تنفيذ عمليات إدارة المشاريع: المدخلات والمخرجات والأدوات

تخيل أنك تنظم فعالية. دعنا نرى كيف تلعب ITTO دورها.
المدخلات: معلومات مثل مكان الحفل والميزانية وتشكيلة الفنانين وحجم الجمهور المتوقع.
الأدوات والتقنيات: لتنظيم الحدث، تستخدم برنامج إدارة المشروع وأدوات الجدولة والاجتماعات مع البائعين، إلى جانب خبرة فريقك في حجز المسرح وأنظمة الصوت والأمن.
المخرجات: الخطة النهائية للحفل، والتي تتضمن جدول الحفل، والحجوزات المؤكدة، وعقود البائعين، والمسؤوليات الموكلة لفريقك.
والآن، ماذا يحدث إذا كانت أي من العمليات مفقودة؟
لنفترض أنك تخطيت (إدخال) تفاصيل المكان والميزانية.
قد ينتهي بك الأمر بحجز أي مساحة صغيرة جداً، أو أنك ستبالغ في الإنفاق على المعدات.
أو
ماذا لو تخطيت استخدام أدوات الجدولة؟ قد تفوتك مواعيد نهائية حاسمة.
وقد يؤدي ذلك إلى تأخير الفعالية. وقد ينزعج الناس ولا يحضرون حفلاً تنظمه في المستقبل.
يحدث الشيء نفسه في إدارة المشاريع. إذا تخطيت أي جزء من ITTO، فقد ينتهي بك الأمر إلى تعطيل المشروع بأكمله.
لذا، فإن فهم واتباع كل خطوة في ITTO أمر بالغ الأهمية. في هذه المدونة، سنناقش ITTO بالتفصيل. لنبدأ
الشكل الكامل لـ ITTO هو المدخلات والأدوات والتكنولوجيا والمخرجات. تساعدك هذه الأداة في العثور على الموارد اللازمة لإكمال المهمة.
هذا يساعد على التخطيط بشكل أفضل لإنشاء خطة أفضل وتنفيذ العملية. يمكن أن تساعد هذه الأداة في تقليل حالات عدم اليقين وزيادة احتمالية تحقيق نتيجة ناجحة.
المدخلات هي مكونات الوصفة، والتي بدونها لا يمكنك البدء في الطهي.
تمامًا مثلما تحتاج إلى الدقيق والبيض والسكر لخبز الكعكة، تحتاج في إدارة المشروع إلى موارد مثل الأشخاص والمواد والمعلومات.
بدون هذه المدخلات الأساسية، لا يمكن للعملية أن تمضي قدمًا. بعض المدخلات الشائعة ضرورية لاجتياز اختبار PMP.
دعنا نناقش بعض المدخلات الأساسية لإدارة المشروع.
وثيقة المدخلات الأساسية لأنها توفر توجيهاً واضحاً للمشروع وتضمن فهم الجميع لغرضه وأهدافه.
وهي بمثابة أساس لجميع أنشطة وقرارات المشروع المستقبلية.
إنها وثيقة تفويض رسمية لبدء المشروع.
تحتوي هذه الوثيقة على أهداف المشروع، وأصحاب المصلحة الرئيسيين، والمتطلبات عالية المستوى، وتفويض مدير المشروع.
تحتوي هذه الوثيقة أيضًا على المشروع ونطاقه والجدول الزمني للميزانية وما إلى ذلك.
الميزانية هي المبلغ المالي المخصص للمشروع، وتحتوي على جميع الأموال اللازمة لتنفيذ المهام وتوظيف الموارد وإدارة المشروع من البداية إلى النهاية. يضمن مديرو المشاريع البقاء ضمن الميزانية وعدم الإفراط في الإنفاق.
توفر هذه الوثيقة فهماً واضحاً لما سيحققه المشروع. كما أنها تمنع زحف النطاق من خلال تحديد ما هو مدرج في المشروع وما هو غير مدرج في المشروع.
