7 خطوات لإدارة اجتماع استعادي سلس بأثر رجعي رشيق

لقد سمعنا جميعًا عن الاجتماعات بأثر رجعي – تلك الاجتماعات المنتظمة للفريق التي تهدف إلى تعزيز التحسين المستمر. ولكن هل نعرف حقًا كيف نديرها بفعالية بطريقة رشيقة تجمع فريق التطوير معًا بدلاً من تفريقهم؟
تنظر العديد من الفرق إلى الاجتماعات بأثر رجعي على أنها تنبش في المشاكل وتلقي اللوم. وينصرف الفريق وهو يشعر بالإحباط. ولكن عندما تتم هذه الاجتماعات بطريقة صحيحة، يمكن أن تكون هذه الاجتماعات مفعمة بالحيوية. فهي تبني الثقة والملكية والمواءمة حول ما يهم حقًا – تقديم القيمة للعملاء.
هذا هو ما تدور حوله الاجتماعات الرشيقة بأثر رجعي. فهي لا تتعلق بتوجيه أصابع الاتهام. إنها تتعلق بفحص الفريق لجهودهم بأمانة، ثم تعديلها وتحسينها بطرق إيجابية. الهدف هو تحديد ما يعمل بشكل جيد حتى تتمكن من الاستمرار في القيام بهذه الأشياء. ومناقشة ما لا يعمل بشكل جيد حتى تتمكن من تغيير المسار. ينصب التركيز دائمًا على تحسين العملية. والنتيجة هي فريق يشعر بأنه مسموع ومنسجم ومتحمس لتقديم أفضل ما لديه من عمل في السباق التالي.
هل يبدو لك أن فريقك يمكن أن يستفيد من ذلك؟ تابع القراءة لمعرفة المزيد!
إن الاستعراض بأثر رجعي للسباق السريع هو فرصة للفريق للتوقف والتفكير والتحسين. إنها فرصة لفحص كيفية سير السباق الأخير والتكيف مع السباق التالي.
على عكس احتفالات سكروم الأخرى التي تركز على الأعمال الملموسة مثل قصص المستخدمين وزيادات المنتج، فإن الاستعراض بأثر رجعي يوجه المرآة إلى الفريق نفسه. يسأل: إلى أي مدى عملنا معًا بشكل جيد؟ ما الذي يمكننا القيام به بشكل أفضل في المرة القادمة؟
يبدو الاسترجاع الجيد وكأنه محادثة بين الأصدقاء حول تجربة مشتركة. يتحدث أعضاء الفريق بصراحة وأمانة وبكل ثقة وتعاطف. يتم تبادل الأفكار بحرية دون إصدار أحكام.
يلعب مسؤول سكروم دورًا مهمًا في تسهيل هذه البيئة. فهو يمهد الطريق، ويوجه الحوار، ويستخلص الأفكار، ويضمن التقاط الإجراءات.
لا يتعلق الأمر بإلقاء اللوم أو جعل الأفراد غير مرتاحين. يجب أن يكون التركيز على النظام وليس على الأشخاص. ما هي العمليات أو الممارسات التي يمكن تحسينها؟
من خلال فحص تعاونهم وتكييفه بانتظام، تقوم الفرق ببناء الروابط والقدرات. وبمرور الوقت، يصبح التميز عادة. يساعد الاستعراض بأثر رجعي على تحقيق التوازن الصحيح – الاحتفاء بالنجاحات مع الاستمرار في السعي إلى التحسين.
فيما يلي نموذج لجدول أعمال اجتماع استعادي بأثر رجعي رشيق:
الترحيب وتهيئة المسرح (5 دقائق): يبدأ سيد سكروم الاجتماع، ويستعرض جدول الأعمال، ويحدد التوقعات
التفكير في السبرينت السابق (10 دقائق): يتأمل كل عضو بشكل فردي حول ما تم إنجازه بشكل جيد وما يمكن تحسينه
جمع الملاحظات (15 دقيقة): يتبادل الفريق الأفكار ووجهات النظر والأفكار في مناقشة مفتوحة
تحديد عناصر العمل (15 دقيقة): تحديد أولويات مجالات التحسين بشكل تعاوني واتخاذ قرار بشأن الحلول
الخاتمة (5 دقائق): تلخيص الاتفاقات والخطوات التالية واختتام الاجتماع
هذه الأوقات هي مجرد اقتراح، ولكن يجب أن تسير الأجزاء الرئيسية بهذا الترتيب لمواءمة الفريق وجمع وجهات نظر متعددة واتخاذ قرار بشأن التغييرات التي يجب تنفيذها في السباق التالي. يقوم مسؤول سكروم بتسهيل كل جزء لاستخلاص الرؤى واكتساب التوافق.
