نصائح فعّالة لفرق سكروم لإدارة العمل غير المخطط له خلال فترة سبرينت | سبوتو

يعد العمل غير المخطط له جزءًا لا مفر منه في أي مشروع، خاصة في بيئة رشيقة سريعة الوتيرة حيث يمكن أن تتغير المتطلبات وتنشأ تحديات غير متوقعة. بالنسبة لفرق Scrum، يمكن أن تكون إدارة العمل غير المخطط له أثناء سباق السرعة أمرًا صعبًا. فقد يؤدي ذلك إلى تعطيل خطة السباق، والتأثير على تركيز الفريق، وربما يؤدي إلى عدم تحقيق أهداف السباق.
ومع ذلك، مع الاستراتيجيات الصحيحة، يمكن للفرق التعامل بفعالية مع العمل غير المخطط له دون عرقلة تقدمهم. في هذه المدونة، سنستكشف في هذه المدونة نصائح عملية لفرق سكروم للتعامل مع العمل غير المخطط له خلال سباق السرعة.
قبل الغوص في الاستراتيجيات، من الضروري فهم الأنواع المختلفة للعمل غير المخطط له. يمكن أن يشمل ذلك إصلاحات الأخطاء العاجلة، أو طلبات العملاء الحرجة، أو المشاكل التقنية غير المتوقعة.
يساعد تصنيف العمل غير المخطط له الفريق على تقييم تأثيره وتحديد كيفية التعامل معه دون المساس بأهداف السباق.
إصلاحات الأخطاء العاجلة: هذه هي المشكلات ذات الأولوية العالية التي يجب معالجتها على الفور، وغالباً ما تكون بسبب تأثيرها على المستخدمين النهائيين أو بيئة الإنتاج.
طلبات العملاء الحرجة: في بعض الأحيان، قد يكون لدى العملاء احتياجات عاجلة لم تكن متوقعة أثناء التخطيط للسباق.
المشاكل التقنية غير المتوقعة: يمكن أن تؤدي الديون التقنية أو مشاكل البنية التحتية غير المتوقعة أيضًا إلى عمل غير مخطط له يحتاج إلى اهتمام فوري.
ليست كل الأعمال غير المخطط لها متساوية. تتمثل إحدى الخطوات الأولى في التعامل مع العمل غير المخطط له في تحديد أولوياته بناءً على مدى إلحاحه وأهميته. يلعب مالك المنتج دورًا حاسمًا هنا من خلال تقييم قيمة العمل وتحديد ما إذا كان العمل غير المخطط له يجب أن تكون له الأسبقية على مهام العدو السريع المخطط لها.
استخدم مصفوفة أيزنهاور: تساعد هذه الأداة في تصنيف المهام إلى أربعة أرباع: عاجلة ومهمة، وغير عاجلة ولكنها مهمة، وعاجلة ولكنها غير مهمة، وعاجلة ولكنها غير مهمة، وغير عاجلة ولا مهمة. ركز على الربع الأول.
تعاون مع مالك المنتج: يجب أن يعمل مالك المنتج بشكل وثيق مع الفريق لإعادة ترتيب أولويات العمل المتراكم إذا لزم الأمر، مع ضمان التعامل مع المهام الأكثر أهمية أولاً.
عندما ينشأ عمل غير مخطط له، من الضروري إعادة تقييم أهداف السباق. يجب أن يجري الفريق مناقشة لتحديد ما إذا كان العمل غير المخطط له يمكن استيعابه في السباق الحالي دون تعريض أهداف السباق للخطر. إذا لم يكن الأمر كذلك، فقد يكون من الضروري إجراء تعديلات.
عقد اجتماع إعادة التخطيط للسباق السريع: إذا كان العمل غير المخطط له كبيرًا، ففكر في عقد جلسة إعادة تخطيط قصيرة لإعادة تنظيم الأعمال المتراكمة والأهداف المتراكمة في سباق السرعة.
اضبط الأعمال المتراكمة في سبرينت: إذا لزم الأمر، قد يلزم تأجيل بعض المهام ذات الأولوية المنخفضة إلى سباق سريع مستقبلي لإفساح المجال للعمل غير المخطط له.
تتمثل إحدى الإستراتيجيات الفعالة للتعامل مع العمل غير المخطط له في تضمين وقت مؤقت في تخطيط سباق السرعة. وهذا لا يعني تقليل سعة الفريق بل يعني الاعتراف بأن العمل غير المخطط له هو حقيقة واقعة وأخذها في الحسبان.
خطط لحالات الطوارئ: أثناء التخطيط لسباق السرعة، احتفظ بنسبة صغيرة من قدرة الفريق للمهام غير المتوقعة. يمكن أن يساعد هذا الاحتياطي في استيعاب العمل غير المخطط له دون التسبب في الكثير من التعطيل.
حافظ على المرونة: على الرغم من أن وجود وقت احتياطي مفيد، إلا أنه يجب أن يكون مرنًا بما يكفي لاستيعاب مستويات متفاوتة من العمل غير المخطط له.