من خلال بيان النطاق، يقوم مدير المشروع بتوجيه فريق العمل لتسليم المشروع ضمن الإطار الزمني المحدد.
لنفترض أن الشركة تقوم بتطوير تطبيق جديد؛ يتضمن بيان النطاق التفاصيل الكاملة للتطبيق، مثل تسجيل دخول المستخدم، وإنشاء الملف الشخصي، وقدرات المراسلة.
كما سيشمل أيضًا الأشياء غير المطلوبة، مثل مكالمات الفيديو، مما يضمن أن يكون كل عضو في الفريق على نفس الصفحة ويجب أن يكون على دراية بالتركيز الدقيق.
أصحاب المصلحة هم الأشخاص الذين أبدوا اهتمامًا بالمشروع. من الضروري تحديد أصحاب المصلحة وإشراكهم للتأكد من توافق المشروع مع الاحتياجات والتوقعات.
يوضح هذا الجدول الزمني متى سيبدأ المشروع ومتى سينتهي. ونتيجة لذلك، يبقى المشروع على المسار الصحيح ويلتزم بمواعيده النهائية.
إنه وثيقة مرتبطة بالمخاطر التي سيواجهها المشروع واستراتيجيات حلها. وهذا يساعد مدير المشروع على إدارة المخاطر بفعالية.
لنفترض أنك تدير مشروع بناء. سيكون أحد المخاطر المحددة هو التأخير بسبب سوء الأحوال الجوية. لذا، سيقوم سجل المخاطر بتسجيل جميع عواقب سوء الأحوال الجوية على المشروع وإنشاء آلية للتعامل مع المشكلة المحددة.
غالبًا ما تكون طلبات التغيير بمثابة مدخلات عند إدارة التغييرات أثناء دورة حياة المشروع. يمكن أن يكون هذا التغيير في نطاق المشروع أو الجداول الزمنية أو التكاليف أو عناصر أساسية أخرى.
على سبيل المثال، إذا أراد أحد أصحاب المصلحة إضافة ميزة جديدة إلى المنتج، يتم توثيق هذا الطلب كطلب تغيير.
تقوم أدوات وتقنيات مختلفة بتحليل هذه المدخلات لمعرفة تأثيرها على المشروع وبناءً على ذلك الموافقة على التغييرات أو رفضها أو تأجيلها.
إذا تمت الموافقة، قد تتضمن المخرجات تحديث خطة المشروع أو الميزانية أو الجدول الزمني.
يمكن أن تتراوح الأدوات في ITTO من منهجيات تطبيق البرمجيات إلى الأنظمة التي تساعد في إدارة العديد من مكونات المشاريع.
باستخدام الأدوات، يمكن لمدير المشروع وفريق العمل تنظيم العمل وتتبع المهام وإدارة الموارد وضمان التنفيذ السلس لعمليات المشروع.
دعونا نناقش بعض الأدوات المهمة لإدارة المشاريع.
هو برنامج كمبيوتر يساعد أعضاء فريق مديري المشاريع على تخطيط وتنفيذ ومراقبة ومراقبة ومراقبة أنشطة المشروع المختلفة.
دعونا نناقش بعض الوظائف الأساسية لبرنامج إدارة المشاريع:
جدولة المهام: إنشاء وإدارة المواعيد النهائية للمهام المختلفة.
تخصيص الموارد: تعيين المهام وإدارة الأفراد بفعالية.
تتبع تقدم المشروع: مراقبة حالة المهام والتقدم المحرز في المشروع.
التعاون: تعزيز التواصل بين أعضاء الفريق من خلال الدردشات ومشاركة الملفات وما إلى ذلك.
إعداد التقارير: إنشاء تقارير عن أداء المشروع، مثل التكلفة والجدول الزمني واستخدام الموارد.
بعض أدوات إدارة المشاريع الشائعة هي Microsoft Project و Trello و Jira و Asana و Monday.com. تضمن هذه الأدوات أن تكون عملية المشروع منظمة بشكل جيد وفعالة ومتوافقة مع أهداف المشروع.
