إدارة التكاليف هي أحد مجالات المعرفة العشرة لإدارة المشاريع، وهي تتضمن العمليات اللازمة لإنهاء المشروع ضمن الميزانية المعتمدة. وهدفها موصوف في دورات PMP على أنه “تحديد الميزانية اللازمة لتنفيذ المشروع وهدفها هو مراقبة تكاليف المشروع والتحكم فيها لتتناسب مع الميزانية المعتمدة”. عملية إدارة تكاليف الخطة هي العملية الأولى في مجال المعرفة بإدارة التكاليف. في هذه المقالة، سوف نتعرف في هذه المقالة على ما هي عملية إدارة تكاليف الخطة وما يجب تضمينه في خطة إدارة التكاليف.
ما هي عملية إدارة تكاليف الخطة؟
إدارة تكاليف الخطة هي عملية وضع السياسات والإجراءات والتوثيق لتخطيط وإدارة وتوسيع نطاق تكاليف المشروع والتحكم فيها. سيكون هناك العديد من موارد المشروع في المشروع وستكون هناك حاجة إلى عدة أنواع مختلفة من المواد، وقد تكون هناك أدوات ومعدات ضرورية أيضًا. تهدف عملية إدارة تكاليف الخطة إلى تخطيط وإدارة والتحكم في هذه النفقات في المشروع كما قد تكتشف أيضًا في تدريب PMP عبر الإنترنت.
مثال على خطة إدارة التكاليف لمشروع إنشائي
على سبيل المثال، بالنسبة لمشروع إنشائي، سيعمل العديد من المهندسين المدنيين وعمال البناء. سيتم استخدام العديد من المواد مثل الأسمنت والخشب والصلب وما إلى ذلك، وستكون هناك حاجة إلى أدوات ومعدات مثل الشاحنات والجرافة والمطارق وما إلى ذلك.
المخرجات الرئيسية لعملية إدارة تكاليف الخطة
تهدف عملية إدارة التكلفة بشكل أساسي إلى تحديد تكلفة كل نشاط وتحديد ميزانية المشروع. ثم إدارة ومراقبة ميزانية المشروع لإكمال المشروع بالميزانية المحددة على التوالي. المخرج الرئيسي لعملية إدارة تكاليف الخطة هو خطة إدارة التكاليف.
توفر هذه الخطة إرشادات وتوجيهات حول كيفية إدارة تكاليف المشروع طوال فترة المشروع. على سبيل المثال، ستتمكن من معرفة مقدار الأموال التي ستحتاجها في مرحلة معينة من المشروع بمساعدة عملية إدارة تكاليف الخطة.
ما هي الأسئلة التي تمت الإجابة عليها في هذه الخطة؟
تصف خطة إدارة التكاليف بإيجاز كيفية تقدير التكاليف وكيفية تحديد الميزانية. بعد تحديد الميزانية، يتم تحديد كيفية إدارة التكاليف والتحكم فيها في خطة الإدارة هذه.
تجيب هذه الخطة على سؤالين رئيسيين “كيف سأقوم بتخطيط تكاليف المشروع”؟ سترشدك الخطة إلى كيفية تقدير التكاليف لكل نشاط، وكل ناتج قابل للتسليم، وكيفية بناء الميزانية الإجمالية للمشروع على التوالي. “كيف سأدير المشروع وفقًا لخط الأساس للتكلفة؟ بعد تحديد ميزانية المشروع، يتم أخذ خط الأساس للتكلفة. يوضح خط أساس التكلفة تقديرات التكلفة الأولية للمشروع. إذا لم يتغير أي شيء في المشروع، أو إذا لم يكن هناك أي طلبات تغيير معتمدة، فمن المتوقع أن يتم الوفاء بميزانية المشروع المحددة. سوف ترشدك خطة إدارة التكاليف إلى متى تنفق على ماذا خلال المشروع وتضمن لك الوفاء بالميزانية المحددة للمشروع.