قد يؤدي وجود الكثير من المهام قيد التنفيذ إلى صعوبة إدارة العمل غير المخطط له. من خلال الحد من WIP، يمكن للفريق التركيز على إكمال المهام ذات الأولوية العالية بشكل أكثر كفاءة، مما يسهل دمج ومعالجة العمل غير المخطط له.
استخدم حدود WIP: قم بتطبيق حدود WIP في لوحة كانبان لضمان عدم قيام الفريق بالعديد من المهام في وقت واحد.
شجع على إنجاز المهام: ركز على إنهاء المهام قبل البدء بمهام جديدة. يساعد هذا النهج في الحفاظ على الزخم وإفساح المجال للمهام غير المتوقعة.
التواصل الفعال أمر حيوي عند التعامل مع العمل غير المخطط له. يجب أن يكون الفريق قادرًا على مناقشة العمل غير المخطط له ومعالجته بصراحة دون التسبب في إرباك أو تأخير.
الاجتماعات اليومية: استخدم اجتماعات المتابعة اليومية لمناقشة أي عمل جديد غير مخطط له وتقييم تأثيره على السباق السريع.
أدوات التعاون في الوقت الفعلي: استفد من أدوات مثل Slack أو Microsoft Teams أو Jira لتسهيل التواصل والتعاون في الوقت الفعلي. يضمن ذلك أن يكون الجميع على نفس الصفحة عندما ينشأ عمل غير مخطط له.
يمكن أن يساعد إنشاء عملية الفرز الفريق على تقييم العمل غير المخطط له ومعالجته بسرعة دون تعطيل سباق السرعة. يتضمن ذلك إجراء تقييم سريع للمهمة غير المخطط لها لتحديد أولويتها وأفضل مسار للعمل.
تعيين دور الفرز: قم بتعيين عضو في الفريق أو تناوب مسؤولية تقييم العمل غير المخطط له عند وروده. يجب أن يتمتع هذا الشخص بسلطة اتخاذ قرارات سريعة أو تصعيد المشكلة حسب الحاجة.
وضع معايير للفرز: وضع معايير واضحة لمساعدة من يقوم بدور الفرز على تحديد ما إذا كان ينبغي معالجة العمل غير المخطط له على الفور أو تأجيله.
التعامل مع العمل غير المخطط له بفعالية هو عملية مستمرة. يجب أن تسعى فرق سكروم باستمرار إلى تحسين عملياتها والتعلم من كل سباق.
إجراء عمليات إعادة النظر في السبرينت: بعد كل سبرنت، قم بعقد اجتماع استعادي لمناقشة كيفية التعامل مع العمل غير المخطط له وما يمكن تحسينه.
توثيق الدروس المستفادة: احتفظ بسجل للأنواع الشائعة من الأعمال غير المخطط لها وكيفية إدارتها. يمكن أن تكون هذه الوثائق بمثابة مرجع لسباقات السرعة المستقبلية.
إن Scrum مرنة بطبيعتها، ويمكن الاستفادة من ممارسات أجايل المختلفة للتعامل مع العمل غير المخطط له بشكل أكثر فعالية.
تكامل كانبان: ضع في اعتبارك دمج ممارسات كانبان، مثل التدفق المستمر وحدود WIP، لإدارة العمل غير المخطط له جنبًا إلى جنب مع عملية سكروم الخاصة بك.
سكروم من سكروم: بالنسبة للفرق الكبيرة أو المشاريع المعقدة، يمكن أن يساعد نهج Scrum of Scrums في تنسيق العمل غير المخطط له عبر فرق متعددة.
التمكين هو المفتاح لتمكين الفريق من التعامل مع العمل غير المخطط له بكفاءة. عندما يشعر أعضاء الفريق بالثقة والقدرة، يمكنهم اتخاذ قرارات أفضل بشأن كيفية التعامل مع المهام غير المتوقعة.
تطبيق اللامركزية في اتخاذ القرارات: شجّع أعضاء الفريق على تولي ملكية العمل غير المخطط له واتخاذ القرارات دون الاعتماد دائمًا على مدير Scrum Master أو مالك المنتج.
تعزيز تعدد الوظائف: يكون الفريق متعدد الوظائف مجهزًا بشكل أفضل للتعامل مع العمل غير المخطط له حيث يمكن لأعضاء الفريق دعم بعضهم البعض في مختلف المهام.
يمكن أن يؤدي العمل غير المخطط له في بعض الأحيان إلى تغييرات في مخرجات السباق، مما قد يؤثر على أصحاب المصلحة. من المهم إدارة هذه التوقعات بشكل استباقي.
تحديثات منتظمة: أبقِ أصحاب المصلحة على اطلاع على أي عمل مهم غير مخطط له وكيف يمكن أن يؤثر على مخرجات السباق.
ضع توقعات واقعية: كن شفافًا بشأن التأثيرات المحتملة للعمل غير المخطط له على الجدول الزمني للمشروع وإنجازاته.