تساعد هذه الأدوات على تحديد وتقييم المخاطر المحتملة المتعلقة بالمشروع. ويشمل ذلك سجل المخاطر ومصفوفة وتقييم لمساعدة مديري المشاريع على تحديد المخاطر وترتيب أولوياتها والتخفيف من حدتها.
تمكّن هذه التطبيقات البرمجية المستخدمين من ترتيب البيانات وإدارتها في صفوف وأعمدة. وهي أدوات قيمة لتحليل البيانات وإعداد التقارير ومراقبة التقدم المحرز. ومن الأمثلة على ذلك مصفوفة المسؤولية والإسناد (RAM) ومصفوفة الاحتمالات والتأثيرات.
تساعد هذه المخططات أو التمثيلات المرئية للبيانات في التحليل. كما تساعد هذه المخططات المرئية في توضيح المعلومات المعقدة وتوضيح العلاقات وتعزيز التعاون بين أعضاء الفريق.
الأنواع الشائعة من المرئيات المستخدمة كأدوات في إدارة المشاريع هي مخططات جانت والمخططات الانسيابية ولوحات كانبان ولوحات المعلومات والخرائط الذهنية.
مراقبة الجودة أمر بالغ الأهمية لتحديد العيوب والمشكلات في نتائج المشروع. فهي تضمن توافق المخرجات مع توقعات أصحاب المصلحة.
تخيل شركة تنتج هواتف ذكية. أثناء الإنتاج، يقوم فريق مراقبة الجودة بفحص كل هاتف للتأكد من أن الشاشة والبطارية والمكونات الأخرى تعمل بشكل صحيح.
إذا فشل الهاتف في تلبية المعايير المحددة، يتم إرساله لإعادة العمل عليه قبل طرحه للعملاء. وهذا يضمن وصول المنتجات عالية الجودة فقط إلى السوق.
يمكن لمديري المشاريع اتخاذ قرارات مستنيرة باستخدام أدوات وعمليات مثل تحليل التكلفة والعائد أو أشجار القرار. لاتخاذ قرارات مستنيرة، يمكنهم المساعدة في تحليل البيانات والنظر في الخيارات المختلفة.
هذه هي الطرق والأساليب المحددة المستخدمة لأداء مهمة محددة. فيما يلي بعض الأساليب الأكثر استخدامًا;
يشير هذا إلى اجتماع الأشخاص ومشاركة الأفكار والاقتراحات والحلول لمشكلة معينة. والسبب في ذلك هو تشجيع الإبداع وجمع مجموعة واسعة من المعلومات دون إصدار أي حكم أو نقد أثناء العملية.
من خلال هذه التقنية، يقوم مدير المشروع بتحديد أولويات أصحاب المصلحة بناءً على اهتماماتهم وتوقعاتهم ومستوى اهتمامهم حتى يتمكن فريق المشروع من إشراكهم خلال دورة حياة المشروع بأكملها.
تقوم هذه التقنية بتحليل نقاط القوة والضعف والفرص والتهديدات المتعلقة بالمشروع. هذه التقنية مفيدة جدًا عند تحديد المخاطر المرتبطة بالمشروع.
على سبيل المثال، عندما نطلق أي منتج برمجي، غالبًا ما يستخدم مدير المشروع تحليل SWOT لـ:
يحدد فريق التطوير الجيد نقاط القوة.
اعتبار القيود في موارد التسويق نقطة ضعف.
اكتشاف الفرص مثل السوق المتنامية للبرمجيات المماثلة.
معالجة التهديدات عند إطلاق أحد المنافسين لمنتج ما.
من خلال تحليل هذه العوامل، يمكن لمدير المشروع وضع استراتيجيات للاستفادة من نقاط القوة والتخفيف من نقاط الضعف واغتنام الفرص وتقليل تأثير التهديدات.