تتمثل الخطوة الأولى لإدارة اجتماع استعادي ناجح بأثر رجعي رشيق في التحضير للمرحلة. أحد الأغراض الرئيسية للمراجعات هو تمكين الفرق من مشاركة أصواتهم بصراحة. أرسل استبيانًا مجهول الهوية قبل الاجتماع الرجعي لجمع ملاحظات صريحة دون ضغط. أكد للمشاركين أن أفكارهم ستبقى مجهولة الهوية. وضح أنه لن يتم إلقاء اللوم على أحد – فالأمر يتعلق بالتحسين كفريق واحد.
تأكد من إعطاء فريقك سياقاً للمناقشة. شارك البيانات ذات الصلة، مثل المخططات البيانية الموضوعة مسبقاً مع المجموعة قبل بدء النقاش لتأسيس المحادثة على الحقائق. تجنب مناقشة التصورات – التزم بالمقاييس الموضوعية.
مع الفرق المختلطة، استخدم الألواح البيضاء الرقمية ومؤتمرات الفيديو لتمكين المساهمة المتساوية، سواء كانت في موقع مشترك أو عن بُعد. احرص على ألا تقف التكنولوجيا عائقاً في طريقك.
قم بدعوة أصحاب المصلحة المعنيين – ولكن لا تفرط في الاجتماع. قم فقط بتضمين المشاركين النشطين في السباق السريع للمناقشة المركزة. ولكن تأكد من تمثيل جميع وجهات النظر الرئيسية.
والآن، حان الوقت لبدء الاستعراض بأثر رجعي. ابدأ الاجتماع بنشاط سريع لكسر الجمود أو نشاط تنشيطي لجعل الفريق يشارك ويفكر بطريقة إبداعية. فالضحك والحركة يجعلان العقل مستعدًا للتعاون.
اذكر بوضوح الغرض من الاجتماع – هذا تقييم لا لوم فيه لما نجح وما لم ينجح وما لم ينجح وكيفية التحسين في المستقبل. التأكيد على القواعد الأساسية المهمة مثل السلامة النفسية والاستماع الفعال دون مقاطعة واحترام الآراء المتنوعة. هذا يحدد النغمة.
بصفتك ميسّرًا، أظهر العقلية البناءة وأسلوب التواصل الذي تتوقعه من الآخرين. وهذا يمنح الفريق الإذن بالتفاعل بنفس الطريقة. قدم أيضًا جدول أعمال واضح وسير الاجتماع. وأخيرًا، تحقق مما إذا كان الجميع يفهم ويوافق على البقاء على المسار الصحيح. عدّل بناءً على الملاحظات.
في هذه الخطوة الثالثة، اطلب من فريقك مراجعة السباق أو المشروع معًا. استخدم مطالبات محايدة مثل “ما الذي سار بشكل جيد؟” و”ما الذي يمكن تحسينه؟” لاستخلاص وجهات نظر جميع أعضاء الفريق. كميسر، استمع باهتمام دون مقاطعة.
اطرح أسئلة المتابعة للحصول على الوضوح واستكشاف الفروق الدقيقة. إذا كان البعض مهيمنًا، قم بدعوة الأصوات الأكثر هدوءًا إلى الحوار. الهدف هو تعدد العدسات على نفس التجربة.
التقط التعليقات رقميًا عند ظهورها. تنظيم التعليقات وتجميعها في فئات لتحديد الأنماط والمواضيع. التزم بالبيانات التي يمكن ملاحظتها، وليس التصورات.