يمكن أن تساعد الأتمتة في تقليل عبء العمل غير المخطط له من خلال تبسيط المهام المتكررة وتقليل التدخل اليدوي.
أتمتة المهام الروتينية: حدد المهام المتكررة التي يمكن أتمتتها لتوفير الوقت للتعامل مع الأعمال غير المخطط لها.
استخدام أدوات أجايل: يمكن لأدوات مثل Jira أو Trello أو Asana المساعدة في تتبع العمل غير المخطط له وإدارته بكفاءة، مما يضمن عدم حدوث أي شيء غير مخطط له.
تتعلق الرشاقة بالمرونة والقدرة على التكيف مع التغيير. يجب أن تتبنى فرق سكروم هذه العقلية عند التعامل مع العمل غير المخطط له.
تكييف خطط سبرينت: كن على استعداد لتكييف خطط العدو السريع حسب الحاجة لاستيعاب العمل غير المخطط له مع الاستمرار في السعي لتحقيق أهداف العدو السريع.
حافظ على موقف إيجابي: شجع على اتخاذ موقف إيجابي تجاه العمل غير المخطط له، واعتبره فرصة لتحسين العمليات والنتائج.
يمكن أن يساعد التعليم والتدريب المستمر الفريق على التعامل بشكل أفضل مع العمل غير المخطط له. من خلال تحسين المهارات والمعرفة، يمكن لأعضاء الفريق أن يصبحوا أكثر فعالية في إدارة المهام غير المتوقعة.
توفير التدريب على الممارسات الرشيقة: تدريب الفريق بانتظام على ممارسات وتقنيات أجايل التي يمكن أن تساعد في إدارة العمل غير المخطط له بشكل أكثر فعالية.
تشجيع التعلم من التجربة: تعزيز ثقافة التعلم حيث يشارك أعضاء الفريق خبراتهم ورؤاهم حول التعامل مع العمل غير المخطط له.
وأخيراً، من المهم تحقيق التوازن بين العمل المخطط له وغير المخطط له. في حين أنه من المهم التركيز على تحقيق أهداف السباق، يجب أن يكون الفريق مستعدًا أيضًا لمعالجة العمل غير المخطط له عند الضرورة.
مراقبة توازن عبء العمل: قم بمراقبة عبء عمل الفريق بانتظام لضمان توازن العمل المخطط له وغير المخطط له، وتجنب الإرهاق أو عدم الاستفادة من العمل بشكل كافٍ.
إعادة النظر في تخطيط سبرينت: إذا أصبح العمل غير المخطط له مشكلة متكررة، أعد النظر في عملية التخطيط لسباق السرعة لإجراء تعديلات تستوعب المهام غير المتوقعة بشكل أفضل.
العمل غير المخطط له هو حقيقة واقعة بالنسبة لفرق Scrum، ولكن ليس من الضروري أن يعرقل سباقك السريع. من خلال فهم طبيعة العمل غير المخطط له، وتحديد أولويات المهام، وإعادة تقييم أهداف السبرنت، ودمج استراتيجيات مثل الوقت المؤقت وعمليات الفرز، يمكن لفرق سكروم إدارة المهام غير المتوقعة بفعالية.
إن التحسين المستمر والتواصل الفعال والعقلية المرنة هي المفتاح لتحويل العمل غير المخطط له من تحدٍ إلى فرصة للنمو والنجاح.
من خلال اتباع هذه النصائح، يمكن لفريق Scrum الخاص بك البقاء على المسار الصحيح، حتى عندما يحدث ما هو غير متوقع، مما يضمن استمرار تقديم القيمة لعملائك وأصحاب المصلحة.
اكتشف نصائح قابلة للتنفيذ لمعالجة المفاجآت دون عرقلة التقدم. يمكّن SPOTO فرق Scrum من الحفاظ على التركيز والتكيف بكفاءة وتقديم القيمة باستمرار. هل أنت مستعد لإتقان العمل غير المخطط له مثل المحترفين؟ قم بزيارة SPOTO الآن وقم بتحويل تجربتك في سباقات السرعة!
نعم، ولكن فقط بعد تقييم دقيق واتفاق الفريق لضمان بقاء أهداف العدو السريع قابلة للتحقيق.
يمكن أن يقلل إعداد الأعمال المتراكمة بانتظام، والتواصل مع أصحاب المصلحة، ووضع حدود واضحة للسباق السريع من احتمالية العمل غير المخطط له.
نعم، يمكن للفرق متعددة الوظائف ذات المهارات المتنوعة التعامل مع المهام غير المخطط لها بمرونة أكبر دون عرقلة سباق السرعة.
قم بتقييم المهام غير المخطط لها مقابل أهداف العدو السريع والأولويات التنظيمية لضمان التوافق قبل الالتزام بها.
نافين مدرب رشيق محترف ويعمل بشكل مستقل منذ فترة طويلة في منطقة آسيا والمحيط الهادئ. وهو يعمل مع فريق تطوير البرمجيات وفريق المنتج لتطوير منتجات رائعة بناءً على عمليات تجريبية.