تساعد هذه الأداة مديري المشاريع على تحديد وإزالة أي مخاطر مرتبطة بالمشروع حتى يتمكن مديرو المشاريع من اتخاذ الإجراءات اللازمة وفقًا لذلك.
تعد المنهجيات الرشيقة مهمة لتنفيذ أطر العمل الرشيقة مثل Scrum وKanban وغيرها، حيث تركز المنهجيات الرشيقة على المرونة والتعاون وملاحظات العملاء.
دعنا نتخيل أنك تقوم بتطوير تطبيق للهاتف المحمول. أنت وفريقك في انتظار بناء التطبيق بالكامل واختباره. سيستغرق ذلك الكثير من الوقت.
لذلك، بمساعدة Agile، يمكنك بمساعدة Agile، يمكنك إصدار واختبار ميزة صغيرة كل بضعة أسابيع – مثل شاشة تسجيل الدخول. إذا كان هناك شيء ما يحتاج إلى تحسين، يمكنك التعديل على الفور، مما يضمن الحصول على منتج نهائي أفضل.
هذه هي النتائج أو المخرجات التي يتم إنتاجها بعد أنشطة وعمليات ومهام معينة. فيما يلي بعض المخرجات الأكثر استخدامًا;
هيكل تقسيم العمل له هيكل مثل الشجرة. يبدأ الهدف الرئيسي من الأعلى ويتفرع حتى النهاية. يقوم بتقسيم المهمة إلى مهام أصغر وأكثر قابلية للإدارة. وبهذه الطريقة، يمكن لمدير المشروع تخطيط وتنسيق أهداف المشروع.
ماذا يحدث عندما يعمل فريقك على تحسين خدمة العملاء؟
حسنًا، يجتمعون ويناقشون كل شيء بصراحة، ويتبادلون الأفكار ويطرحون طرقًا مبتكرة لحل المشاكل.
لذا، فإن هذه التقنية تدور حول كيفية عمل الفريق ومشاركة أفكارهم لحل مشكلة معينة.
كما يقول الاسم، يتعلق الأمر بحالة المشروع. تقارير الحالة هي الوثائق التي تقدم تحديثات منتظمة حول المشروع، مثل مقدار ما تم إنجازه من مهمة ما. ما مدى بُعدنا عن المعلم الرئيسي؟ ما مقدار الميزانية المتبقية؟ ما هي المخاطر المحتملة؟
تساعد هذه التقارير أصحاب المصلحة على الاطلاع واتخاذ القرارات في الوقت المناسب لإبقاء المشروع على المسار الصحيح.
لنفترض أن العميل طلب إضافة ميزة إلى مشروع البرنامج.
أضاف الفريق الميزة التي تؤثر الآن على الميزانية والوقت. يوافق فريق المشروع على التغيير.
الآن، أصبح الآن “تغييراً معتمداً”. بعد ذلك، تتم إضافة هذه التغييرات إلى خطة المشروع وتنفيذه.
عندما تخضع لامتحان وتفشل ثم تقوم بمحاولة أخرى، ماذا تفعل؟
تقوم بتحليل الأخطاء التي ارتكبتها في الامتحان السابق وتتعلم منها لتجنب تكرار نفس الأخطاء.
الأمر نفسه ينطبق على الدروس المستفادة في إدارة المشاريع. هذه هي الرؤى القيمة التي يكتسبها الفريق خلال المشروع – ما الخطأ الذي حدث وما الذي سار بشكل جيد.
يساعد توثيق الدروس المستفادة على تصحيح أخطاء الماضي وتعزيز الاستراتيجيات الناجحة للمشاريع المستقبلية.
لنفترض أنك وفريقك قد طورتم تطبيقًا جديدًا للهواتف المحمولة. سيتضمن التقرير النهائي ما يلي:
نظرة عامة على أهداف المشروع (على سبيل المثال، إنشاء تطبيق سهل الاستخدام).