فيما يلي بعض الأسئلة الرئيسية التي يجب أن يكون الفريق قادراً على الإجابة عنها بنهاية هذه الخطوة:
ما الذي سار على ما يرام خلال السباق/المشروع؟
ما الذي لم يسر بشكل جيد أو يمكن تحسينه؟
ما هي الإجراءات المحددة التي يمكن أن نتخذها لتحسينها في السباق/المشروع القادم؟
ما هي العمليات أو الممارسات التي يجب أن نبدأ في القيام بها لتعزيز فعاليتنا؟
ما العمليات أو الممارسات التي يجب أن نتوقف عن القيام بها والتي لا تعمل؟
أين توجد ثغرات أو عقبات تعيق أداء فريقنا؟
ما هي المخاطر أو المشكلات التي تحتاج إلى معالجة في المستقبل؟
كيف يمكننا تحسين التعاون أو التواصل أو ديناميكيات الفريق الأخرى؟
ما الدعم أو الموارد التي نحتاجها لتحسين أدائنا كفريق؟
يلعب الميسر دورًا حاسمًا في التعمق أكثر خلال عملية التفكير. فمجرد التقاط الملاحظات لا يكفي، إذ يلزم بذل جهد متعمد لاستخلاص المعنى من البيانات الأولية.
إذا أشار العديد من الأشخاص إلى وجود مشاكل في التواصل، فقم باستقصاء التفاصيل – هل هي عدم الوضوح أو محدودية الرؤية أو العمل المنغلق؟ إن تأطير المشكلات من حيث الأنظمة والعمليات بدلاً من الأخطاء أو الإخفاقات الفردية يقلل من الانفعال واللوم.
استمع عن كثب للأنماط والاتجاهات عبر وجهات النظر المختلفة. هل تشير اللغة أو اختيار الكلمات التي يستخدمها العديد من المشاركين إلى ديناميكيات ثقافية أو ديناميكيات العلاقات الكامنة؟ قم بإبراز المواضيع المتكررة لزيادة الوضوح والمواءمة.
مع تحديد الرؤى الرئيسية، حث الفريق على طرح حلول أو تحسينات في العملية. اجمع بين الأفكار المكررة أو التكميلية. ثم قم بتوجيه الفريق للتصويت على الحلول التي تبدو أكثر تأثيرًا وقابلة للتنفيذ في الوقت الحالي.
قم بتوجيه النقاش نحو الاتفاق على أفضل 2-3 فرص للتحسينات التي يجب متابعتها. احصل على موافقة ووضوح من الجميع بشأن الخطوات التالية.
قم بإنهاء الاجتماع مع تحديد واضح للمالكين والجداول الزمنية والخطوات التالية لتنفيذ التحسينات. الهدف هو التغيير الإيجابي.
على سبيل المثال، إذا تم تحديد “تحسين عملية تخطيط الإصدار” كفرصة للتحسين، يمكن أن تتضمن بنود العمل المحددة ما يلي
تحديث مستندات / نماذج تخطيط الإصدار بحلول يوم الجمعة (المالك: أماندا)
جدولة مراجعة الدروس المستفادة لمدة 30 دقيقة قبل جلسة التخطيط التالية (المالك: كارلوس)
تحديد الأخطاء التقديرية المتكررة التي لم يتم تقديرها لاتخاذ إجراء بشأنها في جلسة مراجعة سريعة (المالك: فريق المشروع)
إعادة النظر في خطة الإصدار قبل يومين من نهاية سباق السرعة لإجراء التعديلات (المالك: مدير سكرم)
قم بتوثيق جميع عناصر العمل في لوحة أو أداة العدو السريع مع تعيين المالكين وتواريخ الاستحقاق. تتبّع التقدّم المحرز خلال جلسات المتابعة. يمتلك مسؤول سكروم المتابعة ويلاحظ أي عقبات يواجهها الفريق.
قم بتلخيص النتائج الرئيسية وفرص التحسين وعناصر العمل التي تم التقاطها خلال الاستعراض بأثر رجعي. تأكيد الفهم المشترك لما تم تحديده. شكر الجميع على المشاركة في إجراء مناقشة مدروسة ومثمرة. احتفل بتفاني الفريق في التحسين المستمر.
اختتم بملاحظة متفائلة، مع التطلع إلى كيفية مساعدة التحسينات في تحسين السباق التالي. ينشط الفريق ويركز على المضي قدمًا. يغرس الاختتام الفعال للاستعراض بأثر رجعي الوضوح والمواءمة والالتزام.
قم بتمكين رحلتك القيادية كمسؤول سكروم من خلال تطوير الكفاءات الأساسية لتوجيه ودعم كل من فرق سكروم والقيادة التنظيمية.