وكما هو الحال في العديد من خطط الإدارة، فإن خطة إدارة التكاليف هي أيضًا جزء من خطة إدارة المشروع التي تساعد على تحقيق أهداف المشروع وغاياته ككل.
ما الذي يجب تضمينه؟
هناك 6 عناصر يجب تضمينها في خطة إدارة التكاليف.
1. وحدات القياس:
ستقوم بتقدير التكاليف بناءً على الكمية التي تحتاجها من المادة. وقد تتغير هذه الوحدات حسب البلد أو المشروع. على سبيل المثال، في الولايات المتحدة أو المملكة المتحدة، يتم استخدام البوصة بشكل عام للطول أو القدم المربعة لمساحة المساحة. ومع ذلك، في البلدان الأوروبية، يتم استخدام المتر للطول ويستخدم المتر المربع لمساحة المساحة. نظرًا لأن وحدات القياس هي جانب حاسم لتحديد وتقدير التكلفة، يجب تضمينها في الخطة.
2. مستويات الدقة:
على سبيل المثال، ما هو عدد المنازل العشرية أثناء العمليات الحسابية؟ قد تأتيك هذه نقطة تافهة. ولكن إذا كنت تفكر في المشاريع العملاقة، حيث يتم استخدام ملايين المواد، وقد يتسبب مستوى الدقة في حدوث فروق كبيرة في المجموع.
3. عتبات التحكم:
على سبيل المثال، ما هو مقدار التباين في الميزانية لاتخاذ إجراء للعودة إلى المسار الصحيح؟ إذا كنت تدير مشروعًا بقيمة مليون دولار، وإذا قمت بتعيين 20,000 دولار كعتبات تحكم، فهذا يعني أنك بحاجة إلى اتخاذ إجراءات تصحيحية إذا تأخرت عن الجدول الزمني بأكثر من 20,000 دولار.
4. قواعد قياس الأداء:
يجب تضمين أسلوب إدارة القيمة المكتسبة أو طريقة النسبة المئوية لإنجاز الأنشطة في الخطة. إدارة القيمة المكتسبة هي التقنية الأكثر شيوعًا المستخدمة لقياس أداء التكلفة للمشروع، وتُعرف اختصارًا باسم EVM. يجب ذكر أسلوب إدارة القيمة المكتسبة أو أي أسلوب آخر سيتم استخدامه في قياس الأداء في خطة إدارة التكاليف. يجب تضمين طريقة النسبة المئوية لإنجاز الأنشطة في خطة إدارة التكاليف أيضًا. على سبيل المثال، كيف تعتبر النشاط قيد التنفيذ؟ بشكل عام، هناك 3 افتراضات للأنشطة قيد التنفيذ. النهج الأول يعتبرها على أنها لم تبدأ. والنهج الثاني يعتبرها مكتملة بنسبة 50%. والنهج الثالث يعتبرها مكتملة بنسبة 100%. يجب تضمين كيفية اعتبار الأنشطة قيد التنفيذ في الخطة.
5. صيغ إعداد التقارير:
يجب تضمينها في الخطة. ما مدى تواتر الإبلاغ عن أداء تكلفة المشروع؟ ماذا سيكون شكل الإبلاغ عن التكلفة؟ على سبيل المثال، ستقدم تقريراً موجزاً عالي المستوى عن التكلفة إلى الإدارة العليا كل أسبوعين، وتقريراً مفصلاً كل شهر. يجب أن تكون هذه التقارير واضحة.
6. تفاصيل إضافية:
مثل خيارات التمويل الاستراتيجي، وإجراءات تسجيل التكاليف وما إلى ذلك، يجب أن تدرج أيضاً. في حالة الحاجة إلى ميزانية إضافية لمشروعك، يجب ذكر كيفية العثور على المصادر في خطة إدارة التكاليف. إذا كانت هناك أدوات أو تطبيقات خاصة بالشركة لتتبع التكاليف والنفقات في المشروع، فيجب وصفها في الخطة أيضاً.
6 عناصر يجب تضمينها في خطة إدارة التكلفة – إدارة التكلفة بنسبة 100٪!
About the Author
