثبات هذه النقطة ، أشارك أمثلة مثل كتاب ستيف فويجل ، البنتاغون: تاريخ ، الذي يشارك فيه قصة عام 1941 عن التخطيط المذهل والعمل وراء بناء معلم معروف عالميًا. استخدم القادة مزيجًا من مهارات الأشخاص والمعرفة الفنية لتوجيه العمل المعقد ، وليس البرامج.
ومن المثير للاهتمام ، أن أبحاث شركة الأبحاث الدولية Gartner’s Use Social Tools لإدارة المشاريع بدون إدارة المشاريع تظهر اتجاهًا بعيدًا عن برامج PM ونحو أدوات التعاون الاجتماعي. يستفيد الموظفون من البرامج التي يستخدمونها يوميًا ، مثل Slack ، على سبيل المثال ، من أجل “… تسهيل متطلبات مكان واحد والتعاون ، ولكن القيام بذلك بالطرق التي اعتمدها الموظفون بالفعل …”
من المهم ملاحظة أن نوع العمل وتعاون الفريق هو الذي يدفع اختيار البرنامج. مرة أخرى ، لن يضمن أي برنامج نجاح المشروع. يهدف البرنامج إلى زيادة كفاءتك. يجب أن يقود نوع العمل والتعاون الجماعي إلى اختيارك للبرنامج. بالطبع لا يوجد برنامج واحد يضمن نجاح المشروع. ومع ذلك ، من المهم اختيار نظام بميزات مخصصة لما تحتاجه!
ما يجب مراعاته عند اختيار برنامج إدارة المشروع
بدلاً من بحث Google عن “برنامج إدارة المشاريع” على أمل أن ينجح ، حدد الميزات الرئيسية التي تحتاجها بناءً على: نوع إدارة المشروع قيد الاستخدام (Waterfall ، Agile ، Agile منضبط) ، حجم الفريق ، ميزانية البرنامج المتاحة ، تكثيف أو تدريب على استخدام البرنامج ، ونوع عمل المشروع (تكنولوجيا المعلومات ، والبرمجيات ، والإبداع ، والتصنيع ، وما إلى ذلك) ، واحتياجات التعاون الجماعي. ضع في اعتبارك وظائف مثل:
استخدم مواقع مراجعة البرامج للمساعدة في تضييق نطاق البرامج التي من شأنها تلبية احتياجاتك.
نصيحة تقنية: إدارة المشروع
Project Management.com أفضل 10 برامج لإدارة المشاريع
مجلات الكمبيوتر أفضل برامج PM
يجب أن يدعم برنامج PM عملك. كما شارك مدير المشروع رالف كليم في مقالته في PMI.org “برنامج إدارة المشروع: صديق أم عدو؟” ، ليس البرنامج الذي تستخدمه هو الذي سيقودك إلى النجاح ، بل هو كيفية استخدامه للتخطيط والتنظيم والتحكم ، وقيادة مشروع مهم.
تدريب على برامج PM
يعد Microsoft Project أحد أكثر برامج PM استخدامًا. بالنسبة للكثيرين ، هذا هو البرنامج المطلوب منهم استخدامه من قبل شركتهم. إذا كنت تعرف منهجية Waterfall ، فسيكون لدى Microsoft Project مصطلحات وميزات مألوفة. نظرًا لمستويات الميزات التي يتمتع بها ، وتنوع الطرق التي يستخدم بها مديرو المشاريع والمؤسسات المختلفة مجموعات من هذه الميزات ، فمن المفيد جدًا إكمال تدريب Microsoft Project حتى تتمكن من تصميم وإنشاء جداول مشروع جديدة ؛ العمل مع المهام والموارد ومعلومات المشروع ؛ وتخصيص طرق عرض المشروع والجداول والمرشحات.
برنامج PM: اجعله يعمل من أجلك
يمتلك مديرو المشاريع الناجحون مجموعة من المهارات التي يمكن تعزيزها بالبرمجيات ولكن لا يمكن استبدالها بها. لن يبني أي برنامج الثقة بين الفريق أو يحافظ على علاقتك مع العميل أو يساعدك في التفاوض بشأن التغييرات في الميزانية أو الجدول الزمني أو الإنجازات. ومع ذلك ، فإن استخدام برنامج PM بحكمة ويتناسب مع نوع البيئة التي تعمل فيها ، يمكن أن يزيد من نجاح مشروعك. يتم استخدام برنامج PM لتتبع وإنشاء المزيد من الكفاءات في مشاريعك.