الهدف من الاستعراض الرشيق هو دفع التحسين المستمر والشفافية وتماسك الفريق. وللحصول على أفضل النتائج من الاجتماع بأثر رجعي، يمكنك اتباع هذه القواعد مع السماح ببعض المرونة للتكيف مع احتياجات الفريق:
ضع حداً زمنياً. يجب أن تكون الاجتماعات الاسترجاعية من 30 إلى 45 دقيقة في كل أسبوع من سباقات السرعة. حدد الاجتماع بساعة أو ساعتين كحد أقصى وخذ فترات راحة للاجتماعات الأطول. هذا يحافظ على تركيز المناقشة ويتجنب الإرهاق.
اختر ميسّرًا ذا خبرة. يحافظ الميسّر، وغالبًا ما يكون مسؤول سكروم، على سير الاجتماع على المسار الصحيح، ويوجه المناقشة، ويضمن مشاركة الجميع. قم بتبديل هذا الدور من حين لآخر للحصول على وجهات نظر مختلفة.
استخدم جدول أعمال وإطار عمل. قم بإعداد جدول أعمال مسبقًا حول إطار عمل منظم مثل 4Ls (أحببت، تعلمت، افتقدت، اشتقت إلى) أو ابدأ، توقف، تابع. هذا يعطي المناقشة التوجيه والإنتاجية.
شجع الشفافية. ضع قواعد أساسية مفادها أن النقد يجب أن يكون بنّاءً ومركّزًا على العمل وليس على الأشخاص، وذلك لتعزيز التغذية الراجعة الصريحة والصادقة الضرورية للتحسين.
تعزيز المسؤولية المشتركة. بغض النظر عن النتائج، عزز أن الفريق يمتلك بشكل جماعي النجاحات والإخفاقات. هذا يبني المساءلة والوحدة.
تسجيل بنود العمل ومشاركة الملاحظات. يجب أن يختتم الاجتماع بالخطوات التالية الملموسة وبنود العمل. شارك الملاحظات بعد ذلك لتعزيز التعلم والمتابعة.
اجعل الاجتماع جذابًا. من حين لآخر، استخدم الألعاب والأنشطة والمواضيع الممتعة لتحفيز التفكير الإبداعي والمشاركة الكاملة في بيئة مفتوحة. الجو المناسب يضع الأساس.
يلعب الاجتماع الاستعراضي دورًا حاسمًا في التحسين المستمر. من خلال مراجعة طرق عملهم والتكيف بناءً على أدلة موضوعية، يمكن للفرق تحسين الأداء باستمرار مع مرور الوقت.
مع وجود مُيسِّر متمرس متمرس يدير الاجتماع بأثر رجعي، مع وجود الأسئلة الصحيحة وإطار العمل المناسب، ينفتح الفريق على مشاركة وجهات النظر المتنوعة بصدق.
المدة المثالية للسباق السريع هي 30-45 دقيقة في الأسبوع. لذا، بالنسبة لسباق سريع مدته أسبوعان، اسعَ إلى اجتماع بأثر رجعي مدته 1-1.5 ساعة. الاجتماعات القصيرة والمنتظمة أفضل من الجلسات الماراثونية.
أفضل الممارسات هي إجراء استعراضات بأثر رجعي مرة واحدة في كل سباق. إذا كانت سباقات السرعة أطول (3-4 أسابيع)، قم بجدولة جلسة استعادية إضافية في منتصف المدة لفحص التقدم المحرز بسرعة والتكيف حسب الحاجة. بالنسبة للسباقات القصيرة التي تستغرق أسبوعًا واحدًا، تقوم بعض الفرق بإجراء استعراضات استعادية كل أسبوعين تغطي سباقين لإتاحة الوقت الكافي لاتخاذ إجراءات بشأن التحسينات.
تتبع مقاييس العملية والنتائج على حد سواء:
مقاييس العملية:
معدل إكمال مراجعة السبرينت بأثر رجعي
النسبة المئوية لمشاركة ومشاركة أعضاء الفريق
عدد عناصر الإجراءات المحددة لكل عملية استرجاع بأثر رجعي
النسبة المئوية لبنود العمل بأثر رجعي التي تم تنفيذها بنجاح
مقاييس النتائج:
سرعة الفريق/سرعة إنجاز الفريق/إنجاز نقاط القصة بمرور الوقت
عدد عيوب الإنتاج أو الإصلاحات العاجلة في كل سباق سريع
صافي نقاط المروجين (رضا العملاء/المستخدمين)
معدل نجاح العدو السريع (تحقيق أهداف العدو السريع)