مقارنة الجداول الزمنية المخططة مقابل الجداول الزمنية الفعلية (على سبيل المثال، كان من المتوقع أن يستغرق ستة أشهر ولكن تم إنجازه في 7 أشهر).
تفاصيل الميزانية (على سبيل المثال، تم الانتهاء في أقل من الميزانية أو تجاوزها).
النتائج (على سبيل المثال، تم تسليم ميزات التطبيق).
الدروس المستفادة (على سبيل المثال، التحديات في اختبار المستخدم).
يعمل التقرير النهائي كوثيقة ختامية بحيث يكون لدى أصحاب المصلحة فهم كامل لنتائج المشروع.
يشير إلى المنتج النهائي أو النتيجة النهائية لجميع أنشطة المشروع
وينص على أن كل ما خطط له الفريق وأنجزه وأهدافه قد تم إنجازه، وأن المشروع قد أغلق الآن رسميًا.
ويتم تنفيذ هذا الناتج من خلال عملية إغلاق رسمية للمشروع، والتي تشمل تسجيل النتائج الأخيرة، والحصول على موافقة أصحاب المصلحة، والإفراج عن موارد المشروع.
على سبيل المثال، إذا قررت الحكومة بناء حديقة ليلعب فيها الأطفال، فبمجرد اكتمال الملعب، بما في ذلك جميع التجهيزات مثل المراجيح والزلاقات والمقاعد، فإن مخرجات المشروع المكتملة هي ملعب يعمل بكامل طاقته ويمكن للمجتمع المحلي الاستمتاع به.
في هذه المرحلة، يقوم الفريق بإجراء فحص نهائي وجمع الملاحظات من المجتمع المحلي والتأكد من تحقيق جميع أهداف المشروع قبل إغلاق المشروع.
إجمالاً، يعتبر تعلُّم تقنيات إدارة المشاريع أمرًا ضروريًا عندما يتعلق الأمر بتنفيذ إدارة المشاريع بنجاح في شهاداتها المختلفة، مثل اختبار PMP.
من الضروري لعملية إدارة المشروع أن يتم فهم المدخلات والأدوات والتقنيات والمخرجات المحددة بشكل جيد.
هناك طرق يمكن من خلالها التعامل مع المشاريع بطريقة أكثر تماسكًا، مما يعزز من احتمالية نجاح المسعى.
من المهم أيضًا ملاحظة أن إدارة المشروع لا تستلزم مجرد تطبيق القواعد.
بدلاً من ذلك، توفر هذه القواعد أساسًا للتحليل وحل المشكلات وإنجاز المشاريع.
احرص على التركيز على فهم هذه المفاهيم، حيث ستحظى بفرصة أفضل لإكمال أي مشاريع تُعرض عليك.
سجّل الآن في تدريب شهادة PMP واتخذ الخطوة الأولى نحو أن تصبح محترفاً معتمداً في إدارة المشاريع!
قم بمراجعة المدخلات والمخرجات بانتظام خلال المشروع لضمان التوافق مع الأهداف وإجراء التعديلات اللازمة عند ظهور التحديات.
من خلال توفير خطوات منظمة ومدخلات واضحة ومخرجات محددة، تساعد عمليات إدارة المشروع الفرق على البقاء منظمين والتركيز على التسليم في الوقت المناسب.
ادرس دليل PMBOK، وتدرّب على نماذج الأسئلة، وراجع سيناريوهات المشاريع الواقعية لفهم كيفية تطبيق المدخلات والمخرجات والأدوات في الممارسة العملية.
تشمل التحديات الشائعة المتطلبات غير الواضحة وعدم مشاركة أصحاب المصلحة وعدم توفر الموارد الكافية، مما قد يعيق نجاح المشروع.
يتمتع ساتياجيت بخبرة واسعة وعميقة في التدريب الرشيق على المستوى التنفيذي الأعلى الاستراتيجي مع تدريب ورفع قدرات الفرق والأفراد. وهو مدرب رشيق ومستشار ممارسة SAFe® مع أكثر من 24 عاماً من الخبرة.