كل شيء جاهز لبدء مشروعك: بيان النطاق ، وعملية محددة للموافقات ، وعملية تغيير موثقة ، وهيكل تقسيم العمل التفصيلي (WBS). كل شيء سوف يسير كما هو مخطط له بالضبط من اليوم الأول ، أليس كذلك؟ أه ، على الأرجح لا. يتعين على مديري المشاريع إدارة طلبات التغيير المضمونة أن تأتي من البداية. تُعرف مهارة إدارة طلبات التغيير باسم “إدارة النطاق” ويمكن أن تحمي المهارة في ذلك مدير المشروع والمؤسسة المنفذة. يمكن أن تؤدي إدارة Project Scope بفعالية أيضًا إلى إبقاء مشروعاتك خارج نطاق 71٪ التي تفشل.
ما هو “نطاق المشروع”
دعونا نلقي نظرة على معيار الصناعة لدينا ، كتاب إدارة المشاريع المعرفية (PMBOK) لتعريف نطاق المشروع:
مع نمو خبرتك في إدارة المشروع ، من المحتمل أن تجد نفسك تستجيب لطلبات التغيير ، إذا كان ذلك فقط بصوتك الداخلي وبصوت غير رسمي ، على أنه “داخل النطاق” أو “خارج النطاق”. ليس حجم طلب التغيير هو ما يميزه على أنه “داخل” أو “خارج” ، بل بالأحرى التأثير المحتمل الذي يمكن أن يحدثه على المخرجات. وإذا قمت بالرد على كل طلب تغيير على أنه “لا! خارج النطاق!” ستكون رحلتك المهنية في إدارة المشروع مختصرة.
ببساطة ، فإن إدارة نطاق المشروع تضمن جميع الأعمال المطلوبة ويتم فقط العمل المطلوب اللازم لإكمال المشروع (PMI، 2004، p103).
لماذا تحتاج إلى “إدارة”؟
إذا كان الأمر سهلاً مثل إخبار كل شخص قدم تغييرًا بأنه “لا ، لن يحدث” حسنًا ، فلن نحتاج إلى مهارات إدارة النطاق وستكون أكثر من 29٪ من المشاريع ناجحة. في مقالة معهد إدارة المشاريع ، التحكم في تغيير النطاق: التحكم في مشاريعك أو التحكم في مشاريعك!
أهواء أصحاب المصلحة وأعضاء فريق المشروع
أصحاب المصلحة الذين لديهم ذكريات سيئة حول ما كان (أو لم يكن) في نطاقه
أصحاب المصلحة الذين يتمتعون بذكريات جيدة يعرفون بالضبط ما تمت الموافقة عليه في الأصل ولكنهم يختارون عدم تذكره
أفكار رائعة يمكن أن يكون لها عواقب وخيمة على جدول المشروع وتكلفته وفائدته النهائية
كم عدد تلك الأشياء التي مررت بها بالفعل؟ البعض منا قد حدث الكثير من ذلك في نفس المشروع! بدون شك سيحدث التغيير ، وبعض التغييرات ضرورية ومفيدة. التغييرات الأخرى ستؤدي إلى كارثة. لا يتمثل دور مدير المشروع في إيقاف أي وجميع التغييرات ؛ بدلاً من ذلك ، من خلال التدريب والخبرة ، إدارة عملية التغيير لضمان عدم تفويت الفرص الإيجابية والجهود الخارجية لا تعرقل العمل.
تحدث بعض التغييرات خارج طلبات التغيير الرسمية. النظر في التغييرات في العمل الجماعي عن بُعد الناتجة عن احتياطات Covid-19 ؛ لا يمكن لمديري المشاريع أن يقولوا ببساطة “كلا ، يجب أن يواصل فريقنا العمل في نفس المكتب بغض النظر” ولكن في ظل قيود مختلفة ، كان عليهم إيجاد طرق جديدة لتعزيز التعاون والحفاظ على الإنتاجية. تمكنك إدارة النطاق بشكل جيد من توجيه عمل المشروع من خلال أنواع مختلفة من التغييرات.
كيف تدير نطاق المشروع؟
النطاق الكامل لممارسات ونصائح إدارة نطاق المشروع يتجاوز هذه المقالة. يقدم معهد إدارة المشاريع (PMI) وحده حوالي 5000 نتيجة حول هذا الموضوع. ومن المثير للاهتمام أن موقع الوظائف رقم 1 في الولايات المتحدة (اعتبارًا من تصنيفات SimliarWeb 08.10.2020) يوفر دليلًا قويًا لإدارة نطاق المشروع لمديري المشاريع ؛ إنه يدل على الأهمية والأهمية المحايدة للصناعة لمجموعة مهارات إدارة النطاق التي يتم تضمينها في المواقع الوظيفية. يوفر دليل إدارة نطاق المشروع الكامل تفاصيل مثل كيفية تحديد نطاق المشروع كما هو موضح في هذا المقتطف:
متى تدير نطاق المشروع؟
هذا أمر سهل: طوال المشروع بأكمله. كما سيشارك مديرو المشاريع المتمرسون ، يطلب شخص ما التغيير دائمًا. إذا لم تتمكن من إدارة النطاق ، فسيتم ملء التغييرات ويمكن أن تتوسع مخاطر فشل المشروع وفقًا لذلك.
ما هي المهارات اللازمة لإدارة نطاق المشروع؟
نظرًا لأن التغييرات تأتي من العملاء والعملاء وأعضاء الفريق وأصحاب المصلحة ، يجب على مديري المشروع تطوير العديد من المهارات المترابطة لإدارة النطاق. ضع في اعتبارك موارد التدريب هذه:
هيكل تنظيم العمل (WBS)
إدارة توقعات العملاء وأصحاب المصلحة لمديري المشاريع (من منظور تكنولوجيا المعلومات)
التخطيط الاستراتيجي والتفكير لمديري المشاريع
معرفة كيف يمكن استخدام WBS كخريطة طريق للمساعدة في ضمان نجاح المشروع. بالاقتران مع أدوات مثل WBS ، يحتاج مديرو المشاريع إلى مهارات بسيطة حول التفاوض وتحديد التوقعات. ولتحقيق التوازن بين المهارات الفنية واللينة ، تستفيد إدارة المشاريع من التدريب على التخطيط الاستراتيجي والتفكير.
إدارة نطاق المشروع: ما هو جيد لمشروعك جيد لحياتك المهنية
بالإضافة إلى التدريب على المهارات ، ضع في اعتبارك نصائح دليل إدارة نطاق المشروع:
خصص بضعة أيام لتطوير نطاق المشروع.
حافظ على تواصل متسق.
كن على دراية بالتغييرات الضرورية.
من خلال التدريب على إدارة المشاريع عالية الجودة ، والأدوات التي أثبتت جدواها ، والوثائق القوية ، والعمليات التي تم فحصها ، يمكنك إدارة النطاق بحيث يحافظ أصحاب المصلحة على دعمهم للمشروع ويكون فريقك قادرًا على البقاء على المسار الصحيح.
